Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы запланировали звонок контрагенту на завтра. Он прислал на почту скан гарантийного письма и черновик договора — и вы не хотите, чтобы через неделю эти файлы потерялись в переписке. Вы открываете карточку запланированного взаимодействия, жмёте «Присоединённые файлы» и перетаскиваете туда оба документа. Вот с этого момента вы и работаете со справочником «ЗапланированноеВзаимодействиеПрисоединенныеФайлы». Это не документ с суммами и проводками — это хранилище вложений, «прикреплённых» к конкретному запланированному делу. Ниже — как оно устроено и где его подводные камни.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, присоединённые к объектам «Запланированное взаимодействие» (звонки, встречи, письма из подсистемы взаимодействий/CRM). Каждый элемент справочника — это один файл (скан, договор, письмо, изображение) со своими версиями, признаком шифрования и электронной подписи. Справочник подчинён владельцу-взаимодействию: сам по себе, без родительского запланированного дела, элемент не создаётся.
2. Где найти
Прямого пункта «Присоединённые файлы» в главном меню нет — это служебный справочник, вы попадаете в него из карточки взаимодействия:
- Раздел «Руководителю» / «CRM и продажи» (в зависимости от интерфейса) → Взаимодействия → откройте или создайте Запланированное взаимодействие → на панели навигации формы команда Присоединённые файлы.
- Из любого списка взаимодействий — кнопка Присоединённые файлы (скрепка) на командной панели.
Чтобы открыть весь список элементов напрямую, используйте навигационную ссылку. Меню Сервис (или значок ссылки в шапке) → Перейти по навигационной ссылке → вставьте:
e1cib/list/Справочник.ЗапланированноеВзаимодействиеПрисоединенныеФайлы
Открывать общий список стоит только для разбора «сиротских» файлов или чистки — в повседневной работе вы всегда заходите через владельца-взаимодействие.
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» / «?» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Именно вторая строка определяет, совпадает ли ваш интерфейс с этой инструкцией.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку с полями» вы обычно не набираете руками — файл добавляется целиком, а поля заполняются автоматически из самого файла. Разберём, что и зачем.
| Поле | Зачем нужно / что будет, если неверно |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла в списке. По умолчанию берётся имя с диска. Дайте осмысленное имя («Договор поставки № 15 скан»), иначе через месяц не найдёте нужный скан среди десятка IMG_0345. |
| Владелец файла (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на запланированное взаимодействие. Проставляется системой при добавлении из карточки. Если добавляли из общего списка — файл окажется «сиротой» без владельца и потеряется из карточки дела. Всегда добавляйте из взаимодействия. |
| Расширение | Тип файла (pdf, docx, jpg). Заполняется автоматически. От него зависит, какой программой откроется файл при двойном клике. |
| Автор | Пользователь, который добавил файл. Ставится автоматически по текущему пользователю — менять не нужно, это ваш «след» для аудита. |
| Дата создания / изменения | Служебные даты. Дата изменения обновляется при каждом сохранении новой версии. |
| Хранить версии | Галочка. Если включена — при каждом редактировании старая копия сохраняется. Полезно для договоров: сможете откатиться. Если выключена — правки затирают файл без возможности вернуть. |
| Подписан ЭП / Зашифрован | Признаки электронной подписи и шифрования. Проставляются, когда вы подписываете или шифруете файл через команды формы. Подписанный файл нельзя редактировать, не сняв подпись, — это защита от подмены. |
| Комментарий | Свободный текст: чем важен файл, от кого получен. Не обязательное, но экономит время коллегам. |
Способы добавить файл (кнопка Добавить на форме присоединённых файлов):
- С диска — выбрать файл в проводнике или перетащить мышью.
- Со сканера — если подключён TWAIN-сканер: сразу оцифровать бумажный оригинал.
- По шаблону — создать новый документ из заранее заведённого шаблона (например, бланк письма).
