3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» нұсқасында тексерілді (редакция 3.0).
Контрагент сізге 1 160 000 ₸ (оның ішінде ҚҚС 16% — 160 000 ₸) көлемінде орындалған жұмыстар актісін жіберді. Сіздің базадағы сома басқа. Сіз телефон шалып, «Сканды қараңыз, бәрі дұрыс» дейді. Ал скан поштада, мессенджерде, біреудің жұмыс үстелінде жатыр — және бір айдан кейін оны ешкім таба алмайды. Мұның қайталанбауы үшін скан контрагент карточкасына тікелей тіркеледі. Мұндай файлдардың қоймасы КонтрагентыҚосылғанФайлдар анықтамалығы болып табылады. Сіз онымен тікелей жұмыс істемейсіз, тек контрагент карточкасындағы «Қосылған файлдар» батырмасын пайдалана отырып — ал осы анықтамадағы жазбалар автоматты түрде жасалады.
1. Мақсаты
Анықтамалық кез келген сыртқы файлдарды (скан, PDF, фото, xml ЭСФ, Excel-сверки) сақтайды, олар нақты контрагентке байланған. Әр жазба — бұл бір файл: оның мазмұны, атауы, авторы, күні, электрондық қолтаңба белгісі. Бұл бағынышты қызметтік анықтамалық: жазбаның иесі әрқашан Контрагенты анықтамалығының элементі болып табылады.
2. Қайдан табуға болады
Бұл анықтамалықтың тікелей мәзір тармағы жоқ — және бұл қалыпты, ол қызметтік. Оны былай ашады:
- Анықтамалықтар → Сатып алу және сату → Контрагенты → қажетті контрагент карточкасын ашыңыз → навигациялық панельде (карточканың сол жағында) Қосылған файлдар командасы.
- Немесе контрагент таңдалған кез келген құжаттан — оның карточкасындағы гиперсілтеме арқылы.
1С-те тікелей тізімді ашу үшін: Негізгі мәзір → Қызмет → Навигациялық сілтеме бойынша өту және енгізіңіз:
e1cib/list/Анықтамалық.КонтрагентыҚосылғанФайлдар
Барлық контрагенттер бойынша барлық файлдардың жалпы тізімі ашылады — іздеу және тазалау үшін ыңғайлы.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Негізгі мәзір (символ ≡ немесе «Қызмет») → Ақпарат → Бағдарлама туралы. Ашылған терезеде «1С:Кәсіпорын» платформасының нұсқасы (мысалы, 8.3.24) және конфигурация релизі — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» жолы көрінеді. Бұл әдістемелік нұсқа 3.0.74.2 релизі үшін жазылған. Егер сізде нөмір жоғары болса — батырмалардың орналасуы мен реквизиттер жиынтығы сәйкес келеді, айырмашылықтар минималды.
3. Қалай толтыру керек
Файлды «анықтамалық элементін жасау» арқылы емес, контрагенттің қосылған файлдар формасы арқылы қосады. Тәртіп:
- Контрагент карточкасын ашыңыз → Қосылған файлдар.
- Қосу (немесе Жүктеу) батырмасын басыңыз, дискіден файлды таңдаңыз. Файлды тізім терезесіне тінтуірмен тікелей сүйреуге болады.
- Реквизиттерді толтырыңыз/тексеріңіз және Жазу батырмасын басыңыз.
