Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Каждый понедельник в 9:00 директор пишет вам одно и то же: «Скинь оборотку и отчёт по продажам за прошлую неделю». Вы открываете отчёт, выгружаете в PDF, второй — в Excel, идёте в почту, вручную вкладываете файлы, вспоминаете адрес. Пять минут туда, пять сюда — и так каждую неделю, а ещё клиентам надо рассылать акты сверки. Справочник «Рассылки отчётов» закрывает ровно эту боль: вы один раз описываете «какие отчёты — кому — в каком формате — когда», а дальше 1С сама формирует файлы и отправляет их по расписанию. Вам остаётся только проверять, что письма ушли.
Сразу важное: это служебный справочник, а не документ. Он не делает бухгалтерских проводок, не формирует ЭСФ или СНТ и никак не трогает учёт. Он только берёт готовые отчёты конфигурации и доставляет их адресатам. Поэтому ниже вы не найдёте раздела с Дт/Кт — их здесь физически нет, и это нормально.
1. Назначение
Справочник «Рассылки отчётов» хранит настройки автоматической подготовки и доставки отчётов: список отчётов, получателей, формат файлов, способ доставки (почта, сетевая папка, FTP) и расписание запуска. Одна запись справочника = одна рассылка, которую можно запустить вручную или по регламенту.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов.
Если пункта не видно — в том же разделе «Печатные формы, отчёты и обработки» включите флажок «Рассылки отчётов», иначе список будет скрыт.
Открыть напрямую в 1С: Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.РассылкиОтчетов
Внутри списка кнопка «Создать» заводит новую рассылку.
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне две строки, которые вам нужны: версия платформы («1С:Предприятие 8.3.24…») и релиз конфигурации («Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, версия 3.0.74.2»). Именно вторая строка должна совпадать с той, что в шапке этой инструкции. Пункты меню и набор полей от релиза к релизу немного меняются.
3. Как заполнить
Форма рассылки разбита на несколько блоков. Разберём каждое поле — зачем оно и чем грозит ошибка.
Шапка
- Наименование — обязательное. Пишите по-человечески: «Директору — оборотка и продажи, еженедельно». Это единственное, по чему вы потом найдёте рассылку в списке из двадцати похожих. Абстрактное «Рассылка 1» через месяц ничего вам не скажет.
- Автор / Ответственный — кто отвечает за рассылку. Подставляется текущий пользователь. Если ответственный уволится и его учётку отключат, регламентное задание может перестать выполняться — тогда назначьте живого сотрудника.
- Флажок «Готовить и отправлять отчёты» (Активна) — ключевой. Пока он снят, рассылка не выполняется ни по расписанию, ни вручную из регламента. Забыли поставить — письма не уходят, а ошибок нет, и вы неделю думаете, что всё работает.
Блок «Отчёты»
Табличная часть — что именно отправляем.
- Отчёт — обязательное. Выбираете из списка отчётов конфигурации: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счёта», «Карточка счёта», «Акт сверки взаиморасчётов», управленческие отчёты и т. д. Можно добавить несколько строк — все они уйдут одним письмом.
- Вариант отчёта (настройка) — важное. Здесь вы фиксируете сохранённый вариант: период, отбор по организации, счёту, контрагенту, группировки. Если вариант не задать, отчёт сформируется с настройками по умолчанию — часто это пустой или неправильный период. Совет: сначала откройте отчёт, настройте его как надо, нажмите «Сохранить вариант», и уже этот вариант подставляйте в рассылку.
- Период — многие рассылки используют относительный период («предыдущая неделя», «предыдущий месяц»), чтобы каждую отправку данные сдвигались автоматически. Зафиксируете конкретные даты — будете годами слать один и тот же старый период.
Блок «Кому и как отправлять» (доставка)
- Способ доставки — обязательное. Варианты: по электронной почте, в папку (сетевой каталог), по FTP, а также ответом на письмо и по почте программы (внутренние пользователи). Можно комбинировать (и на почту, и в папку).
- Получатели — обязательное при доставке по почте. Список адресатов. Тянется из контактной информации контрагентов/сотрудников либо вводится вручную как e-mail. Ошибётесь в адресе — письмо уйдёт «в никуда» или вернётся, а вы узнаете об этом только из истории рассылок.
- Тема письма и Текст письма — что увидит получатель. В теме удобно вставить дату/период через параметры. Пустая тема выглядит как спам и часто улетает в нежелательное.
- Каталог / FTP-сервер, логин, пароль, порт — заполняются, если выбрана доставка в папку или по FTP. Нет прав на запись в папку — файлы не сохранятся.