4. Разобранный пример
Ситуация. Бухгалтер Айгуль планирует на 8 сентября 2026 года встречу с ТОО «Астана-Снаб» по сверке. Контрагент прислал акт сверки в PDF и Excel-файл с расшифровкой на 1 458 000 ₸ (в т.ч. НДС 16% — 201 103,45 ₸). Айгуль хочет держать оба файла под рукой в карточке встречи.
Шаги:
- «CRM и продажи» → Взаимодействия → создаёт Запланированное взаимодействие, вид «Встреча», участник — ТОО «Астана-Снаб», дата 08.09.2026.
- На панели формы жмёт Присоединённые файлы → Добавить → С диска → выбирает
Акт_сверки_Астана-Снаб.pdf. - В справочнике создаётся элемент: Наименование = «Акт сверки Астана-Снаб», Расширение =
pdf, Владелец = встреча от 08.09.2026, Автор = Айгуль. - Тем же способом добавляет
Расшифровка.xlsx. - Правит расшифровку прямо из 1С (двойной клик → редактирование в Excel), включает Хранить версии — исходная копия остаётся.
- Подписывает акт своей ЭЦП: команда Дополнительно → Подписать ЭП. Признак «Подписан ЭП» = Да.
Проводки по этой операции — нет. И это принципиальный момент: присоединённый файл не влияет на бухгалтерский и налоговый учёт. Никаких Дт/Кт по счетам 1210, 1030, 3310, 3130, 6010 и т.д. не формируется. Суммы из акта (1 458 000 ₸, НДС 16% = 201 103,45 ₸) станут проводками только тогда, когда вы проведёте на основании сверки настоящий учётный документ — «Реализацию», «Поступление» или «Корректировку долга». Файл здесь — доказательство и память, а не источник движений.
5. Виды операции
Справочник не имеет «видов операции» в смысле учётного документа. Набор действий над файлом:
- Добавить — с диска, со сканера, по шаблону, перетаскиванием.
- Открыть / Просмотреть — открыть внешней программой или во встроенном просмотрщике.
- Редактировать → Закончить редактирование — правка с блокировкой файла на время работы.
- Сохранить копию — выгрузить файл обратно на диск.
- Хранить версии / Перейти к версиям — история изменений, откат к предыдущей.
- Подписать ЭП / Проверить подпись / Зашифровать / Расшифровать.
- Пометить на удаление.
6. Что формируется при работе
- Бухгалтерские и налоговые проводки — не формируются. Это служебный справочник.
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ) — не формируются. Присоединённый файл не выгружается в ИС ЭСФ и не участвует в СНТ. ЭСФ вы выписываете из «Реализации»/«Счёта-фактуры выданного», а не отсюда.
- Хранилище файла. Само тело файла кладётся либо в информационную базу, либо в том хранения файлов (настраивается в «Администрирование → Настройки работы с файлами»). При хранении в томе на диске появляется физический файл, в базе — только карточка-ссылка.
- Версии файла. При включённом хранении версий каждая правка создаёт запись версии — их видно по команде «Перейти к версиям».
- Служебные данные аудита — автор, дата, размер, признаки подписи/шифрования.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы (как ТОРГ, счёт-фактура) у справочника нет — печатать нечего, кроме самого файла. Вы можете:
- Открыть файл внешней программой (Word, Excel, просмотрщик PDF/изображений) и распечатать оттуда;
- через команду Печать формы файла — если это офисный документ, поддерживающий печать из 1С.
8. Частые ошибки
«Превышен максимальный размер файла» — файл больше лимита, заданного в «Администрирование → Настройки работы с файлами → Максимальный размер файла». Уменьшите вложение (сожмите PDF, разбейте архив) либо попросите администратора поднять лимит.
«Файл занят для редактирования пользователем …» — кто-то (возможно, вы сами на другом сеансе) начал править файл и не завершил. Дождитесь, пока коллега выполнит «Закончить редактирование», либо администратор снимет блокировку через список занятых файлов.
«Не найден том для хранения файлов» / «Ошибка записи файла в том» — настроено хранение в томах, но каталог тома недоступен (нет прав, отключён сетевой диск). Проверьте путь и права тома в настройках; временно можно переключить хранение в информационную базу.
