Что такое акт сверки в 1С
Акт сверки в 1С формируют, чтобы сопоставить расчёты организации и контрагента за выбранный период, проверить задолженность, обнаружить расхождения и подготовить документ для согласования с партнёром. В программе для этого предназначен документ «Акт сверки взаиморасчетов». Найти его можно по пути: «Продажа» → «Акт сверки взаиморасчетов».
Акт помогает бухгалтеру собрать сведения о взаиморасчётах в одном документе и зафиксировать результат проверки. Его можно подготовить по запросу контрагента или в рамках регулярной сверки. На практике периодичность компания определяет с учётом объёма операций, условий договоров и принятого порядка контроля задолженности.
Сам по себе сформированный акт не исправляет учётные данные. Если стороны обнаружили различия, бухгалтеру необходимо проверить первичные документы и отражённые операции, определить причину расхождения и только после этого вносить обоснованные исправления в учёт.
Как сделать акт сверки в 1С
Сначала откройте раздел «Продажа», затем перейдите в список документов «Акт сверки взаиморасчетов» и создайте новый документ. Названия отдельных кнопок и расположение элементов формы могут отличаться в зависимости от версии конфигурации, релиза и настроек прав пользователя, однако общий порядок работы остаётся тем же.
При заполнении акта:
- Выберите организацию, от имени которой проводится сверка.
- Укажите контрагента.
- Задайте период, за который нужно сопоставить расчёты.
- При наличии соответствующих полей уточните договор или иной разрез учёта.
- Заполните сведения по данным учёта организации.
- Проверьте начальное и конечное состояние расчётов, а также операции внутри периода.
- Сохраните документ и сформируйте печатную форму для передачи контрагенту.
До отправки акта полезно убедиться, что в 1С внесены относящиеся к выбранному периоду документы реализации, поступления, оплаты, возврата и корректировки. Если операция отсутствует либо отражена не по тому контрагенту или договору, результат сверки может быть неполным.
Особое внимание стоит уделить дате документа, выбранному периоду и аналитике расчётов. Например, операции одного партнёра могут учитываться по нескольким договорам. В такой ситуации общий итог по контрагенту и данные по отдельному договору способны различаться, хотя арифметической ошибки в учёте нет.
Акт сверки с поставщиком в 1С
При сверке с поставщиком бухгалтер сопоставляет сведения своей организации с данными партнёра. Следует проверить поступления товаров, работ или услуг, произведённые оплаты, возвраты, корректировки и другие операции, влияющие на взаиморасчёты. Аналогичный подход применяется при сверке с покупателем, но состав операций будет зависеть от характера отношений сторон.
После формирования документа направьте контрагенту печатную или электронную версию акта. Если партнёр согласен с данными, стороны могут оформить согласованный экземпляр в принятом у них порядке. Если контрагент прислал собственный вариант, сравнивать лучше не только итоговую задолженность, но и каждую операцию за период.
Причинами расхождений могут быть:
- документ отражён только у одной стороны;
- использованы разные даты отражения операции;
- платёж отнесён на другой договор или документ расчётов;
- возврат или корректировка ещё не внесены в одну из баз;
- операция продублирована;
- при вводе документа выбран другой контрагент;
- стороны сверяют разные периоды или разные разрезы аналитики.
Обнаруженное отличие сначала нужно подтвердить документами. Не следует менять данные 1С только ради совпадения итогов в акте. Исправление должно соответствовать фактической операции и документам, на основании которых ведётся учёт.
Как проверить, сохранить и передать акт
Перед передачей контрагенту сверьте реквизиты сторон, период и перечень операций. Посмотрите, совпадает ли начальное состояние расчётов с результатами предыдущей сверки и объясняется ли конечный итог документами текущего периода. Если акт охватывает большой объём операций, удобнее последовательно проверять их по датам и видам документов.
Для документов, связанных со сверкой, в 1С предусмотрена работа с присоединёнными файлами. Через интерфейс документа можно хранить электронные версии и сканы актов, переписку и другие связанные файлы. Служебный справочник присоединённых файлов отдельно открывать не требуется: пользователь работает с вложениями через сам документ «Акт сверки взаиморасчетов».
Функциональность присоединённых файлов может включать загрузку и хранение документов, версионирование, электронное подписание и шифрование. Доступность отдельных возможностей зависит от используемой конфигурации, её настроек и прав пользователя. Поэтому в порядке работы организации следует закрепить, где хранится согласованный экземпляр и кто отвечает за его размещение.
После получения ответа контрагента сохраните подписанный либо согласованный вариант вместе с относящейся к нему перепиской. Это позволит отличить первоначальный проект от окончательной версии и восстановить ход согласования при последующей проверке расчётов.
Акт сверки между контрагентами может иметь значение и при взыскании налоговой задолженности со счетов дебитора. После уведомления налогового органа дебитор представляет акт сверки взаиморасчётов, совместно составленный с налогоплательщиком, и (или), если составить его на дату получения уведомления невозможно, документы, подтверждающие взаиморасчёты. Подтверждённая актом дебиторская задолженность может быть основанием для выставления инкассового распоряжения в пределах соответствующей суммы (ст. 186 НК РК).
Такой акт следует отличать от акта сверки расчётов по налогам и платежам в бюджет. Последний составляют налогоплательщик и налоговый орган, если налогоплательщик не согласен с суммой налоговой задолженности, указанной в уведомлении; документ подписывают должностное лицо налогового органа и налогоплательщик либо налоговый агент (ст. 183 НК РК).
Частые вопросы
Где найти акт сверки в 1С? — Откройте раздел «Продажа» и выберите «Акт сверки взаиморасчетов». В конкретном интерфейсе расположение команд может зависеть от версии и прав пользователя.
Как сделать акт сверки в 1С с поставщиком? — Создайте документ сверки, выберите организацию, поставщика и период, затем заполните и проверьте операции по данным учёта. После проверки сформируйте печатную форму и передайте её поставщику.
Исправляет ли акт сверки задолженность в учёте? — Нет. Он предназначен для сопоставления и фиксации результатов сверки. Ошибки исправляют отдельно и только на основании подтверждающих документов.
Почему данные организации и контрагента не совпадают? — Возможны разные периоды сверки, отсутствующие или дублированные документы, различные даты отражения операций либо неверно выбранные договоры и аналитика.
Можно ли прикрепить к акту скан или электронный файл? — Да, связанные файлы можно хранить через интерфейс присоединённых файлов документа. Доступные операции зависят от конфигурации и настроек базы.