ЭДО-документооборот — это обмен электронными документами, при котором бухгалтер получает, проверяет, подписывает, отклоняет и связывает документы контрагента с операциями учёта. В «Бухгалтерии для Казахстана 3.0» релиза 3.0.73 и «Управлении торговлей для Казахстана» релиза 3.4.5.21 входящий объект ЭДО служит электронным конвертом: сам по себе он не отражает поступление, реализацию или расчёты, поэтому после обработки необходимо проверить связанный первичный документ.
Как устроен документооборот ЭДО
В электронном документообороте важно разделять транспортный и бухгалтерский уровни. На транспортном уровне система хранит полученный или отправляемый файл, сведения об участниках обмена, идентификаторы документооборота, состояние подписания и результаты обработки. На бухгалтерском уровне хозяйственную операцию отражает отдельный учётный документ.
Например, входящий электронный акт может появиться в рабочем месте ЭДО, однако одного факта получения недостаточно для отражения услуги в учёте. Бухгалтеру нужно проверить отправителя, организацию-получателя, вид документа, номер, дату, сумму и связь с договором, а затем создать или проверить документ поступления.
Для электронных счетов-фактур и СНТ используется Информационная система ЭСФ (ИС ЭСФ), виртуальный склад, СНТ. Статус документа в ИС ЭСФ и состояние связанного объекта в 1С следует рассматривать отдельно: успешная загрузка электронного документа ещё не подтверждает правильность бухгалтерской операции.
Автоматическое создание документов ЭДО
Автоматическое создание документов ЭДО обычно начинается при синхронизации базы с оператором обмена. В «Бухгалтерии для Казахстана 3.0» релиза 3.0.73 входящие документы, как правило, загружаются в базу автоматически, после чего бухгалтер обрабатывает их в рабочем месте ЭДО.
Практический порядок работы:
- Откройте рабочее место ЭДО.
- Перейдите в список Входящие электронные документы.
- Выберите поступивший документ и проверьте его реквизиты.
- Просмотрите содержимое и требования к получателям или подписантам.
- Свяжите электронный объект с существующим первичным документом либо создайте предусмотренный учётный документ.
- Проверьте результат проведения именно учётного документа.
Автоматизация сокращает ручной ввод, но не отменяет проверки. Совпадение контрагента, организации, договора, вида документа, валюты, суммы и основания нужно контролировать до отражения операции. Особенно внимательно следует разбирать дубли: повторно загруженный электронный конверт не должен приводить к созданию второй хозяйственной операции.
1С ЭДО: входящие и исходящие документы
В «Управлении торговлей для Казахстана» релиза 3.4.5.21 входящий объект называется «Входящий электронный документ». Он хранит организацию, контрагента, договор, вид документа, способ обмена и идентификаторы участников и документооборота. Через него пользователь проверяет содержимое и выполняет доступные операции обработки, однако товарные и расчётные движения формируются отдельными учётными документами.
Карточку входящего документа нужно проверять последовательно:
- правильно ли выбрана организация-получатель;
- соответствует ли контрагент отправителю;
- указан ли нужный договор;
- верно ли определён вид электронного документа;
- совпадают ли данные электронного обмена с содержимым документа;
- создана ли корректная связь с первичным документом учёта.
Исходящий объект в этой конфигурации называется «Исходящий электронный документ». В нём хранятся получатель, вид документа, способ обмена, маршрут подписания, вид подписи, идентификаторы, даты и статусы обработки. Через карточку пользователь просматривает содержимое, подписывает документ ЭЦП и выполняет операции обмена, предусмотренные конфигурацией.
Для работы с ЭЦП используется инфраструктура Национального удостоверяющего центра. Перед отправкой бухгалтеру полезно проверить не только содержание документа, но и выбранную организацию, получателя и маршрут подписания: ошибка на этом этапе может направить документ не тому участнику либо задержать его обработку.
Что контролировать бухгалтеру
Создание документов ЭДО лучше включить в ежедневный контрольный процесс. Ответственный сотрудник проверяет новые входящие документы, документы без связи с учётной операцией, неподписанные исходящие объекты, отклонения и расхождения между электронным документом и первичной базой.
Минимальный контрольный список выглядит так:
- входящий объект загружен только один раз;
- реквизиты организации и контрагента заполнены корректно;
- вид документа соответствует его содержанию;
- электронный документ связан с нужной операцией;
- первичный документ проверен и проведён отдельно;
- результат отправки или обработки зафиксирован в ЭДО;
- для ЭСФ и СНТ дополнительно проверено состояние в Информационной системе ЭСФ (ИС ЭСФ), виртуальный склад, СНТ.
Не следует использовать транспортный статус как единственное подтверждение отражения операции. Надёжная проверка строится по цепочке: электронный документ — участники и реквизиты — связанный первичный документ — результат в учёте.
Частые вопросы
Что такое ЭДО-документооборот простыми словами? — Это получение и отправка документов в электронной форме с фиксацией участников, статусов и действий. В 1С электронный объект ЭДО может быть лишь контейнером, а хозяйственную операцию отражает связанный учётный документ.
Может ли 1С автоматически создавать документы ЭДО? — Входящие электронные документы могут попадать в базу при синхронизации с оператором. Бухгалтеру всё равно нужно проверить реквизиты, содержимое и связь с первичным документом.
Где находятся документы ЭДО в 1С? — В «Бухгалтерии для Казахстана 3.0» релиза 3.0.73 используется рабочее место ЭДО и список Входящие электронные документы. Для другого релиза путь нельзя переносить без проверки его документации.
Создаёт ли входящий документ ЭДО бухгалтерские проводки? — В описанных релизах входящий объект хранит данные обмена и связь с первичным документом, но сам не отражает хозяйственную операцию. Проводки и движения нужно проверять в связанном документе учёта.
Где проверить электронные счета-фактуры и СНТ? — Используйте Информационную систему ЭСФ (ИС ЭСФ), виртуальный склад, СНТ и сопоставляйте её данные с документами в 1С.
Источники
- Документ «ЭлектронныйДокументВходящийЭДО» в УТ для Казахстана 3.4.5.21
- Входящий электронный документ ЭДО для Казахстана в «Бухгалтерии для Казахстана 3.0»
- Документ «ЭлектронныйДокументИсходящийЭДО» в УТ для Казахстана 3.4.5.21
- Информационная система ЭСФ (ИС ЭСФ), виртуальный склад, СНТ
- Национальный удостоверяющий центр