3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» нұсқасында тексерілді (редакция 3.0).
Жеткізуші сізге PDF форматында қол қойылған акт пен накладная жіберді, сондай-ақ жүргізушінің сенімхаттың скан-көшірмесін. Құжаттарды папкаға жинайсыз, бірақ алты айдан кейін тексеру кезінде немесе салыстыру кезінде оларды осы папкадан іздеу — қиындық. Дұрысы, файлдарды «Келу (актілер, накладные)» құжатына тікелей тіркеу. Сонда скан-көшірмелер әрқашан есеп жазбаларымен бірге болады: келуді ашып, міне, акт пен накладная, ЭЦП және түзетулер тарихымен. Бұған жауапты қызметтік анықтама «Қосылған файлдар (ТМЗ және қызметтерді қабылдау)». Сіз оны тікелей ешқашан ашпайсыз — сіз онымен келу құжатындағы скрепка батырмасы арқылы жұмыс істейсіз. Бірақ оның қалай жұмыс істейтінін түсіну пайдалы: дәл осы жерде сіздің скан-көшірмелеріңізге арналған нұсқалар, қолтаңбалар мен қолжетімділік құқықтары сақталады.
1. Мақсаты
Анықтама «Тауарлар мен қызметтерді қабылдау» құжаттарына қосылған файлдарды сақтайды: актілердің, накладналардың, шоттардың, келісім-шарттардың, сенімхаттардың, тауардың фотосуреттерінің скан-көшірмелері. Әрбір тіркелген файл — бұл өз қабылдау құжатына «байланған» (иесі) жеке элемент. Анықтама өзі есеп жазбаларын жасамайды және ЭСФ-ны қалыптастырмайды — ол тек қосымша құжаттарды сақтайды.
2. Қайдан табуға болады
Әдеттегі жол — құжат арқылы:
- «Сатып алулар» → «Келу (актілер, накладные, ГТД)» → қажетті құжатты ашасыз → жоғарғы панельде скрепка белгішесін басасыз («Қосылған файлдар») немесе «Тағы» → «Қосылған файлдар».
- Бұл келудің файлдар тізімі ашылады. Мұнда — «Қосу», «Ашу», «Көру».
Барлық анықтаманы тікелей (барлық келулер бойынша барлық файлдар) навигациялық сілтеме арқылы ашуға болады. Оны көшіріп алып, «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Ctrl+Shift+F командалар тізімінде) енгізіңіз:
e1cib/list/Справочник.ПоступлениеТоваровУслугПрисоединенныеФайлы
Тікелей кіру сирек қажет — жаппай іздеу немесе сақтау орнын тазарту үшін. Әдеттегі пайдаланушыға құжаттағы скрепка ыңғайлырақ.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Справка» → «Бағдарлама туралы» (немесе панельдегі «i» белгішесі). Терезеде платформаның нұсқасын (мысалы, 8.3.25.х) және конфигурация релизін көресіз — мұнда «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» болуы керек. Егер сізде сандар аз болса — файлдармен жұмыс істейтін кейбір батырмалар (скан, ЭЦП, нұсқалар) басқаша көрінуі мүмкін.
3. Қалай толтыру керек
Сіз әдетте «файл карточкасын» қолмен толтырмайсыз — ол файлды қосу кезінде жасалады. Бірақ әрбір өрісті түсіну маңызды.
Файлды қосу (негізгі әрекет). Қосылған файлдар тізімінде «Қосу» батырмасын басып, тәсілді таңдаңыз:
- Дисктен файлдан — PDF/JPG/XLSX таңдаңыз. Ең жиі кездесетін нұсқа.
- Сканерден — егер сканер қосылған және бапталған болса (TWAIN). Қағаз актілер үшін ыңғайлы.
- Буферден — скриншотты қою.
- Шаблон бойынша — алдын ала дайындалған шаблоннан файл жасау.
