1С-тегі салыстырып тексеру актісі деген не
1С-тегі салыстырып тексеру актісі таңдалған кезеңдегі ұйым мен контрагенттің есеп айырысуларын салыстыру, берешекті тексеру, сәйкессіздіктерді анықтау және серіктеспен келісуге арналған құжатты дайындау үшін қалыптастырылады. Бағдарламада бұл үшін «Өзара есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісі» құжаты қарастырылған. Оны мына жолмен табуға болады: «Сату» → «Өзара есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісі».
Акт бухгалтерге өзара есеп айырысулар туралы мәліметтерді бір құжатқа жинауға және тексеру нәтижесін тіркеуге көмектеседі. Оны контрагенттің сұрауы бойынша немесе жүйелі салыстырып тексеру шеңберінде дайындауға болады. Іс жүзінде компания тексеру кезеңділігін операциялар көлемін, шарттардың талаптарын және берешекті бақылаудың қабылданған тәртібін ескере отырып айқындайды.
Қалыптастырылған актінің өзі есеп деректерін түзетпейді. Егер тараптар айырмашылықтарды анықтаса, бухгалтер бастапқы құжаттар мен көрсетілген операцияларды тексеріп, сәйкессіздіктің себебін анықтап, содан кейін ғана есепке негізделген түзетулер енгізуі қажет.
1С-те салыстырып тексеру актісін қалай жасауға болады
Алдымен «Сату» бөлімін ашыңыз, содан кейін «Өзара есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісі» құжаттарының тізіміне өтіп, жаңа құжат жасаңыз. Жекелеген түймелердің атаулары мен нысан элементтерінің орналасуы конфигурация нұсқасына, релизге және пайдаланушы құқықтарының баптауларына қарай өзгеше болуы мүмкін, алайда жұмыстың жалпы тәртібі өзгермейді.
Актіні толтыру кезінде:
- Атынан салыстырып тексеру жүргізілетін ұйымды таңдаңыз.
- Контрагентті көрсетіңіз.
- Есеп айырысулар салыстырылатын кезеңді белгілеңіз.
- Тиісті өрістер болған жағдайда шартты немесе есептің өзге бөлігін нақтылаңыз.
- Ұйымның есеп деректері бойынша мәліметтерді толтырыңыз.
- Есеп айырысулардың бастапқы және соңғы жай-күйін, сондай-ақ кезең ішіндегі операцияларды тексеріңіз.
- Құжатты сақтап, контрагентке беру үшін баспа нысанын қалыптастырыңыз.
Актіні жібермес бұрын 1С-ке таңдалған кезеңге қатысты өткізу, келіп түсу, төлем, қайтару және түзету құжаттарының енгізілгеніне көз жеткізген жөн. Егер операция болмаса не басқа контрагент немесе шарт бойынша көрсетілсе, салыстырып тексеру нәтижесі толық болмауы мүмкін.
Құжаттың күніне, таңдалған кезеңге және есеп айырысулардың талдамасына ерекше назар аударған жөн. Мысалы, бір серіктестің операциялары бірнеше шарт бойынша есепке алынуы мүмкін. Мұндай жағдайда есепте арифметикалық қате болмаса да, контрагент бойынша жалпы қорытынды мен жеке шарт бойынша деректер өзгеше болуы ықтимал.
1С-тегі жеткізушімен салыстырып тексеру актісі
Жеткізушімен салыстырып тексеру кезінде бухгалтер өз ұйымының мәліметтерін серіктестің деректерімен салыстырады. Тауарлардың, жұмыстардың немесе көрсетілетін қызметтердің келіп түсуін, жүргізілген төлемдерді, қайтаруларды, түзетулерді және өзара есеп айырысуларға әсер ететін басқа да операцияларды тексеру қажет. Сатып алушымен салыстырып тексеру кезінде де осындай тәсіл қолданылады, бірақ операциялардың құрамы тараптар арасындағы қатынастардың сипатына байланысты болады.
Құжатты қалыптастырғаннан кейін контрагентке актінің баспа немесе электрондық нұсқасын жіберіңіз. Егер серіктес деректермен келіссе, тараптар келісілген дананы өздерінде қабылданған тәртіппен ресімдей алады. Егер контрагент өз нұсқасын жіберсе, тек қорытынды берешекті ғана емес, кезеңдегі әрбір операцияны да салыстырған дұрыс.
Сәйкессіздіктердің себептері мыналар болуы мүмкін:
- құжат тек бір тарапта көрсетілген;
- операцияны көрсету үшін әртүрлі күндер пайдаланылған;
- төлем басқа шартқа немесе есеп айырысу құжатына жатқызылған;
- қайтару немесе түзету дерекқорлардың біріне әлі енгізілмеген;
- операция қайталанып енгізілген;
- құжатты енгізу кезінде басқа контрагент таңдалған;
- тараптар әртүрлі кезеңдерді немесе талдаманың әртүрлі бөліктерін салыстырып тексеруде.
