3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Қызметкер Астанадан оралып, билеттер, отырғызу талоны, қонақ үй шоты және директордың қолы қойылған командировка бұйрығын әкелді. Сіз «Командировка» құжатын енгіздіңіз, бірақ бір айдан кейін салық органы растайтын құжаттарды сұрады, ал қағаз түпнұсқалары басқа қабаттағы архивке тіркеліп қойылды. Таныс па? Мұндай жағдайдың болмауы үшін скан-көшірмелерді 1С-те тікелей құжатқа тіркейді — олар «КомандировкаларҰйымдардыңҚосымша файлдары» анықтамалығында сақталады. Командировканы ашқанда, оның барлық файлдары қасында болады. Бұл қалай жұмыс істейтінін қарастырайық.
1. Тағайындалуы
Бұл қызметтік анықтамалық-сақтау. Онда сіз нақты «Ұйымның командировкасы» құжатына тіркеген файлдар (скан, PDF, фото, DOCX/XLSX) сақталады. Әр анықтамалық элементі — бұл өз командировкасына байланған бір файл. Анықтамалық өзі ештеңе есептемейді және бухгалтерлік жазбалар жасамайды — ол тек тіркемелер мен олардың нұсқаларының тарихын сақтайды.
2. Қайдан табуға болады
Тікелей бұл анықтамалық мәзірде ашылмайды — оған жеке тармақ жоқ, бұл қалыпты жағдай: файлдарды әрқашан «құжаттан» ашады.
- «Жалақы» (немесе «Кадрлар») → журнал «Командировкалар» → қажетті командировканы ашыңыз → құжат формасында «Қосымша файлдар» батырмасын басыңыз (қағаз түйреуіш белгішесі, әдетте жоғарғы командалық панельде немесе «Тағы» мәзірінде).
- Бұл командировканың файлдар тізімі ашылады. Батырмалар: «Қосу» → «Дискіден файл» / «Шаблон бойынша жасау» / «Сканерлеу».
Егер анықтамалықты толық көру қажет болса (мысалы, тазалау үшін), навигациялық сілтеме арқылы ашыңыз: «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» және енгізіңіз:
e1cib/list/Анықтамалық.КомандировкаларҰйымдардыңҚосымшаФайлдары
Тізім толық ашылады, бірақ файлдармен жұмыс істеу командировкадан ыңғайлырақ — онда контекст көрінеді.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Анықтама» → «Бағдарлама туралы» (немесе оң жақ жоғарғы бұрыштағы «i» белгішесі). Ашылған терезеде сіз платформа нұсқасын (мысалы, 8.3.24) және конфигурация релизін — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» түріндегі жолды көресіз. Дәл осы санды нұсқаулықтың басымен салыстырыңыз: қосымша файлдардың интерфейсі релиздер арасында дерлік өзгермейді, бірақ батырмалардың орналасуы кейде ауысып кетеді.
3. Қалай толтыру керек
| Өріс | Неге қажет | Қате болса не болады |
|---|---|---|
| Атауы (міндетті) | Файлдың тізімдегі атауы, соның бойынша іздейді. Әдепкі бойынша, бастапқы файлдың атауы алынады | «Скан1», «Скан2» деп атаған жағдайда — алты айдан кейін қажетті бұйрықты таба алмайсыз. Іс бойынша жазыңыз: «Командировка бұйрығы №14», «Билет Астана» |
| Иесі (автоматты түрде толтырылады) | Файлға байланған командировка құжатына сілтеме. Дәл осы өріс файлды «командировкалық» етеді | Қолмен араласпаңыз. Егер файлды жалпы тізім арқылы ашсаңыз және ол «иесіз» болса — ол ешкімнің меншігінде болмайды, құжаттан көрінбейді |
| Кеңейту | pdf, jpg, png, docx — файлдың қалай ашылатынын анықтайды | Автоматты түрде бастапқы файлдан алынады. Қолмен өзгертсеңіз — файл ашылмауы мүмкін |
| Автор | Файлды кім тіркеді. Ағымдағы пайдаланушы орнатылады | Кімнің дұрыс емес скан жүктегенін түсінуге көмектеседі |
| Жасалған / өзгертілген күні | Файл қашан қосылды және қашан өзгертілді | Өздігінен толтырылады, қолмен қажет емес |
| Көлемі | Файлдың көлемі | Ақпараттық. Үлкен фото (10–20 МБ) базаны іс жүзінде ұлғайтады — сканерлерді қысқартуға тырысыңыз |
| Пікір | Бос жазба: «түпнұсқа №3 папкада», «дубликат» | Міндетті емес, бірақ тексеру кезінде жүйкеңізді үнемдейді |
| Сақтау орны (том / базада) | Файл физикалық тұрғыдан қайда орналасқан — ақпараттық базаның ішінде немесе дисктегі томда | Бір рет әкімшімен орнатылады. Бұл базаның көлеміне әсер етеді |
Практикадағы әрекеттер тәртібі:
- Командировканы ашыңыз → «Қосымша файлдар».
