Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Директор в пятницу вечером пишет: «К понедельнику нужен список всех работников — ФИО, ИИН, должность, дата приёма, оклад». Или банк по зарплатному проекту просит перечень сотрудников. Или вы сами хотите свериться: кто у вас реально числится работающим, а кто уже уволен, но «висит» в базе. Открывать по одному документу «Приём на работу» бессмысленно. Вам нужен один отчёт, который за пару секунд соберёт всех людей организации в аккуратную таблицу — с нужными колонками и в нужной группировке. Это и есть «Списки работников организаций».
1. Назначение
Отчёт строит список физических лиц, оформленных в вашей организации, с кадровыми данными: должность, подразделение, дата приёма, оклад, ИИН, вид занятости. Это аналитический отчёт, а не документ: он ничего не проводит и не меняет в базе — только показывает то, что уже введено кадровыми документами.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
- Раздел «Зарплата» (в некоторых настройках интерфейса блок отчётов вынесен в раздел «Кадры») → группа «Отчёты» → «Списки работников организаций».
- Либо через «Все функции» → «Отчёты» → «Списки работников организаций» (если пункт «Все функции» включён в настройках).
Быстрый способ открыть напрямую: скопируйте навигационную ссылку и вставьте её в 1С через «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Главное меню → «Файл» → «Открыть по ссылке»):
e1cib/list/Отчет.СпискиРаботниковОрганизаций
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне сверху — версия платформы (например, 8.3.24.х), ниже — релиз конфигурации («Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, версия 3.0.74.2»). Всё, что описано ниже, относится именно к этому релизу; в других версиях состав колонок и отборов может отличаться.
3. Как заполнить (настроить)
Отчёт не «заполняют», как документ, — его настраивают перед формированием. Разберём каждый параметр и что будет, если задать его неверно.
| Параметр | Зачем нужен | Если задать неверно |
|---|---|---|
| Организация (обязательно) | Ограничивает выборку одним юрлицом. Ключевой отбор — без него отчёт соберёт людей не той компании. | Выберете чужую организацию — получите список не тех сотрудников. При одной организации в базе поле подставляется само. |
| Период / дата (обязательно) | Отчёт показывает состав на указанную дату (или срез на конец периода). От этого зависит, кто попадёт как «работающий». | Поставите прошлый год — не увидите принятых недавно. Поставите будущую дату — попадут ещё не оформленные приёмы, если документы уже введены наперёд. |
| Отбор «Состояние» (работает / уволен / все) | Позволяет показать только действующих или, наоборот, уволенных. | Оставите «все» — в списке вперемешку окажутся уволенные, и цифра «численность» будет завышена. |
| Отбор по подразделению | Сузить список до конкретного отдела. | Забудете снять старый отбор — недосчитаетесь людей из других подразделений. |
| Отбор по виду занятости (основное место / совместительство) | Отделить штат от совместителей. | Без отбора совместители задвоят «человекосчёт» по головам. |
| Группировка (строки) | Разбивает список по подразделениям, должностям, видам занятости с промежуточными итогами. | Без группировки получите один сплошной перечень — тяжело читать и считать по отделам. |
| Поля (колонки) | Управляет составом столбцов: ИИН, табельный номер, оклад, дата приёма, № приказа и т. д. | Уберёте нужную колонку — придётся переформировывать; добавите лишние — таблица «расползётся» по ширине. |
| Вариант отчёта | Готовая преднастройка (см. раздел 5). | Выберете не тот вариант — увидите не те колонки/отборы. |
Порядок работы: выбрать организацию → задать дату/период → выбрать вариант или настроить отборы и группировки → нажать «Сформировать». Настройки прячутся под кнопкой «Настройки» (значок шестерёнки / «Ещё» → «Изменить вариант отчёта»).
4. Разобранный пример
Задача. ТОО «Астана Строй» подаёт в банк список работающих сотрудников по состоянию на 07.09.2026, с группировкой по подразделениям.
Настройки:
- Организация: ТОО «Астана Строй»;
- Дата: 07.09.2026;
- Отбор: Состояние = Работает, Вид занятости = Основное место работы;
- Группировка: Подразделение;
- Колонки: ФИО, ИИН, Должность, Дата приёма, Оклад (₸).
Результат отчёта:
| Подразделение / ФИО | ИИН | Должность | Дата приёма | Оклад, ₸ |
|---|---|---|---|---|
| Администрация | ||||
| Ахметов Д. Б. | 8503154xxxxx | Директор | 12.01.2022 | 600 000 |
| Сарина А. К. | 9207112xxxxx | Бухгалтер | 03.02.2023 | 350 000 |
| Производство | ||||
| Иванов П. С. | 8811203xxxxx | Прораб | 15.05.2024 | 400 000 |
| Итого | 3 чел. | 1 350 000 |
Проводок нет. Это отчёт: он читает уже введённые данные и не формирует ни одной записи Дт/Кт. Начисление зарплаты, ИПН, ОПВ и т. д. делают другие документы. Для справки: оклад из этой таблицы — та самая база, с которой при расчёте зарплаты применяется базовый вычет по ИПН 30 МРП = 30 × 4 325 = 129 750 ₸ в месяц, удерживается ОПВ 10 %, ВОСМС 2 %, считается ИПН 10 %. Но всё это — задача документа «Начисление зарплаты», а не данного отчёта.
