Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
У вас во встроенной почте 1С каждое утро сотни писем: выписки из банка, акты сверки от поставщиков, счета, спам от рассылок. Вы вручную растаскиваете их по папкам и открываете нужного контрагента, чтобы подшить письмо к его делу. На это уходит по полчаса. Именно здесь и нужен справочник «Правила обработки электронной почты»: вы один раз описываете «письмо от такого-то адреса — в такую-то папку и к такому-то контрагенту», и дальше 1С делает это за вас при каждой загрузке почты.
Сразу зафиксируем главное, чтобы не искать это в конце: это служебный (технический) справочник почтовой подсистемы. Он НЕ формирует бухгалтерских проводок, НЕ создаёт ЭСФ или СНТ, не имеет печатных форм и не влияет на налоги. Он управляет только тем, что происходит с самими электронными письмами внутри клиента почты 1С.
1. Назначение
Справочник хранит правила автоматической обработки входящих (и, в ряде релизов, исходящих) писем встроенного почтового клиента: по каким условиям письмо распознать и что с ним сделать — переместить в папку, пометить, привязать к контрагенту/документу-основанию, назначить ответственного. Цель одна — избавить вас от ручной разборки почты.
2. Где найти
Справочник служебный, поэтому «в лоб» из главного меню он открывается не всегда. Основные пути:
- Из почтового клиента: раздел «Продажи» или «Главное» → «Почта» (либо кнопка «Почта» на начальной странице) → в списке писем кнопка «Ещё» → «Настроить правила обработки писем» (в части релизов — «Правила»).
- Из настроек учётной записи: «Администрирование» → «Органайзер» → «Почта» → Учётная запись → «Правила обработки писем».
- Напрямую по навигационной ссылке (самый надёжный способ). Скопируйте строку ниже, в 1С нажмите «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+A→вставка в поле адреса), вставьте и нажмите «Перейти»:
e1cib/list/Справочник.ПравилаОбработкиЭлектроннойПочты
Откроется полный список правил.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.x) и релиз конфигурации — строку вида «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Именно вторая цифра важна: расположение кнопки «Правила» и набор доступных действий между релизами слегка меняются.
3. Как заполнить
Правило создаётся кнопкой «Создать». Разберём каждое поле — зачем оно и что будет при ошибке.
| Поле | Зачем нужно | Если заполнить неверно |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Как правило называется в списке. Пишите по смыслу: «Выписки Halyk → папка Банк». | Технически ни на что не влияет, но через месяц вы не вспомните, что делает правило «Правило1», и не сможете его найти. |
| Учётная запись (обязательное) | К какому почтовому ящику применяется правило. У вас может быть несколько ящиков (бухгалтерия, директор). | Правило будет молча срабатывать не на том ящике или не сработает вовсе. |
| Использовать / Активно | Включает и выключает правило без удаления. | Снятый флажок — правило не работает; частая причина «почему не сортируется». |
| Порядок / приоритет | Правила применяются сверху вниз. Важен, когда письмо подходит под несколько правил. | Более общее правило, стоящее выше, «перехватит» письмо раньше узкого. |
| Условия (таблица отбора) (обязательно хотя бы одно) | Как узнать «своё» письмо: поле «От», «Кому», «Копия», «Тема», «Содержит текст», «С вложением». Для каждого — вид сравнения (равно / содержит) и значение. | Слишком широкое условие (например, содержит «счёт») утащит в папку половину почты. Слишком узкое — правило не сработает никогда. |
| Действия (обязательно хотя бы одно) | Что сделать с подходящим письмом: переместить в папку, пометить как прочитанное/важное, привязать к контрагенту (предмету), назначить ответственного, установить пометку удаления. | Правило без действия бессмысленно; 1С обычно не даст записать такое. |
| Папка | Куда переносить письмо (для действия «Переместить»). | Если папка удалена/переименована — письма «зависнут» во «Входящих». |
| Предмет / Контрагент | К какому объекту привязывать переписку (для CRM-логики). | Ошибка привязки — письма подошьются к чужому контрагенту. |
Логика простая: сверху — условия («какое письмо»), снизу — действия («что с ним сделать»). Заполнили, нажали «Записать и закрыть».
4. Разобранный пример
Проводок здесь нет — объект неучётный. Поэтому разбираем реальный сценарий настройки.
Задача. Банк Halyk присылает выписки с адреса statements@halyk.kz, в теме всегда слово «Выписка». Вы хотите, чтобы такие письма сразу падали в папку «Банк» и помечались как прочитанные, чтобы не мигали счётчиком непрочитанных.
Шаги:
- Открываете список правил по ссылке
e1cib/list/Справочник.ПравилаОбработкиЭлектроннойПочты, жмёте «Создать». - Наименование:
Halyk — выписки в папку Банк. - Учётная запись:
Бухгалтерия ТОО (buh@company.kz). - Условия:
- «От» — «содержит» —
statements@halyk.kz; - «Тема» — «содержит» —
Выписка. - Оба условия соединяем логикой «И» (должны выполняться вместе).
- «От» — «содержит» —
- Действия:
- «Переместить в папку» —
Банк; - «Пометить как прочитанное».
- «Переместить в папку» —
- Использовать — включено. Записать и закрыть.
Результат: при следующей загрузке почты все письма с выписками Halyk уходят в «Банк» уже прочитанными, «Входящие» остаются чистыми, а вы открываете папку «Банк» раз в день и заносите движения по счёту (Дт 1030 / Кт — по операции). Само правило в этих проводках не участвует — оно лишь навело порядок в почте.
