Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал вам акт выполненных работ на 1 160 000 ₸ (в том числе НДС 16% — 160 000 ₸). У вас в базе сумма другая. Вы звоните, вам говорят: «Смотрите скан, всё правильно». А скан лежит в почте, в мессенджере, на чьём-то рабочем столе — и через месяц его никто не найдёт. Чтобы это не повторялось, скан прикрепляют прямо к карточке контрагента. Хранилищем таких файлов и служит справочник КонтрагентыПрисоединенныеФайлы. Вы работаете не с ним напрямую, а с кнопкой «Присоединённые файлы» в карточке контрагента — а записи в этом справочнике создаются автоматически.
1. Назначение
Справочник хранит любые внешние файлы (сканы, PDF, фото, xml ЭСФ, Excel-сверки), привязанные к конкретному контрагенту. Каждая запись — это один файл: его содержимое, имя, автор, дата, признак электронной подписи. Это подчинённый служебный справочник: владельцем записи всегда выступает элемент справочника Контрагенты.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — и это нормально, он служебный. Открывают его так:
- Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → откройте карточку нужного контрагента → на панели навигации (слева вверху карточки) команда Присоединённые файлы.
- Либо из любого документа, где выбран контрагент, — по гиперссылке в его карточке.
Чтобы открыть список напрямую в 1С: Главное меню → Сервис → Перейти по навигационной ссылке и вставьте:
e1cib/list/Справочник.КонтрагентыПрисоединенныеФайлы
Откроется общий список всех файлов по всем контрагентам — удобно для поиска и чистки.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ или «Сервис») → Справка → О программе. В открывшемся окне видны версия платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Эта методичка написана для релиза 3.0.74.2. Если у вас номер выше — расположение кнопок и набор реквизитов совпадают, отличия минимальны.
3. Как заполнить
Файл добавляют не через «создать элемент справочника», а через форму присоединённых файлов контрагента. Порядок:
- Откройте карточку контрагента → Присоединённые файлы.
- Нажмите Добавить (или Загрузить), выберите файл с диска. Можно перетащить файл мышью прямо в окно списка.
- Заполните/проверьте реквизиты и нажмите Записать.
Ключевые поля:
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Имя, под которым файл виден в списке. По умолчанию подставляется имя файла без расширения. Назовёте невнятно («скан1») — через полгода не найдёте нужный акт среди двадцати. Пишите по смыслу: «Акт №14 от 03.09.2026». |
| Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНО, заполняется автоматически) | Это тот контрагент, из карточки которого вы открыли форму. Меняется только через служебные механизмы. Если случайно присоединить файл не к тому контрагенту — он «потеряется» в чужой карточке. |
| Файл (данные) (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Само содержимое. Хранится либо в информационной базе, либо в томе на диске (если настроено хранение файлов в томах). Пустую запись без данных создавать нельзя. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, xml). Подставляется из загружаемого файла. По нему 1С понимает, чем открывать. |
| Автор | Пользователь, который присоединил файл. Заполняется автоматически. Нужен, чтобы понимать, кто загрузил документ. |
| Дата создания / Дата изменения | Служебные даты. Ставятся автоматически, руками не трогают. |
| Размер | Размер в байтах. Полезно контролировать: не грузите в базу файлы по 50–100 МБ, это раздувает информационную базу. |
| Комментарий | Свободное поле. Сюда пишут расхождения: «сумма в акте 1 160 000 ₸, у нас 1 200 000 ₸ — ждём корректировку». |
| Подписан ЭП / Зашифрован | Признаки электронной подписи и шифрования. Ставятся, только если вы подписываете файл через встроенный механизм ЭП. |
После записи файл можно редактировать (открыть → изменить → сохранить обратно с созданием новой версии), просмотреть, сохранить на диск, пометить на удаление.
4. Разобранный пример
Контрагент ТОО «Астана-Снаб» прислал акт выполненных работ №14 от 03.09.2026:
- Стоимость услуг без НДС — 1 000 000 ₸
- НДС 16% — 160 000 ₸
- Итого — 1 160 000 ₸
У вас в базе по этому периоду проходит сумма 1 200 000 ₸ — расхождение 40 000 ₸. Чтобы зафиксировать первичку под разбирательство:
- Откройте Справочники → Контрагенты → ТОО «Астана-Снаб».
- Присоединённые файлы → Добавить → выберите
Акт_14.pdf. - В поле Наименование впишите:
Акт №14 от 03.09.2026 (1 160 000 тг, НДС 16% = 160 000). - В Комментарий:
Расхождение 40 000 тг с нашими данными, направлен запрос. - Записать и закрыть.
Что произошло с точки зрения учёта: бухгалтерских проводок этот справочник не формирует. Присоединение файла — это хранение первички, а не хозяйственная операция. Сумма 1 160 000 ₸, НДС 160 000 ₸ и счета учёта (1210, 3310, 6010, 3130) появятся только тогда, когда вы проведёте документ реализации/поступления по этому акту. Тогда, например, при поступлении услуг проводки будут такими:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7010 (или счёт затрат) | 3310 | 1 000 000 | Стоимость услуг без НДС |
| 1420 | 3310 | 160 000 | НДС 16%, зачётный |
| 3310 | 1030 | 1 160 000 | Оплата с текущего счёта |
А присоединённый скан остаётся привязанным к контрагенту как доказательство суммы. Это и есть его роль: когда сойдутся цифры, у вас под рукой оригинал, а не пересланное письмо.
