Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Директор просит: «Покажи мне расходы отдельно по каждому магазину». Вы открываете оборотку по счёту 7210 — а там одна общая сумма, без разбивки. Отдельного справочника «Магазины» в конфигурации нет, заводить целую подсистему ради трёх торговых точек не хочется. Вот здесь и выручает справочник «Субконто» — универсальное хранилище значений аналитики, которое вы наполняете сами и цепляете к любому счёту. Ниже — как это работает без ошибок.
1. Назначение
«Субконто» — это универсальный справочник значений аналитического учёта. Вы используете его тогда, когда нужна разбивка по счёту (по объектам, направлениям, автомобилям, точкам продаж), а готового типового справочника под неё нет. Значения из «Субконто» становятся третьим измерением проводки и попадают в отчёты.
2. Где найти
Прямого пункта в меню у этого справочника обычно нет — он служебный. Открывают его двумя путями.
- Через настройку аналитики счёта: раздел «Главное» → «План счетов» → открываете нужный счёт → на закладке видов субконто в поле «Вид субконто» выбираете тот, что опирается на справочник «Субконто» → двойным щелчком проваливаетесь в список значений.
- Напрямую по навигационной ссылке (самый быстрый способ): меню «Сервис» (или значок ☰) → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте:
e1cib/list/Справочник.Субконто
Список откроется сразу. Эту же ссылку можно сохранить в «Избранное».
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Сверяйте инструкцию именно с релизом конфигурации: поля и поведение могут меняться от версии к версии.
3. Как заполнить
Справочник простой, но у него есть логика. Разберём каждое поле.
| Поле | Обязательное | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Это то, что вы увидите в проводках и отчётах. Пишите так, как хотите видеть в оборотке: «Магазин №1 (Абая)», а не «м1». Пустым сохранить не даст — выйдет ошибка. Дубли-«близнецы» («Магазин 1» и «Магазин №1») программа не отследит: получите две строки в отчёте вместо одной. |
| Код | Заполняется сам | Присваивается автоматически по порядку. Менять вручную не нужно. Ноль или пустой код — признак сбоя нумерации; если такое видите, перепроведите заполнение через «Ещё → Установить порядок». |
| Группа (Родитель) | Нет | Если справочник иерархический — можно раскладывать значения по папкам (например, «Магазины» / «Склады»). Удобно, когда значений много. На проводки не влияет, влияет только на удобство поиска. |
| Комментарий | Нет | Свободная заметка для себя (адрес объекта, ответственный). В отчёты не выводится. |
Порядок действий:
- Откройте список (см. раздел 2).
- Нажмите «Создать».
- Введите Наименование — понятное и однозначное.
- При необходимости выберите группу.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Важно. Само по себе создание значения ничего не даёт. Чтобы аналитика заработала, вид субконто, который ссылается на этот справочник, должен быть привязан к счёту в Плане счетов. Без привязки поле субконто в документах просто не появится.
4. Разобранный пример с проводками
Задача. Вы арендуете помещения под два магазина. Хотите видеть административные расходы (счёт 7210) в разрезе точек. Готового справочника нет — используете «Субконто».
Шаг 1. В справочнике «Субконто» создаёте два значения: «Магазин №1 (Абая)» и «Магазин №2 (Сатпаева)».
Шаг 2. В Плане счетов к счёту 7210 добавляете вид субконто, опирающийся на этот справочник (например, «Объект затрат»).
Шаг 3. Проводите поступление услуги аренды за Магазин №1: аренда 200 000 ₸ + НДС 16 % = 32 000 ₸, итого к оплате 232 000 ₸ (счёт-фактура/ЭСФ от арендодателя есть).
Документ «Поступление услуг» сформирует проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Субконто (аналитика) |
|---|---|---|---|
| 7210 | 3310 | 200 000 | Объект затрат: Магазин №1 (Абая) |
| 1420 | 3310 | 32 000 | (НДС к зачёту) |
(1420 — «НДС к возмещению», входной налог; 3310 — краткосрочная кредиторская задолженность поставщику.)
Аналогично проводите аренду Магазина №2 на 150 000 + НДС 24 000.
Шаг 4. Открываете «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 7210» и включаете группировку по субконто «Объект затрат». Результат:
| Объект затрат | Оборот по Дт, ₸ |
|---|---|
| Магазин №1 (Абая) | 200 000 |
| Магазин №2 (Сатпаева) | 150 000 |
| Итого | 350 000 |
Директор получил ровно ту разбивку, которую просил — без заведения отдельной подсистемы.
5. Виды операции
У справочника, в отличие от документа, нет «видов операции» и нет кнопки «Провести» — он ничего не делает сам. Его роль — быть значением аналитики. Практически он участвует в трёх сценариях:
- Аналитика затрат — разбивка счетов 7xxx / 8xxx по объектам, направлениям, ЦФО.
- Аналитика по прочим счетам — например, детализация 3390 (прочая кредиторка) или 1610 (авансы) по произвольному признаку.
- Управленческие разрезы — то, чего нет в типовом учёте, но нужно руководству.
