Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Сотрудник принёс подписанный трудовой договор. Вы отсканировали его в PDF, открыли карточку электронного трудового договора (ЭТД) в 1С, нажали «Добавить файл» — а он не цепляется. Или файл прикрепился, но при отправке в ЕСУТД система пишет, что он не подписан. Или наоборот: файлов накопилось десяток, база распухла, и вы хотите понять, где они вообще лежат. За всё это отвечает один служебный справочник — ЭТДПрисоединённые файлы. Отдельно вы его почти не открываете, но знать, как он устроен, полезно: именно от него зависит, дойдёт ли скан договора до госоргана и не раздуется ли информационная база.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, прикреплённые к объектам «Электронный трудовой договор» (ЭТД): сканы подписанного договора, дополнительные соглашения, приказы, PDF/JPG/DOCX. Каждый элемент справочника — это один файл, привязанный к конкретному ЭТД через реквизит «Владелец». Это технический (служебный) объект механизма «Присоединённые файлы», а не учётный документ: проводок он не делает и в бухгалтерских итогах не участвует.
2. Где найти
Отдельного пункта меню у этого справочника нет — так и задумано. Вы работаете с файлами из карточки ЭТД:
- Зарплата (или Кадры) → Электронные трудовые договоры → открываете нужный ЭТД → на панели вверху команда «Присоединённые файлы» (значок скрепки) → «Добавить».
Если нужно посмотреть весь список файлов разом (например, чтобы оценить, сколько места они занимают), откройте справочник напрямую:
- Главное меню → Функции для технического специалиста → находите
ЭТДПрисоединённые файлы; либо - Сервис → Перейти по навигационной ссылке и вставьте:
e1cib/list/Справочник.ЭТДПрисоединённыеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» на начальной странице). В окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Инструкция написана под релиз 3.0.74.2; в других релизах набор команд на панели файлов может незначительно отличаться.
3. Как заполнить
Вы почти никогда не заполняете поля вручную — 1С подставляет их сама, когда вы выбираете файл с диска или сканируете. Но понимать каждое поле стоит: от них зависит, откроется ли файл и уйдёт ли он в ЕСУТД.
| Поле | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Тот самый ЭТД, к которому привязан файл. Заполняется автоматически, если вы добавляете файл из карточки договора. Если полезете создавать элемент «с нуля» и не укажете владельца — файл повиснет «в воздухе», в карточке ЭТД он не появится. |
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Как файл называется в списке. По умолчанию — имя исходного файла без расширения. Дайте понятное имя («Трудовой договор Иванов И.», а не «scan_0001»), иначе потом не найдёте нужный. |
| Расширение | pdf, jpg, docx и т. п. Подставляется из исходного файла. Именно по нему 1С понимает, какой программой открыть файл. Пустое расширение = файл не откроется. |
| Хранилище файла | Само двоичное содержимое. Хранится либо внутри информационной базы, либо на томах (папка на сервере/диске) — зависит от настройки в разделе Администрирование → Настройки работы с файлами. Для облачных баз (1С:Fresh) — только в базе. |
| Автор | Кто добавил файл. Ставится автоматически по текущему пользователю. Нужен, чтобы понимать, кто и когда прикрепил документ. |
| Дата создания / изменения | Служебные отметки времени. Заполняются сами. |
| Размер файла | В байтах/КБ. Смотрите на него: крупные сканы (10–20 МБ) быстро раздувают базу. |
| Подписан ЭЦП | Флаг, что к файлу приложена электронная цифровая подпись. Для отправки договора в ЕСУТД часто важно, чтобы скан был подписан. Не подписан — госсистема может файл не принять. |
| Зашифрован | Флаг шифрования. Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата — это осознанное действие, случайно не включается. |
| Пометка удаления | Помеченный файл ещё лежит в базе; окончательно уходит только после «Удаления помеченных объектов». |
Порядок действий на практике: открыли ЭТД → Присоединённые файлы → Добавить → выбрали файл с диска (или Сканировать) → при необходимости → Подписать (ЭЦП) → закрыли. Всё, файл в справочнике.
4. Разобранный пример
Вы оформляете приём Иванова И. И. на оклад 150 000 ₸. Договор подписан на бумаге, отсканирован в файл Договор_Иванов.pdf размером 2,3 МБ.
- Открываете Зарплата → Электронные трудовые договоры → Иванов И. И.
- Жмёте Присоединённые файлы → Добавить → С диска, выбираете
Договор_Иванов.pdf. - В справочнике
ЭТДПрисоединённые файлыпоявляется новый элемент:- Наименование:
Трудовой договор Иванов И. - Расширение:
pdf, Размер:2,3 МБ - Владелец:
ЭТД Иванов И. И., Автор: вы, Дата: 07.09.2026
- Наименование:
- Нажимаете Подписать, выбираете свой сертификат ЭЦП — флаг «Подписан» становится «Да».
Проводок при этом не возникает — и это правильно. Прикрепление файла не меняет бухгалтерских итогов. Справочник не формирует движений по счетам, не создаёт ЭСФ или СНТ и не участвует в расчёте налогов.
Чтобы связь была наглядной: сам трудовой договор (данные, а не файл) влияет на зарплатный контур. По окладу Иванова 150 000 ₸ при расчёте зарплаты за 2026 год применяются: ОПВ 10 %, ВОСМС 2 %, стандартный налоговый вычет по ИПН — 30 МРП = 30 × 4 325 = 129 750 ₸/мес, далее ИПН 10 % с облагаемого дохода. Работодатель сверху начисляет СО 5 %, ОСМС 3 %, ОПВР 3,5 % и соцналог 6 %. Но всё это делает документ «Начисление зарплаты», а не справочник присоединённых файлов — здесь просто лежит скан договора как подтверждающий документ.
