3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» нұсқасында тексерілді (редакция 3.0).
Айдың соңы. Аудитор сізден квартал бойынша актілер мен накладналардың түпнұсқаларын көрсетуін сұрайды, ал сізде құжаттардың бір бөлігі «скан бойынша» өткізілген — контрагенттерден қағаз әлі келмеген. Немесе оңайырақ: жеткізуші 1 160 000 ₸ сомасына қызметтер актісін жіберді, сіз оны өткіздіңіз, бірақ қол қойылған түпнұсқа әлі келген жоқ, ал шығынды сіз уже шегерімге қабылдадыңыз. Мұндай «тұрып қалған» құжаттар тексеру кезінде кенеттен пайда болмауы үшін 1С-те түпнұсқаларды бақылау механизмі бар. Оның жүрегі — кішкентай, бірақ маңызды анықтама «Бастапқы құжаттардың түпнұсқаларының жағдайлары». Бұл әр құжатты белгілейтін статустар жиынтығы: түпнұсқа келді ме, жоқ па, ол қол қойылған ба, жартылай алынған. Оны адамша түсіндірейік.
1. Тағайындалуы
Анықтама қағаз (немесе ЭЦП-мен қол қойылған) түпнұсқа бастапқы құжаттың статустарының тізімін сақтайды: алынған, алынбаған, қол қойылған, толық алынбаған. Өздігінен ол ештеңе есептемейді және жазбаларды жасамайды — бұл түпнұсқаларды бақылау механизмі үшін «сөздік». Одан алынған мәндер «Түпнұсқаның жағдайы» реквизитіне құжаттарда және бақылау есебінде енгізіледі.
2. Қайдан табуға болады
Анықтама қызметтік, оның негізгі мәзірде бөлек тармағы жоқ — сіз онымен құжаттардан және бақылау өңдеуінен жұмыс істейсіз. Оны былай ашуға болады:
- Құжат арқылы. Кез келген қабылдау/сату құжатын ашыңыз (мысалы, «Сатып алу → Тауарлар мен қызметтерді қабылдау»). Тақырыпта немесе тізімнің командалық панелінде «Түпнұсқаның жағдайы» бағаны/өрісі бар — таңдау батырмасы арқылы бұл анықтаманы ашуға болады.
- Бақылау өңдеу арқылы. «Сатып алу» (және «Сату») → «Сервис» тобы → «Бастапқы құжаттардың түпнұсқаларын бақылау». Мұнда статустар жаппай қойылады.
- Тікелей навигациялық сілтеме арқылы. «Сервис және параметрлер» (бұрандалы кілт) → «Техникалық маманға арналған функциялар» мәзірі немесе «Навигациялық сілтеме бойынша өту» жолы, енгізіңіз:
e1cib/list/Справочник.СостоянияОригиналовПервичныхДокументов
Бұл статустардың толық тізімін, оның ішінде алдын ала анықталғандарын ашады.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Справка» → «Бағдарлама туралы» мәзірі (немесе жоғарғы оң жақ бұрыштағы «i» белгішесі). Ашылған терезеде сіз екі жолды көресіз: платформаның нұсқасы (мысалы, 8.3.24.xxxx) және конфигурацияның нұсқасы — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Барлық осы әдістемеде 3.0.74.2 нұсқасында тексерілді. Егер сізде нұсқа жоғары болса, алдын ала анықталған статустардың құрамы мен бақылау формасының көрінісі өзгеруі мүмкін — тексеріңіз.
3. Қалай толтыру керек
Әдетте, сізге дайын (алдын ала анықталған) статустар жеткілікті, және ештеңе жасау қажет емес. Бірақ егер есеп саясаты өз формулировкаларыңызды талап етсе — «Жасау» батырмасын басып элемент қосыңыз.
