Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал акт сверки, суммы разошлись, и вам срочно нужно позвонить их бухгалтеру. А в базе — только название ТОО и БИН. Ни телефона, ни почты, ни фамилии, кому писать. Вы лезете в старую переписку, теряете полчаса. Чтобы это не повторялось, в 1С есть «Контактные лица» — сюда вы один раз складываете, кто у контрагента за что отвечает: ФИО, должность, телефон, e‑mail. Дальше эти данные подставляются в письма и остаются под рукой у любого, кто откроет карточку контрагента.
Сразу честно, чтобы не искали лишнего: «Контактные лица» — это не первичный документ. Он не делает бухгалтерских проводок, не считает НДС, не формирует ЭСФ или СНТ. Это подчинённый справочник контактов, привязанный к контрагенту. Ниже — как с ним работать по‑человечески.
1. Назначение
Хранить сведения о живых людях со стороны контрагента: кто директор, кто бухгалтер, кто менеджер по вашему договору. Каждая запись привязана к конкретному контрагенту (владельцу) и хранит контактную информацию — телефон, e‑mail, адрес. Данные используются при отправке писем из 1С и просто как справочник «кому звонить».
2. Где найти
Основной путь — через карточку контрагента:
Справочники → Покупатели и продавцы → Контрагенты → открыть нужного контрагента → раздел (закладка) «Контактные лица» → Создать.
Отдельного пункта «Контактные лица» в главном меню обычно нет — объект подчинён контрагенту. Чтобы открыть весь список контактных лиц по базе разом, вставьте навигационную ссылку в «Сервис → Перейти по навигационной ссылке» (либо в адресную строку окна):
e1cib/list/Документ.КонтактныеЛица
Быстрый способ добавить контакт: открыли карточку контрагента → блок «Контактные лица» → Создать → заполнили → Записать и закрыть. Проводить (как документ) тут нечего — запись просто сохраняется.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (Сервис и настройки, значок ≡ в правом верхнем углу) → Справка → О программе. В открывшемся окне вы увидите две строки: «Платформа» (например, 8.3.24.xxxx) и «Конфигурация» — там и стоит релиз, например Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2). Если ваш номер отличается, отдельные поля и кнопки могут выглядеть иначе — ориентируйтесь на смысл, а не на точный текст.
3. Как заполнить — по полям
| Поле | Обязательное | Зачем и что будет, если ошибиться |
|---|---|---|
| Наименование (ФИО) | Да | Как человек будет отображаться в списке. Пишите «Фамилия Имя Отчество» — по одной фамилии потом не найдёте нужного из пяти «Ивановых». Пустым сохранить нельзя. |
| Владелец (Контрагент) | Да | К какому контрагенту относится контакт. Если создаёте из карточки контрагента — подставится сам. Ошибётесь тут — контакт «прилипнет» к чужой фирме, и в его карточке вы этого человека не увидите. |
| Роль / Должность | Нет, но нужно | Кем работает: директор, главбух, менеджер. По роли вы за секунду понимаете, к кому идти с актом сверки, а к кому — с договором. |
| Физическое лицо | Нет | Ссылка на справочник «Физические лица». Заполняйте, только если это ваш сотрудник или лицо, уже заведённое в базе. Для «просто контакта поставщика» оставьте пустым. |
| Телефон | Нет, но ради этого всё и заводится | Рабочий/мобильный. Указывайте в формате +7 (7xx) xxx‑xx‑xx — тогда 1С распознаёт его как телефон и корректно подставляет в письма/печать. |
| E‑mail | Нет | Адрес для отправки писем и документов из 1С. Ошибётесь в символе — письмо уйдёт «в никуда», а вы будете думать, что отправили. Проверяйте вручную. |
| Адрес | Нет | Физический адрес контакта, если отличается от адреса контрагента. |
| Ответственный | Нет | Ваш сотрудник, который ведёт этот контакт. Помогает в фильтрах и отчётах по менеджерам. |
| Комментарий | Нет | Свободный текст: «звонить после обеда», «в отпуске до 15‑го», «подписант по договору №12». |
| Недействителен / Действует | Нет | Флаг/дата для контактов, которые уволились. Не удаляйте их — потеряете историю; просто пометьте недействующими. |
Порядок простой: ФИО → проверить владельца → роль → телефон и e‑mail → Записать и закрыть. Всё остальное — по мере надобности.
4. Разобранный пример
Ситуация. Вы работаете с поставщиком ТОО «Астана Снаб» (БИН 000000000000). Договор ведёт их менеджер, но акты сверки подписывает главбух. Заводите два контакта.
