3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Жеткізуші станокты әкелді, бірге — шот-фактура, накладная және жабдық паспорты. Сіз негізгі құралды базада тіркедіңіз, бірақ құжаттар үстелдегі папкада жатыр. Алты айдан кейін салық органы осы НК бойынша растайтын құжаттарды сұрайды, ал сіз накладная қайда кеткенін еске түсіре алмайсыз. Таныс па? Мұндай жағдайдың қайталанбауы үшін, құжаттың сканерін негізгі құрал карточкасына тікелей тіркеу керек. Мұндай сақтау үшін жауапты қызметтік анықтама «НегізгіҚұралдарҚосылғанФайлдар». Сіз оны тікелей ешқашан ашпайсыз — сіз онымен НК карточкасындағы «Қосылған файлдар» батырмасы арқылы жұмыс істейсіз. Бірақ оның қалай жұмыс істейтінін түсіну пайдалы: бұл сіздің құжатты екі жылдан кейін табуыңызға байланысты.
1. Мақсаты
Анықтама нақты «Негізгі құралдар» объектісіне байланған файлдарды (скан, фото, PDF, келісімшарттар, жабдық паспорттары) сақтайды. Әр жазба — бұл өзінің нұсқалар тарихы, авторы және қажет болған жағдайда электрондық қолтаңбасы бар бір файл. Жазбаның иесі әрқашан «Негізгі құралдар» анықтамасының элементі болып табылады.
2. Қайдан табуға болады
Бұл анықтаманың тікелей мәзір тармағы жоқ — ол қызметтік. Стандартты жол:
Анықтамалар → НК және НМА → Негізгі құралдар → қажетті НК карточкасын ашу → навигация панелінде немесе «Тағы» батырмасы арқылы «Қосылған файлдар» таңдаңыз.
Бұл НК-ға арналған файлдар тізімі ашылады. Мұнда сіз құжаттарды қосасыз, қарайсыз және қол қоясыз.
Анықтама жазбаларының тізімін тікелей ашу үшін (мысалы, әкімшілік үшін), команда өрісінде («Техникалық маман үшін функциялар» немесе навигация жолы) сілтемені енгізіңіз:
e1cib/list/Анықтама.НегізгіҚұралдарҚосылғанФайлдар
Оны көшіріп, Сервис → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Alt+F1) арқылы қойыңыз. Тізім жалпы түрде, нақты НК-ға байланбай ашылады.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Көмек» → «Бағдарлама туралы» батырмасын басыңыз (оң жақ жоғарғы бұрыштағы сұрақ белгісі). Ашылған терезеде сіз екі жолды көресіз: платформа нұсқасы (мысалы, 8.3.24) және конфигурация релизі — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Дәл екінші жол сіздің интерфейсімен осы нұсқаулықтың сәйкес келетінін анықтайды.
3. Қалай толтыру керек
Мұнда «құжат формасы» жоқ — сіз файлмен жұмыс істейсіз. Тәртіп мынадай:
- НК қосылған файлдар тізімінде «Қосу» батырмасын басыңыз және әдісті таңдаңыз: «Дискідегі файлдан қосу», «Сканерден» немесе «Буферден».
- Файлдың жолын көрсетіңіз. Бағдарлама өзі атын және кеңейтуін алады.
