3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Контрагент сізге PDF форматында қол қойылған акт жіберді. Сіз 1С-те жүзеге асыруды өткіздіңіз, бірақ бір айдан кейін салық инспекторы бастапқы құжатты сұрайды, ал қағаз нұсқасы столдағы папкада жатыр. Таныс па? Мұндай жағдайдың болмауы үшін актінің сканерін «Жүзеге асыру» құжатына тікелей тіркеу керек. Осыған «Файлдар» анықтамалығы жауап береді — мұнда 1С барлық тіркемелерді жинайды: актілердің сканерлері, келісімшарттар, фотосуреттер, хаттар, Excel кестелері. Әр файл өзінің объектісіне байланған, және сіз оны бір рет басу арқылы, құжаттан шықпай-ақ аша аласыз.
Маңыздысы: «Файлдар» — бұл тіркемелерді сақтау үшін техникалық анықтамалық. Ол бухгалтерлік жазбаларды жасамайды, ЭСФ және СНТ құжаттарын қалыптастырмайды, салықтарға әсер етпейді. Сондықтан төменде 1210 немесе 3130 шоттарын таба алмайсыз — олар мұнда жоқ, және бұл қалыпты жағдай. Анықтамалықтың мақсаты: қажетті құжаттың әрқашан электронды түрде қолжетімді болуы.
1. Мақсаты
«Файлдар» анықтамалығы объектілерге (құжаттарға, анықтамалық элементтеріне, тапсырмаларға) байланған құжаттардың электронды көшірмелерін сақтайды. Бір файл — бір карточка, оның қасиеттері: атауы, авторы, күні, өлшемі, нұсқасы, ЭЦП қолтаңбасының белгісі. Бухгалтер бұл анықтамалықты дерлік ашпайды — ол қажетті құжаттың карточкасынан «Тіркелген файлдар» командасы арқылы жұмыс істейді.
2. Қайда табуға болады
Үш жұмыс жолы:
- Кез келген құжаттан немесе анықтамалықтан — карточка навигация панелі → «Тіркелген файлдар» (немесе формадағы қысқыш белгішесі). Бұл негізгі тәсіл.
- Барлық файлдардың жалпы тізімі — «Әкімшілік» → «Қызмет көрсету» → «Тіркелген файлдар» бөлімі (сақтауды басқару, томдар, тазалау).
- Тікелей навигациялық сілтеме — оны көшіріп, «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Негізгі мәзір → «Файл» → «Сілтеме бойынша ашу») арқылы ашыңыз:
e1cib/list/Анықтамалық.Файлдар
Осылайша, сіз файл карточкаларының толық тізіміне, олардың иесінен тәуелсіз, кіресіз.
2а. Өз релизіңізді қалай білуге болады
Негізгі мәзір (сол жақ жоғарғы бұрыштағы белгіше) → «Көмек» → «Бағдарлама туралы». Ашылған терезеде сіз екі жолды көресіз: платформа нұсқасы (мысалы, 8.3.24.xxxx) және конфигурация нұсқасы — бұл релиз, мысалы 3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия». Төмендегі нұсқаулық дәл осы релизге қатысты; басқа редакцияларда командалардың атаулары сәл өзгеше болуы мүмкін.
3. Қалай толтыруға болады (қадам-қадаммен)
Сіз әдетте файл карточкасын қолмен жасамайсыз — ол тіркемені қосқанда пайда болады. Тәртіп мынадай:
- Қажетті объектіні ашыңыз (мысалы, «Тауарлар мен қызметтерді қабылдау» құжаты).
- «Тіркелген файлдар» батырмасын басыңыз.
- «Қосу» батырмасы → қосу тәсілін таңдаңыз:
- «Дисктен файлдан» — компьютерден PDF/JPG/DOCX таңдаңыз;
- «Сканерден» — егер сканер қосылған болса, сурет бірден базаға түседі;
- «Шаблон бойынша жасау» — дайын үлгіден жаңа файл (мысалы, бос Word келісімшарты).
