Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы отгрузили товар, покупатель ждёт счёт-фактуру, а бухгалтер напоминает: выписать ЭСФ надо в ИС ЭСФ и уложиться в срок. Или наоборот — контрагент прислал вам ЭСФ на сумму, которая не бьётся с вашей накладной, и надо понять, где расхождение. В обоих случаях вы открываете документ «ЭСФ». Это не бумажка «для галочки»: именно от него зависит, зачтёт ли покупатель НДС и не прилетит ли вам штраф за просрочку выписки. Разберём объект по косточкам.
1. Назначение
Документ «ЭСФ» (электронный счёт-фактура) оформляет счёт-фактуру для отправки в информационную систему ИС ЭСФ (esf.gov.kz) и подтверждает право покупателя на зачёт НДС. Он бывает исходящим (вы продавец, выписываете) и входящим (вы покупатель, получаете и регистрируете). В учёте он фиксирует НДС к уплате или к зачёту и синхронизируется с ИС ЭСФ прямо из 1С.
2. Где найти
Раздел Продажи → группа Электронные счета-фактуры (ЭСФ) → журнал ЭСФ. Оттуда же — по кнопке Создать для ручного ввода, но чаще ЭСФ вводится на основании реализации (см. раздел 10).
Для входящих: Покупки → Электронные счета-фактуры (ЭСФ) полученные.
Открыть журнал напрямую в 1С: нажмите Главное меню → Файл → нет — проще через Сервис → Перейти по навигационной ссылке и вставьте:
e1cib/list/Документ.ЭСФ
2а. Как узнать свой релиз
Справка (или значок ? в правом верхнем углу) → О программе. В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Эта методичка написана под релиз 3.0.74.2. Если у вас другой релиз, названия полей могут чуть отличаться, но логика та же.
3. Как заполнить
Ниже — ключевые поля исходящего ЭСФ. Жирным помечены обязательные — без них документ не проведётся и не уйдёт в ИС ЭСФ.
| Поле | Зачем нужно / что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация | Продавец (вы). Подтягивает ваш БИН/ИИН и данные для раздела «A» ЭСФ. Ошибётесь — ЭСФ уйдёт от чужого лица и будет отклонён. |
| Контрагент | Покупатель. Из него берётся БИН/ИИН получателя. Если БИН неверный — покупатель не увидит ЭСФ в своём кабинете и не зачтёт НДС. |
| Договор | Определяет валюту и порядок расчётов. При валютном договоре сумма ЭСФ пересчитается по курсу. |
| Документ-основание | Ссылка на реализацию/акт. Заполняется автоматически при вводе «на основании». Без основания ЭСФ придётся заполнять руками построчно. |
| Дата совершения оборота | Дата отгрузки/оказания услуги. От неё считается срок выписки (см. FAQ). Поставите не ту — рискуете формальной просрочкой. |
| Дата документа | Дата выписки ЭСФ. Не путать с датой оборота. |
| Учётная система | Признак «выписан на основании документа реализации». Влияет на автозаполнение строк. |
| Табличная часть «Товары/Услуги» | Номенклатура, кол-во, цена, ставка НДС (16%), сумма. Строки тянутся из основания. Неверная ставка = неверный НДС у обоих сторон. |
| Признак происхождения товара / ТН ВЭД (КНП) | Для товаров из перечня изъятий и импортных. Пустой код при обязательности — ЭСФ отклонит ИС ЭСФ. |
| Дополнительные сведения (раздел G/H) | Реквизиты поставки, № СНТ при прослеживаемых товарах. |
| Способ отправки | «Через 1С» (прямой обмен с ИС ЭСФ по ЭЦП) или выгрузка в файл. |
Порядок действий: заполнили шапку → проверили строки и ставку НДС → провели документ (Провести) → нажали ЭСФ → Отправить в ИС ЭСФ (или Обмен → Отправить). После отправки статус в журнале меняется на «Доставлен»/«Просмотрен».
4. Разобранный пример с проводками
Условие. 4 сентября 2026 г. ТОО «Астра» (плательщик НДС) отгружает ТОО «Березка» товар «Кабель ВВГ» — 100 м по 5 000 ₸/м. Ставка НДС 16%.
Расчёт:
- Стоимость без НДС: 100 × 5 000 = 500 000 ₸
- НДС 16%: 500 000 × 16% = 80 000 ₸
- Итого к оплате: 580 000 ₸
Сначала проводится реализация (она даёт основные проводки), затем на её основании — ЭСФ.
Проводки по реализации товара (себестоимость партии — 350 000 ₸):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 580 000 | Задолженность покупателя (доход с НДС) |
| 6010 | 3130 | 80 000 | Начислен НДС к уплате |
| 7010 | 1330 | 350 000 | Списана себестоимость товара |
Проводки чисто по документу «ЭСФ»: бухгалтерских проводок ЭСФ, как правило, не формирует — НДС уже начислен реализацией. ЭСФ делает движения по регистрам НДС (журнал учёта, обороты по реализации) и по регистру статусов ИС ЭСФ. То есть его задача — не проводки, а корректный электронный документ и НДС-регистры.
После проведения нажимаете Отправить в ИС ЭСФ — ЭСФ уходит на портал, покупатель получает право на зачёт своих 80 000 ₸ НДС.
Если вы плательщик НДС и налоговый период закрывается, эти 80 000 ₸ попадут в декларацию по форме 300.00 как оборот по реализации.
