3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Сізде 1С-тің кіріктірілген поштасында әр таңертең жүздеген хаттар: банк үзінділері, жеткізушілерден келіп түскен тексеру актілері, шоттар, тарату спамы. Сіз оларды қолмен папкаларға бөліп, қажетті контрагентті ашып, хатты оның ісіне тіркеп отырсыз. Бұл үшін жарты сағат кетеді. Міне, осында «Электрондық поштаны өңдеу ережелері» анықтамалығы қажет: сіз бір рет «осындай адресаттан келген хат — осындай папкаға және осындай контрагентке» деп сипаттайсыз, ал әрі қарай 1С бұл жұмысты сіз үшін әр пошта жүктеген сайын орындайды.
Басты нәрсені бірден атап өтейік, соңында іздемеу үшін: бұл пошталық жүйенің қызметтік (техникалық) анықтамалығы. Ол бухгалтерлік жазбаларды қалыптастырмайды, ЭСФ немесе СНТ жасамайды, баспа формалары жоқ және салықтарға әсер етпейді. Ол тек 1С пошталық клиентінің ішінде электрондық хаттармен не болатынын басқарады.
1. Мақсаты
Анықтамалық кіріс (және кейбір релиздерде шығыс) хаттарды автоматты өңдеу ережелерін сақтайды: хатты қандай шарттармен тану және онымен не істеу керек — папкаға көшіру, белгілеу, контрагентке/негізгі құжатқа байлау, жауапты тағайындау. Бір мақсат — сізді поштадағы қолмен сұрыптаудан құтқару.
2. Қайдан табуға болады
Анықтамалық қызметтік, сондықтан «түзу» негізгі мәзірден әрдайым ашылмайды. Негізгі жолдар:
- Пошталық клиенттен: «Сатулар» немесе «Негізгі» → «Пошта» (немесе бастау бетінде «Пошта» батырмасы) → хаттар тізімінде «Тағы» → «Хаттарды өңдеу ережелерін баптау» батырмасы (кейбір релиздерде — «Ережелер»).
- Есептік жазба параметрлерінен: «Әкімшілік» → «Ұйымдастырушы» → «Пошта» → Есептік жазба → «Хаттарды өңдеу ережелері».
- Тікелей навигациялық сілтеме арқылы (ең сенімді әдіс). Төмендегі жолды көшіріңіз, 1С-те «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Ctrl+A→адрес өрісіне қою) басыңыз, қойыңыз да «Өту» батырмасын басыңыз:
e1cib/list/ЭлектрондықПоштаныӨңдеуЕрежелері
Ережелердің толық тізімі ашылады.
2а. Өз релизіңізді қалай білуге болады
Мәзір «Көмек» → «Бағдарлама туралы» (немесе оң жақ жоғарғы бұрыштағы «i» белгішесі). Ашылған терезеде сіз платформаның нұсқасын (мысалы, 8.3.24.x) және конфигурация релизін — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» түріндегі жолды көресіз. Дәл екінші сан маңызды: «Ережелер» батырмасының орналасуы және релиздер арасындағы қолжетімді әрекеттер жиынтығы сәл өзгереді.
3. Қалай толтыру керек
Ереже «Жасау» батырмасын басу арқылы жасалады. Әрбір өрісті қарастырайық — ол не үшін қажет және қате болған жағдайда не болады.
