Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Сотрудник вернулся из Астаны, принёс билеты, посадочные талоны, счёт гостиницы и приказ о командировке с подписью директора. Вы завели документ «Командировка», но через месяц налоговая запросила подтверждающие документы, а бумажные оригиналы уже подшиты в архив на другом этаже. Знакомо? Чтобы такого не было, скан-копии подшивают прямо к документу в 1С — и живут они как раз в справочнике «КомандировкиОрганизацийПрисоединённые файлы». Открыли командировку — рядом лежат все её файлы. Разберём, как это работает.
1. Назначение
Это служебный справочник-хранилище. В нём лежат файлы (сканы, PDF, фото, DOCX/XLSX), которые вы прикрепили к конкретному документу «Командировка организации». Каждый элемент справочника — это один файл, привязанный к своей командировке. Сам по себе справочник ничего не считает и проводок не делает — он хранит вложения и историю их версий.
2. Где найти
Напрямую этот справочник в меню не открывают — к нему нет отдельного пункта, и это нормально: файлы всегда открывают «из документа».
- Раздел «Зарплата» (или «Кадры») → журнал «Командировки» → откройте нужную командировку → на форме документа нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки, обычно в верхней командной панели или в меню «Ещё»).
- Откроется список файлов именно этой командировки. Кнопки: «Добавить» → «Файл с диска» / «Создать по шаблону» / «Сканировать».
Если очень нужно посмотреть весь справочник целиком (например, для чистки), откройте его навигационной ссылкой: «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.КомандировкиОрганизацийПрисоединенныеФайлы
Список откроется полностью, но работать с файлами всё равно удобнее из самой командировки — там виден контекст.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или иконка «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строку вида «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Именно это число сверяйте с шапкой инструкции: интерфейс присоединённых файлов между релизами почти не меняется, но расположение кнопок иногда переезжает.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вручную вы почти никогда не создаёте — файл рождается в момент, когда вы прикрепляете его к командировке. Но у карточки есть поля, и понимать их полезно.
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если ошибётесь |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла в списке, по нему ищут. По умолчанию берётся имя исходного файла | Назовёте «Скан1», «Скан2» — через полгода не найдёте нужный приказ. Пишите по делу: «Приказ о командировке №14», «Билет Астана» |
| Владелец (заполняется автоматически) | Ссылка на документ-командировку, к которому привязан файл. Именно это поле делает файл «командировочным» | Вручную не трогают. Если открыть файл через общий список и он «без владельца» — он повиснет ничей, из документа его не видно |
| Расширение | pdf, jpg, png, docx — определяет, чем файл откроется | Берётся из исходного файла автоматически. Меняете вручную — рискуете тем, что файл не откроется |
| Автор | Кто прикрепил файл. Ставится текущий пользователь | Помогает понять, кто загрузил не тот скан |
| Дата создания / изменения | Когда файл добавлен и когда правился | Заполняются сами, вручную не нужны |
| Размер | Объём файла | Информационное. Огромные фото (10–20 МБ) раздувают базу — сжимайте сканы |
| Комментарий | Свободная заметка: «оригинал в папке №3», «дубликат» | Необязательное, но экономит нервы при проверке |
| Хранилище (том / в базе) | Где физически лежит файл — внутри базы или в томе на диске | Настраивается администратором один раз. От этого зависит размер самой базы |
Порядок действий на практике:
- Откройте командировку → «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска», выберите скан.
- Проверьте и при необходимости поправьте Наименование.
- Файл сразу сохранится и привяжется к документу. Всё.
Чтобы отредактировать документ Word/Excel прямо из базы: выделите файл → «Редактировать» (файл «займётся» вами) → внесите правки → «Закончить редактирование». Программа сохранит новую версию, а старую оставит в истории — можно откатиться.
4. Разобранный пример
Бухгалтер Айгуль прикрепляет документы к командировке менеджера Сергеева в Алматы.
- Приказ о командировке —
Prikaz_14.pdf, 320 КБ. - Электронный билет Астана–Алматы–Астана —
Bilet.pdf, 210 КБ. - Счёт гостиницы на 112 000 ₸ с НДС —
Schet_gostinitsa.pdf, 180 КБ.
Айгуль открывает документ «Командировка Сергеева от 05.09.2026», жмёт «Присоединённые файлы», добавляет три файла с диска и переименовывает их понятно. В справочнике появляются три элемента, у всех троих в поле Владелец стоит эта командировка.
Важно про проводки. Сам справочник присоединённых файлов никаких бухгалтерских проводок не формирует — он только хранит сканы. Проводки делает связка «Командировка + Авансовый отчёт», куда вы внесёте суммы из этих же документов. Для наглядности покажем, как отразится счёт гостиницы 112 000 ₸ при проведении авансового отчёта (НДС РК 16%):
- Стоимость услуг без НДС: 112 000 ÷ 1,16 = 96 551,72 ₸.
- НДС: 15 448,28 ₸.
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7210 (админрасходы) | 1250/3390 | 96 551,72 | Проживание в командировке |
| 1420 (НДС к зачёту) | 1250/3390 | 15 448,28 | НДС по счёту гостиницы (при наличии ЭСФ) |
Скан-копия счёта в присоединённых файлах — это ваше документальное подтверждение вычета по КПН и зачёта НДС. Проводки живут в авансовом отчёте, а доказательство — в прикреплённом PDF.
5. Виды операции
Отдельных «видов операции», как у денежных документов, у справочника присоединённых файлов нет. Есть набор действий над файлом:
- Добавить файл с диска — загрузить готовый файл.
