Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы нажали «Выписать ЭСФ» по реализации, а программа отвечает: «Не найден пользователь ИС ЭСФ для подписания» или «Сертификат подписи не сопоставлен с пользователем». Документ реализации готов, сумма с НДС 16% посчитана, но в ИС ЭСФ он не уходит. Причина почти всегда одна — в справочнике «Пользователи ИС ЭСФ» либо никого нет, либо у подписанта не привязан сертификат ЭЦП. Разберёмся, как заполнить этот справочник один раз и забыть про эту ошибку.
1. Назначение
Справочник хранит список сотрудников, которым разрешено подписывать и отправлять электронные документы (ЭСФ и СНТ) в Информационную систему электронных счетов-фактур. Каждый такой пользователь связан с организацией, с физлицом (его ИИН) и с сертификатом ЭЦП от НУЦ РК. Без записи в этом справочнике 1С не понимает, чьей подписью и в какой роли отправлять документ на портал.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
- Раздел «Продажи» (или «Покупки») → группа «Электронные счета-фактуры» → команда «Пользователи ИС ЭСФ».
- Либо через «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭСФ» — там же рядом лежат сертификаты и учётные записи.
Прямая навигационная ссылка 1С (скопируйте и вставьте в «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке»):
e1cib/list/Справочник.ПользователиИСЭСФ
Так вы откроете список сразу, не блуждая по меню.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне верхняя строка — версия платформы (например, 8.3.24.xxxx), ниже — релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», у нас 3.0.74.2. Эту инструкцию сверяйте именно с релизом конфигурации: поля и команды между релизами меняются.
3. Как заполнить
Откройте список и нажмите «Создать». Заполняйте поля сверху вниз.
| Поле | Обязательное | Зачем и что будет, если ошибётесь |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Понятное имя записи, например «Ахметов А. — директор». Если оставить пусто, программа не даст записать. На проводки не влияет, но в списке из десяти «Пользователь1» вы потом не найдёте нужного. |
| Организация | Да | Организация, от имени которой подписываются документы. Если указать не ту, ЭСФ уйдёт с чужим БИН — контрагент получит счёт-фактуру не от вас, и его придётся отзывать. |
| Физическое лицо | Да | Ссылка на справочник «Физические лица». Отсюда подтягивается ИИН подписанта. Неверное физлицо → в ИС ЭСФ уйдёт чужой ИИН, портал отклонит документ или примет от чужого имени. |
| ИИН | Да | 12 знаков. Должен совпадать с ИИН в сертификате ЭЦП. Расхождение — самая частая причина отказа на портале: подпись «не бьётся» с заявленным подписантом. |
| Роль в ИС ЭСФ | Да | Определяет права на портале: «Руководитель», «Работник (оператор)», «Уполномоченное лицо». От роли зависит, вправе ли человек подписывать ЭСФ/СНТ. Неверная роль → документ уходит, но портал возвращает «недостаточно прав». |
| Сертификат ЭЦП (подписи) | Да | Ссылка на справочник сертификатов (ключ GOST от НУЦ РК). Именно этим ключом подписывается документ. Без сертификата отправка невозможна — только сохранение черновика. |
| Логин / учётная запись ИС ЭСФ | Да | Реквизиты входа в кабинет ИС ЭСФ. Нужны для авторизации при отправке. Неверный логин → «ошибка авторизации на сервисе». |
| Действует / Использовать | Нет | Флажок активности. Снимите его, когда сотрудник уволился или у него истёк сертификат, — тогда он пропадёт из выбора подписантов, но история останется. |
Практический порядок действий:
- Сначала заведите сертификат ЭЦП (справочник сертификатов / «Установить сертификат») — импортируйте ключ
GOSTKNCA_...илиRSA...из НУЦ РК. - Создайте запись в «Пользователи ИС ЭСФ», выберите организацию и физлицо.
- Привяжите сертификат из п.1 и укажите роль.
- Нажмите «Проверить подключение» (если кнопка есть в вашем релизе) — программа обратится к сервису ИС ЭСФ и подтвердит, что связка «ИИН + сертификат + роль» рабочая.
- Запишите и закройте.
4. Разобранный пример с цифрами и проводками
Ситуация. ТОО «Астана Трейд», плательщик НДС. Директор Ахметов А.А., ИИН 700101300123, роль в ИС ЭСФ — «Руководитель», сертификат GOSTKNCA_2026. Вы завели его в справочнике «Пользователи ИС ЭСФ».
6 сентября 2026 года отгрузили товар покупателю на 500 000 ₸ без НДС. НДС по ставке 16% = 80 000 ₸. Себестоимость товара — 300 000 ₸.
Документ «Реализация товаров и услуг» при проведении формирует проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 500 000 | Доход от реализации |
| 1210 | 3130 | 80 000 | НДС по реализации (16%) |
| 7010 | 1330 | 300 000 | Списана себестоимость товара |
Итого к получению от покупателя: 580 000 ₸.
Дальше по кнопке «Выписать ЭСФ» из этой реализации создаётся электронный счёт-фактура. И вот здесь работает справочник: 1С берёт подписанта Ахметова А.А., подставляет его ИИН и сертификат, подписывает ЭСФ его ЭЦП и в роли «Руководитель» отправляет на портал ИС ЭСФ. Покупатель видит документ от БИН «Астана Трейд» с подписью директора.
Важно понимать: сам справочник «Пользователи ИС ЭСФ» — это карточка настройки, он не делает бухгалтерских проводок. Проводки выше формирует документ реализации. Справочник лишь обеспечивает, чтобы ЭСФ по этой реализации ушёл подписанным и от нужного лица. Уберите подписанта — проводки останутся, а ЭСФ вы не отправите.
