Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал акт сверки, а у вас другая сумма. Вы звоните по единственному номеру из карточки поставщика — трубку берёт менеджер по продажам, который про расхождение ничего не знает и просит «написать бухгалтеру, но я не помню, кто у нас этим занимается». Пока вы ищете нужного человека, срок ответа по акту горит. Именно чтобы такого не было, в карточке контрагента у каждого контактного лица есть поле Роль, а значения для этого поля берутся из справочника «Роли контактных лиц». Заведёте роли аккуратно — и в следующий раз сразу увидите: «Ахметова А. — главный бухгалтер», «Сергеев И. — менеджер по продажам», «Ким В. — подписант ЭСФ».
1. Назначение
Справочник хранит список ролей, которые вы присваиваете контактным лицам контрагентов (и своей организации): руководитель, главный бухгалтер, менеджер, кладовщик, подписант ЭСФ и т. д. Это классификатор — он не делает проводок и не формирует электронных документов. Его задача — чтобы вы за секунду понимали, кто за что отвечает у контрагента, и быстро находили нужного человека при сверке, отгрузке, выставлении ЭСФ или звонке.
2. Где найти
Прямого пункта «Роли контактных лиц» в меню обычно нет — справочник вспомогательный. Открыть его можно тремя способами:
- Из карточки контактного лица. Раздел «Справочники» → «Покупки» (или «Продажи») → «Контрагенты» → откройте контрагента → закладка/список «Контактные лица» → откройте лицо → поле «Роль» → нажмите стрелку выбора → «Показать всё» (F4). Отсюда же роль можно сразу создать кнопкой «Создать».
- Через «Все функции». «Главное» → «Все функции» → «Справочники» → «Роли контактных лиц» (пункт «Все функции» включается в «Сервис и настройки» → «Настройки» → «Параметры» → «Отображать команду Все функции»).
- По навигационной ссылке. Скопируйте ссылку ниже, затем «Сервис и настройки» → «Файл» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Shift+F11) и вставьте:
e1cib/list/Справочник.РолиКонтактныхЛиц
Откроется список ролей напрямую — удобно для первичного наполнения.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или «Сервис и настройки» → «Справка» → «О программе»). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и строку «Конфигурация: Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Эта методичка описывает релиз 3.0.74.2; в других релизах расположение полей может немного отличаться.
3. Как заполнить
Форма справочника предельно простая. Разберём каждое поле.
| Поле | Обязательное | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Текст роли, который вы видите в карточке контактного лица: «Главный бухгалтер», «Подписант ЭСФ», «Менеджер по продажам». Пишите так, как будете искать. Оставите пустым — программа не даст записать. Напишете размыто («Контакт», «Человек») — роль потеряет смысл и вы снова будете гадать, к кому обращаться. |
| Код | Заполняется сам | Присваивается автоматически при записи. Вручную не трогайте — по нему программа связывает ссылки. Изменять код без причины не нужно. |
Порядок действий:
- Откройте список ролей (см. раздел 2).
- Нажмите «Создать».
- Введите Наименование — коротко и однозначно.
- Нажмите «Записать и закрыть».
- Вернитесь в карточку контактного лица и выберите созданную роль в поле «Роль».
Совет по составу справочника. Не плодите синонимы («Бух», «Бухгалтер», «Гл. бух») — заведите один вариант и используйте его везде. Полезный минимальный набор для бухгалтерии РК: Руководитель, Главный бухгалтер, Менеджер по продажам, Менеджер по закупу, Кладовщик, Подписант ЭСФ/СНТ, Контакт по сверке.
4. Разобранный пример
Справочник ролей сам по себе цифр и проводок не даёт — но роль напрямую влияет на то, как быстро вы закроете реальную ситуацию с деньгами. Покажем на живом примере.
Ситуация. ТОО «Алтын» (плательщик НДС) отгрузило ТОО «Курылыс» товар. Реализация проведена документом «Реализация (товары, услуги)»:
- Стоимость товара без НДС — 100 000 ₸
- НДС 16% — 16 000 ₸
- Итого к оплате — 116 000 ₸
- Себестоимость партии — 70 000 ₸
Проводки формирует документ реализации (не справочник ролей):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 100 000 | Доход от реализации |
| 1210 | 3130 | 16 000 | НДС к уплате (16%) |
| 7010 | 1330 | 70 000 | Списана себестоимость товара |
По реализации выставлена ЭСФ в ИС ЭСФ на 116 000 ₸.
Где здесь роли. Контрагент присылает акт сверки, где сумма отгрузки — 112 000 ₸ (у него НДС посчитан по старой ставке 12%, а не 16%). Вам нужно за час найти, с кем это выяснять. Заходите в карточку ТОО «Курылыс» → «Контактные лица» и видите:
- Оспанов Д. — Роль: Менеджер по закупу (заказы, доставка);
- Нурланова Г. — Роль: Главный бухгалтер (сверки, ЭСФ);
- Абаев Т. — Роль: Подписант ЭСФ.
Вы сразу звоните Нурлановой Г., показываете, что НДС должен быть 16 000 ₸ (16%), а не 12 000 ₸, — расхождение снято. Без ролей вы бы дозванивались менеджеру по закупу и теряли время. Вот вся практическая ценность справочника: он не считает, но экономит часы на поиске нужного человека.
5. Что даёт справочник (вместо «видов операции»)
У справочника нет «видов операции» — это не документ. Он даёт следующее:
- Признак роли в карточке контактного лица контрагента и своей организации.
