Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Налоговая просит подтвердить, что обособленное подразделение в Астане действительно создано и когда. Приказ о его открытии лежит бумажной копией в папке, а скан — где-то в почте у кадровика. Через полгода искать его снова. Чтобы этого не повторялось, скан приказа прикрепляют прямо к карточке подразделения в 1С. Файл, который вы туда положили, физически хранится в справочнике «ПодразделенияОрганизацийПрисоединённые файлы». Вы почти никогда не открываете этот справочник напрямую — вы работаете с ним через кнопку «Присоединённые файлы» в карточке подразделения. Но понимать, что это за объект и как он устроен, полезно: именно от него зависят версии документа, подпись ЭЦП и то, раздувается ли ваша база.
1. Назначение
Это служебный справочник-хранилище. В нём лежат файлы (сканы, договоры, положения, приказы, фото), которые вы прикрепили к элементам справочника «ПодразделенияОрганизаций». Каждый прикреплённый файл — это отдельный элемент данного справочника, у которого владелец — конкретное подразделение. Бухгалтерских проводок, налогов и электронных документов он не создаёт: это чистое файловое хранилище с версионностью и подписью.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — и это нормально, он служебный. Правильный путь:
- Раздел «Справочники» (или «Предприятие») → «Подразделения» (справочник «ПодразделенияОрганизаций»).
- Откройте нужное подразделение.
- На панели навигации карточки нажмите «Присоединённые файлы» (иногда просто «Файлы»).
Откроется список файлов именно этого подразделения — это и есть форма списка нашего справочника, отфильтрованная по владельцу.
Чтобы открыть весь справочник целиком (например, при поиске «потерявшегося» файла или для контроля объёма базы), используйте навигационную ссылку. «Сервис» → «Открыть URL» / в командной строке «Перейти по навигационной ссылке»:
e1cib/list/Справочник.ПодразделенияОрганизацийПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «?» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» — например, 3.0.74.2. Инструкция ниже проверена на 3.0.74.2; на соседних релизах 3.0.7x состав полей идентичен.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вручную с нуля вы не создаёте. Вы добавляете файл, а справочник сам заводит элемент и заполняет большинство полей. Разберём каждое поле — что оно значит и что будет, если оно неверно.
| Поле | Что это и зачем | Что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Как файл называется в списке 1С. По умолчанию берётся имя файла с диска. | Если оставить «Скан0001» — через год не найдёте. Пишите по сути: «Приказ об открытии ОП Астана №14 от 12.01.2026». |
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на подразделение, к которому привязан файл. Ставится тем, из чьей карточки вы добавляли файл. | Если добавить файл «не из той» карточки — он привяжется к чужому подразделению, и в нужном месте вы его не увидите. |
| Автор | Пользователь, который загрузил файл. Ставится автоматически по текущему пользователю. | Влияет только на историю; вручную не трогают. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Определяется автоматически. | Не редактируйте руками — 1С перестанет понимать, чем открывать файл. |
| Размер | Объём файла. Заполняется автоматически. | Косвенно показывает, что раздувает базу. Тяжёлые сканы лучше сжимать до загрузки. |
| Дата создания / Дата изменения | Технические даты загрузки и последней правки версии. | Заполняются сами; на них смотрят при разборе «какая версия свежее». |
| Хранение файла (том / внутри базы) | Где физически лежат байты: в информационной базе или в томе на диске (справочник «Тома хранения файлов»). | Если тома настроены, но диск недоступен — файл не откроется с ошибкой пути. |
| Подписан ЭЦП | Признак, что файл заверен электронной подписью. Ставится при подписании. | Подписанный файл нельзя редактировать, не сняв подпись, — иначе подпись станет недействительной. |
| Зашифрован | Признак шифрования файла. | Зашифрованный файл без сертификата получателя не откроется. |
| Редактирует (занят) | Кто сейчас взял файл на редактирование. | Пока стоит «занят», другие пользователи файл не изменят. Если человек уволился «с занятым файлом» — снимите блокировку через «Ещё» → «Освободить». |
| Пометка удаления | Помечен ли элемент на удаление. | Помеченные файлы реально удаляются только через «Удаление помеченных объектов». |
Порядок действий при добавлении файла (это и есть «заполнение»):
- В списке присоединённых файлов подразделения нажмите «Добавить» → «Файл с диска».
