Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Покупатель занёс в кассу наличные за товар. Вы выбиваете чек, а в его квитанции сумма не сходится с вашей на пару тысяч тенге. Или подотчётник вернул остаток аванса, и надо не просто «оприходовать деньги», а закрыть ровно тот аванс, что выдали. Или пришло время выдать зарплату наличными по ведомости. Всё это — кассовые документы. Ниже разберём, как их заполнять так, чтобы касса сходилась копейка в копейку, проводки были правильные, а лимит расчётов наличными между юрлицами не выстрелил проверкой.
1. Назначение
Кассовые документы фиксируют движение наличных денег в кассе организации: приход (Приходный кассовый ордер, ПКО) и расход (Расходный кассовый ордер, РКО). Они формируют проводки по счёту 1010 «Денежные средства в кассе», ведут остаток кассовой книги и печатают унифицированные формы КО‑1 и КО‑2.
2. Где найти
Раздел «Банк и касса» → «Касса» → «Кассовые документы». Здесь общий журнал: приход и расход в одном списке. Кнопка «Поступление» создаёт ПКО, кнопка «Выдача» — РКО.
Быстрый способ открыть список прямо в 1С: меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или поле навигации), вставьте:
e1cib/list/Документ.Кассы
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе». В открывшемся окне видно версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если ваш релиз отличается, отдельные подписи полей могут называться иначе, но логика та же.
3. Как заполнить
Пошагово. Жирным — обязательные реквизиты, без которых документ не проведётся.
- Вид операции — выбираете первым. От него зависит, какие поля появятся и какая будет проводка. Ошиблись видом — получите неверную корреспонденцию счетов (например, деньги от покупателя упадут в «прочий приход» мимо счёта 1210).
- Дата и номер — номер присваивается автоматически по порядку. Дату не ставьте задним числом «наугад»: кассовая книга нумеруется по дням, и вставка ордера в прошлый день сдвинет остатки и КО‑4.
- Касса — ваша касса из справочника. Определяет счёт учёта (1010) и валюту. Если касс несколько (тенге и валютная), выбор кассы задаёт валюту всего документа.
- Сумма — сумма наличными. Именно она попадёт в кассовую книгу и в чек. Расхождение с первичкой контрагента — самая частая причина «касса не бьётся».
- Контрагент / Физлицо / Работник — от кого получили или кому выдали. Для оплаты от покупателя обязательно укажите контрагента и договор, иначе аванс/оплата не «сядут» на счёт 1210 по нужному расчёту.
- Договор и Документ расчётов (Погашение задолженности) — выбираете «Автоматически» или конкретный документ. Если гасите вручную не тот документ, программа закроет чужой долг, и по акту сверки вылезет разница.
- Статья движения денежных средств (ДДС) — обязательна для отчёта о ДДС. Пустая статья — документ не проведётся (типовое сообщение см. в разделе 8).
- Ставка НДС — для видов с доходом (розничная выручка). В Казахстане в 2026 году действует ставка 16%. Именно её выбирайте, а не устаревшие 12%.
- Основание, Приложение, Принято от / Выдать — реквизиты для печатной формы КО‑1/КО‑2. На проводки не влияют, но без них квитанция выглядит незаполненной.
- Статьи расходов / Счета учёта (на закладке «Счёт учёта» или в табличной части) — при видах «Прочий приход/расход» вы вручную задаёте корреспондирующий счёт. Здесь легче всего ошибиться — перепроверяйте счёт дохода/расхода.
Важно про лимит наличных. Расчёты наличными между юридическими лицами (и с ИП) ограничены 1000 МРП по одной сделке. При МРП 4 325 ₸ это 4 325 000 ₸. Платёж наличными сверх лимита — нарушение; такие суммы проводите через банк.
4. Разобранный пример с проводками
ТОО «Алтын Сауда», общий режим, плательщик НДС. 5 сентября 2026 магазин сдал дневную розничную выручку наличными — 580 000 ₸ (с НДС 16%). Себестоимость проданного товара — 350 000 ₸.
