Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Подотчётник вернулся из командировки и принёс пачку чеков, накладную и посадочный талон. Вы завели «Авансовый отчёт», а бумажки положили в стол — и через полгода при проверке ГД КГД их уже не найти, часть выцвела, часть потерялась. Чтобы этого не было, вы сканируете чеки и прикрепляете их прямо к авансовому отчёту в 1С. Каждый такой прикреплённый файл программа хранит как отдельный элемент справочника «АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы». Открывать его напрямую вам почти никогда не нужно — но понимать, где лежат сканы и почему они «привязаны» к документу, очень полезно.
1. Назначение
Это служебный справочник. В нём хранятся все файлы (сканы, фото, PDF, Excel), которые вы прикрепили к конкретному документу «Авансовый отчёт». Один документ — сколько угодно файлов. Сам справочник не делает проводок и не формирует налоговую отчётность: он только держит электронные копии первички рядом с документом, чтобы они не потерялись.
2. Где найти
Обычный путь — через сам авансовый отчёт, не через список справочника:
- Раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» (или «Покупки» → «Авансовые отчёты», в зависимости от настройки интерфейса).
- Откройте нужный документ.
- На верхней командной панели нажмите «Присоединённые файлы» (значок канцелярской скрепки 📎).
- В открывшемся окне — «Добавить» → «Файл с диска» или «Сканировать».
Прямой список всех файлов (нужен редко, обычно администратору) открывается по навигационной ссылке. Скопируйте её, затем в 1С: «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+Shift+F11), вставьте и нажмите «Перейти»:
e1cib/list/Справочник.АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ в правом верхнем углу). В окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Инструкция верна для указанного релиза; на других порядок кнопок может слегка отличаться.
3. Как заполнить
Отдельную карточку файла вы вручную обычно не создаёте — она рождается сама в момент, когда вы прикрепляете файл. Но поля этой карточки стоит понимать.
| Поле | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) | Имя файла без расширения. Заполняется из имени исходного файла, но его стоит переименовать по-человечески: «Чек Kaspi 12.05», а не «IMG_9043». Если оставить непонятное имя — потом при проверке будете открывать каждый файл наугад. |
| Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ, заполняется автоматически) | Ссылка на тот самый «Авансовый отчёт», из которого вы нажали скрепку. Вручную его не трогают. Если файл окажется привязан не к тому документу — он «пропадёт» из нужного отчёта и всплывёт в чужом. |
| Автор | Пользователь, который прикрепил файл. Ставится автоматически по логину. Нужен, чтобы понимать, кто загрузил скан. |
| Дата создания / изменения | Технические даты. Меняются сами. По ним видно, когда файл появился и правился. |
| Расширение / Размер | jpg, pdf, xlsx и объём в КБ. Заполняются сами. Смотрите на размер: скан на 40 МБ без сжатия раздует базу — лучше сохранять в PDF или уменьшать разрешение. |
| Описание | Свободный комментарий: «оригинал у Асель, скан — копия». Помогает при инвентаризации первички. |
| Подписан ЭЦП / Зашифрован | Флажки. Если вы подписали файл электронной подписью прямо в 1С, редактировать его уже нельзя — только снять подпись. Так фиксируют неизменность документа. |
| Хранилище | Где физически лежит файл — внутри информационной базы или в томе на диске (см. FAQ). Выбирает администратор один раз при настройке, рядовому бухгалтеру трогать не нужно. |
Порядок действий по шагам:
- Из авансового отчёта нажмите «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска» (или «Сканировать», если подключён сканер, либо «Сделать фото» на планшете).
- Выберите файл, дождитесь загрузки.
- Переименуйте Наименование понятно, при желании впишите Описание.
- Закройте окно. Файл уже сохранён — отдельно «проводить» его не нужно.
4. Разобранный пример с цифрами
Подотчётнице Асель выдали из кассы 50 000 ₸ на канцтовары. Она купила бумагу и картриджи на 44 080 ₸ с НДС 16 % и принесла фискальный чек и накладную.
Вы создаёте «Авансовый отчёт». Сумма без НДС: 44 080 ⁄ 1,16 = 38 000 ₸, НДС: 6 080 ₸. Проводит эти суммы сам авансовый отчёт (не справочник файлов):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 «Товары» | 1250 «Кратк. ДЗ работников» | 38 000 | Оприходованы канцтовары без НДС |
| 1420 «НДС к возмещению» | 1250 «Кратк. ДЗ работников» | 6 080 | Принят к зачёту НДС 16 % |
Остаток аванса 50 000 − 44 080 = 5 920 ₸ Асель возвращает в кассу.
Теперь по чеку и накладной вы делаете два скана, из отчёта жмёте «Присоединённые файлы» → «Добавить», загружаете Чек_канцтовары.pdf и Накладная_канцтовары.pdf. Программа создаёт два элемента справочника «АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы», у обоих Владелец = этот авансовый отчёт. Через год при проверке вы открываете документ, жмёте скрепку и показываете инспектору оба файла, не роясь в архиве. Проводок эти файлы не создают — они лишь электронные копии первички.
5. Что можно делать с файлом («виды операции»)
Справочник — не документ, «видов операции» и хозяйственных операций у него нет. Но с прикреплённым файлом доступен набор действий:
- Открыть / Просмотреть — открывает файл в связанной программе (PDF, картинка, Excel).