- Создать по шаблону — сформировать новый документ Word/Excel из типового шаблона.
- Сканировать — загрузить сразу со сканера (нужен настроенный сканер и компонент сканирования).
- Просмотреть / Открыть — открыть без изменений.
- Редактировать → Закончить редактирование — правка с сохранением новой версии.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Хранение версий — просмотр и откат к прежней версии.
- Пометить на удаление — убрать ненужный файл (удалится окончательно через «Удаление помеченных объектов»).
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится и проводок не создаёт. При добавлении файла происходит следующее:
- Создаётся элемент справочника «КомандировкиОрганизацийПрисоединённые файлы» с заполненным Владельцем.
- Двоичные данные файла записываются в хранилище — либо внутрь информационной базы, либо в том на диске (по настройке «Работа с файлами»).
- Пишется первая версия файла в регистр хранения версий (если версионирование включено).
- ЭСФ, СНТ и прочие электронные документы этот справочник не выписывает — электронные счета-фактуры формируются из документов реализации/поступления, а не из вложений командировки.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у карточки присоединённого файла нет. «Печать» здесь — это открыть сам файл и распечатать его штатной программой (PDF-ридером, Word). Печатные формы, которые вам реально нужны рядом, относятся к самому документу «Командировка»: «Приказ о направлении в командировку» (Т-9 / Т-9а) и «Командировочное удостоверение». Их удобно один раз сформировать, сохранить в PDF и тут же прикрепить в присоединённые файлы — так печатная форма и её подписанный скан лежат в одном месте.
8. Частые ошибки
«Файл занят пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами на другом сеансе) открыл файл на редактирование и не завершил. Найдите файл, нажмите «Закончить редактирование» или «Отменить редактирование». Если человек недоступен — администратор снимает блокировку через «Освободить занятый файл».
«Превышен максимальный размер файла» Администратор ограничил объём вложения. Сожмите скан (300 dpi ч/б для документов достаточно) или попросите увеличить лимит в настройках работы с файлами.
«Том хранения файлов недоступен» / файл не открывается Файлы хранятся в томе на сетевом диске, а путь недоступен (нет прав, диск отключён). Проверьте доступ к каталогу тома; это решается на стороне администратора, данные не потеряны — недоступна лишь папка.
Файл прикрепили, а в командировке его не видно Скорее всего, файл добавили через общий список навигационной ссылкой без владельца, либо привязали к другому документу. Откройте файл, проверьте поле Владелец — оно должно ссылаться на нужную командировку.
«Не удалось распознать сканер» при нажатии «Сканировать» Не установлен компонент сканирования или не выбрано устройство. Настройте сканер в параметрах или просто сохраните скан на диск и добавьте через «Файл с диска».
9. FAQ
Как прикрепить скан приказа к командировке? Откройте документ «Командировка» → кнопка «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска» → выберите PDF или фото. Файл сразу привяжется к этой командировке.
Где физически хранятся эти файлы? Либо внутри информационной базы, либо в отдельном томе на диске — зависит от настройки «Работа с файлами». При большом объёме сканов админ обычно выносит файлы в том, чтобы не раздувать базу.
Можно ли прикрепить несколько файлов сразу? Да. Выделите в проводнике сразу несколько файлов при добавлении — все загрузятся и привяжутся к одной командировке.
Как заменить файл, но сохранить старую версию? Выделите файл → «Редактировать», внесите правки, затем «Закончить редактирование». Прежняя версия останется в истории версий, к ней можно вернуться.
Влияет ли прикреплённый файл на проводки и налоги? Нет. Справочник только хранит сканы. Проводки, НДС (16%), вычеты по КПН формируют «Командировка» и «Авансовый отчёт». Файл — это документальное подтверждение расходов при проверке.
Как удалить лишний файл? Выделите его → «Пометить на удаление». Окончательно он исчезнет после запуска «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
Файл открывается «только для чтения», не даёт править — почему? Вы открыли его через «Просмотреть». Чтобы менять содержимое, используйте «Редактировать», а по завершении — «Закончить редактирование», иначе файл останется заблокированным за вами.
Можно ли открыть файл прямо в 1С без выгрузки на диск? Да, двойным щелчком по строке файла — он откроется во внешней программе по расширению (PDF-ридер, Word). Отдельно выгружать не нужно.
Занимают ли сканы место в базе и как это уменьшить? Если файлы хранятся в базе — да, занимают. Попросите администратора перенести хранилище в том на диске и сжимайте сканы перед загрузкой.
Останется ли файл, если удалить саму командировку? Присоединённые файлы подчинены документу. При удалении командировки её вложения теряют владельца и подлежат удалению вместе с ней через обработку удаления помеченных объектов.
10. Смежные документы
- Основной владелец — документ «Командировка организации» (раздел «Зарплата»/«Кадры»). Файлы всегда создаются «из него».
- Авансовый отчёт — сюда переносят суммы командировочных расходов (проживание, билеты, суточные); проводки и НДС 16% формируются здесь, а сканы-подтверждения лежат в присоединённых файлах командировки.
- Приказ о направлении в командировку (Т-9) и командировочное удостоверение — печатные формы командировки, которые логично сохранить в PDF и тут же прикрепить.
- Прочие «Присоединённые файлы» — аналогичные служебные справочники есть почти у всех документов и справочников конфигурации (у контрагентов, договоров, поступлений); механизм везде одинаковый.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. Ставки и показатели — по нормам РК на 2026 год: НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.