В 2026 году счёт-фактуру по общему правилу выписывают в электронной форме в ИС ЭСФ; бумажный документ разрешён только в установленных Налоговым кодексом случаях и затем, когда это предусмотрено, вводится в систему в течение 15 или 30 календарных дней (ст. 209, 492 НК РК). Для плательщиков НДС и неплательщиков предусмотрены сходные правила, однако применяются разные статьи Кодекса.
Что такое система электронных счетов-фактур в Казахстане
Информационная система электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) — государственная информационная система, в которой выписывают электронные счета-фактуры. В обиходе также используют сокращения «ЭСФ» и «ESF», но непосредственно документ называется электронным счётом-фактурой, а система — ИС ЭСФ.
Электронный счёт-фактура оформляют в системе по форме и в порядке, определённым уполномоченным органом. Налоговый кодекс устанавливает категории лиц, обязанных выписывать счета-фактуры: к ним относятся зарегистрированные плательщики НДС, а также неплательщики НДС в случаях, предусмотренных статьями 208 и 209 НК РК. Форма и порядок выписки утверждаются уполномоченным органом с учётом положений Кодекса (ст. 207 НК РК).
С 2026 года нельзя ссылаться на прежнюю статью 412 Налогового кодекса 2017 года как на действующую норму о выписке ЭСФ: в новом Налоговом кодексе статья 412 регулирует исчисление ИПН с доходов физического лица, подлежащих самостоятельному налогообложению. Требования к электронной и бумажной форме счёта-фактуры для неплательщиков НДС установлены статьёй 209, а для плательщиков НДС — статьёй 492 НК РК.
Кто работает в ИС ЭСФ: участники, оператор, уполномоченные лица
Для налогового учёта ключевым лицом остаётся налогоплательщик, на которого возложена обязанность выписать счёт-фактуру. Зарегистрированные плательщики НДС выписывают его по правилам главы 50 НК РК, а неплательщики НДС — по статьям 208 и 209 НК РК (ст. 207 НК РК).
- Поставщик оформляет счёт-фактуру в электронной форме либо, при наличии предусмотренного Кодексом основания, на бумажном носителе.
- Получатель получает экземпляр бумажного счёта-фактуры, если документ правомерно оформлен на бумаге. Такой счёт-фактуру составляют в двух экземплярах, один из которых передают получателю (ст. 209, 492 НК РК).
- Юридическое лицо и его структурное подразделение могут отражаться в счёте-фактуре с учётом решения юридического лица. Если структурное подразделение выступает от имени юридического лица поставщиком или получателем, в документе допускается указывать реквизиты этого подразделения (ст. 209 НК РК).
- Работники организации выполняют действия в ИС ЭСФ в пределах предоставленных им полномочий и настроенных прав доступа.
На практике организации стоит закрепить, кто оформляет и подписывает исходящие счета-фактуры, кто контролирует входящие документы и кто замещает ответственного работника во время его отсутствия. Это помогает соблюдать порядок выписки и сроки ввода бумажных документов в ИС ЭСФ.
ESF и НДС: почему важен именно электронный документ
Для плательщика НДС электронная форма является общим правилом. Счёт-фактуру можно оформить на бумаге при отсутствии по месту нахождения плательщика сети телекоммуникаций общего пользования, при подтверждённой уполномоченным органом технической невозможности работы в ИС ЭСФ, при приостановлении выписки в системе, а также в период чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения (ст. 492 НК РК).
Для неплательщиков НДС действует такой же общий подход: счёт-фактуру выписывают в электронной форме в ИС ЭСФ, кроме прямо перечисленных случаев, когда разрешён бумажный носитель. Стоимостные и суммовые значения в таком счёте-фактуре указывают в национальной валюте Республики Казахстан (ст. 209 НК РК).
Если бумажный счёт-фактура оформлен из-за подтверждённых технических ошибок, его вводят в ИС ЭСФ в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибок. При приостановлении выписки в системе срок составляет 15 календарных дней с даты отмены приостановления. Документ, оформленный во время чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения, вводят в систему в течение 30 календарных дней после завершения соответствующего периода (ст. 209, 492 НК РК).
Бухгалтеру следует сопоставлять сведения счёта-фактуры с данными операции: стороны сделки, дату, номенклатуру, стоимость и суммы НДС. Если документ сначала был оформлен на бумаге, отдельно контролируют основание такой формы и соблюдение установленного срока ввода в ИС ЭСФ.
Модуль «Виртуальный склад» и товары из перечня
Работа с товарными позициями в ИС ЭСФ может включать использование модуля «Виртуальный склад». При оформлении документов бухгалтеру важно выбирать товар по его фактическим характеристикам и данным учёта, чтобы сведения об операции не расходились с номенклатурой и количеством товара.
