Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы прикрепили к договору с контрагентом скан оригинала, потом акт сверки, потом переписку по спорной сумме — и через месяц открываете вложения, а там два десятка файлов подряд, без структуры. Нужный скан ищется прокруткой. А ещё бухгалтер-совместитель случайно удалил файл, который вы готовили для налоговой. Вот ровно для этого и существует справочник «ПапкиФайлов»: он превращает свалку вложений в дерево папок, которое можно закрыть от лишних рук.
Сразу честно: это служебный (технический) справочник подсистемы работы с файлами. Он не участвует в бухгалтерском учёте. У него нет проводок, нет НДС, нет ЭСФ и СНТ, нет печатных форм. Ниже — как он реально устроен и как им пользоваться без иллюзий.
1. Назначение
Справочник хранит иерархию папок для файлового хранилища конфигурации. В папки складываются элементы справочника «Файлы» — сканы, документы Word/Excel, PDF, изображения. Папки нужны для группировки, поиска и разграничения доступа к вложениям. Сами файлы — это отдельный справочник; «ПапкиФайлов» — только «полки», на которых они лежат.
2. Где найти
Прямого пункта в разделах «Продажи» или «Покупки» у этого справочника нет — он служебный. Открыть можно тремя способами:
Через файловое хранилище. Раздел «Главное» → «Файлы» (или команда «Присоединённые файлы» на карточке документа/контрагента) → в открывшемся списке слева отображается дерево папок. Кнопка «Создать папку» над деревом.
Через «Все функции». Меню «Сервис» → «Все функции» → «Справочники» → «ПапкиФайлов» (если режим «Все функции» включён в настройках).
По навигационной ссылке. Главное меню → «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте:
e1cib/list/Справочник.ПапкиФайловЭто самый быстрый путь открыть весь список папок целиком.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок в левом верхнем углу) → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.x) и релиз конфигурации — строку вида «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Инструкция ниже относится именно к релизу 3.0.74.2. Если у вас другой релиз, расположение кнопок в форме файлов может слегка отличаться.
3. Как заполнить
Форма папки простая — полей немного, и почти все влияют на удобство, а не на учёт.
| Поле | Обязательно | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Имя папки, которое вы видите в дереве. Оставите пустым — папку не сохранить. Назовёте невнятно («Новая папка 1») — через полгода не найдёте нужное. Давайте говорящие имена: «Договоры аренды 2026», «Акты сверки», «Первичка для аудита». |
| Входит в папку (Родитель) | Нет | Задаёт вложенность. Выберете родителя — папка станет подпапкой. Оставите пустым — папка ляжет в корень. Ошибочно вложите в чужую ветку — файлы «спрячутся» не там, где ждёте. |
| Ответственный / Автор | Заполняется автоматически | Кто создал папку. Обычно подставляется текущий пользователь. Важно для контроля: видно, кто за папку отвечает. |
| Дата создания | Автоматически | Служебная дата, менять вручную не нужно. |
| Защита от изменения (запрет редактирования) | Нет | Флаг/команда «Запретить изменение». Ставите — содержимое папки нельзя менять и удалять, пока запрет не снят. Полезно для «замороженной» первички. Забудете снять — потом не поймёте, почему файл «не редактируется». |
| Настройка прав (рабочая группа) | Нет | Позволяет ограничить круг пользователей, которым видна папка и её файлы. Доступно, если в конфигурации включено разграничение прав на уровне записей. (Наличие этой команды зависит от настроек безопасности вашей базы — этот момент стоит проверить у администратора.) |
Порядок действий:
- Откройте дерево папок (см. раздел 2).
- Встаньте на ту ветку, внутри которой хотите создать папку (это подставит родителя автоматически).
- Нажмите «Создать папку».
- Введите Наименование — обязательно.
- При необходимости смените родителя.
- Нажмите «Записать и закрыть».
- Перетащите нужные файлы в новую папку мышью или командой «Переместить в папку» в списке файлов.
4. Разобранный пример
У вас копится первичка по одному контрагенту — ТОО «Астана-Снаб». Хотите сложить всё по годам и типам.
Шаг 1. Открываете e1cib/list/Справочник.ПапкиФайлов, создаёте корневую папку «Астана-Снаб» (родитель пустой).
Шаг 2. Внутри неё создаёте подпапки: «Договоры», «Накладные и АВР 2026», «ЭСФ 2026», «Акты сверки». У всех родитель — «Астана-Снаб».
Шаг 3. В списке файлов выделяете три скана накладных, жмёте «Переместить в папку» → «Накладные и АВР 2026».
Шаг 4. Папку «Договоры» после подписания оригиналов помечаете «Запретить изменение», чтобы никто случайно не переписал скан договора.
Что вы получили: дерево вида
Астана-Снаб → Договоры / Накладные и АВР 2026 / ЭСФ 2026 / Акты сверки.
Проводки по этому примеру не формируются. Справочник «ПапкиФайлов» — служебный, он не делает записей на счетах Типового плана счетов РК. Суммы, НДС (в Казахстане в 2026 году — ставка 16%), доход по счёту 6010, себестоимость по 7010 и прочая бухгалтерия появляются только при проведении учётных документов (реализация, поступление и т. п.), к которым эти файлы прикреплены, — но не в момент создания папки. Папка лишь «держит» скан документа, который сам по себе уже проведён в учёте.