- Редактировать → Закончить редактирование — файл блокируется «для правки» за вами, чтобы другой пользователь не менял его одновременно; после сохранения версия обновляется.
- Сохранить как — выгрузить копию файла на диск.
- Подписать ЭЦП — зафиксировать неизменность (после подписи правка запрещена).
- Зашифровать / Расшифровать — для конфиденциальных документов.
- Хранить версии — вести историю правок файла с возможностью вернуться к прежней.
- Пометить на удаление — файл убирается штатным удалением помеченных объектов.
6. Что формируется при сохранении
Отдельного «проведения» у справочника нет. При добавлении файла происходит:
- Создаётся элемент справочника «АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы» со ссылкой на документ-владельца.
- Само тело файла кладётся либо в информационную базу, либо в том хранилища файлов на диске (по настройке).
- Если включено версионирование — заводится запись версии файла.
Проводок, движений по регистрам учёта, ЭСФ и СНТ этот объект не создаёт. Электронные счета-фактуры (ИС ЭСФ) и сопроводительные накладные (СНТ) формируются из документов реализации/поступления, а не из авансового отчёта и тем более не из его файлов. Сюда вы кладёте только сканы.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у справочника нет — печатается сам файл. Из окна присоединённых файлов доступны:
- Открыть и распечатать файл средствами связанной программы (PDF/картинка).
- Печать авансового отчёта делается из документа-владельца: форма «Авансовый отчёт (форма по РК)» и «Реестр приложенных документов».
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами на другом компьютере) открыл файл на редактирование и не закрыл. Откройте файл и нажмите «Закончить редактирование» либо «Отменить редактирование»; при блокировке другим пользователем — попросите его закончить правку.
«Размер файла превышает допустимый» Сработало ограничение на размер присоединяемого файла. Сожмите скан (сохраните в PDF, уменьшите разрешение до 200–300 dpi) или попросите администратора увеличить лимит в настройках работы с файлами.
«Не указан том хранения файлов» Хранилище настроено «в томах на диске», но сам том не создан. Администратор в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» должен создать том и указать путь.
«Нельзя изменить подписанный файл» Файл подписан ЭЦП — правка запрещена по определению. Сначала снимите подпись, внесите изменения, при необходимости подпишите заново.
Файл прикрепился, но в отчёте его не видно. Скорее всего он привязан к другому документу. Проверьте, из какого именно авансового отчёта вы нажимали скрепку; при необходимости удалите файл и прикрепите заново из нужного документа.
9. FAQ
Можно ли открыть этот справочник как обычный список?
Да, по ссылке e1cib/list/Справочник.АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы, но на практике это не нужно — работайте через кнопку «Присоединённые файлы» в самом авансовом отчёте.
Файлы хранятся внутри базы или на диске? Зависит от настройки. По умолчанию — внутри информационной базы, что раздувает её размер. Для больших объёмов сканов администратор переключает хранение на тома на диске (Администрирование → Настройки работы с файлами).
Сколько файлов можно прикрепить к одному авансовому отчёту? Столько, сколько нужно — чеки, накладные, посадочные, счета. Ограничение только на размер одного файла и на общий объём хранилища.
Удалится ли файл, если удалить авансовый отчёт? Файл — подчинённый элемент. При удалении документа-владельца через штатное удаление помеченных объектов удаляются и его присоединённые файлы.
Влияет ли скан на проводки и на зачёт НДС? Нет. Проводки (Дт 1330, Дт 1420 «НДС к возмещению» и т. д.) и зачёт НДС 16 % формирует сам авансовый отчёт. Файл — это только электронная копия первички для хранения и проверок.
Можно ли подписать скан чека ЭЦП прямо в 1С? Да, действием «Подписать ЭЦП». После подписи файл становится неизменяемым — это гарантия, что скан не правили.
Как найти, к какому документу привязан конкретный файл? Откройте карточку файла (из списка справочника) — в поле «Владелец» будет ссылка на конкретный авансовый отчёт.
Можно ли перенести файл с одного авансового отчёта на другой? Штатной кнопки «перепривязать» нет. Проще открыть нужный документ, прикрепить файл заново и удалить лишний.
Поддерживается ли история версий? Да, если включено версионирование файлов. Тогда каждая правка сохраняется отдельной версией, и можно вернуться к предыдущей.
Можно ли отсканировать чек сразу в 1С? Да, кнопка «Сканировать» (или «Сделать фото» на мобильном/планшетном клиенте) при подключённом устройстве создаёт файл без промежуточного сохранения на диск.
10. Смежные документы
- На основании чего появляется: справочник заполняется из документа «Авансовый отчёт» (раздел «Банк и касса» / «Покупки») — файл всегда подчинён конкретному отчёту.
- С чем связан по учёту: авансовый отчёт, в свою очередь, опирается на выдачу подотчётных сумм (РКО «Выдача подотчётному лицу», списание с карты) и на поступление ТМЗ/услуг; по покупкам с НДС — на ЭСФ и, при перемещении товара, на СНТ. Но эти электронные документы формируются из документов поступления/реализации, а не из справочника присоединённых файлов.
- Аналогичные служебные справочники «…ПрисоединенныеФайлы» существуют почти у каждого документа (поступление, реализация, платёжка) и работают одинаково.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта методичка составлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. Все ставки и счета приведены по нормам Казахстана 2026 года (НДС 16 %, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸).