3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Контрагент тексеру актісін жіберді, ал сізде басқа сома. Сіз жеткізуші карточкасындағы жалғыз нөмірге қоңырау шаласыз — телефонды сату менеджері көтереді, ол айырмашылық туралы ештеңе білмейді және «бухгалтерге жазуды сұрайды, бірақ бізде кіммен айналысатынын есімде жоқ». Сіз қажетті адамды іздегенше, актіге жауап беру мерзімі өтіп кетеді. Осындай жағдайлардың болмауы үшін контрагент карточкасындағы әрбір байланыс тұлғасы үшін Роль деген өріс бар, ал бұл өрістің мәндері «Байланыс тұлғаларының рөлдері» анықтамалығынан алынады. Рөлдерді мұқият енгізсеңіз — келесі жолы бірден көресіз: «Ахметова А. — бас бухгалтер», «Сергеев И. — сату менеджері», «Ким В. — ЭСФ-ның қол қоюшысы».
1. Тағайындалуы
Анықтамалық байланыс тұлғаларына (және өз ұйымыңызға) тағайындайтын рөлдердің тізімін сақтайды: басшы, бас бухгалтер, менеджер, қоймашы, ЭСФ-ның қол қоюшысы және т. б. Бұл классификатор — жазбаларды жасамайды және электронды құжаттарды қалыптастырмайды. Оның мақсаты — сіздің контрагентте кімнің не үшін жауапты екенін бір секундта түсінуіңіз және тексеру, жүк жөнелту, ЭСФ шығару немесе қоңырау кезінде қажетті адамды тез табуыңыз.
2. Қайдан табуға болады
Менюда «Байланыс тұлғаларының рөлдері» деген тікелей тармақ жоқ — анықтамалық көмекші. Оны үш жолмен ашуға болады:
- Байланыс тұлғасының карточкасынан. «Анықтамалықтар» → «Сатып алулар» (немесе «Сатулар») → «Контрагенттер» → контрагентті ашыңыз → «Байланыс тұлғалары» қойындысы/тізімі → тұлғаны ашыңыз → «Роль» өрісі → таңдау стрелкасын басыңыз → «Барлығын көрсету» (F4). Мұнда рөлді бірден «Жасау» батырмасын басу арқылы жасауға болады.
- «Барлық функциялар» арқылы. «Негізгі» → «Барлық функциялар» → «Анықтамалықтар» → «Байланыс тұлғаларының рөлдері» («Барлық функциялар» тармағы «Сервис және параметрлер» → «Параметрлер» → «Параметрлер» → «Барлық функциялар командасын көрсету» бөлімінде қосылады).
- Навигациялық сілтеме арқылы. Төмендегі сілтемені көшіріңіз, содан кейін «Сервис және параметрлер» → «Файл» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Shift+F11) және қойыңыз:
e1cib/list/Анықтамалық.РолдерБайланысТұлғалары
Тікелей рөлдер тізімі ашылады — бастапқы толтыру үшін ыңғайлы.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Меню «Көмек» → «Бағдарлама туралы» (немесе «Сервис және параметрлер» → «Көмек» → «Бағдарлама туралы»). Ашылған терезеде сіз платформаның нұсқасын (мысалы, 8.3.24) және «Конфигурация: Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» жолын көресіз. Бұл әдістемелік нұсқаулық 3.0.74.2 нұсқасын сипаттайды; басқа нұсқаларда өрістердің орналасуы сәл өзгеше болуы мүмкін.
3. Қалай толтыру керек
Анықтамалық формасы өте қарапайым. Әрбір өрісті қарастырайық.
| Өріс | Міндетті | Неге қажет және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|---|
| Атауы | Иә | Сіз байланыс тұлғасының карточкасында көретін рөлдің мәтіні: «Бас бухгалтер», «ЭСФ-ның қол қоюшысы», «Сату менеджері». Іздеу үшін қалай жазсаңыз, солай жазыңыз. Бос қалдырсаңыз — бағдарлама жазуға мүмкіндік бермейді. Түсініксіз жазсаңыз («Байланыс», «Адам») — рөлдің мағынасы жоғалады және сіз қайтадан кімге жүгіну керектігін білмейсіз. |
| Код | Өзі толтырылады | Жазу кезінде автоматты түрде беріледі. Қолмен ұстамаңыз — бағдарлама сілтемелерді байланыстырады. Кодты себепсіз өзгерту қажет емес. |
Әрекеттер тәртібі:
- Рөлдер тізімін ашыңыз (2-ші бөлімді қараңыз).