5. Виды операции
Отдельных «видов операции», как у документов, у справочника нет. Действия над файлом:
- Добавить (загрузить с диска / перетаскиванием) — создать новую запись-файл.
- Создать по шаблону / со сканера — если подключён сканер, скан идёт сразу в файл.
- Редактировать — открыть, изменить, сохранить с новой версией (история сохраняется).
- Закончить редактирование / Отменить редактирование — снять «занятость» файла.
- Подписать ЭП / Зашифровать — если используются криптосредства.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Пометить на удаление — с последующим удалением через «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при записи
- Проводки (регистр бухгалтерии) — не формируются. Справочник не участвует в бухгалтерском учёте.
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ) — не формируются. ЭСФ выписывается из документа реализации через сервис ИС ЭСФ, а не отсюда. Но выгруженный из ИС ЭСФ xml-файл счёта-фактуры можно присоединить сюда как копию.
- Движения по служебным регистрам: запись создаёт данные в регистрах хранения файлов и версий (содержимое файла, история версий, признаки редактирования, том хранения). Именно поэтому у файла есть история изменений.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у элемента справочника нет — печатают сам присоединённый файл его «родной» программой (PDF — просмотрщиком PDF, jpg — просмотрщиком изображений). Из списка присоединённых файлов доступны команды Открыть, Печать (для форматов, поддерживающих печать) и Сохранить на диск. Реестр присоединённых файлов можно вывести стандартной командой Ещё → Вывести список — получите таблицу «Наименование / Автор / Дата / Размер» для печати или выгрузки в Excel.
8. Частые ошибки
- «Файл занят пользователем …» — файл кто-то открыл на редактирование и не завершил. Исправление: попросите этого пользователя нажать Закончить редактирование, либо администратор снимает блокировку через Отменить редактирование.
- «Размер файла превышает допустимый» — сработало ограничение на максимальный размер загружаемых файлов. Уменьшите файл (сожмите PDF/скан) или попросите администратора увеличить лимит в настройках работы с файлами.
- «Не указан том хранения файлов» / файл не сохраняется на диск — включено хранение в томах, но том не настроен либо недоступен путь. Исправление: Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения файлов — проверьте путь и права на сетевую папку.
- Файл присоединён не к тому контрагенту — открыли карточку не того ТОО. Пометьте запись на удаление и присоедините файл заново из правильной карточки.
- «Информационная база растёт слишком быстро» — сканы копятся внутри базы. Перейдите на хранение файлов в томах на диске — база перестанет пухнуть.
9. FAQ
Формирует ли этот справочник проводки или ЭСФ? Нет. Это хранилище файлов. Бухгалтерские проводки и ЭСФ формируют документы реализации/поступления, а не присоединённый файл.
Где физически хранятся присоединённые файлы? Либо внутри информационной базы, либо в томах на диске — зависит от настроек в разделе «Настройки работы с файлами». Для больших объёмов сканов используют тома, чтобы не раздувать базу.
Как присоединить сразу несколько файлов? Выделите их в проводнике и перетащите мышью в окно присоединённых файлов, либо через Добавить выберите несколько файлов с зажатым Ctrl.
Можно ли отредактировать скан прямо в 1С? Файл открывается во внешней программе (PDF — просмотрщик, doc — Word). После правки сохраните и нажмите «Закончить редактирование» — создастся новая версия, прежняя сохранится в истории.
Как посмотреть, кто и когда загрузил файл? В карточке файла есть реквизиты «Автор», «Дата создания», «Дата изменения». История версий доступна по команде «Версии».
Удалил файл — можно ли восстановить? Пока стоит только пометка на удаление — можно снять пометку. После выполнения «Удаление помеченных объектов» файл удаляется безвозвратно, если нет резервной копии базы.
Виден ли файл всем пользователям? Да, если у пользователя есть права на карточку контрагента. Ограничить доступ можно ролями и настройками прав, персональной защиты у отдельного файла нет.
Можно ли хранить здесь xml выписанной ЭСФ? Да. Выгрузите xml из ИС ЭСФ и присоедините к контрагенту как копию — удобно при сверках и налоговых запросах.
Чем отличается от «Присоединённых файлов» документа? Ничем по механике — отличается только владелец. Здесь владелец всегда контрагент, поэтому файл виден в его карточке независимо от конкретной сделки.
Тормозит открытие карточки контрагента с файлами — почему? Обычно из-за тяжёлых файлов, хранящихся внутри базы. Перенос хранения в тома на диске ускоряет работу.
10. Смежные документы
- На основании чего появляется: карточка справочника Контрагенты (владелец файла). Файл — это скан первички: договора, счёта, акта, накладной, ЭСФ, СНТ, писем.
- Что делают на основании присоединённого файла: сам по себе он «на основании» ничего не порождает, но служит подтверждающим документом при вводе Поступления/Реализации товаров и услуг, Счёта на оплату, Акта сверки взаиморасчётов, при выписке ЭСФ через ИС ЭСФ и при разборе расхождений в Акте сверки.
Как узнать свой релиз
Главное меню → Справка → О программе. Строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0» покажет ваш релиз (здесь — 3.0.74.2) и версию платформы. Если номер отличается — интерфейс и реквизиты присоединённых файлов практически те же.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.