6. Что формируется при использовании
Сам справочник не формирует проводок, движений по регистрам, ЭСФ или СНТ — это не документ. Электронные документы (ЭСФ через ИС ЭСФ, СНТ) выписываются документами реализации/поступления, а не справочником.
Значение из «Субконто» «оживает» только внутри документа или ручной операции: когда счёт с этим видом субконто участвует в проводке, значение записывается в измерение регистра «Хозрасчётный» (бухгалтерский учёт). Именно поэтому оно потом видно в ОСВ, карточке счёта и анализе субконто.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у элемента справочника нет — печатать «карточку субконто» незачем. Разбивку по значениям вы получаете через отчёты, а не через печать элемента:
- Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (с группировкой по субконто);
- Анализ субконто;
- Карточка субконто;
- Обороты между субконто.
Все они — в разделе «Отчёты» → «Стандартные отчёты».
8. Частые ошибки
«Поле "Наименование" не заполнено» — пытаетесь записать пустой элемент. Впишите наименование и повторите запись.
В документе не появляется поле для субконто. Причина — вид субконто не привязан к счёту. Зайдите в Плане счетов на нужный счёт и добавьте вид субконто на закладке видов субконто; после этого поле в документе появится.
«Элемент не может быть помечен на удаление, так как на него есть ссылки» — по значению уже есть проводки. Удалять нельзя, иначе развалится аналитика. Если значение больше не нужно — пометьте на удаление и удаляйте только через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» после закрытия периода, либо просто оставьте его в справочнике.
В отчёте два похожих значения вместо одного («Магазин 1» и «Магазин №1»). Это дубли: часть проводок ушла на один элемент, часть — на другой. Исправляется обработкой «Поиск и замена значений» — заменяете дубль на правильный элемент, затем помечаете лишний на удаление.
«Значение не входит в список допустимых значений». В документе выбрано значение из другого справочника, а вид субконто ждёт «Субконто». Проверьте настройку вида субконто в Плане счетов — тип его значения должен указывать именно на справочник «Субконто».
9. FAQ
В чём разница между «Субконто» и «Видом субконто»? «Вид субконто» — это тип аналитики (сама колонка: «Объект затрат»). «Субконто» — это справочник значений этой колонки («Магазин №1»). Вид субконто вы привязываете к счёту, а значения берёте из справочника.
Можно ли использовать один справочник «Субконто» на нескольких счетах? Да. Один и тот же справочник можно подключить как значение к нескольким счетам через разные (или один) виды субконто. Отчёты будут собирать обороты по каждому счёту отдельно.
Почему справочник не выписывает ЭСФ? Потому что это справочник, а не документ. ЭСФ и СНТ формируют документы реализации/поступления. «Субконто» лишь добавляет аналитический разрез в их проводки.
Влияет ли справочник на расчёт НДС 16 %, ИПН или ОПВ? Нет. Ставки (НДС 16 %, ИПН 10 %/15 %, ОПВ 10 %, СО 5 %, соцналог 6 % и т. д.) считаются в специализированных документах и регистрах. Справочник «Субконто» — это управленческая детализация, на суммы налогов он не влияет.
Как удалить ненужное значение? Пометьте на удаление, затем «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если на значение есть проводки — программа не даст удалить, пока эти проводки существуют.
Можно ли переименовать значение задним числом? Да. Наименование меняется в любой момент, и во всех уже проведённых документах и отчётах оно обновится автоматически — это ссылка, а не текст в проводке.
Справочник иерархический? В типовой поставке — как правило да: значения можно раскладывать по группам. Если кнопки «Создать группу» нет, значит для этого справочника иерархия выключена, и все значения лежат единым списком. (Наличие иерархии зависит от настроек конкретного релиза — уточните в своём.)
Чем «Субконто» отличается от справочника «Прочие доходы и расходы» или «Статьи затрат»? Те справочники — специализированные, с готовыми полями и жёсткой логикой (вид расхода, счёт учёта). «Субконто» — пустой универсальный контейнер: только наименование и группа. Его берут, когда нужен произвольный разрез, которого нет в типовых справочниках.
Можно ли выгрузить разбивку по субконто в Excel? Да. Формируете «Анализ субконто» или ОСВ по счёту с группировкой по субконто и жмёте «Сохранить как» → формат Excel.
Попадает ли значение субконто в налоговую отчётность (ф. 300.00 и др.)? Нет, напрямую нет. В декларации попадают суммы со счетов и налоговых регистров. Субконто — внутренний аналитический разрез для управленческих отчётов.
10. Смежные документы
- План счетов — здесь вид субконто, ссылающийся на этот справочник, привязывается к счёту (без этого справочник «не заработает»).
- Операция (введённая вручную) — самый частый способ «вручную» проставить значение субконто в проводке.
- Поступление услуг / товаров, Реализация, Требование-накладная — типовые документы, в проводках которых значение «Субконто» становится аналитикой затратных счетов.
- Стандартные отчёты (ОСВ по счёту, Анализ субконто, Карточка субконто) — здесь результат виден.
- Поиск и замена значений — обработка для склейки дублей.
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Все примеры и пути выше соответствуют релизу 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). На других релизах отдельные названия полей могут немного отличаться.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.