- «Жасау» батырмасын басыңыз.
- Атауды енгізіңіз — қысқа және нақты.
- «Жазу және жабу» батырмасын басыңыз.
- Байланыс тұлғасының карточкасына оралып, «Роль» өрісінде жасаған рөліңізді таңдаңыз.
Анықтамалықтың құрамы бойынша кеңес. Синонимдерді көбейтпеңіз («Бух», «Бухгалтер», «Гл. бух») — бір нұсқаны енгізіңіз және оны барлық жерде пайдаланыңыз. Қазақстан бухгалтериясы үшін пайдалы минималды жинақ: Басшы, Бас бухгалтер, Сату менеджері, Сатып алу менеджері, Қоймашы, ЭСФ/СНТ-ның қол қоюшысы, Тексеру бойынша байланыс.
4. Түсіндірілген мысал
Рөлдер анықтамалығы өздігінен сандар мен жазбаларды бермейді — бірақ рөл нақты ақша мәселесін қаншалықты тез шешетініңізге тікелей әсер етеді. Тірі мысалмен көрсетейік.
Жағдай. ТОО «Алтын» (ҚҚС төлеуші) ТОО «Курылыс» компаниясына тауар жіберді. Сату «Сату (тауарлар, қызметтер)» құжатымен жүргізілді:
- Тауардың құны ҚҚС-сыз — 100 000 ₸
- ҚҚС 16% — 16 000 ₸
- Барлығы төлеуге — 116 000 ₸
- Партияның өзіндік құны — 70 000 ₸
Жазбаларды сату құжаты (рөлдер анықтамалығы емес) қалыптастырады:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мәні |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 100 000 | Сатудан түскен табыс |
| 1210 | 3130 | 16 000 | Төленетін ҚҚС (16%) |
| 7010 | 1330 | 70 000 | Тауардың өзіндік құны есептен шығарылды |
Сату бойынша ЭСФ ИС ЭСФ-да 116 000 ₸-ға шығарылды.
Мұнда рөлдер қайда. Контрагент тексеру актісін жібереді, онда жүк жөнелту сомасы — 112 000 ₸ (олардың ҚҚС ескі ставка бойынша 12% есептелген, 16% емес). Сізге бір сағат ішінде бұл мәселені кіммен анықтау керек екенін табу қажет. ТОО «Курылыс» карточкасына кіріп, «Байланыс тұлғалары» бөлімін көресіз:
- Оспанов Д. — Роль: Сатып алу менеджері (тапсырыстар, жеткізу);
- Нурланова Г. — Роль: Бас бухгалтер (тексерулер, ЭСФ);
- Абаев Т. — Роль: ЭСФ-ның қол қоюшысы.
Сіз бірден Нурланова Г-ға қоңырау шалып, ҚҚС 16 000 ₸ (16%) болуы керек екенін көрсетесіз, 12 000 ₸ емес — айырмашылық жойылды. Рөлдер болмаса, сіз сатып алу менеджеріне хабарласар едіңіз және уақыт жоғалтатын едіңіз. Міне, анықтамалықтың практикалық құндылығы: ол есептемейді, бірақ қажетті адамды іздеуге сағаттарды үнемдейді.
5. Анықтамалық не береді (операция түрлері орнына)
Анықтамалықта «операция түрлері» жоқ — бұл құжат емес. Ол мыналарды береді:
- Контрагенттің және өз ұйымыңыздың байланыс тұлғасының карточкасындағы рөл белгісі.
- Байланыс тұлғалары тізімінде фильтр және топтастыру: барлық «Бас бухгалтерлер» немесе «Қол қоюшыларды» тез іріктеу.
- Электронды құжаттар мен баспа формаларының қол қоюшысын таңдағанда көмек (акт, шот, ЭСФ-да кімді қою керек).