- Выберите скан/документ. 1С загрузит его, создаст элемент справочника и подставит имя, расширение, размер, автора и дату.
- Уточните Наименование по смыслу.
- При необходимости нажмите «Подписать» (ЭЦП) или «Зашифровать».
- Закройте — файл сохранён внутри базы или в томе.
4. Разобранный пример
Задача: прикрепить к обособленному подразделению «ОП Астана» организации ТОО «Береке» скан приказа о его открытии.
- «Справочники» → «Подразделения» → открыли «ОП Астана».
- Панель навигации → «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска».
- Выбрали
Prikaz_OP_Astana.pdf(размер 1,8 МБ). - 1С создала элемент справочника «ПодразделенияОрганизацийПрисоединённые файлы»:
- Наименование:
Prikaz_OP_Astana→ переименовали в «Приказ об открытии ОП Астана №14 от 12.01.2026»; - Владелец: ОП Астана;
- Автор: Сапарова А. (текущий пользователь);
- Расширение: pdf, Размер: 1,8 МБ, Дата создания: 06.09.2026.
- Наименование:
- Нажали «Подписать», выбрали сертификат руководителя → появился признак «Подписан ЭЦП».
Что произошло по данным: создана одна запись в справочнике и одна версия файла в хранилище. Через месяц бухгалтер изменил приказ — загрузилась версия 2, а версия 1 осталась в истории. Файл занял место в базе; при переносе в том на диске эти 1,8 МБ ушли бы из .1CD на файловый ресурс.
Про проводки: их нет. Это справочник-хранилище. Он не формирует записей по счетам плана счетов РК (ни 1030, ни 3310, ни 6010), не считает НДС 16%, не начисляет ИПН, ОПВ, СО или соцналог. Если вам нужны проводки по расходам на само подразделение, они формируются другими документами (например, «Начисление зарплаты», «Поступление товаров и услуг»), а не этим объектом.
5. Виды операции
«Видов операции» в бухгалтерском смысле у справочника нет. Есть набор действий с файлом:
- Добавить файл с диска — загрузить готовый файл.
- Создать по шаблону / создать новый — сделать пустой документ Word/Excel и сразу прикрепить.
- Со сканера — если подключён сканер, отсканировать документ прямо в карточку.
- Открыть / Редактировать — открыть файл во внешней программе; на время правки файл помечается «занят».
- Закончить редактирование — сохранить изменения новой версией.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись / Зашифровать / Расшифровать.
- Версии — посмотреть и при необходимости откатиться на предыдущую версию.
6. Что формируется при работе
Поскольку это справочник, а не документ, при записи элемента:
- создаётся/обновляется элемент справочника с владельцем-подразделением;
- сохраняется тело файла — внутри базы или в томе хранения;
- при каждом «Закончить редактирование» создаётся новая версия (регистр сведений с версиями файлов);
- обновляется полнотекстовый индекс — после обновления индекса файл ищется по содержимому.
Чего не формируется: проводок по регистру бухгалтерии, движений по налоговым регистрам, ЭСФ (ИС ЭСФ) и СНТ. Электронная подпись файла — это не ЭСФ; это подпись самого документа, она в ИС ЭСФ не уходит.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы (как ТОРГ, счёт-фактура) у справочника нет. Доступно:
- Открыть файл во внешней программе и распечатать его штатными средствами (Adobe, Word, просмотрщик изображений);
- Сохранить как… — выгрузить файл обратно на диск;
- отправить файл по электронной почте прямо из 1С (кнопка «Отправить»).