Статьи 207, 209 и 492 НК РК определяют обязанность и форму выписки счетов-фактур, но не содержат перечня товаров для модуля «Виртуальный склад». Поэтому в учётной политике и рабочих инструкциях компании не следует воспроизводить перечень без привязки к действующему нормативному акту уполномоченного органа.
При отражении реализации сверяйте наименование, единицу измерения, количество и иные товарные сведения с первичными документами и данными учётной системы. Такое сопоставление снижает риск расхождений при оформлении ЭСФ и последующей проверке операции.
Хранение ЭСФ по действующим правилам
Налоговый кодекс относит счета-фактуры к учётной документации. Документы, связанные с объектами налогообложения, налогоплательщик хранит до истечения срока исковой давности по соответствующему налогу или платежу, но не менее пяти лет. Отсчёт начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании документа исчислено налоговое обязательство (ст. 206 НК РК).
- учётную документацию можно составлять на бумажном и (или) электронном носителе на казахском и (или) русском языках;
- при наличии документов на иностранном языке налоговый орган вправе потребовать перевод на казахский или русский язык;
- при налоговой проверке электронную документацию по общему правилу представляют на бумаге по требованию налогового органа;
- исключение предусмотрено для счетов-фактур, бухгалтерской документации и первичных документов, зарегистрированных в ИС ЭСФ: требование о представлении их бумажных копий не применяется (ст. 206 НК РК).
Таким образом, бухгалтеру необходимо обеспечить хранение относящейся к налогообложению документации не менее пяти лет, а при более продолжительном сроке исковой давности — до его истечения. Наличие документа в ИС ЭСФ учитывается при представлении документации во время налоговой проверки, но организация всё равно должна поддерживать полноту собственного налогового и бухгалтерского учёта.
Что делать бухгалтеру: практический чек-лист
- Определите основание для выписки. Проверьте статус поставщика как плательщика или неплательщика НДС и примените соответствующие требования статей 209 или 492 НК РК.
- Используйте электронную форму. Бумажный счёт-фактуру оформляйте только в случаях, прямо предусмотренных Налоговым кодексом.
- Распределите полномочия. Закрепите ответственных за выписку, подписание, приём и контроль счетов-фактур, а также порядок замещения.
- Контролируйте ввод бумажных документов. Для технических ошибок и отмены приостановления действует срок 15 календарных дней, для завершившейся чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения — 30 календарных дней (ст. 209, 492 НК РК).
- Сверяйте товарные данные. Сопоставляйте сведения ЭСФ, первичных документов, учётной системы и используемых товарных модулей.
- Организуйте хранение. Храните учётную документацию до истечения применимого срока исковой давности, но не менее пяти лет (ст. 206 НК РК).
- Учитывайте специальные сроки. Например, при экспорте товара в другое государство — член ЕАЭС счёт-фактуру выписывают не позднее 20 календарных дней после даты совершения оборота по реализации (ст. 527 НК РК).
Частые вопросы
Что такое информационная система электронных счетов-фактур? — Это государственная информационная система, в которой выписывают электронные счета-фактуры. Электронная форма является общим правилом как для плательщиков НДС, так и для обязанных выписывать счета-фактуры неплательщиков (ст. 209, 492 НК РК).
ESF и ИС ЭСФ — это разные системы? — Нет. ESF используют как латинское сокращение, а в Налоговом кодексе применяется наименование «информационная система электронных счетов-фактур».
Когда разрешён бумажный счёт-фактура? — При отсутствии сети телекоммуникаций общего пользования по месту нахождения налогоплательщика, подтверждённых технических ошибках ИС ЭСФ, приостановлении выписки в системе, а также во время чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения (ст. 209, 492 НК РК).
Нужно ли переносить бумажный счёт-фактуру в ИС ЭСФ? — При технических ошибках документ вводят в систему в течение 15 календарных дней после их устранения, при отмене приостановления — в течение 15 календарных дней после отмены, а после чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения — в течение 30 календарных дней после завершения соответствующего периода (ст. 209, 492 НК РК).
Может ли структурное подразделение быть указано в счёте-фактуре? — Да. Если подразделение по решению юридического лица выступает от его имени поставщиком или получателем, допускается указать реквизиты подразделения (ст. 209 НК РК).
Сколько хранить ЭСФ и связанную учётную документацию? — До истечения срока исковой давности, установленного для соответствующего налога или платежа, но не менее пяти лет. Срок начинается с налогового периода, следующего за периодом исчисления обязательства по этому документу (ст. 206 НК РК).