Блок «Формат и упаковка»
- Формат файлов — обязательное. Доступны PDF, XLSX (Excel), ODS, DOCX (Word), MXL (табличный документ 1С), HTML, TXT. Для директора и клиентов берите PDF (не поедет вёрстка), для тех, кто будет считать в файле, — XLSX.
- Один файл на все отчёты / отдельный файл на каждый — как разложить вложения.
- Архивировать в ZIP и Пароль архива — для чувствительных данных (акты сверки, зарплата). Поставили пароль — не забудьте сообщить его получателю, иначе он не откроет архив.
Блок «Расписание»
- Выполнять по расписанию — включает автозапуск. По кнопке настройки задаёте: раз в день/неделю/месяц, день недели, время. Без расписания рассылку придётся каждый раз запускать вручную кнопкой «Выполнить сейчас».
- Отправлять только при наличии данных — если отчёт пустой, письмо не уйдёт. Полезно, чтобы не заваливать получателя пустыми оборотками.
Важно про автозапуск: расписание отрабатывает регламентное задание. В файловой базе оно выполняется, только когда 1С запущена (обычно на компьютере, где включён параметр выполнения заданий). В клиент-серверной базе задания идут на сервере и от запущенного клиента не зависят.
4. Разобранный пример
Задача. Каждый понедельник в 09:00 отправлять директору (director@firma.kz) два отчёта за прошлую неделю: оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам и «Анализ счёта 1210» (расчёты с покупателями). Формат — PDF, одним архивом без пароля.
Как настраиваем:
| Поле | Значение |
|---|---|
| Наименование | Директору — ОСВ + расчёты с покупателями, еженедельно |
| Готовить и отправлять | ✔ включено |
| Отчёт 1 | Оборотно-сальдовая ведомость, вариант «По организации, все счета», период — «Предыдущая неделя» |
| Отчёт 2 | Анализ счёта, счёт 1210, вариант «По контрагентам», период — «Предыдущая неделя» |
| Способ доставки | По электронной почте |
| Получатель | director@firma.kz |
| Тема | Отчёты за неделю [Период] |
| Формат | PDF, один архив ZIP, без пароля |
| Расписание | Еженедельно, понедельник, 09:00 |
Что происходит в понедельник 08.09.2026 в 09:00: 1С формирует ОСВ и «Анализ счёта 1210» за 01.09–07.09.2026, кладёт оба PDF в ZIP, отправляет письмо на director@firma.kz и записывает результат в историю рассылок. Директор получает архив, вы ничего не делаете.
Проводок нет. Повторю: рассылка не меняет учёт, не создаёт ЭСФ и не трогает регистры бухгалтерии. Цифры в отчётах (например, дебиторка по счёту 1210 — краткосрочная задолженность покупателей, деньги на 1030, доход по 6010 со ставкой НДС 16 %) формируются самими отчётами по данным вашего учёта, а рассылка их только доставляет.
5. Виды операции (способы доставки)
Один справочник, но поведение задаёт способ доставки:
- По электронной почте — вложения уходят на внешние адреса. Нужна настроенная учётная запись электронной почты (Администрирование → Органайзер).
- В папку — файлы сохраняются в локальный/сетевой каталог. Удобно для общей папки бухгалтерии.
- По FTP — выгрузка на FTP-сервер (обмен с внешними системами, сайтом).
- Ответом на письмо — рассылка как ответ на входящее письмо (для сценариев обработки обращений).
- По почте программы — внутренним пользователям базы, без внешней почты.
Способы можно комбинировать в одной рассылке.
6. Что формируется при выполнении
При запуске рассылки (по расписанию или вручную) происходит:
- Формирование файлов отчётов в выбранном формате (PDF/XLSX/…), при необходимости — упаковка в ZIP.
- Доставка: отправка письма, запись в папку или выгрузка по FTP.
- Запись в историю рассылок — журнал с датой, временем, статусом (успешно/ошибка) и текстом ошибки. Открывается по кнопке «История рассылок» из формы. Это ваше единственное доказательство, что письмо ушло.
Чего не происходит: нет бухгалтерских проводок, нет движений по регистрам учёта, не выписываются ЭСФ/СНТ, не создаются документы. Справочник живёт отдельно от учётного контура.
7. Печатные формы
Классических печатных форм (как у счёта-фактуры) у справочника нет — он сам «печатает» отчёты в файлы. Практически значимые действия и результаты:
- «Выполнить сейчас» — немедленный запуск с формированием и отправкой файлов (это и есть «печать»).
- «Проверить» / тестовая отправка — контрольный прогон, чтобы убедиться, что письмо доходит.
- Вложения рассылки — те самые PDF/XLSX/DOCX отчётов, которые получает адресат.
- История рассылок — журнал выполнения (можно вывести на экран/сохранить).