- Взаимодействия/CRM үшін негіз (қоңыраулар, хаттар, кездесулер), егер подсистема жүргізілсе.
6. Жазу кезінде не қалыптасады
Шындық және нақты: бұл анықтамалық бухгалтерлік жазбаларды, регистрлер бойынша қозғалыстарды және электронды құжаттарды (ЭСФ, СНТ) жасамайды. Дерекқорға жазу кезінде тек код пен атаумен жаңа анықтамалық элемент пайда болады, оған кейін байланыс тұлғалары сілтеме жасайды. Барлық жазбаларды, ЭСФ және СНТ құжаттары сату, түсу, шоттар құжаттарынан қалыптасады — ал рөл тек осы құжаттарда дұрыс байланыс тұлғасы мен қол қоюшыны таңдауға көмектеседі.
7. Баспа формалары
«Байланыс тұлғаларының рөлдері» анықтамалығында өзінің баспа формалары жоқ — мұнда басып шығаратын ештеңе жоқ. Байланыс тұлғасының рөлі басқа жерлерге түседі:
- контрагенттің байланыс тұлғалары тізіміне (экранда және контрагент карточкасын басып шығарғанда);
- егер сіз сәйкес рөлі бар байланыс тұлғасын таңдасаңыз, құжаттардың баспа формаларының реквизиттеріне (шот, накладная, акт, шот-фактура).
8. Жиі кездесетін қателіктер
««Атауы» өрісі толтырылмаған» Сіз мәтінді енгізбей «Жазу» батырмасын басып қойдыңыз. Атауды енгізіңіз және қайталаңыз.
«Анықтамалық элемент жойылмайды, себебі оған сілтемелер бар» (жою белгіленген кезде және кейін жойылғанда) Рөл уже байланыс тұлғаларына тағайындалған. «Барлық функциялар» → «Стандартты» → «Объектілерге сілтемелерді іздеу» арқылы рөлдің қайда қолданылатынын табыңыз, оны байланыс тұлғалары карточкаларында басқа рөлмен ауыстырыңыз, содан кейін жойыңыз.
Рөлдердің дубликаттары («Бухгалтер», «Гл. бухгалтер», «Бас бухгалтер») 1С қателіктерді көрсетпейді, бірақ таңдау қоқысқа айналады. Бір нұсқаны қалдырыңыз, қалғандарын «Дубликаттарды іздеу және жою» («Әкімшілік» / «Барлық функциялар» бөлімінде) негізгі элементке ауыстырыңыз.
Рөл бар, бірақ тұлға карточкасында таңдалмаған Анықтамалықта рөлдің болуы ештеңені өзгертпейді — оны нақты байланыс тұлғасының «Роль» өрісінде таңдау қажет. Рольдің бос өрісі = сіз қайтадан кімнің кім екенін білмейсіз.
Жою белгіленген, рөл әлі де тізімде көрінеді Белгіленген элементтер физикалық түрде тек «Әкімшілік» → «Қызмет көрсету» → «Белгіленген объектілерді жою» арқылы жойылады. Бұған дейін олар дерекқорда қалады.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
С: Бұл анықтамалық жазбаларды жасай ма? Ж: Жоқ. Бұл байланыс тұлғаларының классификаторы. Жазбаларды (мысалы, Дт 1210 Кт 6010, Дт 1210 Кт 3130 ҚҚС 16%) сату және түсу құжаттары жасайды, ал рөлдер анықтамалығы емес.
С: Байланыс тұлғасының рөлін толтыру міндетті ме? Ж: Жоқ, байланыс тұлғасының «Роль» өрісі міндетті емес. Бірақ рөлсіз сіз басты мағынаны жоғалтасыз — қажетті адамды тез табу. Ең болмағанда бухгалтер мен қол қоюшы үшін толтырыңыз.
С: «Байланыс тұлғасының рөлі» мен «Лауазым» арасындағы айырмашылық неде? Ж: Лауазым — контрагенттің штаттық кестесінен ресми жазба (бұйрықтағыдай). Рөл — сіздің жұмыс белгілеуіңіз «мені бұл адам не үшін қажет» (тексеру, ЭСФ, жеткізу). Бір адам лауазымы бойынша «қаржы