Файл карточкасының өрістері:
| Өріс | Неге қажет / қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (МІНДЕТТІ) | Файл тізімінде қалай аталады. Әдепкі бойынша файлдың атауы алынады. Егер түсініксіз атау берсеңіз («скан1») — кейін қажетті құжатты он шақты қосымшаның арасынан таба алмайсыз. Мәселені шешіңіз: «Акт №128 от 03.09.2026» деп жазыңыз. |
| Кеңейту | Файлдың түрі (pdf, jpg, docx). Автоматты түрде қойылады. Егер әкімші типті тыйым салса — файл тіркелмейді. |
| Автор | Файлды кім тіркеді. Ағымдағы пайдаланушымен толтырылады. Жауапкершілік пен қолжетімділік құқықтары үшін қажет. |
| Жасалған күні | Файл базада қашан қосылған. Автоматты түрде қойылады. |
| Пікір | Түсініктеме: «оригинал пошта арқылы алынды», «көшірме, оригинал жеткізушіде». Міндетті емес, бірақ тексеру кезінде сұрақтарды үнемдейді. |
| Нұсқаларды сақтау | Таңба. Егер қосулы болса — әрбір өзгеріс кезінде жаңа нұсқа сақталады, ескі нұсқалар жоғалмайды. Түзетілетін құжаттар үшін пайдалы (мысалы, келіспеушілік хаттамасы). |
| ЭЦП-мен қол қойылған | Файлға электрондық қолтаңба қойылғанын білдіретін белгі. Қолмен емес, «Қол қою» командасымен қойылады. |
| Шифрланған | Шифрлау белгісі. Шифрланған файлды сертификатсыз ашуға болмайды. |
Файлды қосқаннан кейін ол дереу құжаттың қосымшалар тізімінде көрінеді. «Карточканы» бөлек сақтау қажет емес.
4. Түсіндірілген мысал
Жағдай. 2026 жылдың 3 қыркүйегінде ТОО «Актив» ТОО «Снабженец» компаниясынан тауар алды: 100 дана 10 000 ₸ НДС-сыз. Жеткізуші — НДС төлеуші, ставка 16%. Жеткізуші электрондық пошта арқылы қол қойылған накладная мен акт жіберді. Сіз келуді тіркеп, екі файлды да тіркедіңіз.
Келу құжатындағы сандар:
- Тауардың НДС-сыз құны: 100 × 10 000 = 1 000 000 ₸
- НДС 16%: 1 000 000 × 0,16 = 160 000 ₸
- Барлығы төлеу: 1 160 000 ₸
Есеп жазбаларын «Тауарлар мен қызметтерді қабылдау» құжаты қалыптастырады (файлдар анықтамасы емес):
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 1 000 000 | Тауар қоймаға қабылданды |
| 1420 | 3310 | НДС сатып алу бойынша есептелді (есепке алу) |
Жеткізушіге 3310 шот бойынша кредиторлық берешек — 1 160 000 ₸.
Ал қосылған файлдар анықтамасы не істейді? Бухгалтерияда ештеңе. Ол тек сіздің екі PDF файлыңызды осы келуге байланысты элементтер ретінде сақтайды:
- Ашық келуде скрепка → «Қосу» → «Файлдан» →
Накладная_128.pdfтаңдаңыз. Атауды «Накладная №128 от 03.09.2026» деп түзетіңіз. - Тағы да «Қосу» →
Акт_128.pdf→ «Акт қабылдау №128 от 03.09.2026». - Егер накладная жеткізушінің ЭЦП-мен қол қойылса — файл қолтаңба белгісімен ашылады; сіз өзіңіз де қол қоя аласыз: «ЭЦП-мен қол қою».
Енді 1 160 000 ₸ келу құжатында есеп жазбаларымен бірге екі скан-көшірме бар. Тексеру немесе салыстыру кезінде сіз құжатты ашып, бастапқы құжатты бірден көресіз — поштаны және папкаларды іздеудің қажеті жоқ.
5. Операция түрлері (қосу тәсілдері)
Анықтамада «операция түрлері» жоқ, құжаттағыдай. Аналогы — файлдың базаға түсу тәсілдері:
- Дисктен жүктеу — дайын файл.
