3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Контрагент сізге қол қойылған келісімді және оған екі қосымша келісімді пошта арқылы жіберді. Алты айдан кейін салық органы келісімнің түпнұсқасын көрсетуіңізді сұрайды, ал қағаз архивте жатыр, оны кім сканерлегені есіңізде жоқ. Таныс па? Мұндай жағдайлардың алдын алу үшін файлды келісім карточкасына тікелей орналастырады: «Келісімдер» анықтамалығын ашып, «Қосылған файлдар» батырмасын басасыз — және осы келісім бойынша барлық сканерлер, PDF, хаттар бір жерде, дәл оған байланысты сақталады. Техникалық тұрғыдан алғанда, бұл қосымшалар ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы қызметтік анықтамалығында сақталады. Сіз оны тікелей ешқашан ашпайсыз — сіз онымен келісімдегі батырма арқылы жұмыс істейсіз. Бірақ оның қалай жұмыс істейтінін түсіну пайдалы: бұл сіздің құжатыңызды бір жылдан кейін таба алуыңызға байланысты.
1. Мақсаты
Анықтамалық файлдарды (сканерлер, PDF, Word, Excel, хаттар, фото) «Контрагенттер келісімдері» анықтамалығына нақты элементке қосылған түрде сақтайды. Әр файл өз келісіміне реквизит-иегер арқылы байланыстырылған. Бұл «Файлдармен жұмыс» подсистемасының бөлігі: анықтамалық қызметтік, бухгалтерлік жазбалар мен электрондық құжаттарды қалыптастырмайды.
2. Қайдан табуға болады
Бұл анықтамалықтың тікелей мәзір тармағы жоқ — және бұл қалыпты жағдай. Келісім арқылы жол:
- Анықтамалықтар → Сатып алу және сату → Келісімдер (немесе контрагент карточкасынан → Келісімдер қойындысы).
- Қажетті келісімді ашыңыз.
- Келісім формасында Қосылған файлдар батырмасын басыңыз (басында немесе «Тағы» мәзірінде гиперсілтеме).
Бұл келісімнің файлдар тізімі ашылады. Мұнда сіз қосымшаларды қосасыз, қарайсыз және қол қоясыз.
Егер бүкіл анықтамалықты толық ашу қажет болса (мысалы, база көлемін тексеру немесе «жетім» файлдарды іздеу үшін), навигациялық сілтемені пайдаланыңыз. Сервис → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» мәзірі (немесе Ctrl+F11), енгізіңіз:
e1cib/list/Справочник.ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Көмек → Бағдарлама туралы (немесе оң жақ жоғарғы бұрыштағы «i» белгішесі). Ашылған терезеде платформа нұсқасы (мысалы, 8.3.24) және конфигурация нұсқасы — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» көресіз. Егер сізде басқа нұсқа болса, батырмалардың орналасуы сәл өзгеше болуы мүмкін, бірақ логика сол.
3. Қалай толтыру керек
Сіз жеке «файл карточкасын» қолмен жасамайсыз — сіз файлды жүктейсіз, ал анықтамалықтың көпшілігін автоматты түрде толтырады. Не көретініңізді және неге әсер ететініңізді қарастырайық.
Файлды қосу тәсілдері (қосылған файлдар тізіміндегі Қосу батырмасы):
- Дисктен файл — компьютерден файлды таңдайсыз. Ең жиі кездесетін нұсқа.
- Сканерден — егер сканер қосылған болса (TWAIN). Қағаз түпнұсқалар үшін ыңғайлы.
- Почтадан — хаттан қосымшаны тіркеу (настройка жасалған есептік жазбада).
- Шаблон бойынша жасау / жаңа жасау — бос Word/Excel жасап, толтыру.