Анықталған айырмашылықты алдымен құжаттармен растау қажет. Актідегі қорытындыларды сәйкестендіру үшін ғана 1С деректерін өзгертуге болмайды. Түзету нақты операцияға және есеп жүргізуге негіз болған құжаттарға сәйкес келуі тиіс.
Актіні қалай тексеруге, сақтауға және беруге болады
Контрагентке бермес бұрын тараптардың деректемелерін, кезеңді және операциялар тізбесін салыстырып тексеріңіз. Есеп айырысулардың бастапқы жай-күйі алдыңғы салыстырып тексеру нәтижелеріне сәйкес келетінін және соңғы қорытындының ағымдағы кезең құжаттарымен түсіндірілетінін тексеріңіз. Егер акт операциялардың үлкен көлемін қамтыса, оларды күні мен құжат түрі бойынша ретімен тексерген ыңғайлы.
Салыстырып тексеруге байланысты құжаттар үшін 1С-те тіркелген файлдармен жұмыс істеу мүмкіндігі қарастырылған. Құжат интерфейсі арқылы актілердің электрондық нұсқалары мен сканерленген көшірмелерін, хат алмасуды және басқа да байланысты файлдарды сақтауға болады. Тіркелген файлдардың қызметтік анықтамалығын бөлек ашу қажет емес: пайдаланушы тіркемелермен «Өзара есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісі» құжатының өзі арқылы жұмыс істейді.
Тіркелген файлдар функционалы құжаттарды жүктеу мен сақтауды, нұсқаларды басқаруды, электрондық қол қоюды және шифрлауды қамтуы мүмкін. Жекелеген мүмкіндіктердің қолжетімділігі пайдаланылатын конфигурацияға, оның баптауларына және пайдаланушының құқықтарына байланысты. Сондықтан ұйымның жұмыс тәртібінде келісілген дананың қайда сақталатынын және оны орналастыруға кім жауапты екенін бекіту қажет.
Контрагенттің жауабын алғаннан кейін қол қойылған немесе келісілген нұсқаны оған қатысты хат алмасумен бірге сақтаңыз. Бұл бастапқы жобаны түпкілікті нұсқадан ажыратуға және есеп айырысуларды кейіннен тексеру кезінде келісу барысын қалпына келтіруге мүмкіндік береді.
Контрагенттер арасындағы салыстырып тексеру актісінің дебитордың шоттарынан салық берешегін өндіріп алу кезінде де маңызы болуы мүмкін. Салық органының хабарламасынан кейін дебитор салық төлеушімен бірлесіп жасалған өзара есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісін және (немесе), егер оны хабарламаны алған күнге жасау мүмкін болмаса, өзара есеп айырысуларды растайтын құжаттарды ұсынады. Актімен расталған дебиторлық берешек тиісті сома шегінде инкассалық өкім шығаруға негіз болуы мүмкін (ҚР СК 186-бабы).
Мұндай актіні салықтар мен бюджетке төленетін төлемдер бойынша есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісінен ажырату қажет. Соңғысын салық төлеуші хабарламада көрсетілген салық берешегінің сомасымен келіспеген жағдайда салық төлеуші мен салық органы жасайды; құжатқа салық органының лауазымды адамы және салық төлеуші не салық агенті қол қояды (ҚР СК 183-бабы).
Жиі қойылатын сұрақтар
1С-те салыстырып тексеру актісін қайдан табуға болады? — «Сату» бөлімін ашып, «Өзара есеп айырысуларды салыстырып тексеру актісін» таңдаңыз. Нақты интерфейсте пәрмендердің орналасуы нұсқаға және пайдаланушы құқықтарына байланысты болуы мүмкін.
1С-те жеткізушімен салыстырып тексеру актісін қалай жасауға болады? — Салыстырып тексеру құжатын жасап, ұйымды, жеткізушіні және кезеңді таңдаңыз, содан кейін есеп деректері бойынша операцияларды толтырып, тексеріңіз. Тексергеннен кейін баспа нысанын қалыптастырып, оны жеткізушіге беріңіз.
Салыстырып тексеру актісі есептегі берешекті түзете ме? — Жоқ. Ол салыстыруға және салыстырып тексеру нәтижелерін тіркеуге арналған. Қателер бөлек және тек растайтын құжаттардың негізінде түзетіледі.
Неліктен ұйым мен контрагенттің деректері сәйкес келмейді? — Салыстырып тексеру кезеңдері әртүрлі болуы, құжаттар болмауы немесе қайталанып енгізілуі, операцияларды көрсету күндері өзгеше болуы не шарттар мен талдама дұрыс таңдалмауы мүмкін.
Актіге сканерленген көшірмені немесе электрондық файлды тіркеуге бола ма? — Иә, байланысты файлдарды құжаттың тіркелген файлдар интерфейсі арқылы сақтауға болады. Қолжетімді операциялар конфигурация мен дерекқор баптауларына байланысты.