- Сканерлеу — тікелей сканерден құжатқа.
- Буферден — суретті/скриншотты қою.
- Шаблон бойынша жасау — стандартты бланктан жаңа файл.
Бұрын қосылған файлға қолжетімді: Ашу, Редактировать / Редактировани аяқтау, Өзгерістерді сақтау, Сақтау ретінде (дискке шығару), ЭЦП-мен қол қою, Қолтаңбаны тексеру, Шифрлау / Шифрлауды шешу, Жою.
6. Қосу кезінде не қалыптасады
- Есеп жазбасы жоқ. Файлды қосу бухгалтерлік және салықтық есепке әсер етпейді.
- ЭСФ және СНТ қалыптаспайды — мұны өзі қабылдау құжаты жасайды (электрондық құжаттар бөлімінде ЭСФ/СНТ қажеттілігі бойынша). Файл-қосымша оларға қатысы жоқ.
- «Иесі» байланысы — файл өзінің қабылдауына қатты байланған. Қабылдауды жойсаңыз — файлдар да қолжетімсіз болады.
- Файлдар қоймасы — мазмұн ақпараттық базаға немесе дисктегі томдарға жазылады (әкімшінің баптауына байланысты). «Нұсқаларды сақтау» таңбасы қосулы болса, нұсқалар тарихы жүргізіледі.
- ЭЦП-ны қою файлмен бірге қолтаңбаны сақтайды және «Қол қойылған» белгісін тіркейді.
7. Басып шығару формалары
Қосылған файлдар анықтамасының өзінде басып шығару формалары жоқ — бұл сақтау орны, есеп құжаты емес. Басып шығарылады:
- өз қосылған файл — оны сыртқы бағдарламада (Acrobat, Word, суреттерді қарау) ашып, сонда басып шығарыңыз;
- қабылдау формалары — иеленуші құжаттан: «Накладная (ТОРГ-12 / Ф-2)», «Акт қабылдау», «Шот-фактура (ЭСФ)», «Универсалды баспа бланкісі».
8. Жиі кездесетін қателер
«Файл ... пайдаланушы үшін редактирленуде» Кімде-кім (мүмкін, сіз басқа жерден) файлды редактирлеу үшін ашып, аяқтамаған. Файл «занят» болғанда, басқалар тек көру мүмкін. Шешім: файлды алған адам «Редактирлеуді аяқтау» және «Өзгерістерді сақтау» батырмасын басады. Егер пайдаланушы кетсе, ал файл «занят» болып қалса — әкімші «Босату» командасымен блокировканы жояды (файлдар тізіміндегі «Тағы» командасы) немесе әкімшілікте.
«Файлдың максималды өлшемі асып кетті» Әкімші лимитті белгілеген (мысалы, 20 МБ). Ауыр скан тіркелмейді. Шешім: төменгі рұқсатпен/сжатием PDF форматында қайта сканерлеңіз, немесе әкімшіден лимитті көтеруді сұраңыз «Әкімшілік» → «Жалпы баптаулар» → «Файлдармен жұмыс» бөлімінде.
«Файлдың кеңейтуі ... рұқсат етілмейді» Файл түрі қара тізімде (жиі — .exe, .bat, сирек .zip). Шешім: құжатты PDF/JPG форматына конвертациялаңыз немесе әкімшімен рұқсат етілген кеңейтім тізімін келісіңіз.
«Сақтау томынан файлды алу мүмкін болмады» Файлдар дисктегі томда сақталады, ал том қолжетімсіз (желі жолы үзіліп қалды, файлды қолмен дисктен жойды). Шешім — әкімшіге: томды/жолды қалпына келтіру. Файлдарды 1С-тан тыс қолмен жоймаңыз.
Файл ЭЦП-мен қол қойылмайды: «Сертификат табылмады» Жұмыс орнында жеке сертификат немесе криптопровайдер орнатылмаған. Шешім: сертификатты сақтау орнына орнатып, «Әкімшілік» → «Электрондық құжаттармен алмасу» → «ЭП баптаулары» бөлімінде баптаңыз.