3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Есепшотшы командировкадан оралып, чек, накладная және отырғызу талонын әкелді. Сіз «Аванстық есеп» жасадыңыз, ал қағаздарды үстелге қойдыңыз — және алты айдан кейін ГД КГД тексеру кезінде оларды таба алмайсыз, бір бөлігі өшіп кеткен, бір бөлігі жоғалған. Мұның болмауы үшін, сіз чекдерді сканерлеп, оларды 1С-те аванстық есепке тікелей тіркеп отырсыз. Әрбір осындай тіркелген файл бағдарламада «АванстықЕсепТіркелгенФайлдар» анықтамалығының жеке элементі ретінде сақталады. Оны тікелей ашу сізге сирек қажет — бірақ сканерлердің қайда екенін және неге олар құжатқа «байланыстырылғанын» түсіну өте пайдалы.
1. Тағайындалуы
Бұл қызметтік анықтамалық. Онда сіздің нақты «Аванстық есеп» құжатына тіркеген барлық файлдар (сканерлер, фото, PDF, Excel) сақталады. Бір құжатқа — қалағанша файл. Анықтамалық өздігінен бухгалтерлік жазбаларды жасамайды және салықтық есептілікті қалыптастырмайды: ол тек электронды көшірмелерді құжатпен бірге сақтайды, олар жоғалмасын.
2. Қайдан табуға болады
Әдеттегі жол — аванстық есеп арқылы, анықтамалық тізім арқылы емес:
- «Банк және касса» → «Аванстық есептер» (немесе «Сатып алулар» → «Аванстық есептер», интерфейстің параметрлеріне байланысты).
- Қажетті құжатты ашыңыз.
- Жоғарғы командалық панельде «Тіркелген файлдар» батырмасын басыңыз (канцелярлық скрепка белгішесі 📎).
- Ашылған терезеде — «Қосу» → «Дисктен файл» немесе «Сканерлеу».
Барлық файлдардың тікелей тізімі (сирек қажет, әдетте әкімшіге) навигациялық сілтеме арқылы ашылады. Оны көшіріп алыңыз, содан кейін 1С-те: «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Ctrl+Shift+F11), қойып, «Өту» батырмасын басыңыз:
e1cib/list/Справочник.АванстықЕсепТіркелгенФайлдар
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Справка» → «Бағдарлама туралы» (немесе оң жақ жоғарғы бұрыштағы ℹ️ белгішесі). Терезеде сіз екі жолды көресіз: платформаның нұсқасы (мысалы, 8.3.24) және конфигурацияның нұсқасы — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Нұсқаулық көрсетілген нұсқа үшін дұрыс; басқа нұсқаларда батырмалардың тәртібі сәл өзгеше болуы мүмкін.
3. Қалай толтыру керек
Сіз әдетте файлдың жеке карточкасын қолмен жасамайсыз — ол файлды тіркеген кезде автоматты түрде пайда болады. Бірақ осы карточканың өрістерін түсіну маңызды.