5. Виды операций (роли), которые даёт справочник
Справочник не имеет «видов операции» как документ, но роль подписанта определяет, что человек может делать в ИС ЭСФ:
- Руководитель — подписывает и отправляет любые ЭСФ и СНТ организации, включая исправленные и дополнительные.
- Работник (оператор) — выписывает и подписывает документы в рамках выданных руководителем прав.
- Уполномоченное лицо / по доверенности — подписывает от имени организации на основании ЭЦП физлица с соответствующими полномочиями на портале.
6. Что формируется при использовании
Сам элемент справочника при записи создаёт только запись в справочнике — никаких проводок и движений по регистрам бухучёта он не делает. Его роль проявляется, когда вы выписываете электронный документ:
- ЭСФ (электронный счёт-фактура) — подписывается сертификатом выбранного пользователя и уходит в ИС ЭСФ.
- СНТ (сопроводительная накладная на товары) — при перемещении/реализации подакцизных и прослеживаемых товаров подписывается тем же пользователем.
- Движения фиксируются в регистрах подсистемы обмена электронными документами (статусы «Создан» → «Подписан» → «Доставлен» → «Принят/Отклонён контрагентом»).
7. Печатные формы
У элемента справочника собственных печатных форм нет — это карточка настройки. Печатаются документы, которые он подписывает:
- Счёт-фактура (ЭСФ) — печатная форма электронного счёта-фактуры установленного в РК образца.
- СНТ — печатная форма сопроводительной накладной.
- Из журнала обмена — протокол/статус отправки электронного документа.
8. Частые ошибки
«Не найден пользователь ИС ЭСФ для организации …». В справочнике нет активной записи для этой организации. Создайте пользователя, укажите организацию и снимать флажок «Действует» не забывайте только у уволенных.
«ИИН подписанта не соответствует ИИН в сертификате». В карточке указан один ИИН, а в сертификате НУЦ РК зашит другой. Откройте сертификат, сверьте ИИН и приведите поле «ИИН» к значению из ключа.
«Срок действия сертификата истёк». ЭЦП от НУЦ РК просрочена (обычно выдаётся на 1 год). Перевыпустите ключ на egov.kz / в НУЦ РК, импортируйте новый сертификат и привяжите его к пользователю. Старую запись деактивируйте.
«Недостаточно прав для подписания на сервисе». Роль в справочнике не соответствует правам на портале ИС ЭСФ. Проверьте, что на портале за этим ИИН действительно закреплена роль руководителя/оператора, и приведите поле «Роль» в соответствие.
«Ошибка авторизации на сервисе ИС ЭСФ». Неверный логин или изменился пароль кабинета. Обновите учётные данные в настройках подключения.
9. FAQ
В чём разница между «Пользователи ИС ЭСФ» и «Пользователи» (администрирование)? «Пользователи» — это те, кто входит в базу 1С. «Пользователи ИС ЭСФ» — те, кто подписывает документы на внешнем портале ИС ЭСФ. Это разные списки: сотрудник может работать в 1С, но не иметь права подписи ЭСФ.
Можно ли завести несколько подписантов на одну организацию? Да. Заведите директора и бухгалтера с их сертификатами. При выписке ЭСФ выберете нужного подписанта либо назначьте одного основным.
Нужен ли отдельный пользователь ИС ЭСФ для каждой организации в базе? Да. Запись привязана к конкретной организации (её БИН). Для трёх ТОО в одной базе заведите минимум три записи, даже если подписант физически один человек.
Где взять сертификат для этого справочника?
Сертификат (ЭЦП) выдаёт НУЦ РК — получаете на egov.kz. Файл ключа GOSTKNCA_... импортируете в справочник сертификатов, а затем привязываете к пользователю ИС ЭСФ.
Почему ЭСФ уходит, а СНТ — нет? Скорее всего, роль подписанта или права на портале ограничены только счетами-фактурами. Проверьте роль в справочнике и полномочия по СНТ в кабинете ИС ЭСФ.
Что делать при смене директора? Не удаляйте старую запись (по ней есть история подписей). Снимите флажок «Действует», заведите нового директора с его ИИН и сертификатом.
Влияет ли справочник на расчёт НДС 16%? Нет. Сумму НДС считает документ реализации/поступления. Справочник отвечает только за подпись и отправку электронного документа.
ЭСФ подписался, но контрагент его не видит — дело в подписанте? Проверьте статус в журнале обмена. Если статус «Доставлен/Принят», документ на портале есть — контрагент найдёт его в своём кабинете ИС ЭСФ по своему БИН. Если «Ошибка» — смотрите протокол: чаще это истёкший сертификат или несовпадение ИИН.
Можно ли подписывать ЭСФ по доверенности? Да, если на портале ИС ЭСФ за физлицом закреплена роль уполномоченного лица. В справочнике укажите соответствующую роль и его личный сертификат.
Обязательно ли заполнять логин, если сертификат уже привязан? Да. Сертификат нужен для подписи, а логин/учётная запись — для авторизации при отправке на сервис. Без логина возможна ошибка авторизации.
10. Смежные документы
- На основании чего заполняется: справочник «Физические лица» (ИИН, ФИО подписанта), справочник «Сертификаты ключей электронной подписи» (ключ НУЦ РК), справочник «Организации» (БИН).
- Где используется: документы «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг» (при выписке исправленных ЭСФ), «Счёт-фактура выданный/полученный (электронный)», «Сопроводительная накладная на товары (СНТ)», а также журнал «Электронные документы (обмен с ИС ЭСФ)».
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: там показаны версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана». Если у вас релиз старше или новее 3.0.74.2, отдельные названия полей и кнопок могут отличаться — сверяйтесь с этим номером.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. Данные РК на 2026 год: НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.