Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал вам подписанный договор и два доп.соглашения к нему по почте. Через полгода налоговая просит показать оригинал договора, а бумага уже где-то в архиве, и кто её сканировал — никто не помнит. Знакомо? Чтобы такого не было, файл кладут прямо в карточку договора: открыли справочник «Договоры», нажали «Присоединённые файлы» — и все сканы, PDF, письма по этому договору лежат в одном месте, привязанные именно к нему. Технически эти вложения хранятся в служебном справочнике ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы. Вы почти никогда не открываете его напрямую — вы работаете с ним через кнопку в договоре. Но понимать, как он устроен, полезно: от этого зависит, найдёте вы документ через год или нет.
1. Назначение
Справочник хранит файлы (сканы, PDF, Word, Excel, письма, фото), присоединённые к конкретному элементу справочника «Договоры контрагентов». Каждый файл привязан к своему договору через реквизит-владелец. Это часть подсистемы «Работа с файлами»: справочник служебный, бухгалтерских проводок и электронных документов он не формирует.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — и это нормально. Путь через договор:
- Справочники → Покупки и продажи → Договоры (или из карточки контрагента → вкладка Договоры).
- Откройте нужный договор.
- На форме договора нажмите Присоединённые файлы (кнопка/гиперссылка в шапке или в меню «Ещё»).
Откроется список файлов именно этого договора. Здесь вы добавляете, просматриваете и подписываете вложения.
Если нужно открыть весь справочник целиком (например, для проверки размера базы или поиска «осиротевших» файлов), используйте навигационную ссылку. Меню Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F11), вставьте:
e1cib/list/Справочник.ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если у вас другой релиз, расположение кнопок может слегка отличаться, но логика та же.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вы вручную не создаёте — вы загружаете файл, а справочник заполняет большинство полей сам. Разберём, что вы видите и на что влияете.
Способы добавить файл (кнопка Добавить в списке присоединённых файлов):
- Файл с диска — выбираете файл на компьютере. Самый частый вариант.
- Со сканера — если подключён сканер (TWAIN). Удобно для бумажных оригиналов.
- Из почты — прикрепить вложение из письма (при настроенной учётной записи).
- Создать по шаблону / создать новый — сделать пустой Word/Excel и заполнить.
Ключевые поля карточки файла:
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Имя файла без расширения. По умолчанию берётся имя исходного файла. Назовите осмысленно: «Договор №12 от 15.01.2026», а не «scan0007». Иначе через год не найдёте нужный документ поиском. |
| Расширение | Тип файла (pdf, docx, jpg). Заполняется автоматически из загружаемого файла. Менять вручную нельзя — иначе файл перестанет открываться нужной программой. |
| Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Ссылка на договор, к которому привязан файл. Подставляется автоматически, если вы открыли список из договора. Если владелец «не тот», файл будет висеть под чужим договором — вы его потеряете. |
| Хранение файла | Где физически лежит файл — в базе (том информационной базы) или в томе на диске. Определяется настройками. На маленьких базах — в базе; на больших — на диске, чтобы не раздувать базу. |
| Автор | Пользователь, загрузивший файл. Проставляется автоматически — по нему видно, кто принёс документ. |
| Дата создания / изменения | Технические даты. Заполняются сами; вручную не трогайте. |
| Размер | Объём файла. Заполняется автоматически. Следите за очень большими сканами — они раздувают базу. |
| Комментарий / описание | Свободный текст: «оригинал получен по почте», «копия, ждём подписанный». Помогает коллегам понять статус. |
| Подписан ЭП | Признак, что на файл наложена электронная подпись. Ставится при подписании через 1С. |
| Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл нельзя просмотреть без ключа — не шифруйте то, что нужно открывать всем. |
Совет: перед загрузкой переименуйте файл на диске или сразу задайте понятное Наименование в 1С. Это единственное поле, которое реально стоит вашего внимания — остальное программа заполнит корректно сама.
4. Разобранный пример
К вам поступил договор поставки. Проведём весь путь файла — от бумаги до вложения в базе.
Ситуация. Договор поставки № 45 от 03.02.2026 с ТОО «Астана-Снаб» на поставку товаров на сумму 1 160 000 ₸, в т.ч. НДС 16% — 160 000 ₸ (база 1 000 000 ₸). Контрагент прислал скан подписанного договора в PDF.
Шаги:
- Справочники → Договоры, находите/создаёте договор «№ 45 от 03.02.2026» с ТОО «Астана-Снаб».
- Нажимаете Присоединённые файлы → Добавить → Файл с диска.
- Выбираете
Договор_45_Астана-Снаб.pdf. - В поле Наименование пишете «Договор поставки №45 от 03.02.2026», в Комментарий — «Оригинал, скан, подписан обеими сторонами».
- Записываете. Файл теперь привязан к договору; Владелец = «№ 45 от 03.02.2026 (ТОО Астана-Снаб)», Автор = вы, Размер = 480 КБ.
Важно про проводки. Присоединённый файл — это документ-скан, а не хозяйственная операция. Сам он никаких проводок не делает. Бухгалтерские движения формирует уже документ «Поступление товаров и услуг», введённый по этому договору. Для наглядности — как это выглядит при оприходовании товара на 1 000 000 ₸ + НДС 16%:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 1 000 000 | Оприходованы товары от поставщика |
| 1420 | 3310 | 160 000 | НДС в зачёт (16%) |
| 3310 | 1030 | 1 160 000 | Оплата поставщику с текущего счёта |
А скан договора, который вы приложили, просто лежит в карточке договора как доказательство сделки — открыл, распечатал, отдал проверяющему. Проводок у него нет и быть не может.