Оформляете ПКО с видом операции «Розничная выручка», касса — «Основная (тенге)», ставка НДС — 16%, статья ДДС — «Поступление от продажи товаров».
Расчёт НДС:
| Показатель | Формула | Сумма, ₸ |
|---|---|---|
| Выручка с НДС | — | 580 000 |
| НДС 16% | 580 000 × 16 ÷ 116 | 80 000 |
| Доход без НДС | 580 000 − 80 000 | 500 000 |
Проводки при проведении ПКО:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1010 | 6010 | 580 000 | Поступление наличной выручки в кассу |
| 6010 | 3130 | 80 000 | Выделен НДС к уплате 16% |
Списание себестоимости (документом реализации/отчётом о розничных продажах):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7010 | 1330 | 350 000 | Списана себестоимость проданного товара |
Итог: чистый доход по операции 500 000 − 350 000 = 150 000 ₸, НДС к уплате 80 000 ₸. В кассовой книге за 5 сентября приход +580 000 ₸.
Второй короткий пример — расход. В тот же день выдали кладовщику под отчёт 50 000 ₸ на хознужды. РКО, вид «Выдача под отчёт»:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1250 | 1010 | 50 000 | Выданы деньги подотчётному лицу |
5. Виды операции
Приход (ПКО):
| Вид | Типовая проводка |
|---|---|
| Оплата от покупателя | Дт 1010 Кт 1210 |
| Розничная выручка | Дт 1010 Кт 6010; Дт 6010 Кт 3130 |
| Возврат от подотчётного лица | Дт 1010 Кт 1250 |
| Получение наличных в банке | Дт 1010 Кт 1030 |
| Возврат от поставщика | Дт 1010 Кт 3310 |
| Возврат займа работником | Дт 1010 Кт 1250/2020 |
| Прочий приход | Дт 1010 Кт (указываете вручную) |
Расход (РКО):
| Вид | Типовая проводка |
|---|---|
| Оплата поставщику | Дт 3310 Кт 1010 |
| Выдача под отчёт | Дт 1250 Кт 1010 |
| Выплата зарплаты по ведомости | Дт 3350 Кт 1010 |
| Возврат покупателю | Дт 1210 Кт 1010 |
| Взнос наличных в банк (инкассация) | Дт 1030 Кт 1010 |
| Выдача займа работнику | Дт 1250/2020 Кт 1010 |
| Выплата депонированной зарплаты | Дт 3350 Кт 1010 |
| Прочий расход | Кт 1010, Дт указываете вручную |
6. Что формируется при проведении
- Бухгалтерские проводки по регистру «Хозрасчётный» — корреспонденция со счётом 1010 (см. виды операций выше).
- Движения по регистру денежных средств — для отчёта о движении денежных средств (по статье ДДС).
- Взаиморасчёты — по регистрам расчётов с контрагентами, подотчётными лицами, работниками (закрытие/образование задолженности).
- Кассовая книга (КО‑4) — остаток и обороты по дню.
- Кассовые документы сами по себе ЭСФ и СНТ не выписывают. ЭСФ формируется по документам реализации/поступления (в ИС ЭСФ), а не по ПКО. При рознице через ККМ фискальный чек пробивается на кассовом аппарате, а не в кассовом ордере.
7. Печатные формы
- Приходный кассовый ордер (форма КО‑1) — для ПКО.
- Квитанция к приходному кассовому ордеру — отрывная часть КО‑1, отдаётся вносителю.
- Расходный кассовый ордер (форма КО‑2) — для РКО.
Кассовая книга (КО‑4), отчёт кассира и вкладной лист печатаются отдельно — из обработки «Касса» → «Кассовая книга», а не из самого ордера.
8. Частые ошибки
«Поле "Статья движения денежных средств" не заполнено». Документ не проведётся без статьи ДДС. Откройте ордер, заполните статью (например, «Оплата поставщикам» / «Поступление от покупателей»), проведите заново.