- Фильтр и группировку в списке контактных лиц: быстро отобрать всех «Главных бухгалтеров» или «Подписантов».
- Подсказку при выборе подписанта электронных документов и печатных форм (кого ставить в акт, счёт, ЭСФ).
- Основу для взаимодействий/CRM (звонки, письма, встречи), если подсистема ведётся.
6. Что формируется при записи
Честно и по делу: никаких бухгалтерских проводок, движений по регистрам и электронных документов (ЭСФ, СНТ) этот справочник не создаёт. При записи в базе появляется только новый элемент справочника с кодом и наименованием, на который затем ссылаются контактные лица. Все проводки, ЭСФ и СНТ формируют документы реализации, поступления, счетов — а роль лишь помогает выбрать правильное контактное лицо и подписанта в этих документах.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника «Роли контактных лиц» нет — печатать здесь нечего. Роль контактного лица попадает в другие места:
- в список контактных лиц контрагента (на экране и при выводе на печать карточки контрагента);
- в реквизиты подписантов печатных форм документов (счёт, накладная, акт, счёт-фактура), если вы выбрали контактное лицо с соответствующей ролью.
8. Частые ошибки
«Поле "Наименование" не заполнено» Вы нажали «Записать», не введя текст роли. Впишите наименование и повторите.
«Элемент справочника не может быть удалён, так как на него имеются ссылки» (при пометке на удаление и последующем удалении) Роль уже присвоена контактным лицам. Через «Все функции» → «Стандартные» → «Поиск ссылок на объекты» найдите, где используется роль, замените её на другую в карточках контактных лиц, затем удаляйте.
Дубли ролей («Бухгалтер», «Гл. бухгалтер», «Главбух») Ошибки 1С не выдаст, но выбор станет мусорным. Оставьте один вариант, у остальных через «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» / «Все функции») выполните замену на основной элемент.
Роль есть, а в карточке лица не выбрана Само наличие роли в справочнике ничего не меняет — её нужно выбрать в поле «Роль» у конкретного контактного лица. Пустое поле роли = вы снова не знаете, кто есть кто.
Пометили на удаление, роль всё ещё видна в списке Помеченные элементы удаляются физически только через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов». До этого они остаются в базе.
9. FAQ
В: Этот справочник делает проводки? О: Нет. Это классификатор контактных лиц. Проводки (например, Дт 1210 Кт 6010, Дт 1210 Кт 3130 на НДС 16%) делают документы реализации и поступления, а не справочник ролей.
В: Обязательно ли заполнять роль у контактного лица? О: Нет, поле «Роль» у контактного лица необязательное. Но без роли вы теряете главный смысл — быстро находить нужного человека. Заполняйте хотя бы для бухгалтера и подписанта.
В: Чем «Роль контактного лица» отличается от «Должности»? О: Должность — это официальная запись из штатки контрагента (как в приказе). Роль — ваша рабочая метка «зачем мне этот человек» (сверка, ЭСФ, доставка). Один человек может быть «финансовым директором» по должности и «Подписантом ЭСФ» по роли.
В: Можно ли назначить одному контактному лицу несколько ролей? О: В поле «Роль» карточки выбирается одно значение. Если человек совмещает функции, заведите его как отдельные контактные лица либо выберите главную роль и опишите остальное в комментарии к лицу.
В: Где эти роли реально используются? О: В карточках контактных лиц контрагентов и организации, в фильтрах списка контактов, при выборе подписанта печатных форм и электронных документов, во взаимодействиях (звонки, письма).
В: Влияет ли роль на выставление ЭСФ или СНТ? О: Напрямую — нет. ЭСФ и СНТ формируются из документов реализации/перемещения. Но роль «Подписант ЭСФ» помогает не перепутать, кого из контактов ставить подписантом и с кем связываться по электронным документам.
В: Как удалить лишнюю роль? О: Пометьте на удаление, замените её у всех контактных лиц (через поиск ссылок), затем выполните «Удаление помеченных объектов». Если на роль есть ссылки, программа удалить не даст.
В: Есть ли предопределённые роли «из коробки»? О: Набор зависит от релиза; при пустом справочнике заведите свой минимальный список: Руководитель, Главный бухгалтер, Менеджер по продажам, Менеджер по закупу, Кладовщик, Подписант ЭСФ, Контакт по сверке.
В: Роль относится к контрагенту или к его сотруднику? О: К конкретному контактному лицу (человеку) внутри карточки контрагента. У разных контрагентов могут быть свои «Главные бухгалтеры» — роль одна, а лица разные.
В: Можно ли переименовать роль без потери связей? О: Да. Меняется только наименование, код и ссылки сохраняются — во всех карточках контактных лиц роль отобразится с новым названием.
10. Смежные объекты
- Справочник «Контрагенты» — здесь заводятся контактные лица, которым присваивается роль. Основной «потребитель» справочника ролей.
- Справочник «Контактные лица» — карточка человека с полем «Роль».
- Справочник «Организации» — контактные лица вашей компании также могут иметь роли (подписанты, ответственные).
- Документы «Реализация (товары, услуги)», «Поступление (товары, услуги)», «Счёт на оплату» — именно они формируют проводки и ЭСФ; роль помогает выбрать правильного подписанта и контакт для сверки.
- Взаимодействия (звонки, письма, встречи) — при ведении CRM роль контактного лица используется для планирования и истории общения.
Справочник ролей ни на основании чего не вводится и на его основании документы не создаются — это самостоятельный вспомогательный классификатор.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации. Если у вас не 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (ред. 3.0), расположение полей может слегка отличаться, но логика справочника та же.
Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).