Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы купили годовую подписку на бухгалтерскую программу за 1 392 000 ₸ и оплатили её сразу. В акте — вся сумма одним числом. Но списать её в расходы одним месяцем нельзя: подписка «работает» весь год, значит и в затраты она должна попадать равными долями. Если бросить всю сумму в один месяц, вы искусственно загоните организацию в убыток, исказите себестоимость и КПН. Чтобы этого не случилось, сумму «паркуют» на счёте 1620 и списывают по частям. А то, как именно её списывать — по каким месяцам, на какой счёт затрат, какой суммой в месяц — задаёт именно элемент справочника «Расходы будущих периодов» (далее — РБП). Это не документ и не проводка. Это «настройка списания», на которую потом ссылаются и поступление, и закрытие месяца.
1. Назначение
Справочник хранит параметры автоматического списания расходов, которые относятся к будущим периодам (лицензии, страховки, подписки, сертификаты, разовые крупные ремонты, сайт). Один элемент = один объект списания. Здесь задаётся сумма, срок и счёт затрат — а само списание выполняет регламентная операция при закрытии месяца.
2. Где найти
Раздел «Справочники» → блок «Доходы и расходы» → «Расходы будущих периодов». В некоторых интерфейсах ссылка продублирована в разделе «Учёт затрат» и на форме документа поступления (в поле «Расходы будущих периодов»).
Чтобы открыть список сразу, вставьте навигационную ссылку в «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке»:
e1cib/list/Справочник.РасходыБудущихПериодов
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Именно к этому релизу относится инструкция. Если у вас релиз старше — часть полей может называться иначе.
3. Как заполнить
Открываете справочник → «Создать». Разберём каждое поле.
| Поле | Зачем и что будет, если ошибиться |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | По нему вы будете искать РБП в поступлении и в отчётах. Пишите понятно: «Лицензия 1С на 2026 год», а не «Расход 1». Если назвать невнятно — через полгода не поймёте, что списываете. |
| Вид для НУ (налогового учёта) | Определяет, как расход отражается в КПН: как вычет текущего периода или переносится. Ошибка приведёт к неверной строке в декларации 100.00. |
| Сумма | Полная сумма расхода без НДС, подлежащая распределению. Если поставите с НДС — спишете в затраты лишнего на сумму налога. |
| Признание расходов (способ списания, обязательное) | Три варианта: «По месяцам», «По дням», «В особом порядке». От этого зависит, каким числом делится сумма. «По дням» — точнее для страховок; «По месяцам» — проще для лицензий. |
| Период списания: с … по … (обязательное) | Дата начала и дата окончания списания. Программа берёт срок между ними и делит сумму. Если перепутать год в дате окончания — получите списание на копейки в месяц или, наоборот, всё за один месяц. |
| Счёт затрат (обязательное) | Куда пойдёт списанная доля: 7210 (административные расходы), 8110 (основное производство), 7110 (расходы по реализации) и т. д. Ошиблись счётом — расход уйдёт не в ту статью, исказится себестоимость. |
| Статья затрат | Аналитика к счёту. Нужна для управленческих отчётов и для корректного вида расхода в НУ. |
| Подразделение | На какое подразделение отнести расход. Влияет на распределение затрат при закрытии месяца. |
После записи элемент готов. Само списание вы не запускаете вручную — оно пойдёт при «Закрытии месяца».
4. Разобранный пример с проводками
Условие. 1 января 2026 года вы купили годовую лицензию на ПО. Стоимость — 1 200 000 ₸ без НДС, НДС 16% = 192 000 ₸, итого к оплате 1 392 000 ₸. Лицензия действует с 01.01.2026 по 31.12.2026 (12 месяцев).
Шаг 1. Создаёте элемент РБП:
- Наименование: «Лицензия на ПО, 2026»
- Сумма: 1 200 000 ₸
- Признание расходов: По месяцам
- Период списания: с 01.01.2026 по 31.12.2026
- Счёт затрат: 7210, статья «Программное обеспечение»
Шаг 2. Проводите поступление (документ «Поступление услуг» или «Поступление ТМЗ и услуг»), где в качестве счёта учёта указываете 1620 и ссылаетесь на созданный элемент РБП:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1620 | 3310 | 1 200 000 | Стоимость лицензии отнесена на РБП |
| 1420 | 3310 | 192 000 | НДС 16% принят в зачёт |
Шаг 3. Ежемесячно при закрытии месяца программа списывает 1 200 000 ÷ 12 = 100 000 ₸:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7210 | 1620 | 100 000 | Списана доля РБП за январь |
И так каждый месяц до декабря 2026. К 31.12.2026 сальдо по счёту 1620 в разрезе этого элемента станет нулевым — расход полностью признан.
Если бы вы списали всю сумму сразу: Дт 7210 Кт 3310 — 1 200 000 ₸ в январе. Это исказило бы финрезультат января и завысило вычеты по КПН одного квартала. Ради этого РБП и существует.
5. Виды операции (способы списания)
Элемент справочника сам операций не «выбирает», но задаёт способ признания расходов, и это и есть его «режимы»:
- По месяцам — сумма делится на число календарных месяцев в периоде. Удобно для лицензий, подписок, абонплаты.
