3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» нұсқасында тексерілді (редакция 3.0).
Сіз контрагентпен жасалған келісімшартқа түпнұсқа сканын, содан кейін салыстыру актісін, кейін даулы сома бойынша хат алмасуды қоса бердіңіз — және бір айдан кейін тіркемелерді ашқанда, онда құрылымсыз екі ондық файл бар. Қажетті скан айналдыру арқылы ізделеді. Ал бухгалтер-совместитель кездейсоқ салық органына дайындаған файлды жойып жіберді. Міне, дәл осы үшін «ФайлДеректер» анықтамалығы бар: ол тіркемелердің қоқысын папкалар ағашына айналдырады, оны артық қолдардан жасыруға болады.
Тез арада шындықты айтайық: бұл қызметтік (техникалық) анықтамалық файлдармен жұмыс істеу подсистемасының бөлігі. Ол бухгалтерлік есепте қатыспайды. Онда жазбалар жоқ, ҚҚС жоқ, ЭСФ мен СНТ жоқ, баспа формалары жоқ. Төменде — оның қалай жұмыс істейтіні және оны иллюзиясыз қалай пайдалану керек.
1. Мақсаты
Анықтамалық папкалардың иерархиясын конфигурацияның файлдық қоймасында сақтайды. Папкалар «Файлдар» анықтамалығының элементтерін — сканерлер, Word/Excel құжаттары, PDF, суреттерді жинауға арналған. Папкалар тіркемелерді топтастыру, іздеу және қолжетімділікті шектеу үшін қажет. Өзі файлдар — бұл бөлек анықтамалық; «ФайлДеректер» — тек «сөрелер», олардың үстінде олар орналасады.
2. Қайдан табуға болады
Бұл анықтамалықтың «Сатулар» немесе «Сатып алулар» бөлімдерінде тікелей тармағы жоқ — ол қызметтік. Оны үш жолмен ашуға болады:
Файлдық қойма арқылы. «Негізгі» → «Файлдар» бөлімі (немесе құжат/контрагент карточкасындағы «Қосылған файлдар» командасы) → ашылған тізімде сол жақта папкалар ағашы көрсетіледі. «Папка жасау» батырмасы ағаштың үстінде.
«Барлық функциялар» арқылы. «Сервис» → «Барлық функциялар» → «Анықтамалықтар» → «ФайлДеректер» мәзірі (егер «Барлық функциялар» режимі параметрлерде қосылған болса).
Навигациялық сілтеме арқылы. Негізгі мәзір → «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту», енгізіңіз:
e1cib/list/Анықтамалық.ФайлДеректерБұл папкалар тізімін толық ашудың ең жылдам жолы.
2а. Өз релизіңізді қалай білуге болады
Негізгі мәзір (сол жақтағы жоғарғы бұрыштағы белгіше) → «Көмек» → «Бағдарлама туралы». Ашылған терезеде сіз платформаның нұсқасын (мысалы, 8.3.24.x) және конфигурация релизін — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» түріндегі жолды көресіз. Төмендегі нұсқаулық дәл 3.0.74.2 релизіне қатысты. Егер сізде басқа релиз болса, файл формасындағы батырмалардың орналасуы сәл өзгеше болуы мүмкін.
3. Қандай форманы толтыру
Папка формасы қарапайым — өрістер аз, және олардың барлығы дерлік ыңғайлылыққа, ал бухгалтерлік есепке әсер етеді.