Негізгі өрістер:
| Өріс | Неге қажет және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (МІНДЕТТІ) | Файл тізімінде көрінетін атауы. Әдепкі бойынша файлдың кеңейтусіз атауы қойылады. Егер сіз түсініксіз атау берсеңіз («скан1») — алты айдан кейін қажетті актіні жиырманың арасынан таба алмайсыз. Мазмұнға сәйкес жазыңыз: «Акт №14 03.09.2026 жылғы». |
| Иесі (МІНДЕТТІ, автоматты түрде толтырылады) | Бұл сіз форманы ашқан контрагент. Тек қызметтік механизмдер арқылы өзгереді. Егер файлды кездейсоқ басқа контрагентке қоссаңыз — ол «бөтен» карточкада «жоғалады». |
| Файл (деректер) (МІНДЕТТІ) | Өзінің мазмұны. Ақпараттық базада немесе дисктегі томда сақталады (егер файлдарды томдарда сақтау параметрі орнатылса). Дерексіз жазба жасау мүмкін емес. |
| Кеңейту | Файл түрі (pdf, jpg, xml). Жүктелетін файлдан қойылады. 1С файлды қалай ашу керектігін түсінеді. |
| Автор | Файлды қосқан пайдаланушы. Автоматты түрде толтырылады. Құжатты кім жүктегенін түсіну үшін қажет. |
| Жасалған күні / Өзгертілген күні | Қызметтік күндер. Автоматты түрде қойылады, қолмен өзгертілмейді. |
| Өлшем | Байттағы өлшемі. Бақылау үшін пайдалы: базада 50–100 МБ файлдарды жүктемеңіз, бұл ақпараттық базаны үлкейтіп жібереді. |
| Пікір | Бос өріс. Мұнда айырмашылықтарды жазыңыз: «актідегі сома 1 160 000 ₸, бізде 1 200 000 ₸ — түзетуді күтеміз». |
| ЭП-мен қол қойылған / Шифрланған | Электрондық қолтаңба және шифрлау белгілері. Файлды ЭП арқылы қол қойған жағдайда ғана қойылады. |
Жазылғаннан кейін файлды редактирлеуге (ашу → өзгерту → жаңа нұсқамен қайта сақтау), қарауға, дискке сақтауға, жоюға белгілеуге болады.
4. Түсіндірілген мысал
Контрагент ТОО «Астана-Снаб» 03.09.2026 жылғы орындалған жұмыстар актісі №14-ті жіберді:
- Қызметтер құны ҚҚС-сыз — 1 000 000 ₸
- ҚҚС 16% — 160 000 ₸
- Барлығы — 1 160 000 ₸
Сіздің базаңызда осы кезең бойынша 1 200 000 ₸ сомасы өтеді — айырмашылық 40 000 ₸. Бастапқы құжатты тексеру үшін:
- Анықтамалықтар → Контрагенты → ТОО «Астана-Снаб» ашыңыз.
- Қосылған файлдар → Қосу →
Акт_14.pdfтаңдаңыз. - Атауы өрісіне жазыңыз:
Акт №14 03.09.2026 (1 160 000 тг, ҚҚС 16% = 160 000). - Пікір:
Біздің деректермен 40 000 тг айырмашылық, сұраныс жіберілді. - Жазу және жабу.
Есепке алу тұрғысынан не болды: бухгалтерлік жазбаларды бұл анықтамалық қалыптастырмайды. Файлды қосу — бұл бастапқы құжатты сақтау, ал шаруашылық операциясы емес. 1 160 000 ₸, ҚҚС 160 000 ₸ және есеп шоттары (1210, 3310, 6010, 3130) тек сіз бұл акт бойынша жүзеге асыру/түсу құжатын өткізгенде пайда болады. Мысалы, қызметтер түскенде жазбалар былай болады:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 7010 (немесе шығындар шоты) | 3310 | 1 000 000 | ҚҚС-сыз қызметтер құны |
| 1420 | 3310 | 160 000 | ҚҚС 16%, есептелген |
| 3310 | 1030 | 1 160 000 | Ағымдағы шоттан төлем |
Ал қосылған скан контрагентке соманы дәлелдеу ретінде байланыста қалады. Бұл оның рөлі: сандар сәйкес келгенде, сізде қолыңызда түпнұсқа болады, ал жіберілген хат болмайды.
5. Операция түрлері
Анықтамалықта құжаттар сияқты жеке «операция түрлері» жоқ. Файл бойынша әрекеттер:
- Қосу (дискден жүктеу / сүйреу) — жаңа жазба-файл жасау.
- Шаблон бойынша жасау / сканерден — егер сканер қосылған болса, скан тікелей файлға түседі.
- Редактирлеу — ашу, өзгерту, жаңа нұсқамен сақтау (тарих сақталады).
- Редактирлеуді аяқтау / Редактирлеуді тоқтату — файлдың «босатылуын» алу.
- ЭП-мен қол қою / Шифрлау — егер криптографиялық құралдар қолданылса.
- Сақтау ретінде — файлды қайтадан дискке экспорттау.