5. Виды операции
С присоединённым файлом вы можете:
- Добавить — с диска, со сканера, из почты, по шаблону.
- Открыть / просмотреть — файл открывается в связанной программе (PDF — в просмотрщике, docx — в Word).
- Редактировать (занять) — файл «занимается» за вами, другие видят статус «Редактирует: …» и не смогут править одновременно.
- Закончить редактирование / освободить — сохраняет изменения новой версией и снимает блокировку.
- Сохранить как — выгрузить копию на диск.
- Хранить версии — при повторном редактировании сохраняется история версий (можно вернуться к предыдущей).
- Подписать ЭП / проверить подпись — наложить электронную подпись.
- Зашифровать / расшифровать.
- Пометить на удаление.
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится. Это не документ, а элемент справочника. Поэтому:
- Проводок нет — движений по счетам не создаётся.
- Электронных документов (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) не формирует. ЭСФ и СНТ выписываются из документов реализации/поступления, а не из вложения.
- Движений по регистрам накопления/сведения нет. Единственное, что «двигается», — это версии файла (при включённом версионировании) и служебные записи о занятости для редактирования.
Проще говоря: этот объект хранит файл и его свойства, а вся бухгалтерия живёт в связанном договоре и первичных документах.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы (как ТОРГ, счёт-фактура, акт) у присоединённого файла нет. «Печать» здесь — это открыть сам файл и распечатать его средствами программы, которой он открывается (PDF-просмотрщик, Word, Excel). Если приложен скан договора — печатаете скан; если Excel-расчёт — печатаете лист Excel.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами в другой сессии) открыл файл на редактирование и не освободил. Найдите файл, нажмите Освободить (или Закончить редактирование). Если пользователь ушёл в отпуск — освободить может администратор.
«Размер файла превышает допустимый» / база сильно выросла Слишком большие сканы (многостраничные TIFF, фото в высоком разрешении). Сжимайте сканы в PDF, храните файлы в томах на диске, а не в базе (Администрирование → Настройки работы с файлами → Хранить файлы в томах на диске).
Файл прикрепился «не к тому» договору Вы открыли список присоединённых файлов не из того договора. Владельца у файла сменить нельзя — удалите вложение и добавьте заново из карточки нужного договора.
«Не удалось открыть файл» после смены расширения Расширение правили вручную. Верните исходное (например, .pdf) — программа определяет, чем открывать файл, именно по нему.
Файл «пропал» после пометки на удаление Помеченные на удаление файлы не исчезают сразу. Снимите пометку (правой кнопкой → Пометить/снять пометку удаления), пока не выполнена операция Удаление помеченных объектов.
9. FAQ
Формирует ли этот справочник проводки или ЭСФ? Нет. Это служебный справочник для хранения файлов. Проводки и ЭСФ/СНТ формируют документы (поступление, реализация), а не вложение.
Как открыть присоединённые файлы конкретного договора? Откройте договор в справочнике «Договоры» и нажмите Присоединённые файлы. Список покажет только файлы этого договора.
Где физически хранятся файлы — в базе или на диске? Зависит от настроек (Администрирование → Настройки работы с файлами). Мелкие базы хранят в информационной базе, крупные — в томах на диске, чтобы не раздувать базу.
Можно ли прикрепить несколько файлов к одному договору? Да, сколько угодно: договор, доп.соглашения, приложения, переписку. Все они будут привязаны к одному владельцу-договору.
Как подписать файл электронной подписью в 1С? Откройте файл в списке присоединённых, нажмите Подписать ЭП, выберите сертификат. Признак Подписан ЭП станет активным. Проверить подпись — там же, командой Проверить подпись.
Файл занят для редактирования, а человек уволился — что делать? Администратор или пользователь с правами открывает файл и нажимает Освободить. Блокировка снимется, файл снова доступен всем.
Сохраняется ли история изменений файла? Если включено версионирование, при каждом «Закончить редактирование» создаётся новая версия. Через Ещё → Хранимые версии можно посмотреть и восстановить предыдущую.
Как перенести файл на другой договор? Напрямую нельзя — владелец не меняется. Удалите вложение и добавьте его заново из карточки нужного договора.
Виден ли этот справочник в отдельном пункте меню?
Нет, отдельного пункта нет. Работайте через кнопку «Присоединённые файлы» в договоре; для служебного просмотра всего списка используйте навигационную ссылку e1cib/list/Справочник.ДоговорыКонтрагентовПрисоединенныеФайлы.
Как уменьшить размер базы из-за вложений? Переключите хранение файлов в тома на диске и сжимайте сканы в PDF перед загрузкой. Большие изображения — главная причина роста базы.
10. Смежные документы
- Договоры контрагентов — владелец вложения. Присоединённый файл всегда вводится «из» договора и живёт внутри его карточки.
- Контрагенты — договор, в свою очередь, принадлежит контрагенту; так вы выходите на файлы через карточку партнёра.
- Поступление товаров и услуг / Реализация товаров и услуг — документы по этому же договору, которые уже формируют проводки, ЭСФ и СНТ. Скан договора служит для них основанием и доказательной базой.
Как узнать свой релиз. Меню Справка → О программе. Там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Инструкция подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. В соседних релизах названия кнопок могут незначительно отличаться, но логика работы с присоединёнными файлами не меняется.