1С:ЗУП 8.3 типтік конфигурациясының ішкі архитектурасында барлық кадрлық құжаттар үшін «сквозная» (бірыңғай) нөмірлеу қарастырылмаған. Бұл — бағдарлама деректер базасының тұтастығын және әр құжат түрінің функционалдық ерекшелігін сақтауға бағытталған типтік архитектуралық шешімі. Бағдарлама әдепкі бойынша нөмірлерді құжат түрлеріне (жұмысқа қабылдау, жұмыстан босату, кадрлық ауыстыру) байланысты бөлек-бөлек және автоматты түрде тағайындайды.Әдістемелік тұрғыдан алғанда, кадрлық бұйрықтардың реттілігі мен дұрыс нөмірленуі — жалақыны есептеудің, сондай-ақ ЖТС (ИПН) , БЖЗҚ (ЕНПФ) және ӘлЖС (СО) бойынша міндеттемелерді қалыптастырудың іргетасы. Тәртіпке келтірілген құжат айналымы болашақта КТС (КПН) есептілігін немесе ЭШФ (ЭСФ) мен ҚҚС (НДС) мәселелеріне қатысты жалпы бухгалтерлік тексерулер кезінде деректердің сәйкессіздігін болдырмауға көмектеседі.
Әріптік индексті баптау (Префикс қою)
Егер сіз бір ақпараттық базада бірнеше заңды тұлғаның есебін жүргізсеңіз, құжаттарды визуалды ажырату үшін әріптік индекс (префикс) қолданылады.
- Баптау жолы: Бұл көрсеткіш «Ұйымдар» (Организации) анықтамалығында, әр ұйымның карточкасындағы «Негізгі мәліметтер» (Основные данные) қосымша бетіндегі «Префикс» өрісінде орнатылады.
- Қызметі: Префикс орнатылғаннан кейін бағдарлама құжат нөмірінің алдына автоматты түрде тиісті әріптерді қосады (мысалы, АЛ-00001).
- Маңызды шектеу: Бұл әдіс құжаттардың түріне қарамастан бірыңғай нөмірлеу жүйесін жасамайды. Ол тек әртүрлі құрылымдық бөлімшелер немесе заңды тұлғалар арасындағы нөмірлердің қайталануын болдырмауға және визуалды жүйелеуге арналған.
Бақылау үшін ортақ құжаттар журналын пайдалану
Кадрлық бұйрықтардың реттілігін бақылау және хронологиялық тізбекті көру үшін бағдарламадағы арнайы мониторинг құралдарын пайдалану ұсынылады. Бұл үшін «Журнал документов сквозной» немесе «Центр мониторинга» мүмкіндігін қолданған жөн.Бұл журналға өту үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:
Бағдарламаның жоғарғы оң жақ бұрышындағы Сервис және баптаулар (тісті дөңгелек немесе көрсеткі белгішесі) мәзірін ашыңыз.
Техникалық маманға арналған функциялар (Функции для технического специалиста) бөлімін таңдаңыз.
Тізімнен Құжаттар журналдары (Журналы документов) тармағын жайыңыз.
Журнал документов сквозной (немесе «Центр мониторинга» / «Кадровые документы» ) журналын тауып, ашыңыз.Бұл әдістің артықшылықтары:
- Барлық кадрлық бұйрықтар (түріне қарамастан) бір тізімде хронологиялық тәртіппен көрсетіледі.
- Нөмірлердің кезектілігін тексеруге, жіберіп алынған сандарды немесе дубликаттарды анықтауға мүмкіндік береді.
- Белгілі бір кезең бойынша сүзгі (фильтр) қою арқылы кадрлық папкаларды жылдық тексеруден немесе аудиттен өткізу кезінде уақытты үнемдейді.
Жиі қойылатын сұрақтар
1-сұрақ: Стандартты баптаулар арқылы бірыңғай (сквозная) нөмірлеуді реттеуге бола ма? Жауап: Жоқ, 1С:ЗУП типтік конфигурациясында мұндай дайын механизм қарастырылмаған. Бағдарламаның логикасы бойынша нөмірлеу әр құжат түрі бойынша жеке жүргізіледі. Бұл деректер базасындағы ақпараттың реттілігін сақтау үшін қажет.2-сұрақ: Егер ол бірыңғай нөмірлеу мәселесін шешпесе, әріптік индекс не үшін қажет? Жауап: Әріптік индекс (префикс) бірнеше заңды тұлғамен немесе бөлек ақпараттық базалармен жұмыс істегенде өте маңызды. Ол құжаттың қай ұйымға тиесілі екенін жылдам анықтауға және нөмірлердің өзара соқтығысуын (конфликт) болдырмауға көмектеседі, бірақ құжат түрлері арасындағы ортақ нөмірлеуді қамтамасыз етпейді.