Тәжірибелі бухгалтер ретінде айтарым, Электрондық шот-фактуралармен (ЭШФ/ЭСФ) жұмыс істеу барысында құжаттың 1С базасында өткізілмей қалуы — жиі кездесетін жағдай. Бұл бағдарламалық қате емес, бұл — Қазақстан Республикасының салық заңнамасы мен ақпараттық жүйенің өзара байланысын қамтамасыз ететін қалыпты техникалық логика. Төменде бұл мәселенің негізгі себептері мен шешу жолдарын егжей-тегжейлі талдаймыз.
Негізгі себеп: Құжат мәртебесі мен алушының растауы
ЭШФ-ның 1С бағдарламасында өткізілмеуінің басты себебі — құжаттың алушы тарапынан әлі расталмауында (подтверждение). Жүйелік талаптарға сәйкес, ЭШФ мәртебесі (статус) белгілі бір деңгейге жетпейінше, ол бухгалтерлік есепте «Өткізілген» (Проведен) деп есептелмейді.Бұл мәселе несімен маңызды? Егер құжат өткізілмесе, ол есептегі ҚҚС (НДС) сомасына әсер етпейді. Яғни, өзара есепке алуға жататын ҚҚС-ты есепке жатқыза алмайсыз. Бұл өз кезегінде тоқсандық салық есептілігін (300.00-нысаны) дұрыс толтыруға кедергі келтіреді. Демек, бағдарлама сізді қате жіберуден және расталмаған деректерді есепке алудан қорғап тұр.
Жіберу және өткізу: Айырмашылығы неде?
Көптеген бухгалтерлер «жіберу» мен «өткізу» (проведение) операцияларын шатастырып жатады. Тәжірибемде пайдаланушылардың «бұрын растаусыз-ақ өткізілетін еді» деген уәжін жиі естимін. Шын мәнінде, бұл жерде үлкен айырмашылық бар:
- Жіберу (Отправка): Бұл — ЭШФ деректерін ЭШФ АЖ (ИС ЭСФ) серверіне жолдау. Бұл әрекет тек контрагентке ақпарат беруді білдіреді.
- Өткізу (Проведение): Бұл — 1С бағдарламасының ішіндегі бухгалтерлік өткізбе (проводка). Ол айналым ведомосына (Оборотно-сальдовая ведомость) әсер етіп, КТС (КПН) немесе ЖТС (ИПН) бойынша шығыстарды немесе кірістерді тануға мүмкіндік береді.Бұрын сіз құжатты тек серверге жіберген болуыңыз мүмкін, бірақ бұл оның бухгалтерлік есепте толыққанды «өткізілгенін» білдірмейді. Қазіргі жүйе логикасы құжат ресми расталғаннан кейін ғана оның балансқа әсер етуіне жол береді.
Мәселені шешу жолдары
Бұл жағдайда ешқандай техникалық «қулықтар» немесе бағдарламалық баптаулар көмектеспейді. Мәселені шешудің жалғыз жолы — белгіленген алгоритмді сақтау:
Күту: Алушының жүйеде ЭШФ-ны қабылдап, растауын күтіңіз.
Мәртебені жаңарту: Алушы құжатты растаған бойда ЭШФ-ның мәртебесі автоматты түрде өзгереді.
Өткізу: Тек мәртебе өзгергеннен кейін ғана 1С бағдарламасындағы «Өткізу» (Провести) батырмасы белсенді болады және бухгалтерлік өткізбелер қалыптасады.Есіңізде болсын: расталмаған ЭШФ-ны өткізуге арналған айналып өту жолдары қарастырылмаған. Бұл деректердің тұтастығы мен салықтық ашықтықты қамтамасыз ету үшін қажет.
Жиі қойылатын сұрақтар
Сұрақ: Алушының растау процесін бағдарлама арқылы тездетуге бола ма?Жауап: Өкінішке орай, бұл процесті қолмен немесе бағдарламалық баптаулар арқылы тездету мүмкін емес. Бұл толығымен сіздің контрагентіңіздің (алушының) жүйедегі әрекетіне байланысты.Сұрақ: Неліктен бұрын құжаттар растауды күтпестен бірден өткізілетін еді?Жауап: Әріптестер, бұл жерде ұғымдарды шатастырмау маңызды. Сірә, бұған дейін сіз тек ЭШФ-ны серверге жіберуді ғана орындаған боларсыз. Егер құжаттың мәртебесіне жіті мән берілмесе, жіберу мен бухгалтерлік өткізуді бір операция деп қабылдау оңай. Шын мәнінде, растаусыз ресми бухгалтерлік өткізу бұрын да мүмкін болмаған.Сұрақ: ЭШФ мәртебесін қай жерден бақылау керек?Жауап: Мәртебені тексеру өте оңай. Ол тікелей 1С бағдарламасындағы ЭШФ карточкасының ішінде көрініп тұрады. Сол жерден құжаттың қабылданғанын және оны есепте өткізуге рұқсат берілгенін анықтай аласыз. Бұл сіздің БЖЗҚ (ЕНПФ) немесе ӘлЖС/ӘҚ (СО/ОСМС) бойынша есептеулер жүргізетін жалақы құжаттары сияқты нақтылықты талап ететін маңызды қадам.