Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Конец сентября. Пришёл приказ директора: провести годовую инвентаризацию основных средств. Комиссия обошла кабинеты, склад и производственный цех, переписала всё, что стоит на балансе. И тут начинается расхождение: в кабинете директора стоит кондиционер, которого нет ни в одной карточке ОС. А ноутбука, который числится за менеджером Ахметовым, на месте нет — уволился, сдал не всё. Вам нужно зафиксировать факт, сравнить его с учётом и оформить результат так, чтобы аудитор не придрался. Именно для этого и открывается документ «Инвентаризация ОС».
Сразу важное: сам этот документ проводок не делает. Он фиксирует результат сверки — что числится по учёту, что нашли фактически и где отклонение. А уже на основании него вы оформляете излишки (Принятие к учёту ОС) и недостачи (Списание ОС), и вот они дают движения по счетам.
1. Назначение
Документ сравнивает данные бухучёта по основным средствам с фактическим наличием. По каждому объекту показывает: числится ли, найден ли, есть ли отклонение. Служит основанием для оформления излишков и списания недостач и источником для инвентаризационной описи и сличительной ведомости.
2. Где найти
Раздел «ОС и НМА» → блок «Учёт основных средств» → «Инвентаризация ОС». Откроется журнал, кнопка «Создать».
Чтобы попасть в список напрямую из 1С: «Сервис» → «Ссылки» → «Перейти по навигационной ссылке» (или строка навигации вверху окна) и вставьте:
e1cib/list/Документ.ИнвентаризацияОС
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). Там две строки: версия платформы (например, 8.3.24.x) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если у вас релиз выше — поля и печатные формы могли слегка измениться, логика документа та же.
3. Как заполнить — по шагам
Шапка
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательное) | По какой организации инвентаризируем. Если фирм несколько и выберете не ту — таблица заполнится чужими ОС, отклонения будут ложными. |
| Дата (обязательное) | Дата, НА которую фиксируется наличие. При заполнении программа берёт остатки ОС именно на эту дату. Поставите будущую дату — подтянутся объекты, ещё не принятые к учёту; прошлую — не увидите недавние поступления. |
| Местонахождение / Подразделение | Ограничивает выборку одним подразделением или МОЛ. Оставите пустым — попадут ВСЕ ОС организации, опись раздуется. |
| Ответственное лицо (МОЛ) | Материально ответственный, за кем закреплены ОС. Нужно и для отбора, и для печатной формы описи (её МОЛ подписывает). |
Закладка «Проведение инвентаризации»
Здесь основания и сроки — они не влияют на учёт, но обязательны для печатных форм и для аудитора:
- Документ-основание — приказ о проведении инвентаризации: номер и дата.
- Дата начала / Дата окончания инвентаризации.
- Причина — плановая, годовая, смена МОЛ, реорганизация и т. п.
Закладка «Инвентаризационная комиссия»
Список членов комиссии, флажком отмечается председатель. Печатная опись и сличительная ведомость без комиссии считаются недействительными — поэтому если планируете печатать, комиссию заполните.
Табличная часть «Основные средства» (обязательная)
Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам». Программа подтянет все ОС по выбранным отборам и проставит колонки:
- Инвентарный номер, ОС
- Наличие по данным учёта (числится / не числится)
- Наличие фактически — заполняете ВЫ по итогам обхода
Ставите галочку «в наличии» тем объектам, что нашли. Ненайденные оставляете пустыми — это будущие недостачи. Объекты, которых нет в учёте, но которые физически стоят, добавляете строкой вручную и отмечаете как излишек. Колонка «Отклонение» посчитается сама.
4. Разобранный пример с проводками
ТОО «Астана Строй», годовая инвентаризация на 05.09.2026, подразделение «Административный отдел», МОЛ — Ахметов А.
Комиссия установила:
| Объект | По учёту | Фактически | Результат |
|---|---|---|---|
| Станок токарный | числится | найден | совпадение |
| Ноутбук Dell (перв. ст. 320 000 ₸) | числится | не найден | недостача |
| Кондиционер Samsung | не числится | найден | излишек |
В документе «Инвентаризация ОС» это только зафиксировано — проводок нет. Дальше оформляем два документа на основании.
