Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал акт сверки во вложении. Вы правите его прямо в 1С, сохраняете — и через день понимаете, что предыдущая редакция была правильной, а вы её затёрли. Паники нет: 1С хранит каждое сохранение как отдельную версию файла. Открываете карточку файла, видите список всех сохранений, сравниваете их между собой и одним кликом возвращаете нужную. Всё это живёт в справочнике «ВерсииФайлов».
Сразу договоримся: это служебный справочник, а не бухгалтерский документ. Он не делает проводок, не формирует ЭСФ и СНТ, никак не связан с НДС, ИПН или планом счетов. Его задача одна — хранить историю изменений присоединённых файлов. Поэтому в этой методичке нет разделов «проводки на цифрах» и «электронные документы»: у объекта их физически нет. Зато есть всё, что реально пригодится в работе.
1. Назначение
Справочник «ВерсииФайлов» хранит все версии файлов, которые вы присоединяете к документам, справочникам и другим объектам 1С. Каждый раз, когда вы редактируете и сохраняете присоединённый файл, создаётся новый элемент этого справочника. Это даёт историю правок, откат к любой прежней версии и сравнение редакций.
2. Где найти
Напрямую этот справочник в интерфейсе почти не открывают — с ним работают через карточку конкретного файла. Но добраться можно двумя путями.
Через файл (обычный путь):
- Откройте любой документ или справочник, к которому присоединён файл (например, поступление товаров).
- Нажмите Присоединённые файлы (скрепка на панели навигации формы) → откройте нужный файл.
- В карточке файла нажмите Ещё → Версии (или команду Версии на панели). Откроется список версий именно этого файла.
Напрямую весь справочник (для администратора):
- Скопируйте навигационную ссылку и откройте через Главное меню → Сервис → Перейти по навигационной ссылке:
e1cib/list/Справочник.ВерсииФайлов
Так вы увидите вообще все версии всех файлов базы. В повседневной работе это не нужно — список технический и большой.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ в левом верхнем углу) → Справка → О программе.
В открывшемся окне две ключевые строки:
- Версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) — это «1С:Предприятие».
- Конфигурация: Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2) — это релиз, к которому относится данная инструкция.
Если ваш релиз отличается, расположение команды «Версии» и набор кнопок могут слегка отличаться, но логика — та же.
3. Как «заполнить»: поля версии
Вручную вы этот справочник почти никогда не заполняете — версии создаются автоматически при сохранении файла. Но понимать поля полезно, чтобы читать историю и настраивать хранение. Ниже — что означает каждое поле и чем грозит неверное значение.
| Поле | Что это и зачем | Что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Владелец (обязательное) | Ссылка на сам файл (элемент «Файлы»/присоединённый файл), которому принадлежит версия. Связывает версию с карточкой файла. | Если связь битая — версия «висит» в базе, но не видна из файла. Правится только администратором. |
| Номер версии | Порядковый номер: 1, 2, 3… Растёт при каждом сохранении. | Не редактируется вручную. По нему вы понимаете, какая редакция новее. |
| Автор | Пользователь, создавший версию. Подставляется автоматически из вашего сеанса. | Позволяет понять, кто внёс правку. При обезличенном входе автор будет пустым. |
| Дата создания | Момент сохранения версии. | Ключ для сортировки истории. |
| Комментарий | Ваша пометка к версии («учёл замечания», «финальная»). Единственное поле, которое реально стоит заполнять руками при сохранении. | Пусто — не критично, но потом сложнее найти нужную редакцию среди десятка. |
| Полное имя файла | Имя с расширением (Акт_сверки.docx). |
Определяет, в какой программе откроется файл. |
| Расширение | Тип файла (docx, xlsx, pdf, jpg). | Неверное расширение — файл не откроется нужным приложением. |
| Размер | Объём в байтах. | Важно для контроля лимита хранилища. |
| Том | Том хранения файлов на диске (если включён режим хранения в томах). Пусто — значит файл лежит в самой базе. | Если том недоступен/переполнен — версию не сохранить и не открыть. |
| Хранилище файла / Путь к файлу | Где физически лежат данные: внутри базы (хранилище значения) или путь в томе на диске. | Битый путь = «файл не найден» при открытии. |
| Подписан ЭЦП | Признак, что версия подписана электронной подписью. Подписанную версию менять нельзя. | Правка подписанной версии разрывает подпись. |
Обязательное по сути одно — Владелец: без него версия ни к чему не привязана. Остальное 1С проставляет сама.
