已在“哈萨克斯坦会计”3.0.74.2 版（3.0 版本）上验证。
员工从阿斯塔纳出差回来，带回了机票、登机牌、酒店发票和有经理签字的出差命令。您录入了“出差”单据，但一个月后税务机关要求提供证明文件，而纸质原件已经归档到另一层楼的档案室里。是不是很熟悉？为了避免这种情况，扫描件会直接附加到 1С 中的单据上——它们就存放在“机构出差附加文件”参考手册中。打开出差单据——它的所有文件就在旁边。我们来看看这是怎么运作的。
1. 用途
这是一个服务性的存储参考手册。其中存放的是您附加到具体“机构出差”单据上的文件（扫描件、PDF、照片、DOCX/XLSX）。参考手册的每个元素——就是一个绑定到相应出差单据上的文件。参考手册本身不进行任何计算，也不生成分录——它只是保存附件及其版本历史。
2. 在哪里查找
菜单中不会直接打开这个参考手册——它没有单独的菜单项，这很正常：文件总是“从单据中”打开的。
- “工资”（或“人事”）版块 → “出差”日志 → 打开所需的出差单据 → 在单据表单上点击“附加文件”（回形针图标，通常在顶部命令面板或“更多”菜单中）。
- 将打开该出差单据专属的文件列表。按钮：“添加” → “来自磁盘的文件” / “按模板创建” / “扫描”。
如果非常需要查看整个参考手册（例如为了清理），可以通过导航链接打开它：“工具” → “按导航链接跳转”并粘贴：
e1cib/list/Справочник.КомандировкиОрганизацийПрисоединенныеФайлы
列表会完整打开，但操作文件时还是从出差单据本身进行更方便——那里能看到上下文。
2а. 如何查看自己的版本号
“帮助” → “关于程序”（或右上角的“i”图标）。在打开的窗口中，您会看到平台版本（例如 8.3.24）和配置版本号——形如“哈萨克斯坦会计，3.0 版本（3.0.74.2）”的字符串。请将此数字与说明书标题核对：附加文件的界面在各版本之间几乎不变，但按钮位置有时会移动。
3. 如何填写
您几乎从不手动创建单独的“文件卡片”——文件是在您将其附加到出差单据时生成的。但卡片有一些字段，了解它们是有益的。
| 字段 | 用途 | 填错会怎样 |
|---|---|---|
| 名称（必填） | 列表中的文件名，用于查找。默认取源文件的名称 | 命名为“扫描1”“扫描2”——半年后就找不到所需的命令了。写得有意义些：“出差命令第14号”“阿斯塔纳机票” |
| 所有者（自动填写） | 指向文件所绑定的出差单据的链接。正是这个字段使文件成为“出差文件” | 不要手动改动。如果通过通用列表打开文件而它“无所有者”——它会成为孤立的文件，从单据中看不到它 |
| 扩展名 | pdf、jpg、png、docx——决定用什么打开文件 | 自动取自源文件。手动更改——则有文件无法打开的风险 |
| 作者 | 谁附加了文件。填入当前用户 | 有助于弄清是谁上传了错误的扫描件 |
| 创建/修改日期 | 文件何时添加、何时被修改 | 自动填写，无需手动 |
| 大小 | 文件体积 | 仅供参考。巨大的照片（10–20 МБ）会使数据库膨胀——请压缩扫描件 |
| 备注 | 自由记录：“原件在第3号文件夹”“副本” | 非必填，但在检查时能省心 |
| 存储（卷 / 在数据库中） | 文件物理存放位置——在数据库内部还是在磁盘上的卷中 | 由管理员一次性设置。数据库本身的大小取决于此 |
实际操作步骤：
- 打开出差单据 → “附加文件”。
- “添加” → “来自磁盘的文件”，选择扫描件。
- 检查并在必要时修正名称。
- 文件会立即保存并绑定到单据。完成。
要直接从数据库中编辑 Word/Excel 文档：选中文件 → “编辑”（文件将被您“占用”）→ 进行修改 → “结束编辑”。程序会保存新版本，并将旧版本保留在历史中——可以回退。
4. 实例解析
会计艾古丽将文件附加到经理谢尔盖耶夫去阿拉木图的出差单据上。
- 出差命令——
Prikaz_14.pdf，320 КБ。 - 阿斯塔纳–阿拉木图–阿斯塔纳的电子机票——
Bilet.pdf，210 КБ。 - 含增值税的酒店发票，金额 112 000 ₸——
Schet_gostinitsa.pdf，180 КБ。
艾古丽打开“谢尔盖耶夫 2026年9月5日出差”单据，点击“附加文件”，从磁盘添加三个文件并将它们重命名得清晰易懂。参考手册中出现了三个元素，三者的所有者字段都是这份出差单据。
关于分录的重要说明。附加文件参考手册本身不生成任何会计分录——它只保存扫描件。分录由“出差 + 预支报告”的组合生成，您会在其中录入这些单据的金额。为直观起见，我们展示在过账预支报告时酒店发票 112 000 ₸ 如何反映（哈萨克斯坦增值税 16%）：
- 不含增值税的服务费用：112 000 ÷ 1,16 = 96 551,72 ₸。
- 增值税：15 448,28 ₸。
| 借 | 贷 | 金额，₸ | 内容 |
|---|---|---|---|
| 7210（管理费用） | 1250/3390 | 96 551,72 | 出差住宿 |
| 1420（可抵扣增值税） | 1250/3390 | 15 448,28 | 酒店发票的增值税（在有 ЭСФ 的情况下） |