- По дням — сумма делится на число календарных дней. Точнее при неровных сроках (страховой полис с 14-го числа).
- В особом порядке — списание не автоматизируется по формуле; долю вы задаёте/списываете вручную (например, документом «Операция»). Применяют, когда график неравномерный.
6. Что формируется при проведении
Справочник — это элемент-настройка, поэтому сам по себе он не делает проводок, не формирует ЭСФ или СНТ и не двигает налоговые регистры. Движения появляются у документов, которые на него ссылаются:
- Поступление услуг/ТМЗ — формирует проводку Дт 1620 (или 1720 — долгосрочные РБП) Кт 3310 и НДС Дт 1420.
- Закрытие месяца → регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» — ежемесячная проводка Дт (счёт затрат) Кт 1620.
- Аналитика (субконто) счёта 1620 ведётся именно по этому справочнику — по нему в оборотке видно остаток непризнанного расхода.
ЭСФ (в ИС ЭСФ) и СНТ выписываются не по РБП, а по самому поступлению/реализации, если они попадают под требования выписки.
7. Печатные формы
У самого элемента справочника печатной формы нет. Расшифровку списания вы получаете из смежных мест:
- Справка-расчёт «Списание расходов будущих периодов» — доступна из формы «Закрытие месяца» после проведения регламентной операции. Показывает базу, срок, сумму месяца и остаток.
- Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 1620 (1720) — с отбором по элементу РБП, показывает остаток к списанию.
- Карточка счёта 1620 по конкретному элементу — вся история признания расхода.
8. Частые ошибки
«Не заполнен период (дата начала/окончания) списания» — вы не указали срок. Пока обе даты не заданы, программа не сможет посчитать долю месяца. Заполните поля «с … по …».
«Сумма расходов будущих периодов не соответствует остатку на счёте 1620» — в справочнике одна сумма, а по документам поступления на счёте 1620 сложилась другая. Обычно из-за корректировки поступления или ручной проводки. Сверьте ОСВ по счёту 1620 в разрезе элемента и приведите сумму в справочнике к фактическому остатку.
Расход списался весь одним месяцем. Причина — дата окончания списания совпала с датой начала (или указан не тот год). Откройте элемент, исправьте период, перепроведите закрытие месяца.
НДС «улетел» в расходы. Вы вписали в поле «Сумма» стоимость с НДС. Уберите налог — на РБП относится только сумма без НДС, а НДС идёт на 1420 в зачёт.
Списания вообще нет. Регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» отключена или закрытие месяца не выполнялось. Запустите «Закрытие месяца» и проверьте, что операция активна.
9. FAQ
Какой счёт учёта использовать для РБП в Казахстане? Краткосрочные (до 12 месяцев) — счёт 1620, долгосрочные (свыше года) — 1720. Аналитика по обоим ведётся справочником «Расходы будущих периодов».
Списывать «по месяцам» или «по дням»? «По дням» точнее, когда срок начинается не с 1-го числа (страховки, полисы). «По месяцам» проще и достаточно для лицензий и подписок, начинающихся с начала месяца.
Нужно ли выписывать ЭСФ на РБП? На сам элемент — нет. ЭСФ выписывается на документ поступления/реализации в ИС ЭСФ, если операция под это подпадает. РБП — только про распределение уже полученного расхода.
Куда попадёт сумма НДС? На РБП относится сумма без НДС. НДС 16% идёт отдельной проводкой Дт 1420 Кт 3310 и принимается в зачёт при наличии ЭСФ.
Можно ли изменить срок списания после начала? Да. Откройте элемент, поправьте дату окончания и перепроведите закрытие месяца — оставшийся остаток перераспределится на новый срок.
Как посмотреть, сколько ещё осталось списать? ОСВ или карточка счёта 1620 (1720) с отбором по нужному элементу РБП. Сальдо — это непризнанная часть расхода.
Что делать, если расход нужно списать неравномерно? Выберите способ «В особом порядке» и списывайте вручную документом «Операция», проводкой Дт счёт затрат Кт 1620 на нужную сумму каждого месяца.
Влияет ли РБП на КПН? Да. В расходы (вычеты) периода попадает только списанная за период доля. Поэтому корректная настройка РБП напрямую влияет на строки декларации по КПН (форма 100.00) — расход признаётся тогда, когда «работает» актив, а не когда оплачен.
Можно ли завести РБП без документа поступления? Да, но остаток на счёте 1620 всё равно должен быть — его создаёт либо поступление, либо ручная проводка/ввод остатков. Без остатка на счёте списывать будет нечего.
10. Смежные документы
- На основании чего появляется РБП: «Поступление услуг», «Поступление ТМЗ и услуг» — в них вы указываете счёт 1620/1720 и ссылку на элемент справочника. Также остаток можно завести через «Ввод начальных остатков».
- Что списывает РБП: регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» внутри обработки «Закрытие месяца» — она и формирует ежемесячные проводки на счёт затрат.
- Ручная корректировка: документ «Операция» (для способа «В особом порядке» или разовых поправок).
Как узнать свой релиз. «Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Эта методичка составлена и проверена на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). На более ранних релизах названия части полей могут отличаться.