4. Разобранный пример
Ситуация. Вы ведёте договор с ТОО «Астана-Снаб». К договору присоединён файл Договор_2026.docx.
- Версия 1. Вы присоединили исходный договор 15.01.2026. Создан элемент: Номер версии = 1, Автор = Иванова, Размер = 48 КБ, Расширение = docx.
- Версия 2. 20.01.2026 юрист попросил убрать пункт о предоплате. Вы открыли файл на редактирование (Редактировать), внесли правки, нажали Закончить редактирование и в поле комментария написали «Убрали предоплату». 1С создала версию 2, а версия 1 осталась в истории.
- Версия 3. 25.01.2026 подписанный скан пришёл от контрагента — вы заменили содержимое на PDF. Версия 3: Расширение = pdf, комментарий «Финал с подписями».
Теперь в списке версий три строки. Вам нужно свериться, что именно поменялось между 1 и 2:
- выделяете обе версии → Сравнить версии (для docx открывается сравнение в Word с подсветкой правок);
- видите, что удалён абзац про предоплату — всё верно.
Ошиблись и хотите вернуть версию 1? Выделяете её → Сделать активной (Восстановить). Версия 1 становится текущей, но версии 2 и 3 не удаляются — история сохраняется целиком. Это и есть главная ценность справочника: ни одно сохранение не теряется.
Проводок здесь нет и быть не может — это файловый архив, а не хозяйственная операция.
5. Виды операции (что можно делать с версией)
- Создать версию — автоматически при сохранении отредактированного файла.
- Открыть версию — просмотреть конкретную редакцию, не меняя текущую.
- Сохранить как… — выгрузить выбранную версию на диск.
- Сравнить версии — сопоставить две редакции (для Word/Excel — штатное сравнение приложения).
- Сделать активной / Восстановить — назначить старую версию текущей.
- Изменить комментарий — уточнить пометку к версии.
- Удалить версию — очистить лишние редакции (обычно доступно администратору; освобождает место в томах/базе).
6. Что формируется при работе с версиями
Никаких бухгалтерских проводок, ЭСФ, СНТ и движений по налоговым регистрам объект не создаёт — повторим это прямо, чтобы не искать несуществующее.
Что реально происходит при сохранении версии:
- создаётся новый элемент справочника «ВерсииФайлов»;
- у файла-владельца обновляется ссылка на текущую (активную) версию;
- данные версии кладутся в хранилище: либо в том хранения файлов на диске, либо внутрь информационной базы;
- при полнотекстовом поиске 1С извлекает текст версии в служебное поле, чтобы файл находился по содержимому;
- фиксируются служебные атрибуты: автор, дата, размер, признак ЭЦП/шифрования.
7. Печатные формы
Классических печатных форм (как у счёта-фактуры) у справочника нет — это не отчётный документ. Доступные действия с версией:
- Открыть — просмотр в ассоциированном приложении;
- Сохранить как… — выгрузка версии в файл на диск;
- Печать — только средствами приложения, которым открыт файл (Word, Excel, просмотрщик PDF), а не средствами 1С.
8. Частые ошибки
«Размер файла превышает максимально допустимый» Сработало ограничение из настроек. Путь: Администрирование → Настройки работы с файлами → Максимальный размер файла. Увеличьте лимит или сожмите файл (например, PDF вместо тяжёлого скана).