Енді карточканың негізгі өрістері мен егер қателессеңіз не болатыны:
| Өріс | Неге және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (міндетті) | Бұл файлды кейін қалай табасыз. Мазмұн бойынша жазыңыз: «Акт №128 05.09.2026», «Скан1» емес. Әйтпесе, алты айдан кейін 40 тіркемеден бір актіні екіншісінен ажыратпайсыз. |
| Файл иесі | Тіркеме байланған объект. Файлды қосқан карточкадан автоматты түрде толтырылады. Егер «жалпы тізімге» файл қоссаңыз, иесіз — ол ешкімнің меншігінде болмайды, және сіз оны құжаттан көрмейсіз. |
| Кеңейту | Файл түрі (pdf, jpg, docx). Бастапқы файлдан автоматты түрде қойылады. Оған байланысты файлды екі рет басқанда қандай бағдарлама ашылады. |
| Автор | Файлды жүктеген пайдаланушы. 1С автоматты түрде толтырады — ол құжатты кім қосқанын көрсетеді. |
| Жасалған / өзгертілген күні | Автоматты түрде қойылады. Өзгерту күні файлды 1С арқылы өңдеген сайын жаңартылады. |
| Өлшемі | Автоматты түрде есептеледі. Базада сақтау кезінде маңызды: ауыр сканерлер (10–20 МБ) базаның файлын үлкейтіп жібереді — оларды дисктегі томдарда сақтау жақсы (6-бөлімді қараңыз). |
| Нұсқалар тарихын сақтау | Тексеру белгісі. Егер қосулы болса — әрбір түзету жеке нұсқа ретінде сақталады, ескі нұсқаны қайтаруға болады. Егер сөндірілген болса — жаңа нұсқа ескі нұсқаны жояды, қайтару мүмкіндігі жоқ. Келісімшарттар үшін нұсқаларды қосу жақсырақ. |
| ЭЦП-мен қол қойылған | Файлға электронды қолтаңба қосылғанын білдіретін белгі. Сіз файлды 1С-те қол қойған кезде қойылады. Қол қойылған файлды өңдеуге болмайды — әйтпесе, қолтаңба жойылады. |
| Пікір | Бос жазба: «оригинал Ивановада», «черновик, финал емес». Міндетті емес, бірақ әріптестерге нервтерді үнемдейді. |
Жүктегеннен кейін «Жазу және жабу» батырмасын басыңыз. Файл енді өзінің құжатындағы тіркелгендер тізімінде көрінеді.
4. Талданған мысал
Жағдай: 2026 жылдың 5 қыркүйегінде сіз ТОО «Астана-Снаб» компаниясынан 580 000 ₸ ҚҚС-сыз тауар қабылдадыңыз. ҚҚС ставкасы 16% = 92 800 ₸, барлығы төлеу 672 800 ₸. Жеткізуші PDF форматында накладная және шот-фактура жіберді. Сіз сканерлердің әрқашан жазбамен бірге болуын қалайсыз.
Қадамдар:
- «Тауарлар мен қызметтерді қабылдау» құжатын өткізесіз — міне, ол жазбаларды береді:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 580 000 | Жеткізушіден тауар қабылданды |
| 1420 | 3310 | 92 800 | Қабылданған ҚҚС (есепке алу үшін) |
- Осы құжатта «Тіркелген файлдар» → «Қосу» → «Дисктен файлдан» батырмасын басып,
Накладная_Астана-Снаб_128.pdfтаңдаңыз. - «Атауы» өрісіне «Накладная №128 05.09.2026, 672 800 ₸» деп жазыңыз.
- Шот-фактураның сканерлері үшін қайталаңыз.
«Файлдар» анықтамалығы не істеді: екі карточка жасады, оларды қабылдау құжатына байлады, авторды (сізді), 05.09.2026 күнін, өлшемі мен pdf кеңейтуін жазды. Ол бухгалтерлік жазбаларды қалыптастырған жоқ — 1330/1420/3310 жазбаларын қабылдау құжаты өзі жасады, ал тіркемелер емес. Енді сіз бұл қабылдауды ашқанда, екі файлмен қысқышты көресіз және түпнұсқаларды бір рет басу арқылы аша аласыз.