«У элемента не заполнен владелец» — файл добавили из общего списка по навигационной ссылке, а не из карточки взаимодействия. Такой файл не виден в деле. Удалите его и добавьте заново из нужного запланированного взаимодействия.
«Не установлен криптопровайдер» / «Сертификат не найден» при подписании ЭП — на рабочем месте нет КриптоПро/GnuTLS или не выбран личный сертификат. Установите криптопровайдер и настройте сертификат в «Настройки ЭП и шифрования».
9. FAQ
Формирует ли этот справочник проводки или влияет на НДС? Нет. Это хранилище файлов. Проводки (Дт 1210 Кт 6010, Дт 3130 по НДС 16% и т.д.) создают учётные документы — реализация, поступление, счёт-фактура, — а не присоединённый файл.
Можно ли выписать из него ЭСФ или СНТ? Нет. ЭСФ уходит в ИС ЭСФ из счёта-фактуры/реализации, СНТ — из соответствующего документа перемещения товара. Присоединённый файл в электронный документооborот не выгружается.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки «Администрирование → Настройки работы с файлами». Либо внутри информационной базы, либо в томе на диске/сервере. Для больших объёмов вложений рекомендуется хранение в томах, чтобы не раздувать базу.
Как вернуть предыдущую версию файла? Если для файла включено «Хранить версии», откройте карточку → «Перейти к версиям» → выберите нужную версию → «Сделать активной». Без включённого хранения версий старые копии не сохраняются.
Почему файл не редактируется? Скорее всего он подписан ЭП (правка запрещена, пока не снята подпись) либо занят другим пользователем. Снимите подпись или дождитесь завершения редактирования.
Можно ли подписать вложение электронной подписью? Да, командой «Подписать ЭП» при настроенном криптопровайдере и сертификате. После этого файл считается неизменяемым — редактирование блокируется до снятия подписи.
Я удалил взаимодействие — что стало с файлами? Присоединённые файлы подчинены владельцу. При пометке взаимодействия на удаление его файлы также попадают под удаление и физически исчезнут после «Удаления помеченных объектов». Сохраните нужные копии заранее командой «Сохранить копию».
Как найти все файлы одного контрагента? Напрямую по контрагенту справочник не фильтруется — файлы привязаны к взаимодействиям. Откройте список взаимодействий, отберите по участнику-контрагенту и просмотрите присоединённые файлы каждого. Для сквозного поиска удобнее полнотекстовый поиск по наименованию файла.
Занимают ли вложения место в лицензии/ограничении базы? Файлы, хранящиеся внутри информационной базы, увеличивают её размер. Если база приближается к лимиту, переведите хранение файлов в тома на диске — карточки останутся в базе, а тела файлов уйдут во внешнее хранилище.
Можно ли перетащить файл мышью? Да. Откройте форму присоединённых файлов и перетащите один или несколько файлов из проводника прямо в список — они добавятся с автоматическим заполнением имени и расширения.
10. Смежные объекты
- На основании чего появляется: элемент всегда создаётся у владельца — документа/объекта «Запланированное взаимодействие» (звонок, встреча, запланированное письмо) из подсистемы взаимодействий.
- Рядом стоящие механизмы: общая подсистема «Работа с файлами» (тома хранения, версии, ЭП), «Настройки ЭП и шифрования» (подпись вложений), у каждого другого объекта — свой аналогичный справочник присоединённых файлов.
- Что вводят «дальше по цепочке»: по итогам взаимодействия и на основании присоединённых документов вы вводите уже учётные документы — Реализация, Поступление товаров и услуг, Счёт-фактура (ЭСФ), Корректировка долга, Акт сверки взаиморасчётов. Именно они дают проводки и НДС по ставке 16%, а файл остаётся приложенным доказательством.
Как узнать свой релиз. Справка → О программе — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Если у вас не 3.0.74.2, часть команд и настроек может располагаться иначе.
Материал подготовлен для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.