Файл карточкасының негізгі өрістері:
| Өріс | Неге қажет / қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (міндетті) | Кеңейтусіз файлдың аты. Сіз құжатты осы бойынша іздейсіз. «Скан1» деп атаған жағдайда — бір жылдан кейін ішіндегі не екенін түсінбейсіз. Мағыналы жазыңыз: «Накладная 245 от 12.01.2026». |
| Кеңейту | Автоматты түрде қойылады (pdf, jpg, docx). Қолмен өзгертпеңіз — әйтпесе файл қажетті бағдарламада ашылмайды. |
| Файл иесі (міндетті, автоматты түрде толтырылады) | «Негізгі құралдар» анықтамасының элементіне сілтеме. Егер НК карточкасынан файл қоссаңыз, өріс автоматты түрде қойылады. Иесімен қателессеңіз — файл «бөтен» НК-ға «кетеді», және сіз оны таба алмайсыз. |
| Автор | Файлды кім жүктеген. Ағымдағы пайдаланушы бойынша автоматты түрде қойылады. Қадағалау үшін қажет: кім және не қосқанын білу үшін. |
| Жасалған күн / Өзгертілген күн | Қызметтік күндер. Өздігінен толтырылады, өңдеудің қажеті жоқ. |
| Көлемі | Көлемді көрсетеді. Базада сақталатын файлдар үшін маңызды: ауыр сканерлер базаны «ісін» кеңейтеді — қараңыз «Сақтау орны». |
| Сақтау орны (базада / томда) | Файлдың физикалық орналасқан жерін анықтайды: ақпараттық базаның ішінде немесе дискте/серверде томда. Кішігірім файлдарды базада сақтауға болады; үлкендерін томдарға шығару жақсы, әйтпесе база «ісініп» және баяулайды. |
| Пікір / Сипаттама | Бос мәтін: бұл қандай құжат, қай кезеңге қатысты. Міндетті емес, бірақ іздеуде уақытты үнемдейді. |
| ЭП-мен қол қойылған | Файлдың электрондық қолтаңбамен қол қойылғанын білдіретін белгі. Қолмен қойылмайды, «Қол қою» командасы арқылы қойылады. |
| Шифрланған | Шифрлау белгісі. Шифрланған файлды сертификатсыз ашу мүмкін емес. Қандай сертификатпен шифрланғанын ұмытсаңыз — қол жеткізуді жоғалтуыңыз мүмкін. |
| Өңдейді | Кім файлды өңдеуге «алып қойды». Басқа пайдаланушы тұрған кезде, сіз файлды өзгерте алмайсыз — алдымен ол «Босату» керек. |
Қосу аяқталғаннан кейін «Жазу және жабу» батырмасын басыңыз. Файл НК тізімінде пайда болады.
4. Мысал
Сіз токарлық станокты есепке алдыңыз. «НК қабылдау» № 512 14.01.2026 күні 1 160 000 ₸ сомасына, оның ішінде ҚҚС 16% — 160 000 ₸ (ҚҚС-сыз құны 1 000 000 ₸). Жеткізуші қағаз накладная мен ЭСФ жіберді. Сіз накладная сканерлеп, оны «Токарлық станок ТВ-16» НК карточкасына тіркедіңіз.
Қадамдар:
- Анықтамалар → НК және НМА → Негізгі құралдар → «Токарлық станок ТВ-16».
- «Қосылған файлдар» батырмасы → «Қосу» → «Дискідегі файлдан».
Накладная_512.pdfтаңдаңыз. Атын «Накладная 512 от 14.01.2026» деп өзгертіңіз.- Иесі автоматты түрде қойылды — «Токарлық станок ТВ-16». Жазасыз.
Маңызды түсіну: қосылған файлдар анықтамасы бухгалтерлік жазбаларды қалыптастырмайды. Жазбаларды НК қабылдау құжаты жасайды, оған накладная жатады. Біздің сандарымызда «НК қабылдау» құжаты:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 2413 (Машиналар мен жабдықтар) | 3310 | 1 000 000 | Станоктың ҚҚС-сыз құны |
| 1420 (ҚҚС қайтару) | 3310 | 160 000 | Шот-фактура бойынша 16% ҚҚС |
Жеткізушіге төлем: Дт 3310 Кт 1030 — 1 160 000 ₸.
Қосылған скан тек осы НК-ға «байланысты» және оның жанында сақталады. Тексеруші станок карточкасын ашқанда, ол бір рет басу арқылы жазбаларды және накладная түпнұсқасын көре алады.