| Өріс | Міндетті | Неге қажет және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|---|
| Атауы | Иә | Сіз ағашта көретін папканың аты. Бос қалдырсаңыз — папка сақталмайды. Түсініксіз атау берсеңіз («Жаңа папка 1») — алты айдан кейін қажеттісін таба алмайсыз. Сөйлейтін атаулар беріңіз: «2026 жылға арналған жалдау келісімдері», «Салыстыру актілері», «Аудит үшін бастапқы құжаттар». |
| Папкаға кіреді (Ата-ана) | Жоқ | Ішкі құрылымды анықтайды. Ата-ананы таңдасаңыз — папка қосалқы папка болады. Бос қалдырсаңыз — папка тамырда орналасады. Басқа тармаққа қате орналастырсаңыз — файлдар «жасырын» болады, күткен жеріңізде болмайды. |
| Жауапты / Автор | Автоматты түрде толтырылады | Папканы кім жасаған. Әдетте, ағымдағы пайдаланушы енгізіледі. Бақылау үшін маңызды: папкаға кім жауапты екенін көруге болады. |
| Жасалған күні | Автоматты түрде | Қызметтік дата, қолмен өзгерту қажет емес. |
| Өзгертуге тыйым салу (редакциялауға тыйым) | Жоқ | «Өзгертуге тыйым салу» белгісі/командасы. Қойсаңыз — папканың мазмұнын өзгерту және жою мүмкін емес, тыйым алынғанша. «Мұздатылған» бастапқы құжаттар үшін пайдалы. Алуды ұмытсаңыз — кейін неге файл «редакцияланбайды» екенін түсінбейсіз. |
| Құқықтарды баптау (жұмыс тобы) | Жоқ | Папка мен оның файлдарын көретін пайдаланушылар шеңберін шектеуге мүмкіндік береді. Егер конфигурацияда жазбалар деңгейінде құқықтарды шектеу қосылған болса, қолжетімді. (Бұл команданың болуы сіздің базаның қауіпсіздік параметрлеріне байланысты — бұл мәселені әкімшіден тексеру қажет.) |
Іс-әрекеттер тәртібі:
- Папкалар ағашын ашыңыз (2-бөлімді қараңыз).
- Папканы жасағыңыз келетін тармаққа тұрыңыз (бұл автоматты түрде ата-ананы енгізеді).
- «Папка жасау» батырмасын басыңыз.
- Атауды енгізіңіз — міндетті.
- Қажет болса, ата-ананы өзгертіңіз.
- «Жазу және жабу» батырмасын басыңыз.
- Қажетті файлдарды жаңа папкаға тышқанмен немесе файлдар тізіміндегі «Папкаға көшіру» командасымен апарыңыз.
4. Талданған мысал
Сізде бір контрагент бойынша бастапқы құжаттар жиналуда — ТОО «Астана-Снаб». Сіз бәрін жылдар мен типтер бойынша жинағыңыз келеді.
1-қадам. e1cib/list/Анықтамалық.ФайлДеректер ашып, «Астана-Снаб» түпнұсқа папкасын жасаңыз (ата-ана бос).
2-қадам. Оның ішінде қосалқы папкаларды жасаңыз: «Келісімдер», «2026 жылғы накладные және АВР», «2026 жылғы ЭСФ», «Салыстыру актілері». Барлық папканың ата-анасы — «Астана-Снаб».
3-қадам. Файлдар тізімінде үш накладной сканын белгілеп, «Папкаға көшіру» → «Накладные және АВР 2026» батырмасын басыңыз.
4-қадам. «Келісімдер» папкасын түпнұсқаларды қол қойғаннан кейін «Өзгертуге тыйым салу» белгісімен белгілеңіз, сонда ешкім кездейсоқ келісімнің сканын қайта жазбайды.
Сіз не алдыңыз: Астана-Снаб → Келісімдер / Накладные және АВР 2026 / ЭСФ 2026 / Салыстыру актілері түріндегі ағаш.
Бұл мысал бойынша жазбалар жасалмайды. «ФайлДеректер» анықтамалығы — қызметтік, ол РК стандартты шот жоспарының шоттарында жазбалар жасамайды. Сомалар, ҚҚС (2026 жылы Қазақстанда — 16% ставка), шот бойынша табыс 6010, өзіндік құн 7010 және басқа бухгалтерлік есеп тек бухгалтерлік құжаттарды (сату, түсу және т. б.) жүргізу кезінде пайда болады, оларға бұл файлдар тіркелген — бірақ папканы жасаған сәтте емес. Папка тек құжаттың сканын «ұстайды», ол өздігінен бухгалтерлік есепте жүргізілген.
5. Папкамен не істеуге болады (аналог «операция типтері»)
Қызметтік анықтамалықта құжат сияқты «операция типтері» жоқ. Бірақ әрекеттер жиынтығы тұрақты:
- Папка жасау / қайта атау / жою.
- Папканы басқа папкаға қосу (иерархия кез келген тереңдік).
- Файлдарды папкалар арасында көшіру.