| Өріс | Неге және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (міндетті) | Сіз тізімдер мен есепте көретін статус мәтіні: «Түпнұсқа алынды», «Түпнұсқаны күтеміз», «Контрагентпен қол қойылған». Түсінікті жазыңыз — бухгалтер соған қарап, жеткізушіге қоңырау шалу керек пе, жоқ па, шешеді. Бос қалдыруға болмайды: атаусыз жазба сақталмайды. |
| Код | Автоматты түрде беріледі, өзгерту қажет емес. Бірегей, сілтемелер бойынша жүреді. Қолмен тек анықтамаларды көшіру/салыстыру кезінде түзетіңіз. |
| «Түпнұсқа алынды» белгісі (түпнұсқаның бар-жоғын көрсететін белгі) | Мазмұндық белгі: бұл статус «түпнұсқа қолда» деп есептеледі. Егер жаңа статус үшін логикалық жерге белгі қоймасаңыз, «Түпнұсқаларды бақылау» есебі құжатты жоқ түпнұсқаларға жатқызады, ал факті бойынша қағаз бар. «Алынды/қол қойылған» үшін белгі қойыңыз, «алынбаған/күтіп» үшін алып тастаңыз. |
| Жою белгісі | Құжаттармен белгіленген статустарды жоймаңыз — тарихты жоғалтуыңыз мүмкін. Егер статус енді қажет болмаса, жоюға белгілеңіз, бірақ сілтемелерді тексермей жоюды асықпаңыз. |
Маңызды: бұл статустар анықтамасы, құжат емес. Онда дата, сома, контрагент және өткізу жоқ. Нақты құжатты статуспен белгілейсіз, ол құжатта немесе бақылау өңдеуінде болады.
4. Сандармен талданған мысал
Жағдай. 2026 жылдың 5 қыркүйегінде ТОО «Астана-Сервис» сізге консалтингтік қызметтер көрсетті. 1 160 000 ₸ сомасына акті мен ЭСФ жіберді, оның ішінде НДС 16% = 160 000 ₸ (негіз 1 000 000 ₸). Скан дереу келді, қол қойылған актінің түпнұсқасы тек 20 қыркүйекте келді.
1-қадам. Қабылдауды өткізіңіз. «Сатып алу → Тауарлар мен қызметтерді қабылдау», түрі «Қызметтер». Құжат жазбаларды қалыптастырады (РК-да НДС 1420 шотына есепке алынады):
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 7210 (әкімшілік шығындар) | 3310 (Жеткізушілерге қарыз) | 1 000 000 | НДС-сыз қызметтер құны |
| 1420 (Қайтаруға арналған НДС) | 3310 (Жеткізушілерге қарыз) | 160 000 | 16% НДС есепке алу |
2-қадам. Түпнұсқа жоқ кезде. «Түпнұсқаның жағдайы» өрісінде «Түпнұсқа алынбаған» статусын қойыңыз (бар-жоғын көрсететін белгі — алынып тасталды). Бақылау есебінде бұл акт «түпнұсқа жоқ» тізіміне енеді.
3-қадам. Түпнұсқа 20 қыркүйекте келді. «Бастапқы құжаттардың түпнұсқаларын бақылау» өңдеуін ашып, осы қабылдау жолын тауып, статусын «Түпнұсқа алынды» (бар-жоғын көрсететін белгі — қойылған) етіп өзгертіңіз. Барлығы — акт «жабылды», айдың жабылуына және тексеру кезінде шағымдар болмайды.
Назар аударыңыз: статус өзгерту ешқандай жазбаны өзгертпейді және НДС-ны қозғап алмайды. 1-қадамдағы жазбалар бұрынғыдай қалады. Статус — бұл тек «қағаз қолда» белгісі.
5. Операция түрлері (статустар құрамы)
Анықтамада «операция түрлері» жоқ — бұл құжат емес. «Түрлер» рөлін алдын ала анықталған статустар атқарады, олармен сіз жұмыс істейсіз. 3.0.74.2 нұсқасындағы стандартты жиынтық:
- Түпнұсқа алынбаған — қағаз/қол қойылған файл жоқ (бар-жоғын көрсететін белгі алынып тасталды).
- Түпнұсқа алынды — құжат қолда, екі тараппен қол қойылған (бар-жоғын көрсететін белгі қойылған).
- Түпнұсқа толық алынбаған / алынған, қол қойылмаған — келді, бірақ қажетті қолтаңбаларсыз немесе жартылай («сары аймақ» ретінде пайдаланыңыз).
Алдын ала анықталған мәндердің нақты тізімі сіздің базаңызда нұсқадан нұсқаға өзгеруі мүмкін — оны нақты нұсқада тексеру қажет. Өз статустарыңызды қажет болған жағдайда қосасыз (3-бөлімді қараңыз).