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, уже уволенный) взял файл на правку и не закрыл. Исправление: «Ещё» → «Освободить» (доступно администратору), затем работайте с файлом.
«Не удалось получить файл из тома. Путь недоступен» Файл лежит в томе на сетевом диске, а диск не смонтирован или нет прав. Исправление: проверьте доступность пути в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Тома хранения файлов».
«Размер файла превышает допустимый» Сработало ограничение на максимальный размер загружаемого файла. Исправление: сожмите скан (PDF/JPG меньшего разрешения) или увеличьте лимит в настройках работы с файлами.
«Подпись файла недействительна» Файл отредактировали после подписания, и хэш не сходится. Исправление: снимите старую подпись и подпишите актуальную версию заново.
Файл не находится поиском по содержимому Полнотекстовый индекс не обновлён. Исправление: «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → обновить индекс полнотекстового поиска.
9. FAQ
Можно ли открыть этот справочник напрямую из меню?
Отдельного пункта меню нет. Открывайте файлы через кнопку «Присоединённые файлы» в карточке подразделения, а весь список — по навигационной ссылке e1cib/list/Справочник.ПодразделенияОрганизацийПрисоединенныеФайлы.
Создаёт ли этот объект проводки или влияет на налоги? Нет. Это хранилище файлов. Оно не делает записей по счетам РК (1210, 1030, 3310, 6010 и т.д.), не считает НДС 16%, ИПН, ОПВ, ОПВР, ВОСМС, ОСМС, СО и соцналог 6%. Все расчёты выполняют профильные документы.
Где физически хранятся прикреплённые файлы? Либо внутри информационной базы (по умолчанию), либо в томах хранения на диске, если администратор их настроил. Тома разгружают базу и ускоряют работу.
Как уменьшить размер базы из-за файлов? Перенесите хранение в тома на диске («Настройки работы с файлами» → «Тома хранения файлов») и настройте очистку старых версий.
Можно ли вести версии документа? Да. Каждое завершённое редактирование создаёт новую версию. Через «Версии» вы сравните и откатитесь на нужную.
Что даёт кнопка «Подписать»? Заверяет файл вашей ЭЦП. Это подпись самого документа для внутреннего контроля и обмена. К ЭСФ и СНТ в ИС ЭСФ она отношения не имеет.
Как удалить лишний файл? Пометьте его на удаление, затем выполните «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Сразу насовсем файл не исчезает — так защищаются связи.
Файл открывается только на чтение, редактировать нельзя — почему? Либо файл «занят» другим пользователем, либо он подписан ЭЦП. В первом случае дождитесь освобождения или снимите блокировку; во втором — снимите подпись перед правкой.
Можно ли прикрепить сюда любой тип файла? Да: PDF, JPG, DOCX, XLSX и прочие. Ограничение — только максимальный размер из настроек. Для сканов удобнее PDF или сжатый JPG.
Виден ли файл всем пользователям? Видимость зависит от прав на справочник «ПодразделенияОрганизаций» и настроек доступа. Кто видит подразделение — тот видит и его файлы.
10. Смежные объекты
- На основании чего появляется: элементы создаются из карточки справочника «ПодразделенияОрганизаций» — он владелец файлов. Без подразделения-владельца файл в этот справочник не попадёт.
- С чем связан: справочник «Тома хранения файлов» (где лежат байты), механизм версий файлов и полнотекстовый поиск, подсистема электронной подписи (сертификаты).
- Что вводят по мотивам файлов: сами файлы — это документальное подтверждение. Хозяйственные документы (начисление зарплаты по подразделению, поступления, реализации с формированием ЭСФ) вводятся отдельно; скан приказа здесь служит лишь их обоснованием.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Материал подготовлен по конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. На других релизах названия кнопок и состав полей могут незначительно отличаться — сверяйтесь со своим релизом.