5. Операция түрлері (анықтамалық не істей алады)
- Файлды қосу — дисктен, сканерден, шаблон бойынша, буферден.
- Көру — файлды сыртқы бағдарламада ашу, қолмен жүктемей.
- Өңдеу — «Өңдеу» файлды «блоктауға» қояды (белгі «бос емес» белгішесі көрінеді), түзетуден кейін — «Өңдеуді аяқтау» жаңа нұсқаны сақтау.
- Нұсқалау — түзетулер тарихын сақтау, өткен нұсқаға оралу, салыстыру.
- ЭЦП-мен қол қою және қолтаңбаны тексеру.
- Дискке сақтау — базадан көшірмені сыртқа шығару.
- Басып шығару — файлды басып шығару.
- Томдарға / базаға көшіру — физикалық сақтау орнын өзгерту.
6. Жұмыс істегенде не формаланады
Мұнда адал және қысқа, өйткені сұрақ танымал:
- Бухгалтерлік жазбалар жоқ. «Файлдар» анықтамалығы — құжат емес, шоттар бойынша қозғалыс жасамайды.
- ЭСФ және СНТ формаланбайды. Электронды шот-фактуралар жүзеге асыру құжаттарынан ИС ЭСФ модулі арқылы шығарылады, тіркемелерден емес.
- Регистерлер бойынша қозғалыс — тек қызметтік: файл туралы мәліметтер, оның нұсқалары және тіркелген файлдар регистріндегі сақтау орны.
- Файлдың физикалық сақталуы — екі нұсқа:
- ақпараттық базада (әдепкі бойынша) — ыңғайлы, бірақ базаны үлкейтеді;
- дискінің томдарында — «Әкімшілік» → «Қызмет көрсету» → «Файлдарды сақтау томдары» бөлімінде орнатылады. Сканерлер мен фотосуреттер үшін бұл дұрыс таңдау: база жеңіл қалады, ал файлдар файлдық серверде сақталады.
7. Басып шығару формалары
Файл карточкасында өз «басып шығару формасы» жоқ — файлды ашатын бағдарлама (PDF-ридер, Word, суреттерді көру) арқылы «Басып шығару» командасымен тіркелген құжат басылады. Қосымша қолжетімді:
- Тіркелген файлдар тізімі — объектінің тіркемелер тізімін басып шығару (атауы, авторы, күні, өлшемі);
- сканердің суретін тікелей қарау терезесінен басып шығару.
8. Жиі жасалатын қателіктер
«Файлды өңдеу үшін пайдаланушы ... бос емес» Кімде-кім (мүмкін, сіздің өзіңіз басқа сеанста) файлды өңдеу үшін ашқан және жаппаған. Өңдеу бұғатталған. Шешімі: пайдаланушыдан «Өңдеуді аяқтау» батырмасын басуды сұрау, немесе администратор «Өңдеуді тоқтату» командасы арқылы блокты алып тастайды.
«Файлдың өлшемі рұқсат етілгеннен асып кетті» Тіркеменің максималды өлшеміне шектеу жұмыс істеді. Сканердің рұқсатын азайтыңыз (300 dpi жеткілікті) немесе файлдармен жұмыс істеу параметрлерінде лимитті көбейтіңіз («Әкімшілік» бөлімі).
«Файл сақтау томы көрсетілмеген» / «Том табылмады» Томдарда сақтау қосылған, бірақ том орнатылмаған немесе дискінде жол қолжетімсіз. «Файлдарды сақтау томдары» тексеріңіз: жол бар болуы керек және барлық пайдаланушылар үшін жазуға қолжетімді болуы керек.
Файл ашылады, бірақ бос / бүлінген Көбінесе — жүктеу үзіліп қалған немесе 1С-ті сақтау кезінде жапқан. Тіркемені бастапқыдан қайта жүктеңіз.
«Қол қойылған файлды өзгерту мүмкін емес» Файл ЭЦП-мен қол қойылған, өңдеу қолтаңбаны бұзатын еді. Қолтаңбаны алып тастаңыз (егер бұл рұқсат етілсе) немесе жаңа нұсқаны жеке файл ретінде қосыңыз.