5. Виды операции
Документ покрывает разные ситуации выписки:
- Счёт-фактура на реализацию — стандартная отгрузка/услуга.
- Счёт-фактура на аванс — при получении предоплаты (если выписываете ЭСФ на аванс).
- Исправленный ЭСФ — заменяет ранее выписанный с ошибкой (аннулирует предыдущий).
- Дополнительный ЭСФ — корректировка на сумму (скидка, изменение цены, возврат) без аннулирования исходного.
- ЭСФ на экспорт / по СНТ — с указанием ТН ВЭД, страны, сопроводительной накладной на товары.
- Входящий (полученный) ЭСФ — регистрация счёта-фактуры от поставщика для зачёта НДС.
6. Что формируется при проведении
- Проводки — по самой ЭСФ обычно нет (НДС начислен реализацией); при отдельных схемах (аванс) может формироваться начисление НДС по авансам.
- Электронный документ — XML счёта-фактуры установленного формата для ИС ЭСФ, подписывается ЭЦП и отправляется на esf.gov.kz.
- Движения по регистрам НДС — «НДС по реализации», журнал учёта счетов-фактур, реестр для декларации 300.00.
- Регистр статусов ЭСФ — «Не отправлен» → «Доставлен» → «Просмотрен» / «Отклонён». Статус виден прямо в журнале.
- При прослеживаемых товарах — увязка с СНТ (сопроводительной накладной на товары).
7. Печатные формы
Из документа доступны:
- Счёт-фактура (ЭСФ) — печатная форма электронного счёта-фактуры установленной формы РК.
- Счёт-фактура (типовая) — бумажный вариант формы.
- Реестр ЭСФ — из журнала, по кнопке печати списка.
Печать вызывается кнопкой Печать в форме документа.
8. Частые ошибки
«Не заполнена дата совершения оборота» — при попытке отправить ЭСФ. → Откройте документ, заполните «Дата совершения оборота» (дата отгрузки), перепроведите.
«Указан неверный БИН/ИИН получателя» (отклонение от ИС ЭСФ) → Проверьте карточку контрагента: БИН должен совпадать с данными в ИС ЭСФ. Исправьте и отправьте повторно.
«Ставка НДС не соответствует» — если в строке осталась старая ставка 12%. → С 2026 года ставка 16%. Проверьте справочник ставок и строки табличной части, перевыберите ставку, перепроведите.
«Срок выписки ЭСФ истёк» / документ выписан позже нормативного срока → выписать корректно текущей датой не всегда возможно без последствий; при просрочке возможен штраф. Выписывайте вовремя.
«ЭСФ уже выписан на этот документ-основание» → Вы дважды создаёте ЭСФ на одну реализацию. Найдите существующий в журнале, не плодите дубли.
«Не установлен сертификат ЭЦП» при отправке → В настройках обмена с ИС ЭСФ укажите действующий сертификат подписи (НУЦ РК).
9. FAQ
В какой срок нужно выписать ЭСФ? По общему правилу — не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота (для отдельных категорий сроки иные). Ориентируйтесь на «Дату совершения оборота» в документе.
Какая ставка НДС ставится в ЭСФ в 2026 году? 16%. Ставка 12% из старых материалов больше не применяется. В строке 500 000 ₸ без НДС сумма налога составит 80 000 ₸.
ЭСФ делает бухгалтерские проводки? Как правило, нет. НДС к уплате (Дт 6010 Кт 3130) начисляет документ реализации. ЭСФ формирует электронный документ и движения по НДС-регистрам.
Чем исправленный ЭСФ отличается от дополнительного? Исправленный полностью заменяет (аннулирует) ошибочный счёт-фактуру. Дополнительный корректирует сумму (скидка, возврат, изменение цены) без аннулирования исходного.
Как отправить ЭСФ прямо из 1С?
Настройте обмен с ИС ЭСФ (сертификат ЭЦП), проведите документ и нажмите Отправить в ИС ЭСФ. Статус в журнале покажет «Доставлен»/«Просмотрен».
Покупатель не видит мой ЭСФ — почему? Чаще всего неверный БИН/ИИН получателя или ЭСФ не отправлен (статус «Не отправлен»). Проверьте реквизиты контрагента и статус в журнале.
Нужно ли выписывать ЭСФ, если я не плательщик НДС? В ряде случаев ЭСФ обязателен и для неплательщиков НДС (например, по прослеживаемым/импортным товарам, при госзакупках). Тогда в строках НДС не выделяется.
Что делать при возврате товара? Оформляется возврат, а на его основании — дополнительный (корректирующий) ЭСФ, уменьшающий оборот и НДС.
Как связаны ЭСФ и СНТ? Для прослеживаемых товаров сначала оформляется СНТ (сопроводительная накладная), а ЭСФ ссылается на неё. Без корректной СНТ ЭСФ по таким товарам могут отклонить.
Можно ли выписать один ЭСФ на несколько отгрузок? Да, при регулярных поставках одному покупателю допускается сводный ЭСФ за период (при соблюдении условий договора и норм НК РК).
10. Смежные документы
- Вводится на основании: «Реализация товаров и услуг», «Акт выполненных работ», «Отчёт комиссионера», «Поступление аванса» (для ЭСФ на аванс), «СНТ».
- На основании ЭСФ вводят: корректировочные ЭСФ (исправленный/дополнительный), а входящий ЭСФ связывается с «Поступлением товаров и услуг» для зачёта НДС.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе: там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта инструкция актуальна для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. При обновлении конфигурации сверяйтесь с изменениями в разделе НДС.
Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).