| Өріс | Неге қажет | Егер дұрыс толтырмасаңыз |
|---|---|---|
| Атауы (міндетті) | Тізімде қалай аталатыны. Мағынасына қарай жазыңыз: «Halyk үзінділері → Банк папкасы». | Техникалық тұрғыдан ештеңеге әсер етпейді, бірақ бір айдан кейін «Ереже1» деген ереженің не істейтінін есіңізге түсіре алмайсыз және оны таба алмайсыз. |
| Есептік жазба (міндетті) | Қай пошталық жәшікке ереже қолданылады. Сізде бірнеше жәшік болуы мүмкін (бухгалтерия, директор). | Ереже дұрыс жәшікте жұмыс істемейді немесе мүлдем жұмыс істемейді. |
| Пайдалану / Белсенді | Ережені жоюсыз қосады және өшіреді. | Тексерілген белгі — ереже жұмыс істемейді; «неге сұрыпталмайды» деген жиі себеп. |
| Рет / приоритет | Ережелер жоғарыдан төменге қарай қолданылады. Бірнеше ереже сәйкес келгенде маңызды. | Жоғарыда тұрған жалпы ереже «тар» ережеден бұрын хатты «ұстап алады». |
| Шарттар (сұрыптау кестесі) (міндетті кемінде біреуі) | «Сіздің» хатыңызды қалай тануға болады: «Кімнен», «Кімге», «Көшірме», «Тақырып», «Мазмұны бар», «Қосымшасы бар» өрісі. Әрбірі үшін — салыстыру түрі (тең / қамтиды) және мәні. | Слишком кең шарт (мысалы, «шот» қамтиды) жарты поштаңызды папкаға тартып алады. Слишком тар — ереже ешқашан жұмыс істемейді. |
| Әрекеттер (міндетті кемінде біреуі) | Сәйкес хатпен не істеу керек: папкаға көшіру, оқылған/маңызды деп белгілеу, контрагентке (объектке) байлау, жауапты тағайындау, жою белгісін орнату. | Әрекетсіз ереже мағынасыз; 1С әдетте мұндайды жазуға рұқсат бермейді. |
| Папка | Хатты қайда көшіру керек («Көшіру» әрекеті үшін). | Егер папка жойылса/аталса — хаттар «Кіріс» бөлімінде «тұрып» қалады. |
| Объект / Контрагент | Хат алмасуды қай объектіге байлау керек (CRM логикасы үшін). | Байлау қатесі — хаттар бөтен контрагентке тіркеледі. |
Логика қарапайым: жоғарыда — шарттар («қандай хат»), төменде — әрекеттер («онымен не істеу керек»). Толтырдық, «Жазу және жабу» батырмасын басамыз.
4. Мысал
Мұнда бухгалтерлік жазбалар жоқ — объект есепке алынбайды. Сондықтан нақты конфигурацияны қарастырамыз.
Міндет. Halyk банкі statements@halyk.kz адресінен үзінділер жібереді, тақырыпта әрдайым «Үзінді» сөзі болады. Сіз осындай хаттар бірден «Банк» папкасына түсіп, оқылған деп белгіленуін қаласаңыз, оқылмаған хаттар санының индикаторы жыпылықтамасын.
Қадамдар:
- Ережелер тізімін
e1cib/list/ЭлектрондықПоштаныӨңдеуЕрежелерісілтемесі арқылы ашып, «Жасау» батырмасын басыңыз. - Атауы:
Halyk — үзінділерді Банк папкасына. - Есептік жазба:
Бухгалтерия ТОО (buh@company.kz). - Шарттар:
- «Кімнен» — «қамтиды» —
statements@halyk.kz; - «Тақырып» — «қамтиды» —
Үзінді. - Екі шартты «ЖӘНЕ» логикасымен біріктіреміз (бір уақытта орындалуы тиіс).
- «Кімнен» — «қамтиды» —
- Әрекеттер:
- «Папкаға көшіру» —
Банк; - «Оқылған деп белгілеу».
- «Папкаға көшіру» —
- Пайдалану — қосулы. Жазу және жабу.
Нәтиже: келесі пошта жүктегенде барлық Halyk үзінділері «Банк» папкасына оқылған күйінде түседі, «Кіріс» таза қалады, ал сіз күн сайын «Банк» папкасын ашып, есеп бойынша қозғалыстарды енгізесіз (Дт 1030 / Кт — операция бойынша). Бұл ереже осы жазбаларда қатыспайды — ол тек поштаны тәртіпке келтірді.
5. Операция түрлері (ереже әрекеттерінің түрлері)
Бұл анықтамалықта есептік құжаттардағыдай «операция түрлері» жоқ. Ереже орындай алатын әрекеттер жиынтығы бар (жиынтық релизге байланысты):
- хаттарды көрсетілген папкаға көшіру;
- оқылған / оқылмаған деп белгілеу;
- маңыздылықты белгілеу (белгі);
- хаттарды хат алмасу объектісіне — контрагентке, құжатқа, тапсырмаға байлау;
- жауапты тағайындау;
- жою белгісін орнату (тарату және спамды автоматты түрде тазалау үшін).