- «Қосу» → «Дискіден файл», сканерді таңдаңыз.
- Атауды тексеріңіз және қажет болса түзетіңіз.
- Файл бірден сақталады және құжатқа байланады. Бітті.
Word/Excel құжатын базадан редактирлеу үшін: файлды таңдаңыз → «Редактирлеу» (файл «сізбен» айналысады) → түзетулер енгізіңіз → «Редактирлеуді аяқтау». Бағдарлама жаңа нұсқаны сақтайды, ал ескі нұсқаны тарихта қалдырады — оралуға болады.
4. Талдау мысалы
Бухгалтер Айгүл менеджер Сергееваға Алматыдағы командировкаға құжаттарды тіркейді.
- Командировка бұйрығы —
Prikaz_14.pdf, 320 КБ. - Электронды билет Астана–Алматы–Астана —
Bilet.pdf, 210 КБ. - НДС-пен 112 000 ₸ қонақ үй шоты —
Schet_gostinitsa.pdf, 180 КБ.
Айгүл «05.09.2026 жылғы Сергеева командировкасы» құжатын ашады, «Қосымша файлдар» батырмасын басады, дисктен үш файлды қосады және оларды түсінікті етіп қайта атайды. Анықтамалықта үш элемент пайда болады, олардың барлығында Иесі өрісінде осы командировка көрсетілген.
Жазбалар туралы маңызды. Қосымша файлдар анықтамалығы ешқандай бухгалтерлік жазбаларды жасамайды — ол тек скан-көшірмелерді сақтайды. Жазбаларды «Командировка + Аванстық есеп» байланысы жасайды, онда сіз осы құжаттардан сомаларды енгізесіз. Көрнекілік үшін қонақ үй шоты 112 000 ₸ аванстық есепті өткізгенде қалай көрсетілетінін көрсетейік (НДС РК 16%):
- Қызметтер құны НДС-сыз: 112 000 ÷ 1,16 = 96 551,72 ₸.
- НДС: 15 448,28 ₸.
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 7210 (әкімшілік шығындар) | 1250/3390 | 96 551,72 | Командировкадағы тұру |
| 1420 (НДС-ты есепке алу) | 1250/3390 | 15 448,28 | Қонақ үй шотындағы НДС (ЭСФ болған жағдайда) |
Шоттың скан-көшірмесі қосымша файлдарда — бұл Салық кодексі бойынша салықты шегерудің және НДС-ты есепке алудың құжаттық растамасы. Жазбалар аванстық есепте, ал дәлелдеме — тіркелген PDF файлында.
5. Операция түрлері
Қосымша файлдар анықтамалығында ақша құжаттарындағыдай «операция түрлері» жоқ. Файлмен жұмыс істеу әрекеттерінің жиынтығы бар:
- Дискіден файл қосу — дайын файлды жүктеу.
- Шаблон бойынша жасау — стандартты шаблоннан жаңа Word/Excel құжатын жасау.