8. Частые ошибки
«Не заполнена учётная запись электронной почты» / «Не настроена системная учётная запись». Способ доставки — почта, но в базе нет настроенной учётки. Идите в Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи и заполните SMTP-сервер, логин, пароль, порт.
«Ошибка при отправке письма: authentication failed» (аутентификация не пройдена). Неверный логин/пароль почты или на почтовом сервере (Gmail, Mail.ru) требуется пароль приложения, а не обычный. Создайте пароль приложения и впишите его в учётную запись.
«Отчёт не сформирован: не заданы обязательные настройки» / отчёт пустой. Не выбран вариант отчёта или период съехал. Откройте отчёт, настройте, сохраните вариант и укажите его в строке рассылки; для периода используйте относительные даты.
«Регламентное задание не выполнено» / рассылка не ушла по расписанию. В файловой базе не запущено выполнение заданий, либо снят флажок «Готовить и отправлять отчёты», либо учётка ответственного отключена. Проверьте флажок активности и запуск регламентных заданий.
«Нет прав на запись в каталог». Доставка в папку, а у пользователя (или у сервера 1С) нет прав на этот сетевой путь. Дайте права на запись или укажите доступный каталог.
«Не указаны получатели». Пустой список адресатов при доставке по почте. Добавьте хотя бы один корректный e-mail.
9. FAQ
1. Делает ли рассылка отчётов бухгалтерские проводки? Нет. Это служебный справочник для доставки отчётов. Проводок, движений по регистрам, ЭСФ и СНТ он не создаёт и на учёт не влияет.
2. Можно ли отправить один и тот же отчёт разным получателям по-разному? Да. Заведите несколько рассылок с разными получателями, форматами и расписанием, либо в одной рассылке укажите нескольких адресатов, если настройки для них одинаковые.
3. В каком формате лучше слать отчёты клиентам? PDF — не «плывёт» вёрстка и открывается везде. Если получателю нужно считать в файле, ставьте XLSX. Для конфиденциальных данных упакуйте в ZIP с паролем.
4. Рассылка не отправилась по расписанию, ошибок не вижу — почему? Частые причины: снят флажок «Готовить и отправлять отчёты», в файловой базе не запущено выполнение регламентных заданий, отключена учётка ответственного. Проверьте эти три пункта и посмотрите «Историю рассылок».
5. Как проверить настройку, не дожидаясь понедельника? Нажмите «Выполнить сейчас» (или тестовую отправку) — рассылка отработает немедленно, а результат ляжет в историю.
6. Можно ли автоматически рассылать клиентам акты сверки? Да. Добавьте в рассылку отчёт «Акт сверки взаиморасчётов» с отбором по контрагенту и укажите e-mail клиента из его контактной информации.
7. Где взять учётную запись почты для отправки? Администрирование → Органайзер → настройка системной/пользовательской учётной записи: SMTP-сервер, порт, логин, пароль (для Gmail/Mail.ru — пароль приложения).
8. Меняется ли ставка НДС или суммы в отчётах из-за рассылки? Нет. Все цифры (в РК с 2026 года ставка НДС 16 %) считают сами отчёты по данным учёта. Рассылка их только доставляет и ничего не пересчитывает.
9. Как отправлять отчёт за «прошлый месяц», чтобы период сдвигался сам? В настройке варианта задайте относительный период («Предыдущий месяц»/«Предыдущая неделя»), а не конкретные даты — тогда каждая отправка возьмёт актуальный интервал.
10. Можно ли посмотреть, дошло письмо или нет? Да, кнопка «История рассылок»: там дата, время, статус и текст ошибки по каждому запуску.
10. Смежные документы и объекты
- Учётная запись электронной почты (Органайзер) — без неё доставка по почте не работает; настраивается до создания рассылки.
- Варианты отчётов (Оборотно-сальдовая ведомость, Анализ счёта, Карточка счёта, Акт сверки взаиморасчётов и др.) — то, что рассылка отправляет; сохранённый вариант подставляется в строку.
- Регламентные и фоновые задания (Администрирование → Обслуживание) — механизм, который запускает рассылку по расписанию.
- Контрагенты / Сотрудники — источник адресов получателей через контактную информацию.
- История рассылок — журнал результатов, к которому вы возвращаетесь при разборе «дошло/не дошло».
Рассылка не вводится «на основании» учётного документа и сама не порождает документов — она стоит рядом с учётом и обслуживает доставку готовых отчётов.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе: строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, версия 3.0.74.2» — это релиз конфигурации, к которому привязана инструкция; рядом — версия платформы 1С:Предприятие 8.3. Если ваш релиз отличается, набор полей и пунктов меню может немного не совпасть.
Методичка подготовлена и проверена на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).