- Өзгертуге тыйым салу — мазмұнды «мұздату».
- Қол жетімділікті шектеу (егер құқықтарды шектеу қосылған болса) — папканы тек кейбір пайдаланушыларға көрінетін етіп жасау.
- Жоюға белгілеу — папка «Белгіленген объектілерді жою» стандартты өңдеу арқылы жойылады.
6. Жазу кезінде не формаланады
Мұнда бухгалтерлік нәтиже күтпеу маңызды:
- Дт/Кт жазбалары — жоқ. Анықтамалық өткізілмейді.
- Бухгалтерлік регистрлерде (ҚҚС, өзара есеп айырысу, өзіндік құн) қозғалыстар — жоқ.
- Электрондық құжаттар формаланады. ЭСФ ИС ЭСФ-ке экспортталады, ал СНТ — тауарлар бойынша; екеуі де сату/тасымалдау бухгалтерлік құжаттарынан жасалады, папкадан емес. ЭСФ сканын папкаға қоюға болады, бірақ папка электрондық құжаттарды шығармайды.
- Шын мәнінде не болады: анықтамалық элемент жазылады, иерархия ағашы жаңартылады, құқықтарды баптау кезінде — файлдарға қол жетімділікті шектеу регистрінде жазба жасалады.
7. Баспа формалары
«ФайлДеректер» анықтамалығында баспа формалары жоқ. Мазмұн басылады — папка ішіндегі нақты файл (команда «Ашу» → туған қосымшада басып шығару). Папка қағазға шығарылмайды.
8. Жиі жасалатын қателіктер
- «"Атауы" өрісі толтырылмаған» — сіз папка атын енгізбей «Жазу» батырмасын басып жібердіңіз. Атауды енгізіңіз және қайталаңыз.
- «Ақпараттық база бойынша операцияны орындау үшін құқықтар жеткіліксіз» — пайдаланушыда файлдармен жұмыс істеу немесе қажетті папка бойынша құқықтар жоқ. Әкімшіге хабарласыңыз: құқықтар бөлімінде файлдармен жұмыс істеу рөлі қосылған болуы керек.
- Файлды қосу немесе ауыстыру әрекеті кезінде «Объектіні өзгертуге тыйым салынған» — папкада «Өзгертуге тыйым салу» белгісі бар. Қорғанысты алып тастаңыз, түзетуді енгізіңіз, қажет болса, қорғанысты қайта қосыңыз.
- Файл «жоғалып кетті». Көбінесе ол жойылмаған, бірақ басқа папкаға ауыстырылған немесе тамырда жатыр. Барлық ағашты тексеріңіз немесе файлдар тізімінде папка бойынша сүзгіні алып тастап, іздеуді пайдаланыңыз.
- Папканы жою мүмкін емес — ішінде файлдар немесе қосалқы папкалар бар, немесе объектілерге сілтемелер бар. Алдымен мазмұнды ауыстырыңыз/жойыңыз, содан кейін папканы жоюға белгілеңіз және «Белгіленген объектілерді жою» командасын іске қосыңыз.
- Бір тармақта бірдей атаумен папкалардың дубликаттары — бағдарлама мұны қабылдайды, бірақ сізге ыңғайсыз болады. Жасамас бұрын, мұндай папканың жоқтығын тексеріңіз.
9. Жауаптар
«ФайлДеректер» анықтамалығында жазбалар бар ма? Жоқ. Бұл файлдық қойманың қызметтік анықтамалығы. Ол өткізілмейді және РК стандартты шот жоспарының шоттарында жазбалар жасамайды.
Папка ЭСФ немесе СНТ формаланады ма? Жоқ. ЭСФ ИС ЭСФ-ке экспортталады, ал СНТ тауарлар бойынша формаланады — екеуі де бухгалтерлік құжаттардан жасалады. Папкаға ЭСФ сканын немесе баспа формасын қоюға болады, бірақ папка электрондық құжаттарды шығармайды.
«ФайлДеректер» анықтамалығы «Файлдар» анықтамалығынан несімен ерекшеленеді? «Файлдар» — бұл өздері тіркемелер (скан, PDF, Word). «ФайлДеректер» — бұл файлдар орналасқан контейнер папкалары. Бір