- Сканерлеу — бірден сканерден жүктеу (настройкасы бар сканер және сканерлеу компоненті қажет).
- Көру / Ашық — өзгеріссіз ашу.
- Редактирлеу → Редактирлеуді аяқтау — жаңа нұсқаны сақтау арқылы түзету.
- Сақтау ретінде — файлды қайтадан дискіге жүктеу.
- Нұсқаларды сақтау — бұрынғы нұсқаны қарау және оралу.
- Жоюға белгілеу — қажетсіз файлды алып тастау («Белгіленген объектілерді жою» арқылы түпкілікті жойылады).
6. Өткізу кезінде не қалыптасады
Анықтамалық өткізілмейді және жазбалар жасамайды. Файл қосылғанда мынадай жағдайлар болады:
- «КомандировкаларҰйымдардыңҚосымша файлдары» анықтамалығының элементі Иесі толтырылған түрде жасалады.
- Файлдың екілік деректері сақтау орнына жазылады — ақпараттық база ішінде немесе дисктегі томға (файлдармен жұмыс істеу параметріне байланысты).
- Нұсқалардың тіркеу регистрінде файлдың бірінші нұсқасы жазылады (егер нұсқалау қосылған болса).
- ЭСФ, СНТ және басқа электронды құжаттар бұл анықтамалықты шығармайды — электронды шот-фактуралар іске асыру/қабылдау құжаттарынан қалыптасады, командировка тіркемелерінен емес.
7. Басып шығару формалары
Қосымша файл карточкасында өз басып шығару формасы жоқ. «Басып шығару» — бұл файлды ашып, оны стандартты бағдарламада (PDF-ридер, Word) басып шығару. Сізге шын мәнінде қажет басып шығару формалары командировка құжатына жатады: «Командировкаға жіберу бұйрығы» (Т-9 / Т-9а) және «Командировочное удостоверение». Оларды бір рет қалыптастырып, PDF-те сақтап, бірден қосымша файлдарға тіркеу ыңғайлы — осылайша басып шығару формасы мен оның қол қойылған сканері бір жерде болады.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файл пайдаланушы тарапынан ...» Кімде-кім (мүмкін, сіздің өзіңіз басқа сеанста) файлды редактирлеу үшін ашып, аяқтамаған. Файлды табыңыз, «Редактирлеуді аяқтау» немесе «Редактирлеуді тоқтату» батырмасын басыңыз. Егер адам қолжетімсіз болса — әкімші «Занятый файлды босату» арқылы блокировканы жояды.
«Файлдың максималды көлемі асып кетті» Әкімші тіркеменің көлемін шектеді. Сканды қысқартыңыз (300 dpi қара-ақ құжаттар үшін жеткілікті) немесе файлдармен жұмыс істеу параметрлерінде лимитті ұлғайтуын сұраңыз.
«Файл сақтау томы қолжетімсіз» / файл ашылмайды Файлдар желілік дисктегі томда сақталады, ал жол қолжетімсіз (құқықтар жоқ, диск ажыратылған). Том каталогына қолжетімділікті тексеріңіз; бұл әкімші тарапынан шешіледі, деректер жоғалмайды — тек папка қолжетімсіз.
Файл тіркелді, бірақ командировкада оны көрмейсіз Мүмкін, файлды иесіз жалпы тізім арқылы навигациялық сілтеме арқылы қосқан немесе басқа құжатқа байлаған. Файлды ашып, Иесі өрісін тексеріңіз — ол қажетті командировкаға сілтеме жасауы керек.
«Сканерді тану мүмкін болмады» «Сканерлеу» батырмасын басқанда Сканерлеу компоненті орнатылмаған немесе құрылғы таңдалмаған. Параметрлерде сканерді орнатыңыз немесе сканерді дискіге сақтап, «Дискіден файл» арқылы қосыңыз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Командировкаға бұйрықтың скан-көшірмесін қалай тіркеуге болады? «Командировка» құжатын ашыңыз → «Қосымша файлдар» батырмасы → «Қосу» →