ЭСФ не переносят в форму 300.00 как отдельный файл или перечень документов: бухгалтер использует сведения из ИС ЭСФ для проверки оборотов и НДС, отражаемых в декларации. При подготовке отчетности за периоды 2026 года нужно сверить данные электронных счетов-фактур с бухгалтерским и налоговым учетом, а затем объяснить и документально подтвердить расхождения по правилам Налогового кодекса РК.
Как ЭСФ связаны с формой 300.00
Форма 300.00 представляет налоговую отчетность по НДС, а ЭСФ подтверждают отдельные операции, участвующие в расчете ее показателей. Поэтому задача бухгалтера — не просто взять итоговую сумму из ИС ЭСФ, а определить, какие документы относятся к нужному налоговому периоду и как соответствующие операции отражены в учете.
Сведения следует сопоставлять как минимум по следующим признакам:
- виду операции — реализация, приобретение, возврат или корректировка;
- дате совершения оборота и дате документа;
- ИИН или БИН контрагента;
- сумме оборота без НДС;
- ставке и сумме НДС;
- статусу ЭСФ;
- наличию исправленного или дополнительного ЭСФ;
- отражению операции на счетах бухгалтерского учета.
Минимальные требования к раскрытию показателей формы 300.00 предусматривают связь налоговых данных с регистрами и подтверждающими документами. В частности, для отдельных корректировок предусмотрены регистрационный номер основного ЭСФ, даты основного и дополнительного документов, регистрационный номер дополнительного ЭСФ, данные контрагента, сумма корректировки оборота и сумма корректировки НДС (пункты 278–290 требований к форме 300.00).
Это означает, что одной итоговой суммы из реестра недостаточно. По операции должна прослеживаться цепочка от первичного документа и записи бухгалтерского учета до ЭСФ и показателя декларации.
Какие данные проверить перед заполнением
Сначала выгрузите или просмотрите документы за проверяемый период в Информационной системе ЭСФ (ИС ЭСФ). Отдельно сформируйте данные по выписанным и полученным ЭСФ, а также по исправленным, дополнительным и аннулированным документам.
Затем проведите последовательную сверку:
- Сопоставьте реализацию по бухгалтерскому учету с выписанными ЭСФ. Проверьте контрагента, дату, сумму оборота и НДС.
- Сопоставьте приобретения по учету с полученными ЭСФ. Наличие документа само по себе не заменяет проверку оснований для отражения суммы в налоговом учете.
- Выделите возвраты и изменения условий сделки. Для них важно установить связь между первоначальным документом и последующей корректировкой.
- Проверьте исправленные и дополнительные ЭСФ. В рабочем регистре сохраните номера и даты как основного, так и последующего документа.
- Отдельно разберите импорт. В требованиях к раскрытию показателей формы 300.00 для импорта товаров, по которым НДС уплачен методом зачета, названы номер заявления по форме 328.00 и номер декларации на товары (пункты 292–295 требований).
- Сравните результаты сверки с оборотно-сальдовыми ведомостями и налоговыми регистрами.
Для каждой найденной разницы подготовьте краткое пояснение: причина, сумма, период отражения и подтверждающий документ. Такой регистр помогает не потерять операции на границе периодов и быстрее восстановить расчет показателей декларации.
Почему данные ИС ЭСФ и учета могут различаться
Расхождение не всегда означает ошибку. Оно может возникнуть из-за различий между датой хозяйственной операции, датой отражения в бухгалтерском учете и датой документа. Возможны также возврат, изменение стоимости, исправление реквизитов или выписка дополнительного ЭСФ.
Но каждую разницу нужно разобрать по существу. Практический регистр расхождений удобно вести с такими графами:
- номер и дата первичного документа;
- регистрационный номер и дата ЭСФ;
- ИИН или БИН контрагента;
- оборот без НДС и сумма НДС;
- период бухгалтерского учета;
- период отражения в форме 300.00;
- причина расхождения;
- способ исправления или пояснение.
Для операций через Модуль ИС ЭСФ также важен источник сведений о товаре. Правила предусматривают внесение остатков через форму «Остатки», отечественных товаров — через форму «Производство», а данных об импортированных товарах — автоматически из деклараций на товары и заявлений о ввозе и уплате косвенных налогов (пункты 72–76 Правил выписки ЭСФ). Эти сведения полезно учитывать при поиске причины расхождения по товарным операциям.
Что делать бухгалтеру перед сдачей декларации
До отправки формы 300.00 выполните контрольную процедуру:
- убедитесь, что все относящиеся к периоду хозяйственные операции внесены в учет;
- проверьте статусы существенных ЭСФ в ИС ЭСФ;
- сопоставьте обороты и НДС по реализации и приобретениям;
- разберите возвраты, исправления и дополнительные документы;
- проверьте импортные операции по заявлениям и декларациям;
- зафиксируйте причины всех оставшихся расхождений;
- сохраните первичные документы и налоговые регистры, из которых получены показатели формы.
Саму налоговую отчетность подают через Кабинет налогоплательщика ИС ИСНА. Перед отправкой полезно еще раз сравнить итоговые показатели декларации с подготовленным регистром сверки, поскольку техническое наличие ЭСФ не освобождает бухгалтера от проверки экономического содержания операции и ее отражения по Налоговому кодексу РК.
Частые вопросы
Нужно ли прикладывать реестр ЭСФ к форме 300.00? — ЭСФ используются как подтверждающие документы и источник данных для сверки. Необходимость представления конкретных приложений и строк декларации следует определять по действующей форме и характеру операций.
Можно ли заполнить форму 300.00 только по данным ИС ЭСФ? — Нет, для практической проверки нужны также бухгалтерские записи, первичные документы и налоговые регистры. Данные ИС ЭСФ следует сопоставить с ними, а не использовать изолированно.
Что проверить по дополнительному ЭСФ? — Связь с основным ЭСФ, регистрационные номера и даты документов, контрагента, сумму изменения оборота и сумму корректировки НДС (требования к раскрытию показателей формы 300.00).
Куда зайти для проверки электронных счетов-фактур? — Документы и их статусы проверяют в Информационной системе ЭСФ (ИС ЭСФ).
Где отправить готовую форму 300.00? — Для сдачи ФНО предназначен Кабинет налогоплательщика ИС ИСНА.