5. Виды операции (варианты отчёта)
У отчёта нет «видов операции» в смысле документа — есть варианты (преднастройки), между которыми вы переключаетесь:
- Список работников — базовый перечень с ФИО, должностью, датой приёма.
- Список с окладами / тарифами — добавлены плановые начисления.
- По подразделениям — с группировкой и итогами по отделам.
- Уволенные за период — только выбывшие сотрудники.
- Любой собственный вариант, сохранённый через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта…».
6. Что формируется при формировании
Ещё раз, прямо: отчёт не проводит документов, не создаёт проводок, не выпускает ЭСФ или СНТ и не пишет движения в регистры. Электронные документы (ЭСФ через ИС ЭСФ, СНТ) — это про реализацию и товародвижение, к спискам работников отношения не имеют.
Что отчёт читает (источники данных):
- справочники «Сотрудники» и «Физические лица» (ФИО, ИИН);
- кадровую историю — документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение»;
- сведения о плановых начислениях (оклад/тариф);
- штатное расписание и справочники «Подразделения», «Должности».
Итог его работы — таблица на экране, которую вы печатаете или выгружаете.
7. Печатные формы и выгрузка
Отдельного «бланка» у отчёта нет — печатной формой служит сама сформированная таблица. Доступно:
- Печать — кнопка «Печать» (значок принтера) выводит таблицу на печать.
- Сохранение в файл — «Ещё» → «Сохранить как…»: форматы Excel (.xlsx), .mxl (табличный документ 1С), .pdf.
- Отправка по почте — «Ещё» → «Отправить», вложением в письмо.
8. Частые ошибки
- «Не заполнено поле "Организация"» — при нескольких организациях в базе поле не подставилось. Выберите организацию в шапке и сформируйте заново.
- Отчёт пустой, хотя люди есть. Обычно причина — дата отбора раньше даты приёма сотрудников или включён отбор «Уволен». Проверьте период и снимите лишние отборы («Настройки» → «Отборы»).
- В список попали уволенные. Отбор «Состояние» стоит на «Все». Поставьте «Работает».
- Задвоение сотрудников. Человек оформлен и по основному месту, и по совместительству — обе строки корректны. Если это не нужно, добавьте отбор по виду занятости.
- Нет колонки «Оклад». Выбран вариант без плановых начислений. Переключите вариант или добавьте поле через «Изменить вариант отчёта» → «Поля».
- «Оклад» пустой у части людей. Плановое начисление им не назначено кадровым документом — правьте не отчёт, а «Приём на работу»/«Кадровый перевод».
9. FAQ
Проводит ли этот отчёт что-нибудь в учёте? Нет. Это аналитический отчёт: он только показывает уже введённые данные и ничего не меняет в базе.
Как показать только работающих на сегодня? Поставьте текущую дату и отбор «Состояние = Работает». Уволенные и ещё не принятые в список не попадут.
Как вывести ИИН и табельный номер? Откройте «Настройки» → «Поля» (или «Изменить вариант отчёта») и добавьте колонки «ИИН» и «Табельный номер».
Можно ли получить список уволенных за период? Да. Задайте период, поставьте отбор «Состояние = Уволен» — увидите выбывших с датами увольнения.
Почему у сотрудника не отображается оклад? Отчёт берёт оклад из планового начисления. Если оно не назначено кадровым документом, колонка будет пустой — дозаполните «Приём на работу» или «Кадровый перевод».
Как выгрузить список в Excel для банка? Сформируйте отчёт, затем «Ещё» → «Сохранить как…» → формат Excel (.xlsx).
Считает ли отчёт ИПН, ОПВ, ОСМС? Нет. Налоги и взносы (ИПН 10 %, ОПВ 10 %, ВОСМС 2 %, СО 5 % и т. д.) рассчитывают документы «Начисление зарплаты» и соответствующие регламентированные отчёты, а не этот список.
Почему один человек показан дважды? Скорее всего, он оформлен по двум видам занятости (основное место + совместительство). Добавьте отбор по виду занятости, если нужна только одна строка.
Можно ли сгруппировать по должностям, а не по подразделениям? Да. В «Настройках» → «Структура/Группировка» замените поле группировки на «Должность».
Отчёт по всем организациям сразу — как? Уберите отбор по организации в настройках (если ведёте несколько юрлиц в одной базе) и добавьте организацию в группировку — получите разрез по компаниям.
10. Смежные документы
Отчёт сам ни на основании чего не вводится и на его основании ничего не создаётся — это отчёт, а не документ. Но он показывает результат работы кадровых объектов, поэтому исправлять данные нужно в них:
- «Приём на работу» — заводит сотрудника, его должность, подразделение, дату приёма и оклад (именно эти данные и видны в отчёте).
- «Кадровый перевод» — меняет должность/подразделение/оклад; отражается в списке на дату после перевода.
- «Увольнение» — переводит сотрудника в статус «Уволен».
- Справочники «Сотрудники», «Физические лица», «Подразделения», «Должности», «Штатное расписание» — источники ФИО, ИИН и структуры.
Хотите изменить то, что видите в отчёте, — правьте соответствующий кадровый документ и формируйте список заново.
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Если у вас не 3.0.74.2, состав колонок и отборов может слегка отличаться — ориентируйтесь на логику разделов выше.
Инструкция подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.