Излишек — «Принятие к учёту ОС». Кондиционер оценён комиссией по рыночной стоимости 450 000 ₸:
| Дт | Кт | Сумма | Содержание |
|---|---|---|---|
| 2410 | 6280 | 450 000 ₸ | оприходован излишек ОС (прочий доход) |
Недостача — «Списание ОС». По ноутбуку: первоначальная 320 000 ₸, накопленная амортизация 120 000 ₸, остаточная 200 000 ₸. Виновник установлен — Ахметов, ущерб отнесён на него:
| Дт | Кт | Сумма | Содержание |
|---|---|---|---|
| 2420 | 2410 | 120 000 ₸ | списана накопленная амортизация |
| 7410 | 2410 | 200 000 ₸ | списана остаточная стоимость |
| 1250 | 6280 | 200 000 ₸ | ущерб отнесён на виновное лицо (по остаточной стоимости) |
Если виновник не установлен — строку по счёту 1250 не делаете, недостача остаётся расходом по счёту 7410 (7470).
Обратите внимание: НДС по инвентаризации не начисляется, ЭСФ и СНТ не выписываются. Это внутренняя операция, реализации нет. Ставка 16% и электронные документы (ИС ЭСФ, СНТ) тут ни при чём.
5. Виды операции
Отдельного поля «Вид операции» у документа нет — он один и фиксирует результат сверки. Но по итогу инвентаризации возможны три исхода, и каждый обрабатывается своим документом:
- Совпадение — ничего оформлять не нужно.
- Излишек (нашли не учтённое ОС) → Принятие к учёту ОС.
- Недостача (числится, но не найдено) → Списание ОС (с виновником или без).
6. Что формируется при проведении
- Проводок нет — документ информационный.
- ЭСФ / СНТ не создаются.
- Формируется движение в служебном регистре сведений по инвентаризации (фиксирует зафиксированные факт и отклонения) — оно нужно, чтобы печатные формы и последующие документы «Списание ОС» / «Принятие к учёту ОС» подхватывали данные этой инвентаризации.
Все реальные проводки (таблицы из раздела 4) появляются только после проведения документов-следствий.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать»:
- Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1) — что нашли по факту.
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма ИНВ-18) — расхождения учёт/факт.
- Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) — если заполнены основание и комиссия.
8. Частые ошибки
«Поле "Организация" не заполнено» — не выбрана организация. Заполните шапку до нажатия «Заполнить».
После «Заполнить» таблица пустая — на указанную дату у организации/подразделения нет принятых к учёту ОС, либо неверно задан отбор по МОЛ/подразделению. Проверьте дату (наличие берётся на неё) и снимите лишние отборы.
«Документ не может быть проведён: не заполнено фактическое наличие» — вы не отметили ни одной строки. По каждой строке нужно указать факт (найден / не найден).
Излишек не оприходовался, хотя строку добавили — для добавленного вручную объекта не создана карточка ОС и не введено «Принятие к учёту ОС». Инвентаризация только зафиксировала факт — оприходование делается отдельным документом.
Недостача «зависла» без проводок — вы ждёте проводок от самой инвентаризации. Их не будет: введите «Списание ОС» на основании и проведите его.
9. FAQ
10. Смежные документы
На основании чего вводится: самостоятельный документ, отдельного основания не требует; фактически инициируется приказом руководителя (реквизиты приказа заносите вручную в закладку «Проведение инвентаризации»).
Что вводят на основании «Инвентаризации ОС»:
- Принятие к учёту ОС — оприходование излишков.
- Списание ОС — оформление недостач.
- Перемещение ОС — если по итогам сверки объект нашёлся в другом подразделении и нужно поправить местонахождение/МОЛ.
Связанные объекты: справочник «Основные средства», документ «Амортизация», регистр сведений «Местонахождение ОС».
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там платформа и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.