«Не найден ни один рабочий том хранения файлов» / «Ошибка при записи файла в том» Включено хранение в томах, но том недоступен, переполнен или к нему нет прав у пользователя (сетевая папка). Проверьте Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения файлов: доступность пути, свободное место, права на запись у пользователя, под которым работает сервер 1С.
«Файл занят другим пользователем» / «Файл заблокирован для редактирования» Кто-то взял файл на редактирование и не завершил. Пусть он нажмёт Закончить редактирование, либо администратор снимет блокировку через список Занятые файлы (Администрирование → Обслуживание → Файлы, занятые для редактирования).
«Версия файла не найдена» / «Не удалось получить данные файла» Файл хранился в томе на диске, а путь/папка изменились или удалены. Восстановите папку тома из бэкапа либо укажите тому корректный путь. Если данных нет — версию не открыть, здесь поможет только резервная копия.
Сравнение версий не запускается Для сравнения Word/Excel нужны установленные MS Office и включённое сравнение. Для PDF и картинок сравнение содержимого недоступно — их можно только открыть рядом.
Правка подписанной версии Версию с признаком «Подписан ЭЦП» редактировать нельзя — подпись станет недействительной. Создайте новую версию на основе копии.
9. FAQ
Как посмотреть все версии присоединённого файла? Откройте карточку файла → Ещё → Версии. Появится список всех сохранений с автором, датой и комментарием.
Можно ли вернуть предыдущую версию, если новую сохранили по ошибке? Да. В списке версий выделите нужную и нажмите Сделать активной (Восстановить). Более новые версии при этом не удаляются — они остаются в истории.
Удаляются ли старые версии автоматически? Нет. По умолчанию хранятся все версии. Очистка — ручная (удаление лишних версий) либо через регламентные настройки хранения, если они заданы администратором.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки. Если включены тома хранения файлов на диске — данные в томах, а в базе только ссылки. Если нет — файлы хранятся внутри информационной базы. Смотрите Администрирование → Настройки работы с файлами.
Делает ли этот справочник бухгалтерские проводки или ЭСФ? Нет. Это служебный объект для хранения файлов. К НДС, ИПН, плану счетов, ЭСФ и СНТ он отношения не имеет.
Почему растёт размер базы из-за файлов? Каждая версия хранится отдельно, а при хранении «внутри базы» они утяжеляют её. Решение — перенести хранение в тома на диске и удалять ненужные версии.
Кто может удалять версии? Как правило, пользователь с правами администратора или ответственный за файлы. Обычному пользователю удаление версий чаще недоступно — это защита истории.
Можно ли сравнить две версии договора Word? Да. Выделите обе версии → Сравнить версии. Откроется штатное сравнение Word с подсветкой отличий (нужен установленный Office).
Что означает поле «Комментарий» у версии? Это ваша пометка, которую вы вводите при завершении редактирования («учёл замечания», «финал»). Она помогает быстро находить нужную редакцию.
Виден ли файл в полнотекстовом поиске 1С? Да, 1С извлекает текст версии в служебное поле, поэтому документ можно найти по содержимому вложения (если полнотекстовый поиск включён и индекс обновлён).
10. Смежные объекты
- Файлы (присоединённые файлы) — «родитель» версии. Именно из карточки файла вы работаете с версиями; поле Владелец версии ссылается на этот файл.
- Тома хранения файлов (
Справочник.ТомаХраненияФайлов) — где физически лежат данные версий на диске. - Настройки работы с файлами (Администрирование) — лимит размера, режим хранения, максимальное число версий.
- Любой объект-хозяин файла — документы (поступления, реализации, договоры), справочники (контрагенты, номенклатура) и т.д.: файл присоединяется к ним, а версии наследуют эту привязку через файл.
Как узнать свой релиз
Главное меню → Справка → О программе. Строка «Конфигурация» покажет редакцию и релиз (например, 3.0.74.2), строка «Версия платформы» — версию «1С:Предприятия». Сверяйтесь с ними: расположение команды «Версии» и набор кнопок зависят от релиза.
Методичка подготовлена для 1С: Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.