| Өріс | Неге қажет және қате болғанда не болады |
|---|---|
| Атауы (МІНДЕТТІ) | Файлдың кеңейтілуінсіз атауы. Негізгі файлдың атауынан толтырылады, бірақ оны адамша қайта атау керек: «Чек Kaspi 12.05», «IMG_9043» емес. Түсініксіз атауды қалдырсаңыз — тексеру кезінде әр файлды кездейсоқ ашуға тура келеді. |
| Иесі (МІНДЕТТІ, автоматты түрде толтырылады) | Сіз басқан «Аванстық есеп» сілтемесі. Оны қолмен өзгертуге болмайды. Егер файл дұрыс емес құжатқа байланса — ол қажетті есептен «жоғалады» және басқа жерде пайда болады. |
| Автор | Файлды тіркеген пайдаланушы. Логин бойынша автоматты түрде қойылады. Сканды кім жүктегенін түсіну үшін қажет. |
| Жасалған / өзгертілген күні | Техникалық күндер. Өзгертіледі. Файлдың қашан пайда болғанын және өзгертілгенін көруге болады. |
| Кеңейту / Өлшем | jpg, pdf, xlsx және көлемі КБ-мен. Өздігінен толтырылады. Өлшемге назар аударыңыз: 40 МБ-тық скан базаны ұлғайтады — PDF форматында сақтау немесе рұқсатты азайту жақсы. |
| Сипаттама | Бос комментарий: «оригинал Асельде, скан — көшірме». Бастапқы құжаттарды инвентаризациялау кезінде көмектеседі. |
| ЭЦП-мен қол қойылған / Шифрланған | Тексерулер. Егер сіз файлды 1С-те электронды қолмен қол қойсаңыз, оны редакциялау мүмкін емес — тек қолтаңбаны алып тастау. Бұл құжаттың өзгермейтіндігін бекітеді. |
| Сақтау орны | Файл физикалық түрде қайда орналасқан — ақпараттық базаның ішінде немесе дискінің томында (қараңыз FAQ). Әкімші бір рет параметрлеу кезінде таңдайды, қарапайым бухгалтерге оған қол тигізудің қажеті жоқ. |
Әрекеттердің тәртібі:
- Аванстық есептен «Тіркелген файлдар» батырмасын басыңыз.
- «Қосу» → «Дисктен файл» (немесе «Сканерлеу», егер сканер қосылған болса, немесе «Фото жасау» планшетте).
- Файлды таңдаңыз, жүктеуді күтіңіз.
- Атауды түсінікті етіп қайта атаңыз, қажет болса Сипаттаманы жазыңыз.
- Терезені жабыңыз. Файл уже сақталған — оны бөлек «жүргізу» қажет емес.
4. Сандармен мысал
Есепшотшы Асель кассадан 50 000 ₸ канцелярлық тауарларға алды. Ол 44 080 ₸ с НДС 16 % қағаз бен картридж сатып алып, фискалдық чек пен накладная әкелді.
Сіз «Аванстық есеп» жасайсыз. НДС-сыз сома: 44 080 ⁄ 1,16 = 38 000 ₸, НДС: 6 080 ₸. Бұл сандарды аванстық есептің өзі (файлдар анықтамалығы емес) өткізеді:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1330 «Тауарлар» | 1250 «Қысқа мерзімді дебиторлық қарыз» | 38 000 | НДС-сыз канцелярлық тауарлар қабылданды |
| 1420 «НДС қайтару» | 1250 «Қысқа мерзімді дебиторлық қарыз» | 6 080 | НДС 16 % қабылданды |
Аванстың қалдығы 50 000 − 44 080 = 5 920 ₸ Асель кассаға қайтарады.
Енді чек пен накладная бойынша екі скан жасайсыз, есептен «Тіркелген файлдар» → «Қосу» батырмасын басып, Чек_канцтовары.pdf және Накладная_канцтовары.pdf жүктейсіз. Бағдарлама «АванстықЕсепТіркелгенФайлдар» анықтамалығының екі элементін жасайды, екеуінің Иесі = осы аванстық есеп. Бір жылдан кейін тексеру кезінде сіз құжатты ашып, скрепканы басып, инспекторға екі файлды көрсетесіз, архивте қазбастан. Бұл файлдар бухгалтерлік жазбаларды жасамайды — олар тек бастапқы құжаттардың электронды көшірмелері.
5. Файлмен не істеуге болады («операция түрлері»)
Анықтамалық — құжат емес, «операция түрлері» мен шаруашылық операциялары жоқ. Бірақ тіркелген файлмен бірқатар әрекеттер қолжетімді:
- Ашу / Көру — файлды байланысты бағдарламада ашады (PDF, сурет, Excel).
- Редакциялау → Редакциялауды аяқтау — файл «редакциялау үшін» сізге блокталады, басқа пайдаланушы оны бір уақытта өзгерте алмайды; сақталғаннан кейін нұсқасы жаңартылады.
- Сақтау ретінде — файлдың көшірмесін дискке жүктеу.
- ЭЦП-мен қол қою — өзгермейтіндігін бекіту (қол қойғаннан кейін редакциялау тыйым салынған).
