В 2026 году единого комплекта документов от самозанятого на все случаи нет: бухгалтеру нужны документы, которые подтверждают личность исполнителя, применяемый им налоговый порядок, содержание сделки, факт выполнения работы или оказания услуги и расчёт. При работе через интернет-платформу часть налоговых и социальных обязательств может исполнять оператор, поэтому дополнительно следует сохранить документы и электронные сведения платформы.
Какие документы запросить у самозанятого
Практический комплект зависит от того, кто покупатель, как оформлена сделка и используется ли интернет-платформа. До оплаты бухгалтеру стоит получить и проверить:
- сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо;
- подтверждение применяемого порядка налогообложения, если оно формируется используемым сервисом или платформой;
- договор либо иной документ, в котором зафиксированы предмет сделки, стоимость, порядок выполнения и оплаты;
- документ о выполнении работы, оказании услуги или передаче результата;
- расчётный документ или чек, сформированный способом, предусмотренным для исполнителя;
- подтверждение оплаты: платёжное поручение, банковскую выписку, квитанцию платформы или другой документ по фактическому способу расчёта.
Не следует ограничиваться фотографией удостоверения личности или переводом на банковский счёт. Такие сведения сами по себе не объясняют, за что перечислены деньги, на каком основании принят результат и каким образом исполнитель оформил расчёт.
Если исполнитель работает через интернет-платформу, бухгалтеру полезно запросить электронный чек, отчёт о заказе, сведения об удержаниях и подтверждение выплаты. Их состав определяется функциональностью конкретной платформы и фактической схемой расчётов.
Как оформить отношения и результат работы
В договоре важно описать конкретный результат: например, подготовку текста, доставку заказа, консультацию, ремонт или создание цифрового объекта. Формулировка должна позволять сопоставить договор с закрывающим и платёжным документами.
Также в договоре целесообразно зафиксировать:
- данные сторон;
- предмет и объём задания;
- цену и порядок расчёта;
- срок либо этапы исполнения;
- способ передачи результата;
- порядок подтверждения выполнения;
- ответственность сторон и условия исправления недостатков.
Документ, подтверждающий исполнение, должен соответствовать реальной операции. Это может быть акт, отчёт исполнителя, документ о передаче результата или электронное подтверждение платформы. Выбор названия документа не заменяет его содержание: бухгалтеру необходимо видеть связь между заказом, выполненной работой и оплатой.
Для разовой покупки товара набор подтверждений будет отличаться от комплекта по услуге. Не стоит автоматически оформлять акт там, где фактически передавался товар, либо описывать поставку как консультационную услугу. Первичные документы должны отражать действительное содержание операции.
Работа через интернет-платформу
Правила 2026 года предусматривают участие оператора интернет-платформы в удержании и перечислении индивидуального подоходного налога, обязательных пенсионных взносов, обязательных пенсионных взносов работодателя, социальных отчислений и взносов на обязательное социальное медицинское страхование. Основания, названные в правилах, включают подпункт 22-1 пункта 1 статьи 17 и пункт 5 статьи 102-1 Социального кодекса, а по ОСМС — подпункт 2-1 пункта 1 статьи 17 профильного закона.
Из этого не следует, что бухгалтер может принять расход только по банковской выписке. Необходимо сохранить доступные документы платформы: карточку заказа, чек, отчёт о выполнении, сведения о комиссии, удержаниях и итоговой выплате исполнителю. По ним бухгалтер сопоставляет цену заказа, сумму удержаний и фактическое перечисление.
В правилах специальное мобильное приложение определено как налоговое мобильное приложение, которое используется, в частности, физическими лицами на специальном налоговом режиме для самозанятых. Через него предусмотрено формирование чека специального мобильного приложения. Поэтому при прямом расчёте с исполнителем следует запросить именно сформированный чек, когда его применение относится к выбранному исполнителем порядку работы, а не заменять его произвольной распиской.
Что проверить бухгалтеру до оплаты
Сначала сопоставьте данные исполнителя во всех полученных документах. Затем проверьте, одинаково ли описаны предмет, сумма и стороны в договоре, документе о выполнении и платёжном основании. Несовпадение фамилии, назначения платежа или стоимости лучше устранить до перечисления денег.
Если самозанятый сообщает о работе через платформу, уточните, кто принимает деньги от заказчика, кто перечисляет их исполнителю и какие удержания отражены в отчёте. Это необходимо, чтобы не смешать сумму заказа, комиссию платформы и фактическую выплату.
Документы удобно хранить единым электронным комплектом по каждой операции: договор, задание, переписку о существенных условиях, подтверждение результата, чек, отчёт платформы и платёжный документ. Файл или папку лучше обозначить так, чтобы операция находилась по дате, исполнителю и предмету сделки.
Если статус исполнителя, применяемый порядок или обязанность сформировать чек не подтверждены доступными документами, не следует самостоятельно приписывать человеку налоговый статус. Запросите подтверждение у исполнителя и сопоставьте его с правилами используемого приложения или интернет-платформы.
Частые вопросы
Достаточно ли получить от самозанятого чек? — Нет, чек подтверждает расчёт, но бухгалтеру также нужны документы, раскрывающие содержание сделки и факт получения результата.
Обязательно ли заключать отдельный договор? — Комплект следует выбирать с учётом характера и условий сделки. В любом случае документы должны позволять установить стороны, предмет, стоимость, исполнение и основание оплаты.
Нужен ли акт от самозанятого? — Нужен документ, достоверно подтверждающий результат операции. Для услуги это может быть акт или другой содержательный документ, а при работе через платформу — предусмотренное ею электронное подтверждение.
Что сохранить при заказе через интернет-платформу? — Сохраните карточку заказа, электронный чек, подтверждение выполнения, отчёт об удержаниях и документ о перечислении денег.
Можно ли считать банковский перевод единственным подтверждением расхода? — Перевод показывает движение денег, но не раскрывает полностью предмет сделки и факт исполнения. Его следует хранить вместе с договорными и закрывающими документами.