Файл карточкасының негізгі өрістері:
| Өріс | Неге және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (МІНДЕТТІ) | Файлдың кеңейтусіз атауы. Әдепкі бойынша, бастапқы файлдың атауы алынады. Мағыналы атау беріңіз: «Келісім №12 15.01.2026», «scan0007» емес. Әйтпесе, бір жылдан кейін қажетті құжатты іздеу кезінде таба алмайсыз. |
| Кеңейту | Файл түрі (pdf, docx, jpg). Жүктелетін файлдан автоматты түрде толтырылады. Қолмен өзгертуге болмайды — әйтпесе файл қажетті бағдарламада ашылмайды. |
| Иегер (МІНДЕТТІ) | Файлдың байланысқан келісіміне сілтеме. Егер сіз келісімнен тізімді ашсаңыз, автоматты түрде қойылады. Егер иегер «басқа» болса, файл бөтен келісімнің астында тұрып қалады — сіз оны жоғалтып аласыз. |
| Файлды сақтау | Файл физикалық тұрғыдан қайда орналасқан — база (ақпараттық базаның томы) немесе дискінің томында. Параметрлермен анықталады. Кішігірім базаларда — базада; үлкендерде — дискте, базаны үлкейтпеу үшін. |
| Автор | Файлды жүктеген пайдаланушы. Автоматты түрде қойылады — құжатты кім әкелгенін көруге болады. |
| Жасалған / өзгертілген күні | Техникалық күндер. Өздігінен толтырылады; қолмен тигізбеңіз. |
| Көлемі | Файлдың көлемі. Автоматты түрде толтырылады. Өте үлкен сканерлерге назар аударыңыз — олар базаны үлкейтеді. |
| Пікір / сипаттама | Бос мәтін: «түпнұсқа пошта арқылы алынды», «көшірме, қол қойылғанын күтеміз». Әріптестерге статусын түсінуге көмектеседі. |
| ЭП-мен қол қойылған | Файлға электрондық қолтаңба қойылғанын білдіретін белгі. 1С арқылы қол қойылған кезде қойылады. |
| Шифрланған | Шифрлаудың белгісі. Шифрланған файлды кілтсіз қарауға болмайды — барлығына ашу керек нәрсені шифрламаңыз. |
Кеңес: жүктеуден бұрын файлды дискте қайта атаңыз немесе 1С-те түсінікті Атауды дереу қойыңыз. Бұл сіздің назарыңызды талап ететін жалғыз өріс — қалғанын бағдарлама дұрыс толтырады.
4. Талдау мысалы
Сізге жеткізу келісімі келді. Файлдың барлық жолын жүргізейік — қағаздан базаға қосымшаға дейін.
Жағдай. Тауар жеткізу келісімі № 45 03.02.2026 ТОО «Астана-Снаб» компаниясымен 1 160 000 ₸ сомасына, оның ішінде ҚҚС 16% — 160 000 ₸ (база 1 000 000 ₸). Контрагент қол қойылған келісімнің PDF сканерін жіберді.
Қадамдар:
- Анықтамалықтар → Келісімдер, ТОО «Астана-Снаб» компаниясымен «№ 45 03.02.2026» келісімін табыңыз/жасаңыз.
- Қосылған файлдар → Қосу → Дисктен файл батырмасын басыңыз.
Договор_45_Астана-Снаб.pdfфайлын таңдаңыз.- Атауы өрісіне «Жеткізу келісімі №45 03.02.2026» деп жазыңыз, Пікір өрісіне — «Түпнұсқа, скан, екі тараппен қол қойылған» деп жазыңыз.
- Жазып қойыңыз. Файл енді келісімге байланысты; Иегер = «№ 45 03.02.2026 (ТОО Астана-Снаб)», Автор = сіз, Көлемі = 480 КБ.
Жазбалар туралы маңызды ақпарат. Қосылған файл — бұл құжат-скан, ал шаруашылық операциясы емес. Ол ешқандай жазбаларды жасамайды. Бухгалтерлік қозғалыстарды «Тауарлар мен қызметтерді қабылдау» құжаты қалыптастырады, ол осы келісім бойынша енгізілген. Көрнекілік үшін — тауарды 1 000 000 ₸ + ҚҚС 16% қабылдаған кезде қалай көрінеді:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 1 000 000 | Жеткізушіден тауарлар қабылданды |
| 1420 | 3310 | 160 000 | ҚҚС есепке алу (16%) |
| 3310 | 1030 | 1 160 000 | Жеткізушіге ағымдағы шоттан төлем |
Сіз қосқан келісімнің сканы тек келісім карточкасында мәміленің дәлелі ретінде жатыр — ашып, басып шығарып, тексерушіге бересіз. Оның жазбалары жоқ және болуы мүмкін емес.