- Жоюға белгілеу — кейін «Белгіленген объектілерді жою» арқылы жою.
6. Жазу кезінде не қалыптасады
- Жазбалар (бухгалтерлік тіркеу) — қалыптаспайды. Анықтамалық бухгалтерлік есепте қатыспайды.
- Электрондық құжаттар (ЭСФ, СНТ) — қалыптаспайды. ЭСФ жүзеге асыру құжатынан ИС ЭСФ қызметі арқылы жазылады, ал мұнда емес. Бірақ ИС ЭСФ-дан экспортталған xml-файлды қосуға болады.
- Қызметтік тіркелімдер бойынша қозғалыстар: жазба файлдар мен нұсқаларды сақтау тіркелімдерінде деректер жасайды (файл мазмұны, нұсқалар тарихы, редактирлеу белгілері, сақтау томы). Сондықтан файлдың өзгерістер тарихы бар.
7. Баспа формалары
Элементтің анықтамасында өз баспа формасы жоқ — қосылған файлды оның «туынды» бағдарламасымен (PDF — PDF қарауышы, jpg — сурет қарауышы) басып шығарады. Қосылған файлдар тізімінен Ашу, Басып шығару (басып шығаруды қолдайтын форматтар үшін) және Дискке сақтау командалары қолжетімді. Қосылған файлдар реестрін стандартты Тағы → Тізімді шығару командасымен шығаруға болады — «Атауы / Автор / Күні / Өлшем» кестесін басып шығару немесе Excel-ге экспорттау үшін аласыз.
8. Жиі кездесетін қателер
- «Файл пайдаланушы … тарапынан бос емес» — файлды біреу редактирлеуге ашып, аяқтамаған. Түзету: осы пайдаланушыдан Редактирлеуді аяқтау батырмасын басуды сұраңыз, немесе администратор Редактирлеуді тоқтату арқылы блокировканы алып тастайды.
- «Файлдың өлшемі рұқсат етілгеннен асып кетті» — жүктелетін файлдардың максималды өлшемі бойынша шектеу іске қосылды. Файлды кішірейтіңіз (PDF/скан қысу) немесе администратордан файлдармен жұмыс істеу параметрлерінде лимитті ұлғайтуды сұраңыз.
- «Файлдарды сақтау томы көрсетілмеген» / файл дискке сақталмайды — томдарда сақтау қосылған, бірақ том орнатылмаған немесе жол қолжетімсіз. Түзету: Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері → Файлдарды сақтау томдары — жолды және желілік папкаға құқықтарды тексеріңіз.
- Файл дұрыс контрагентке қосылмаған — басқа ТОО карточкасын аштыңыз. Жазбаны жоюға белгілеңіз және файлды дұрыс карточкадан қайта қосыңыз.
- «Ақпараттық база тым тез өсіп жатыр» — скан базада жиналады. Файлдарды дискінің томдарында сақтау параметріне өтіңіз — база іс жүзінде үлкейіп кетпейді.
9. FAQ
Бұл анықтамалық бухгалтерлік жазбаларды немесе ЭСФ-ны қалыптастыра ма? Жоқ. Бұл файлдар қоймасы. Бухгалтерлік жазбалар мен ЭСФ жүзеге асыру/түсу құжаттары арқылы қалыптасады, ал қосылған файл арқылы емес.
Қосылған файлдар физикалық түрде қайда сақталады? Немесе ақпараттық базаның ішінде, немесе дискінің томдарында — файлдармен жұмыс параметрлеріне байланысты. Үлкен көлемдегі скан үшін томдар пайдаланылады, база үлкейіп кетпеуі үшін.
Бірден бірнеше файлды қалай қосуға болады? Оларды файл менеджерінде таңдаңыз да, тінтуірмен қосылған файлдар терезесіне сүйреңіз, немесе Қосу арқылы Ctrl пернесін басып бірнеше файлды таңдаңыз.
Сканды 1С-те тікелей редактирлеуге бола ма? Файл сыртқы бағдарламамен (PDF — қарауыш, doc — Word) ашылады. Өзгерткеннен кейін сақтап, «Редактирлеуді аяқтау» батырмасын басыңыз — жаңа н