5. Что можно делать с папкой (аналог «видов операции»)
У служебного справочника нет «видов операции», как у документа. Но набор действий фиксированный:
- Создать / переименовать / удалить папку.
- Вложить папку в другую (иерархия любой глубины).
- Переместить файлы между папками.
- Запретить изменение — заморозить содержимое.
- Ограничить доступ (если включено разграничение прав) — сделать папку видимой только части пользователей.
- Пометить на удаление — папка удаляется штатной обработкой «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при записи
Здесь важно не ждать бухгалтерского результата:
- Проводок Дт/Кт — нет. Справочник не проводится.
- Движений по регистрам учёта (НДС, взаиморасчёты, себестоимость) — нет.
- Электронных документов не формирует. ЭСФ выгружается в ИС ЭСФ, а СНТ — по товарам; и то и другое создаётся из учётных документов реализации/перемещения, а не из папки. Скан ЭСФ вы можете положить в папку, но сама папка ЭСФ не выписывает.
- Что действительно происходит: записывается элемент справочника, обновляется дерево иерархии, при настройке прав — запись в регистре ограничения доступа к файлам.
7. Печатные формы
Печатных форм у справочника «ПапкиФайлов» нет. Печатается содержимое — конкретный файл внутри папки (командой «Открыть» → печать в родном приложении). Сама папка на бумагу не выводится.
8. Частые ошибки
- «Поле "Наименование" не заполнено» — вы нажали «Записать», не введя имя папки. Введите наименование и повторите.
- «Недостаточно прав для выполнения операции над информационной базой» — у пользователя нет прав на работу с файлами или на нужную папку. Обратитесь к администратору: в разделе прав должна быть включена роль работы с файлами.
- «Изменение объекта запрещено» при попытке добавить или заменить файл — на папке стоит флаг «Запретить изменение». Снимите защиту, внесите правку, при необходимости включите защиту снова.
- Файл «пропал». Чаще всего он не удалён, а перемещён в другую папку либо лежит в корне. Проверьте всё дерево или воспользуйтесь поиском по списку файлов, сняв фильтр по папке.
- Нельзя удалить папку — внутри есть файлы или подпапки, либо на объекты стоят ссылки. Сначала переместите/удалите содержимое, затем помечайте папку на удаление и запускайте «Удаление помеченных объектов».
- Дубли папок с одинаковым именем в одной ветке — программа это допускает, но вам будет неудобно. Перед созданием проверьте, нет ли уже такой папки.
9. FAQ
Есть ли у справочника «ПапкиФайлов» проводки? Нет. Это служебный справочник файлового хранилища. Он не проводится и не делает записей на счетах Типового плана счетов РК.
Формирует ли папка ЭСФ или СНТ? Нет. ЭСФ выгружается в ИС ЭСФ, а СНТ формируется по товарам — оба создаются из учётных документов реализации/перемещения. В папку можно положить скан или печатную форму ЭСФ, но сама папка электронные документы не выписывает.
Чем «ПапкиФайлов» отличается от справочника «Файлы»? «Файлы» — это сами вложения (скан, PDF, Word). «ПапкиФайлов» — это папки-контейнеры, в которых файлы лежат. Одно без другого работает, но вместе удобнее.
Как открыть справочник напрямую?
«Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» → вставьте e1cib/list/Справочник.ПапкиФайлов.
Можно ли закрыть папку от других пользователей? Да, если в базе включено разграничение прав на уровне записей. Тогда доступна настройка рабочей группы папки. Если такой команды нет — включение делает администратор.
Как защитить скан договора от случайного изменения? Поставьте на папку (или на файл) признак «Запретить изменение». После этого содержимое нельзя редактировать и удалять, пока запрет не снят.
Почему нельзя удалить папку? В ней остались файлы, подпапки или на объекты есть ссылки. Сначала очистите или перенесите содержимое, затем пометьте папку на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов».
Есть ли у папки печатная форма? Нет. Печатается только конкретный файл внутри папки — своим приложением. Папка на печать не выводится.
Влияет ли структура папок на бухгалтерский учёт и отчётность? Нет. Папки — это удобство хранения. На суммы, НДС (16% в РК с 2026 года), доходы (6010), себестоимость (7010) и налоговую отчётность они не влияют.
Куда переместить сразу несколько файлов? Выделите их в списке файлов с Ctrl/Shift и нажмите «Переместить в папку», затем выберите целевую папку в дереве.
10. Смежные объекты
- Справочник «Файлы» — сами вложения; хранятся внутри папок этого справочника.
- «Присоединённые файлы» объектов (договоры, контрагенты, документы реализации/поступления) — файлы, привязанные к конкретной карточке; их также можно раскладывать по папкам.
- Учётные документы (Реализация товаров и услуг, Поступление, Счёт-фактура/ЭСФ) — именно они формируют проводки и электронные документы; папки лишь хранят их сканы и печатные формы.
- Обработка «Удаление помеченных объектов» — через неё окончательно удаляются ненужные папки и файлы.
Как узнать свой релиз
Главное меню → «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).