Контакт 1:
- Наименование:
Сериков Асхат Бекович - Владелец:
ТОО «Астана Снаб» - Роль:
Главный бухгалтер - Телефон:
+7 (701) 123‑45‑67 - E‑mail:
buh@astanasnab.kz - Комментарий:
Подписант актов сверки
Контакт 2:
- Наименование:
Оспанова Динара - Владелец:
ТОО «Астана Снаб» - Роль:
Менеджер по продажам - Телефон:
+7 (777) 987‑65‑43 - E‑mail:
sales@astanasnab.kz
Что произойдёт после «Записать и закрыть». В карточке ТОО «Астана Снаб» в блоке «Контактные лица» появятся обе фамилии. Когда вы будете отправлять этому поставщику акт сверки прямо из 1С, программа предложит адрес buh@astanasnab.kz — не придётся вспоминать почту.
Проводки? Их нет. Это принципиально: справочник контактов не участвует в учёте. Никаких Дт/Кт по счетам (1210, 3310, 6010 и т. п.), никакого НДС и налоговых расчётов запись контактного лица не порождает. Если вам где‑то «пообещали» проводки от контактного лица — это ошибка: за деньги и НДС отвечают документы реализации/поступления, а не справочник людей.
5. Виды операции
У справочника нет «видов операции», как у документа. Различаются записи по роли контактного лица: директор/руководитель, бухгалтер, менеджер, снабженец, кладовщик, кадровик и любые другие, которые вы заведёте сами. Роль — это способ разложить контакты по функциям, а не отдельный режим работы объекта.
6. Что формируется при записи
- Бухгалтерских проводок нет. По регистру бухгалтерии движений не создаётся.
- Записи в регистр контактной информации. Телефон, e‑mail и адрес сохраняются в служебных регистрах контактной информации — оттуда 1С берёт их для писем и печати.
- Электронные документы не формируются. Ни ЭСФ (ИС ЭСФ), ни СНТ отсюда не выписываются — это делают документы реализации/перемещения, а не карточка контакта.
- Связь с владельцем. Запись «прописывается» под контрагентом и показывается в его карточке.
7. Печатные формы
Собственных типовых печатных форм у контактного лица нет — это справочник, а не бланк. Его данные попадают в печать других объектов: e‑mail и ФИО контакта могут подставляться при отправке счёта, акта, акта сверки по электронной почте, а адрес — на конверт/наклейку, если такая обработка используется в вашей базе. Отдельной кнопки «Печать» в самой карточке контакта ждать не стоит.
8. Частые ошибки
«Поле "Наименование" не заполнено» — вы нажали «Записать», не введя ФИО. Впишите фамилию и имя.
«Поле "Владелец" не заполнено» — контакт открыт не из карточки контрагента, а из общего списка. Укажите контрагента вручную в поле «Владелец», иначе запись повиснет «ничьей».
Контакт создан, но в карточке контрагента его нет. Почти всегда — не тот владелец. Откройте контакт, проверьте поле «Владелец»: там должен стоять нужный контрагент, а не однофамилец.
Дубли одного человека. Один и тот же бухгалтер заведён трижды с разными телефонами. Оставьте одну запись, лишние пометьте на удаление (ПКМ → Пометить на удаление) и почистите через «Администрирование → Удаление помеченных объектов».
Уволенного удалили, а на него ссылались письма/задачи. 1С выдаст, что объект используется, и не даст удалить. Правильно — не удалять, а поставить флаг «Недействителен».
Письмо не ушло контакту. Проверьте e‑mail на опечатку и то, что он записан именно как вид «Электронная почта», а не как произвольный текст в комментарии.
9. FAQ
(вопросы вынесены в отдельный блок ниже)
10. Смежные объекты
- Контрагенты (
Справочники → Покупатели и продавцы → Контрагенты) — владелец контактного лица. Контакт всегда вводится «внутри» контрагента и без него не существует. - Физические лица — сюда можно сослаться, если контакт одновременно является физлицом в вашей базе (например, ваш же сотрудник как контакт по договору).
- Документы реализации/поступления, счета, акты сверки — именно они используют контакты для отправки по e‑mail и печати. Сами контакты на суммы и проводки этих документов не влияют.
- Договоры контрагентов — в комментарии к контакту удобно указывать, по какому договору человек является подписантом.
Как узнать свой релиз
≡ (Главное меню) → Справка → О программе. Строка «Конфигурация» покажет редакцию 3.0 и номер релиза; строка «Платформа» — версию 1С:Предприятия. Сверяйтесь с ними, если названия полей у вас немного отличаются.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.