6. Пайдаланған кезде не қалыптасады
Анықтама өткізілмейді және жазбаларды жасамайды. Құжатта немесе бақылау өңдеуінде статус таңдалғанда келесі болады:
- Бастапқы құжаттың «Түпнұсқаның жағдайы» реквизиті толтырылады (қабылдау, сату, актілер және т. б.).
- Түпнұсқаларды бақылау регистрінде қозғалыс жазылады — «құжат ↔ статус ↔ өзгерту күні» байланысы. Дәл осы регистрден есеп құрастырылады.
- «Түпнұсқаның жағдайы» бағаны құжат журналдарында және «Бастапқы құжаттардың түпнұсқаларын бақылау» өңдеуінде жаңартылады.
Бұл анықтама ЭСФ, СНТ және электрондық құжаттарды тудырмайды — ол ЭСФ ақпараттық жүйесімен алмасуға қатысы жоқ. ЭСФ және СНТ сату/қабылдау құжаттарынан бөлек шығарылады; түпнұсқаның статусы — дербес, «қағаз» тарихы.
7. Баспа формалары
Анықтама-словарда баспа формалары жоқ. Оның жұмысының нәтижесін «Бастапқы құжаттардың түпнұсқаларын бақылау» есебінен басып шығарасыз/экспорттайсыз: онда статустар бағаны бар құжаттар тізімі қалыптасады, оны басып шығаруға немесе «недостающие» реестрі үшін Excel-ге экспорттауға болады. Жеке құжаттар (акт, накладная, шот-фактура) өз штаттық формаларымен статустарға қарамастан басылады.
8. Жиі кездесетін қателер
««Атауы» өрісі толтырылмаған» Жаңа статусды бос атаумен сақтауға тырысасыз. Атауды жазыңыз — онсыз жазба жасалмайды.
Құжат «түпнұсқасыз» деп көрсетілген, бірақ қағаз бар. Қолмен жасалған статус үшін «Түпнұсқа алынды» белгісі қойылмаған. Статусты ашып, бар-жоғын көрсететін белгіні қойыңыз — құжат жоқтар тізімінен шығады.
«Жою мүмкін болмады: элементке сілтемелер бар». Сіз құжаттармен белгіленген статусды жойып жатырсыз. Пайдаланылған статустарды жоймаңыз — құжаттарды басқа статуспен қайта белгілеңіз немесе жоюға белгі қойыңыз, жоюды аяқтамай.
Статусты өзгерттім — НДС/шығын «қайта есептеледі» деп күтемін. Есептелмейді. Түпнұсқаның статусы жазбаларға, НДС-ға және шегерімдерге әсер етпейді. Егер сома контрагенттің актісімен сәйкес келмесе — қабылдау/сату құжатын түзетіңіз, статус емес.
Журналда «Түпнұсқаның жағдайы» бағаны көрінбейді. Бақылау механизмі параметрлерде қосылмаған. Функционалдылықты/бөлім параметрлерін тексеріңіз және «Тағы → Форманы өзгерту» арқылы бағаны қосыңыз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Түпнұсқаның жағдайы жазбаларға немесе НДС-ға әсер ете ме? Жоқ. Бұл тек қағаздың бар-жоғын көрсететін белгі. Жазбаларды, НДС-ны (1420 шоты) және шегерімдерді қабылдау/сату құжаты қалыптастырады және түпнұсқаның статусына тәуелді емес.
Егер түпнұсқа әлі жоқ болса, шығынды шегеруге бола ма? 1С-те — иә, құжат скан бойынша өткізіледі. Бірақ есте сақтаңыз: КПН бойынша салықтық шегерім және 16% НДС-ны есепке алу үшін бастапқы құжат пен ЭСФ дұрыс рәсімделуі керек. «Алынбаған» статус — қағаздарды жинау үшін сіздің ішкі сигналыңыз, бірақ жазбаны өткізуге тыйым емес.
«Түпнұсқаның жағдайы» ЭСФ статусынан қалай ерекшеленеді? Бұл әртүрлі нәрселер. ЭСФ ЭСФ ақпараттық жүйесінде өмір сүреді және өз статустары (шығарылған, жеткізілген, қайтарылған) бар. «Түпнұсқаның жағдайы» — сіздің базаңыздағы актінің немесе накладнаның қағаз/қол қойылған түпнұс