Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал вам подписанный акт, а сумма в нём не совпадает с вашей проводкой. Вы открываете реализацию, но искать оригинал в почте, папках на диске и в мессенджере некогда — нужен сам скан рядом с документом. Вот для этого и существует справочник «РеализацияТоваровУслугПрисоединённые файлы»: он хранит сканы, PDF, фото накладной, договор и переписку прямо внутри конкретного документа реализации. Открыли реализацию — открыли и все её файлы одним кликом.
Сразу главное: это служебный справочник хранения файлов, а не документ. Бухгалтерские операции и электронные документы оформляются документом «Реализация товаров и услуг». Ниже показано, как работать с файлами и какие проводки относятся к самой реализации.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, привязанные к конкретному документу «Реализация товаров и услуг»: сканы подписанных актов и накладных, договоры, доверенности, фото, письма. Каждая запись — это один файл, «прикреплённый» к своей реализации. Файл доступен вместе с документом, поэтому бухгалтеру не приходится искать его во внешних папках и переписке.
2. Где найти
Отдельного пункта меню у справочника нет — вы всегда попадаете в него из документа-владельца:
Раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, ЭСФ)».
Откройте нужный документ реализации.
На верхней панели нажмите значок скрепки 📎 либо «Ещё» → «Присоединённые файлы».
1-рис. Присоединённые файлы.
3. Как заполнить (прикрепить файл)
Открыв список присоединённых файлов документа, нажмите «Добавить» и выберите способ:
Файл с диска — стандартный выбор.
Со сканера — если подключён сканер: скан будет загружен сразу.
По шаблону — создать новый файл из заранее настроенного шаблона.
2-рис. Выбор способа добавления присоединённого файла.
Полезные кнопки в карточке: «Открыть» — просмотр; «Редактировать» — файл блокируется для других пользователей на время правки; «Закончить редактирование» — изменения сохраняются новой версией; «Сохранить как…» — копия выгружается на диск.
4. Разобранный пример
Вы отгрузили покупателю ТОО «Астана-Снаб» товар на сумму 1 160 000 ₸ с НДС. Ставка НДС в 2026 году — 16 %. Себестоимость партии — 700 000 ₸.
Сначала работает документ «Реализация товаров и услуг». Раскладка суммы:
Стоимость без НДС: 1 160 000 ÷ 1,16 = 1 000 000 ₸.
НДС 16 %: 160 000 ₸.
Итого с НДС: 1 160 000 ₸.
При проведении документа реализации формируются проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 160 000 | Задолженность покупателя и доход от реализации |
| 6010 | 3130 | 160 000 | Начислен НДС к уплате |
| 7010 | 1330 | 700 000 | Списана себестоимость товара |
Итог: доход без НДС 1 000 000 ₸, НДС 160 000 ₸, валовая прибыль 300 000 ₸.
А теперь — файл. Контрагент присылает подписанный акт, где стоит 1 200 000 ₸. Вы открываете эту реализацию, нажимаете скрепку 📎 → «Добавить» → «Файл с диска», выбираете скан «Акт_Астана-Снаб_подписанный.pdf» и задаёте наименование «Акт № 14 подписанный». После этого файл прикреплён к документу.
Теперь скан и учётные данные находятся рядом. Вы сразу видите, что сумма в акте контрагента рассчитана с применением ставки, действовавшей до 2026 года, и отличается от суммы реализации по ставке 16 %. Контрагенту направляется корректный акт, а первоначальный скан сохраняется в базе для документального подтверждения переписки и расхождения.
5. Что формируется
При добавлении файла создаётся запись в справочнике присоединённых файлов, связанная с документом реализации.
Сам файл помещается в настроенное хранилище: внутрь информационной базы либо в том на диске.
Если используется история версий, после редактирования и сохранения фиксируется новая версия файла.
ЭСФ и СНТ оформляются в рамках работы с реализацией и соответствующими информационными системами, а присоединённый файл служит для хранения связанного с операцией документа.
6. Частые ошибки
«Размер файла превышает максимально допустимый». Действует ограничение на размер загружаемого файла. Уменьшите объём скана: снизьте DPI, сожмите PDF либо измените установленный администратором лимит в настройках работы с файлами: «Администрирование» → «Настройки работы с файлами».
«Файл занят для редактирования пользователем …». Файл открыт кнопкой «Редактировать» в другом сеансе и остаётся заблокированным. Завершите работу кнопкой «Закончить редактирование» или «Отменить редактирование». Администратор может снять блокировку недоступного пользователя.
«Недопустимое расширение файла». В настройках запрещены потенциально опасные форматы, например exe и bat. Сохраните документ в разрешённом формате: PDF, JPG или XLSX.
Файл прикрепился, но не открывается. На компьютере отсутствует программа для работы с этим расширением, например средство просмотра PDF. Установите подходящее приложение либо сохраните файл через команду «Сохранить как…» и откройте его вручную.
База увеличилась из-за большого количества сканов. Если файлы хранятся в информационной базе, переведите их хранение в тома на диске: «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Хранить файлы в томах на диске». Это позволяет вынести объёмные вложения из информационной базы.
9. Вопросы и ответы
Как связаны присоединённый файл и проводки реализации? Проводки 1210/6010, 6010/3130 и 7010/1330 относятся к проведению документа «Реализация товаров и услуг». Присоединённый файл используется для хранения скана, договора, накладной или другого подтверждающего документа.
Как связаны прикрепление файла и оформление ЭСФ или СНТ? ЭСФ и СНТ оформляются в рамках соответствующего процесса по реализации. Прикреплённый файл хранит документ, относящийся к операции, например подписанный акт или накладную.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Место определяется настройками администратора: файлы хранятся либо внутри информационной базы, либо в томах на диске или сервере. При большом объёме сканов удобно использовать тома.
Сколько файлов можно прикрепить к одной реализации? К одной реализации можно добавить необходимый комплект документов: акт, накладную, договор, доверенность, переписку и другие относящиеся к операции файлы. Практический объём зависит от настроек хранения и установленного ограничения на размер файлов.
Файлы копируются вместе с документом? При создании копии реализации проверьте список присоединённых файлов нового документа: для каждой реализации должен храниться её собственный комплект подтверждающих документов.
Как подписать скан электронной подписью прямо в 1С? Если соответствующая возможность доступна пользователю, в карточке файла выберите «Подписать ЭП» и нужный сертификат. Информация о подписи сохраняется вместе с файлом.
Можно ли редактировать файл, не выгружая его наружу? Да. Нажмите «Редактировать»: файл откроется и будет заблокирован для одновременной правки другими пользователями. После внесения изменений нажмите «Закончить редактирование», чтобы сохранить версию в хранилище.
Что будет с файлами при удалении документа реализации? Связанные объекты обрабатываются штатным механизмом удаления помеченных объектов. Ценные сканы перед удалением реализации сохраните отдельно, если они должны остаться в архиве организации.
Я загрузил акт со ставкой, действовавшей до 2026 года, а в реализации указано 16 % — это ошибка файла? Прикреплённый файл сохраняет полученный от контрагента документ в исходном виде. Для операции 2026 года в примере применяется ставка НДС 16 %, поэтому расхождение устраняется в учётном документе и в акте, который стороны используют для оформления реализации.
Виден ли файл другим пользователям базы? Доступ определяется правами пользователя на документ реализации и работу с присоединёнными файлами. Пользователи с соответствующими правами работают с общим файлом в информационной базе или настроенном хранилище.