5. Операция түрлері
Классикалық «операция түрлері» файлда жоқ. Оның орнына — файлмен әрекеттер:
- Қосу (дискіден, сканерден, буферден);
- Ашу / Көру — сыртқы бағдарламада;
- Өңдеу → Босату — өңдеу уақытына файлды блоктау және блокты жою;
- Сақтау ретінде — дискке көшірме шығару;
- Жаңа нұсқа жасау — өңделген файлды қайта жүктегенде;
- ЭП-мен қол қою / Қолтаңбаны тексеру;
- Шифрлау / Шифрды ашу;
- Жіберу (электрондық пошта арқылы тіркеме ретінде);
- Жоюға белгілеу.
6. Жұмыс барысында не қалыптасады
- Бухгалтерлік жазбалар — қалыптаспайды. Бұл файлдар сақтау орны, ал есеп құжаты емес. ҚҚС, ЭСФ және СНТ ол жасамайды — оларды НК қабылдау/сату құжаттары қалыптастырады.
- Файлдың сақтау орны — екілік деректер ақпараттық базаға немесе файлдарды сақтау томына жазылады (файлдарды сақтау туралы ақпараттар регистрі).
- Файл нұсқалары — өңделген файлды қайта жүктегенде жаңа нұсқа жасалады, ескі нұсқа тарихта қалады (қайтаруға болады).
- ЭЦП деректері — жазбаға қол қойылғанда электрондық қолтаңба және сертификат туралы ақпарат қосылады.
- Толық мәтінді индекс — мәтіндік файлдар мен PDF мазмұны толық мәтінді іздеуге түседі, егер ол қосылған болса.
7. Баспа формалары
Анықтаманың өзінде баспа формалары жоқ — файлдың өзі PDF, Word және т. б. сияқты байланысты бағдарлама арқылы басылады. Карточкадан «Ашу», «Сақтау ретінде» және «Басып шығару» қызметтік командалары қолжетімді (файлды сыртқы бағдарламаға жібереді). Баспа формалары (НК-1 актісі, НК-6 инвентарлық карточкасы) осы анықтамаға емес, құжаттарға және негізгі құрал карточкасына жатады.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файлды өңдеу үшін пайдаланушы …» Кімде-кім (немесе сіз басқа сеанста) «Өңдеу» батырмасын басып, файлды босатпаған. Шешімі: осы пайдаланушыдан «Өңдеу → Босату» орындауды сұраңыз, немесе әкімші блокты мәжбүрлі түрде жояды.
«Файлды шифрлауда. Сертификаттың жабық кілті табылмады.» Файл шифрланған сертификатпен, ол сіздің компьютеріңізде жоқ. Шифрды тек сәйкес жабық кілттің иесі аша алады. Сондықтан ереже: егер кілттің сақталғанына сенімді болмасаңыз, құжаттарды шифрламаңыз.
«Файлдың максималды рұқсат етілген көлемі асып кетті.» Параметрлерде («Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері») көлемге шектеу қойылған. Сканердің көлемін азайтыңыз (PDF-ті қысу) немесе параметрлерде шектеуді арттырыңыз.
«Файлдың рұқсат етілмеген кеңейтуі.» Файл түрі файлдармен жұмыс параметрлерінде тізіммен тыйым салынған (мысалы, exe). Қажетті кеңейтуді рұқсат етілген тізімге қосыңыз немесе құжатты рұқсат етілген форматта сақтаңыз.
Файл дұрыс НК-ға тіркелмеген. Сіз файлды жалпы тізімнен қосып, иесін қолмен дұрыс көрсетпедіңіз. Файлды ашып, «Файл иесі» өрісін дұрыс негізгі құралға түзетіңіз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Негізгі құралға құжат сканерін қалай тіркеуге болады? НК карточкасын ашыңыз (Анықтамалар → НК және НМА → Негізгі құралдар), «Қосылған файлдар» батырмасын басыңыз, содан кейін «Қосу» және дискіден немесе сканерден файлды таңдаңыз.
Бұл анықтама жазбаларды немесе ЭСФ-ны қалыптастыра ма? Жоқ. Бұл файлдар сақтау орны. Жазбалар мен электрондық шот-фактуралар (ЭСФ), ілеспе накладналар (СНТ) НК қабылдау және сату құжаттары арқылы қалыптасады, ал қосылған файлдар арқылы емес.
p