附加文件中的发票扫描件——就是您在 КПН（企业所得税）扣除和增值税抵扣方面的书面证明。分录存在于预支报告中，而证据——则在附加的 PDF 中。
5. 操作类型
附加文件参考手册没有像资金单据那样单独的“操作类型”。有的是一组针对文件的操作：
- 从磁盘添加文件——上传现成的文件。
- 按模板创建——从标准模板生成新的 Word/Excel 文档。
- 扫描——直接从扫描仪加载（需要配置好的扫描仪和扫描组件）。
- 查看 / 打开——不做修改地打开。
- 编辑 → 结束编辑——修改并保存为新版本。
- 另存为——将文件导回磁盘。
- 版本存储——查看并回退到之前的版本。
- 标记删除——移除不需要的文件（通过“删除已标记对象”最终删除）。
6. 过账时生成什么
参考手册不进行过账，也不创建分录。添加文件时会发生以下情况：
- 创建一个“机构出差附加文件”参考手册元素，并填好所有者。
- 文件的二进制数据被写入存储——要么写入信息库内部，要么写入磁盘上的卷（根据“文件操作”设置）。
- 文件的第一个版本被写入版本存储寄存器（如果启用了版本控制）。
- 此参考手册不开具 ЭСФ、СНТ 及其他电子文档——电子发票由销售/入库单据生成，而非由出差附件生成。
7. 打印表单
附加文件卡片没有自己的打印表单。这里的“打印”——就是打开文件本身并用常规程序（PDF 阅读器、Word）打印它。您真正需要放在旁边的打印表单，属于“出差”单据本身：“派遣出差命令”（Т-9 / Т-9а）和“出差证明”。方便的做法是一次性生成它们，保存为 PDF，然后立即附加到附加文件中——这样打印表单及其签字扫描件就放在一处了。
8. 常见错误
“文件被用户……占用” 有人（可能是您自己在另一个会话中）打开文件进行编辑而未结束。找到该文件，点击“结束编辑”或“取消编辑”。如果本人不在——管理员通过“释放被占用的文件”解除锁定。
“超出文件最大大小” 管理员限制了附件的体积。请压缩扫描件（文档用 300 dpi 黑白足够）或请求在文件操作设置中提高限额。
“文件存储卷不可用” / 文件无法打开 文件存储在网络磁盘上的卷中，而路径不可用（无权限、磁盘断开）。请检查对卷目录的访问权限；这在管理员端解决，数据没有丢失——只是文件夹不可用而已。
文件已附加，但在出差单据中看不到 很可能是文件通过导航链接经通用列表添加时没有所有者，或绑定到了别的单据。打开文件，检查所有者字段——它应该指向所需的出差单据。
点击“扫描”时“无法识别扫描仪” 未安装扫描组件或未选择设备。请在参数中配置扫描仪，或者直接把扫描件保存到磁盘并通过“来自磁盘的文件”添加。
9. 常见问题
如何将命令的扫描件附加到出差单据？ 打开“出差”单据 → “附加文件”按钮 → “添加” → “来自磁盘的文件” → 选择 PDF 或照片。文件会立即绑定到该出差单据。
这些文件物理上存储在哪里？ 要么在信息库内部，要么在磁盘上单独的卷中——取决于“文件操作”设置。扫描件量大时，管理员通常会把文件转移到卷中，以免数据库膨胀。
可以一次附加多个文件吗？ 可以。添加时在资源管理器中一次选中多个文件——它们都会被上传并绑定到同一份出差单据。
如何替换文件但保留旧版本？ 选中文件 → “编辑”，进行修改，然后“结束编辑”。之前的版本会保留在版本历史中，可以回退。
附加的文件会影响分录和税务吗？ 不会。参考手册只保存扫描件。分录、增值税（16%）、КПН 扣除由“出差”和“预支报告”生成。文件——是检查时费用的书面证明。
如何删除多余的文件？ 选中它 → “标记删除”。运行“管理” → “删除已标记对象”后它才会彻底消失。
文件以“只读”方式打开，不允许编辑——为什么？ 您是通过“查看”打开的。要更改内容，请使用“编辑”，完成后使用“结束编辑”，否则文件会一直被您锁定。
可以直接在 1С 中打开文件而不导出到磁盘吗？ 可以，双击文件行——它会根据扩展名在外部程序中打开（PDF 阅读器、Word）。无需单独导出。
扫描件会占用数据库空间吗，如何减少？ 如果文件存储在数据库中——会占用。请请求管理员将存储转移到磁盘上的卷中，并在上传前压缩扫描件。
如果删除出差单据本身，文件还会保留吗？ 附加文件从属于单据。删除出差单据时，其附件会失去所有者，并会通过删除已标记对象的处理与单据一起被删除。
10. 相关单据
- 主要所有者——“机构出差”单据（“工资”/“人事”版块）。文件总是“从它”创建的。
- 预支报告——这里录入出差费用金额（住宿、机票、日津贴）；分录和 16% 的增值税在此生成，而证明扫描件存放在出差单据的附加文件中。
- 派遣出差命令（Т-9）和出差证明——出差单据的打印表单，合理的做法是保存为 PDF 并立即附加。
- 其他“附加文件”——几乎所有配置的单据和参考手册（交易对方、合同、入库单）都有类似的服务性参考手册；机制处处相同。
如何查看自己的版本号： “帮助” → “关于程序”——那里标明了“1С:企业”平台版本和配置版本号。
本材料为“哈萨克斯坦会计”3.0 版本、3.0.74.2 版编写。税率和指标——按 2026 年哈萨克斯坦的规定：增值税 16%，МРП 4 325 ₸，МЗП 85 000 ₸。