«Сумма документа не соответствует сумме по расшифровке платежа». Итог по строкам расшифровки (несколько договоров/документов расчётов) не равен полю «Сумма». Сверьте суммы построчно; чаще всего забыли копейки или лишнюю строку.
«Недостаточно средств в кассе». Пытаетесь выдать РКО больше, чем есть остаток на дату. Проверьте хронологию: возможно, приход стоит датой позже расхода, или ордер провели задним числом. Отчёт «Касса» → остаток на дату покажет реальную сумму.
«Документ расчётов не найден / не выбран». При виде «Оплата от покупателя» с ручным погашением не указан документ расчётов. Поставьте «Автоматически» или выберите конкретную реализацию/счёт.
Расхождение с контрагентом по сумме. Если сумма в квитанции контрагента не сходится — почти всегда деньги «сели» не на тот договор или закрыли не тот документ расчётов. Откройте ПКО, проверьте договор и документ погашения, сверьте по акту сверки.
9. FAQ
Какая ставка НДС применяется в кассовых операциях в 2026 году? При отражении розничной выручки — 16%. НДС из суммы с налогом выделяется расчётно: сумма × 16 ÷ 116.
Какой лимит расчётов наличными между юрлицами? 1000 МРП по одной сделке. В 2026 году при МРП 4 325 ₸ это 4 325 000 ₸. Суммы сверх лимита проводите через банк.
На каком счёте учитывается касса? На счёте 1010 «Денежные средства в кассе». Наличная валюта — на субсчетах той же группы по видам валют.
Как выдать зарплату наличными? Сначала формируете ведомость на выплату, затем РКО с видом «Выплата зарплаты по ведомости». Проводка Дт 3350 Кт 1010. Так закроется задолженность именно по этой ведомости.
Чем ПКО отличается от «Поступления на расчётный счёт»? ПКО — это наличные в кассе (счёт 1010). Поступление на счёт — безнал через банк (счёт 1030). Не путайте: касса и банк — разные регистры и остатки.
Формирует ли кассовый ордер ЭСФ? Нет. ЭСФ выписывается по документам реализации/поступления в ИС ЭСФ. Кассовый ордер только фиксирует движение наличных.
Почему при рознице выручка «не совпадает» с чеками ККМ? Кассовый ордер отражает бухгалтерскую выручку, а фискальные чеки — сумму по ККМ. Сверяйте с Z‑отчётом; при расхождении оформляют документ на недостачу/излишек кассы.
Можно ли провести кассовый ордер задним числом? Технически да, но это сдвинет остатки и нумерацию кассовой книги за прошлые дни. Делайте это только если день ещё не «закрыт» и книга за него не сдана.
Как вернуть покупателю деньги наличными? РКО с видом «Возврат покупателю»: Дт 1210 Кт 1010. Возврат привязывается к договору и документу расчётов, чтобы корректно уменьшить его задолженность/аванс.
Что делать, если касса не сходится на копейки? Проверьте округление НДС в рознице и суммы по расшифровке платежа. Чаще всего копейки «уходят» из‑за ручного разбиения суммы по нескольким документам расчётов.
10. Смежные документы
На основании чего вводится:
- Счёт на оплату покупателю / Реализация — для ПКО «Оплата от покупателя».
- Отчёт о розничных продажах — может создавать ПКО на наличную выручку.
- Ведомость на выплату зарплаты — для РКО «Выплата зарплаты».
- Авансовый отчёт — с ним связаны РКО «Выдача под отчёт» и ПКО «Возврат от подотчётного лица».
Что вводят на основании / что связано:
- Авансовый отчёт — по деньгам, выданным под отчёт.
- Кассовая книга (КО‑4) — сводит все ордера за день.
- Списание/поступление на расчётный счёт — при инкассации (взнос наличных в банк) и получении наличных из банка.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Эта методичка составлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). На соседних релизах названия отдельных полей могут немного отличаться, но порядок работы и проводки — те же.