5. Виды операций (действия с файлом)
Полный набор команд на панели присоединённых файлов:
- Добавить (с диска) — загрузить готовый файл.
- Сканировать — получить файл прямо со сканера (нужен настроенный TWAIN-сканер).
- Создать по шаблону — сделать файл из шаблона (Word/Excel).
- Открыть / Редактировать — открыть для просмотра или правки; после редактирования 1С предложит сохранить новую версию.
- Закончить редактирование / Отменить — вернуть файл из режима правки.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись / Сохранить вместе с подписью.
- Зашифровать / Расшифровать.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Пометить на удаление.
6. Что формируется при добавлении
- Бухгалтерские проводки — нет. Это не проводимый документ.
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ) — нет. Присоединённые файлы к ним отношения не имеют; ЭСФ и СНТ формируют документы реализации/поступления, а не карточка договора.
- Движения по регистрам — только служебные: запись в справочнике и, при хранении на томах, файл в томе; при подписании — сведения о подписи и сертификате. Учётных регистров (например, взаиморасчётов или НДС) не затрагивает.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет. «Печатается» сам приложенный файл средствами той программы, которой открывается его расширение (PDF — просмотрщиком, DOCX — Word). Из карточки ЭТД печатаются формы самого трудового договора, а не файлового справочника.
8. Частые ошибки
- «Не удалось получить файл … Файл не найден на сервере (в томе)» — файлы хранятся на томах, а сам том (сетевая папка) недоступен или перемещён. Проверьте Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения файлов: путь и права доступа пользователя к папке.
- «Размер файла превышает максимально допустимый» — сработало ограничение из настроек работы с файлами. Увеличьте лимит там же либо сожмите скан (уменьшите разрешение сканирования до 200–300 dpi).
- «Файл занят другим пользователем (редактируется)» — кто-то открыл файл на редактирование и не завершил. Попросите его нажать «Закончить редактирование» или снимите редактирование через список файлов.
- «Не установлен криптопровайдер / сертификат» при попытке подписать — не настроена ЭЦП. Настройте в Администрирование → Общие настройки → Электронная подпись и шифрование, добавьте сертификат.
- Кнопка «Добавить» неактивна — вы открыли ЭТД в режиме «только просмотр» либо у пользователя нет прав на изменение объекта. Откройте на изменение / проверьте роли.
- Файлы «пропали» после свёртки/выгрузки базы — при хранении на томах файлы не переносятся вместе с выгрузкой ИБ (
.dt). Для переезда переносите и тома, либо заранее переведите хранение в информационную базу.
9. FAQ
Где физически лежат эти файлы? Либо внутри информационной базы, либо на «томах» — папке на сервере/диске. Смотрите в Администрирование → Настройки работы с файлами. В облаке (1С:Fresh) — всегда в базе.
Можно прикрепить несколько файлов к одному ЭТД? Да, сколько угодно: договор, допсоглашения, приказ. Каждый станет отдельным элементом справочника с одним и тем же «Владельцем».
Как подписать скан договора ЭЦП? Выделите файл на панели присоединённых файлов и нажмите Подписать, выберите сертификат. Флаг «Подписан» станет «Да». Предварительно ЭЦП должна быть настроена в разделе электронной подписи.
Есть ли максимальный размер файла? Да, он задаётся в настройках работы с файлами (по умолчанию обычно 100 МБ). При превышении 1С выдаст ошибку — уменьшите разрешение скана.
Эти файлы уходят в ЕСУТД / госорган? Отправку данных трудового договора выполняет сам объект ЭТД по своему регламенту обмена. Присоединённый файл — это ваш внутренний подтверждающий документ (скан). Передаётся ли он во внешнюю систему, зависит от настройки обмена ЭТД, а не от самого файлового справочника.
Как окончательно удалить файл, а не просто пометить? Пометьте на удаление, затем выполните Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. До этого файл остаётся в базе.
Почему кнопка «Добавить» серая? ЭТД открыт только на просмотр или у вас нет прав на его изменение. Откройте объект на редактирование либо обратитесь к администратору за ролью.
Делает ли этот справочник проводки, ЭСФ или расчёт налогов? Нет. Это служебное файловое хранилище. Проводки, ЭСФ/СНТ и налоги (ИПН, ОПВ, соцналог и т. д.) формируют учётные документы, а не карточка присоединённых файлов.
Как отсканировать документ сразу в 1С, минуя диск? На панели файлов нажмите Сканировать — нужен подключённый TWAIN-совместимый сканер и включённая поддержка сканирования в настройках работы с файлами.
Файл не открывается по двойному клику — что делать? Проверьте расширение файла в карточке и наличие программы для него на компьютере (PDF, Word и т. п.). Если расширение пустое или неверное — прикрепите файл заново.
10. Смежные объекты
- На основании чего появляется: элемент справочника всегда рождается «под» объектом Электронный трудовой договор (ЭТД) — он указан в поле «Владелец». Без ЭТД файл прикрепить не к чему.
- Что рядом: сам ЭТД связан с кадровыми документами (Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение) и с зарплатным контуром (Начисление зарплаты, где и считаются ИПН, ОПВ, ВОСМС, СО, ОСМС, ОПВР и соцналог по данным договора).
- Аналогичные механизмы: у большинства объектов конфигурации есть свой собственный справочник присоединённых файлов (
…ПрисоединённыеФайлы) — работают они все одинаково, отличается только «Владелец».
Как узнать свой релиз: Справка → О программе — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Методичка проверена на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).