5. Виды операции (типы действий правила)
Отдельных «видов операции», как у учётных документов, у этого справочника нет. Есть набор действий, которые правило может выполнять (состав зависит от релиза):
- переместить письмо в указанную папку;
- пометить как прочитанное / непрочитанное;
- пометить важность (флажок);
- привязать письмо к предмету переписки — контрагенту, документу, задаче;
- назначить ответственного;
- установить пометку удаления (для автоматической чистки рассылок и спама).
6. Что происходит при срабатывании
Бухгалтерских движений нет. При загрузке или обработке почты 1С по очереди проверяет письма на соответствие условиям активных правил и выполняет действия. Меняется только состояние письма и служебных регистров почтовой подсистемы:
- письмо получает ссылку на папку (перемещение);
- меняются реквизиты «Прочитано», «Важность», «Ответственный»;
- при привязке — создаётся связь письма с предметом переписки (регистры взаимодействий).
Никаких записей в регистрах бухгалтерии, НДС, ЭСФ или взаиморасчётов не возникает — и это правильно: почтовое правило к учёту отношения не имеет.
7. Печатные формы
У справочника печатных форм нет. Это служебный объект: печатать правило сортировки писем незачем. Если вам нужно «показать» правило коллеге — сделайте скриншот формы элемента.
8. Частые ошибки
- «Не выбрана учётная запись» / «Поле "Учётная запись" не заполнено». Правило не привязано к ящику. Откройте элемент, выберите учётную запись, запишите.
- «Не заданы условия отбора» / «Укажите хотя бы одно условие». Пустой отбор — правило подошло бы под все письма. Добавьте строку условия («От содержит …»).
- Правило записалось, но письма не сортируются. Три типовые причины: снят флажок «Использовать»; правило привязано к другой учётной записи; выше по списку стоит более общее правило, которое перехватывает письма. Проверьте порядок и активность.
- Письма исчезли. Правило с действием «Пометить на удаление» или «Переместить» отправило их в другую/скрытую папку. Загляните в папку назначения и в «Удалённые».
- «Папка не найдена». Папку назначения удалили или переименовали. Откройте правило и выберите папку заново.
- Правило дублирует письма или срабатывает дважды. Обычно это два похожих активных правила с пересекающимися условиями — отключите лишнее.
9. FAQ
Влияет ли этот справочник на НДС, ИПН или проводки? Нет. Это настройка почтового клиента. Он не трогает учёт: ставки (НДС 16%, ИПН 10%/15%), вычеты, счета плана счетов РК к нему отношения не имеют.
Формирует ли правило ЭСФ или СНТ? Нет. ЭСФ выписывается из учётных документов реализации/поступления через интеграцию с ИС ЭСФ, а СНТ — отдельным документом. Почтовые правила к электронным счетам-фактурам никакого касательства не имеют, даже если письмо содержит ЭСФ во вложении.
Можно ли правилом автоматически проводить полученные во вложении акты или счета? Нет. Правило только раскладывает письма и может привязать их к контрагенту. Создание и проведение учётных документов вы делаете руками (или через другие механизмы загрузки).
Правила работают только для встроенной почты 1С? Да. Они применяются к учётным записям, настроенным внутри 1С (раздел «Органайзер → Почта»). На ваш внешний Outlook/Gmail они не влияют.
Как временно отключить правило, не удаляя его? Снимите флажок «Использовать» / «Активно» в карточке правила и запишите. Настройка сохранится, но применяться не будет.
В каком порядке применяются правила, если письмо подходит под несколько? Сверху вниз по списку. Ставьте более узкие (конкретные) правила выше общих, иначе общее правило перехватит письмо первым.
Почему кнопки «Правила» нет в моём меню? Расположение зависит от релиза и от того, настроена ли хоть одна учётная запись почты. Настройте почту в «Администрирование → Органайзер → Почта», после этого кнопка «Настроить правила обработки писем» появится в списке писем. Либо откройте справочник напрямую по навигационной ссылке.
Кто видит созданные правила — только я или все пользователи? Правила привязаны к учётной записи. Если ящик общий (бухгалтерии), правила действуют для всех, кто работает с этим ящиком; личный ящик — только для его владельца.
Можно ли правилом сразу удалять рекламные рассылки? Да, действием «Пометить на удаление» (или «Переместить в Удалённые») по условию «От содержит адрес рассылки». Будьте осторожны с широкими условиями, чтобы не удалить нужное.
Нужно ли что-то менять в правилах при переходе на НДС 16% в 2026 году? Нет. Изменения ставок и налоговых норм 2026 года (НДС 16%, вычет по ИПН 30 МРП, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸) настраиваются в учётной политике и справочниках налогов, а не в почтовых правилах.
10. Смежные объекты
- Учётные записи электронной почты (
Справочник.УчётныеЗаписиЭлектроннойПочты) — правило всегда опирается на конкретный ящик; без настроенной учётной записи правило не создать. - Письмо электронной почты / Взаимодействия — объекты, которыми правило управляет (перемещает, помечает, привязывает).
- Контрагенты, Договоры, Задачи — то, к чему правило может привязывать переписку как «предмет».
- Папки почты — куда правило раскладывает письма.
Правило не вводится «на основании» учётного документа и само не порождает учётных документов — это самостоятельная служебная настройка почты.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Если у вас релиз старше или новее 3.0.74.2, расположение кнопки «Правила» и состав действий могут немного отличаться; логика работы правил при этом сохраняется.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.