- Шифрлау / Шифрын ашу — құпия құжаттар үшін.
- Нұсқаларды сақтау — файлдың өзгерістер тарихын жүргізу, бұрынғы нұсқаға оралу мүмкіндігімен.
- Жоюға белгілеу — файл белгіленген объектілерді штаттық жою арқылы алынып тасталады.
6. Сақтау кезінде не қалыптасады
Анықтамалықтың жеке «өткізуі» жоқ. Файлды қосу кезінде мыналар болады:
- Анықтамалық элемент «АванстықЕсепТіркелгенФайлдар» құжат иесіне сілтемемен жасалады.
- Файлдың өзі ақпараттық базаға немесе дискінің файл сақтау томына (параметрлер бойынша) салынады.
- Егер нұсқалау қосылған болса — файл нұсқасының жазбасы жасалады.
Бұл объект бухгалтерлік жазбаларды, есеп регистрлеріндегі қозғалыстарды, ЭСФ және СНТ жасамайды. Электронды шот-фактуралар (ИС ЭСФ) және ілеспе накладналар (СНТ) жүзеге асыру/қабылдау құжаттарынан қалыптасады, аванстық есептен емес, оның файлдарынан да емес. Мұнда сіз тек сканерлерді сақтайсыз.
7. Баспа формалары
Анықтамалықтың өз баспа формасы жоқ — файлдың өзі басылады. Тіркелген файлдар терезесінен қолжетімді:
- Ашу және файлды байланысты бағдарлама құралдарымен басып шығару (PDF/сурет).
- Аванстық есептің басып шығару құжат иесінен жасалады: «Аванстық есеп (РК бойынша форма)» және «Қосымша құжаттар реестрі».
8. Жиі кездесетін қателер
«Файл … пайдаланушы үшін редакциялау үшін бос» Кімде-кім (мүмкін, сіздің өзіңіз басқа компьютерде) файлды редакциялау үшін ашып, жаппаған. Файлды ашып, «Редакциялауды аяқтау» немесе «Редакциялауды тоқтату» батырмасын басыңыз; егер басқа пайдаланушы блоктаса — одан редакциялауды аяқтауды сұраңыз.
«Файлдың өлшемі рұқсат етілгеннен асып кетті» Қосылатын файлдың өлшеміне шектеу жұмыс істеді. Сканды қысқартыңыз (PDF-те сақтаңыз, рұқсатты 200–300 dpi-ға дейін азайтыңыз) немесе әкімшіден файлдармен жұмыс параметрлерінде лимитті ұлғайтуды сұраңыз.
«Файл сақтау томы көрсетілмеген» Сақтау «дискінің томдарында» параметрленген, бірақ том өзі жасалмаған. Әкімші «Әкімшілік» → «Файлдармен жұмыс параметрлері» бөлімінде томды жасап, жолды көрсетуі керек.
«Қол қойылған файлды өзгерту мүмкін емес» Файл ЭЦП-мен қол қойылған — редакциялау тыйым салынған. Алдымен қолтаңбаны алып тастаңыз, өзгерістер енгізіңіз, қажет болса қайтадан қол қойыңыз.
Файл тіркелді, бірақ есепте оны көрмейсіз. Мүмкін, ол басқа құжатқа байланған. Сіз скрепканы басқан аванстық есептің нақты қайсы екенін тексеріңіз; қажет болса, файлды жойып, қажетті құжаттан қайта тіркеңіз.
9. FAQ
Бұл анықтамалықты кәдімгі тізім ретінде ашуға бола ма?
Иә, e1cib/list/Справочник.АванстықЕсепТіркелгенФайлдар сілтемесі бойынша, бірақ практикада бұл қажет емес — «Тіркелген файлдар» батырмасы арқылы аванстық есепте жұмыс жасаңыз.
Файлдар база ішінде немесе дискінде сақтала ма? Параметрлерге байланысты. Әдепкі бойынша — ақпараттық базаның ішінде, бұл оның өлшемін ұлғайтады. Үлкен көлемдегі сканерлер үшін әкімші сақтау параметрлерін дискінің томдарына ауыстырады (Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері).</