5. Операция түрлері
Қосылған файлмен сіз:
- Қосу — дисктен, сканерден, почтадан, шаблон бойынша.
- Ашу / қарау — файл байланысқан бағдарламамен ашылады (PDF — қарау бағдарламасында, docx — Word-та).
- Редактирлеу (алдын ала алу) — файл «сіз үшін» алынады, басқалары «Редактирлеуде: ...» статусын көреді және бір уақытта түзету жасай алмайды.
- Редактирлеуді аяқтау / босату — өзгерістерді жаңа нұсқа ретінде сақтайды және блоктауды алып тастайды.
- Сақтау ретінде — дискке көшірмесін жүктейді.
- Нұсқаларды сақтау — қайта редактирлеу кезінде нұсқалар тарихы сақталады (алдыңғы нұсқаға оралуға болады).
- ЭП-мен қол қою / қолтаңбаны тексеру — электрондық қолтаңбаны қою.
- Шифрлау / шифрды ашу.
- Жоюға белгілеу.
6. Қандай нәрселер қалыптасады
Анықтамалық жүргізілмейді. Бұл құжат емес, анықтамалық элемент. Сондықтан:
- Жазбалар жоқ — шоттар бойынша қозғалыстар жасалмайды.
- Электрондық құжаттарды (ЭСФ ИС ЭСФ, СНТ) қалыптастырмайды. ЭСФ және СНТ сату/қабылдау құжаттарынан шығарылады, ал қосымшадан емес.
- Жинақтау/ақпарат регистрлері бойынша қозғалыстар жоқ. «Қозғалатын» жалғыз нәрсе — файл нұсқалары (нұсқалауды қосқанда) және редактирлеу үшін жұмыстың жазбалары.
Қарапайым тілмен айтқанда: бұл объект файлды және оның қасиеттерін сақтайды, ал бүкіл бухгалтерия байланысқан келісімде және бастапқы құжаттарда өмір сүреді.
7. Баспа формалары
Қосылған файлда (ТОРГ, шот-фактура, акт сияқты) өзінің баспа формасы жоқ. «Басып шығару» мұнда — файлды ашып, оны басып шығару бағдарламаның құралдарымен, ол ашылады (PDF қарауышы, Word, Excel). Егер келісімнің сканы қосылған болса — сканды басып шығарасыз; егер Excel-есеп болса — Excel парағын басып шығарасыз.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файлды редактирлеу үшін пайдаланушы ...» Кімде-кім (мүмкін, сіздің өзіңіз басқа сессияда) файлды редактирлеу үшін ашып, босатпаған. Файлды табыңыз, Босату батырмасын басыңыз (немесе Редактирлеуді аяқтау). Егер пайдаланушы демалысқа кеткен болса — босатуды әкімші жасай алады.
«Файлдың көлемі рұқсат етілгеннен асып кетті» / база қатты өсті Өте үлкен сканерлер (көп беттен тұратын TIFF, жоғары шешімді фото). PDF форматында сканерлерді қысқартуға, файлдарды дискінің томдарында сақтауға, базада емес (Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері → Файлдарды дискінің томдарында сақтау).
Файл «басқа» келісімге тіркелді Сіз қосылған файлдар тізімін басқа келісімнен аштыңыз. Файлдың иесін өзгертуге болмайды — қосымшаны жойып, қажетті келісім карточкасынан қайта қосыңыз.
«Файлды ашу мүмкін болмады» кеңейтуді өзгерткеннен кейін Кеңейтуді қолмен өзгерттіңіз. Бастапқысын қайтарыңыз (мысалы, .pdf) — бағдарлама файлды ашу үшін дәл осы бойынша анықтайды.
Файл жоюға белгіленгеннен кейін «жоғалып кетті» Жоюға белгіленген файлдар бірден жоғалмайды. Белгіні алып тастаңыз (оң жақ батырмамен → Жоюға белгіле