6. Срабатывание кезінде не болады
Бухгалтерлік қозғалыстар жоқ. Поштаны жүктеу немесе өңдеу кезінде 1С пошталарды белсенді ережелердің шарттарына сәйкестігін тексереді және әрекеттерді орындайды. Тек хаттың күйі және пошталық жүйенің қызметтік регистрлері өзгереді:
- хат папкаға сілтеме алады (көшіру);
- «Оқылды», «Маңыздылық», «Жауапты» реквизиттері өзгереді;
- байлауда — хаттың хат алмасу объектісімен байланысы жасалады (өзара әрекет регистрлері).
Бухгалтерия, ҚҚС, ЭСФ немесе өзара есептесулерде ешқандай жазбалар пайда болмайды — және бұл дұрыс: пошталық ереже есепке қатысы жоқ.
7. Баспа формалары
Анықтамалықта баспа формалары жоқ. Бұл қызметтік объект: хаттарды сұрыптау ережесін басып шығарудың қажеті жоқ. Егер сіз ережені әріптесіңізге «көрсету» қажет болса — элемент формасының скриншотын жасаңыз.
8. Жиі кездесетін қателер
- «Есептік жазба таңдалмаған» / «"Есептік жазба" өрісі толтырылмаған». Ереже жәшікке байланбаған. Элементті ашып, есептік жазбаны таңдаңыз, жазыңыз.
- «Сұрыптау шарттары белгіленбеген» / «Кемінде бір шартты көрсетіңіз». Бос сұрыптау — ереже барлық хаттарға сәйкес келеді. Шарт жолын қосыңыз («Кімнен қамтиды ...»).
- Ереже жазылды, бірақ хаттар сұрыпталмайды. Үш типтік себеп: «Пайдалану» белгісі алынып тасталды; ереже басқа есептік жазбаға байланған; тізімде жоғарыда тұрған жалпы ереже хаттарды ұстап алады. Тәртіп пен белсенділікті тексеріңіз.
- Хаттар жоғалып кетті. «Жоюға белгілеу» немесе «Көшіру» әрекеті хаттарды басқа/жасырын папкаға жіберді. Мақсат папкасына және «Жойылғандарға» кіріңіз.
- «Папка табылмады». Мақсат папкасы жойылды немесе аталды. Ережені ашып, папканы қайтадан таңдаңыз.
- Ереже хаттарды дублирлейді немесе екі рет іске қосылады. Әдетте, бұл екі ұқсас белсенді ереже, олардың шарттары қиылысады — артықшылығын өшіріңіз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Бұл анықтамалық ҚҚС, ЖСН немесе бухгалтерлік жазбаларға әсер ете ме? Жоқ. Бұл пошталық клиенттің параметрі. Ол есепке әсер етпейді: ставкалар (ҚҚС 16%, ЖСН 10%/15%), шегерімдер, РК шоттар жоспарының шоттары оған қатысы жоқ.
Ереже ЭСФ немесе СНТ қалыптастыра ма? Жоқ. ЭСФ есептік құжаттардан жүзеге асыру/түсу арқылы ИС ЭСФ-пен интеграция арқылы шығарылады, ал СНТ — жеке құжат. Пошталық ережелер электрондық шот-фактураларға ешқандай қатысы жоқ, тіпті хат ЭСФ-ны қосымша ретінде қамтыса да.
Қосымшада алынған актілерді немесе шоттарды автоматты түрде жүргізу мүмкін бе? Жоқ. Ереже тек хаттарды сұрыптайды және оларды контрагентке байлай алады. Есептік құжаттарды жасау және жүргізу сіздің қолыңызбен (немесе басқа жүктеу механизмдері арқылы) жүзеге асырылады.
Ережелер тек 1С-тің кіріктірілген поштасына ғана әсер етеді ме? Иә. Олар 1С ішінде (Ұйымдастырушы → Пошта бөлімінде) бапталған есептік жазбаларға қолданылады. Сіздің сыртқы Outlook/Gmail-ге әсер етпейді.
Ережені жоймай, уақытша қалай өшіруге болады? Ереженің карточкасында «Пайдалану» / «Белсенді» белгісін алып тастаңыз да, жазыңыз. Параметр сақталады, бірақ қолданылмайды.