2026 жылы жалпы қағида бойынша шот-фактура ЭШФ АЖ-да электрондық нысанда жазып беріледі; қағаз құжатқа Салық кодексінде белгіленген жағдайларда ғана рұқсат етіледі және кейіннен, бұл көзделген кезде, ол жүйеге 15 немесе 30 күнтізбелік күн ішінде енгізіледі (ҚР СК 209, 492-баптары). ҚҚС төлеушілер мен төлемейтіндер үшін ұқсас қағидалар көзделген, алайда Кодекстің әртүрлі баптары қолданылады.
Қазақстандағы электрондық шот-фактуралар жүйесі дегеніміз не
Электрондық шот-фактуралардың ақпараттық жүйесі (ЭШФ АЖ) — электрондық шот-фактуралар жазып берілетін мемлекеттік ақпараттық жүйе. Күнделікті қолданыста «ЭШФ» және «ESF» қысқартулары да пайдаланылады, бірақ құжаттың өзі электрондық шот-фактура, ал жүйе ЭШФ АЖ деп аталады.
Электрондық шот-фактура жүйеде уәкілетті орган айқындаған нысан бойынша және тәртіппен ресімделеді. Салық кодексі шот-фактураларды жазып беруге міндетті тұлғалардың санаттарын белгілейді: оларға тіркелген ҚҚС төлеушілер, сондай-ақ ҚР СК 208 және 209-баптарында көзделген жағдайларда ҚҚС төлемейтіндер жатады. Шот-фактураның нысаны мен оны жазып беру тәртібін Кодекстің ережелерін ескере отырып уәкілетті орган бекітеді (ҚР СК 207-бабы).
2026 жылдан бастап 2017 жылғы Салық кодексінің бұрынғы 412-бабына ЭШФ жазып беру туралы қолданыстағы норма ретінде сілтеме жасауға болмайды: жаңа Салық кодексінде 412-бап жеке тұлғаның дербес салық салуға жататын кірістерінен ЖТС есептеуді реттейді. ҚҚС төлемейтіндер үшін шот-фактураның электрондық және қағаз нысанына қойылатын талаптар 209-бапта, ал ҚҚС төлеушілер үшін ҚР СК 492-бабында белгіленген.
ЭШФ АЖ-да кімдер жұмыс істейді: қатысушылар, оператор, уәкілетті тұлғалар
Салықтық есепке алу үшін шот-фактураны жазып беру міндеті жүктелген салық төлеуші негізгі тұлға болып қала береді. Тіркелген ҚҚС төлеушілер оны ҚР СК 50-тарауының қағидалары бойынша, ал ҚҚС төлемейтіндер ҚР СК 208 және 209-баптары бойынша жазып береді (ҚР СК 207-бабы).
- Өнім беруші шот-фактураны электрондық нысанда не Кодексте көзделген негіз болған кезде қағаз жеткізгіште ресімдейді.
- Алушы құжат қағаз түрінде заңды түрде ресімделсе, қағаз шот-фактураның бір данасын алады. Мұндай шот-фактура екі данада жасалады, оның біреуі алушыға беріледі (ҚР СК 209, 492-баптары).
- Заңды тұлға және оның құрылымдық бөлімшесі заңды тұлғаның шешімін ескере отырып, шот-фактурада көрсетілуі мүмкін. Егер құрылымдық бөлімше заңды тұлғаның атынан өнім беруші немесе алушы ретінде әрекет етсе, құжатта осы бөлімшенің деректемелерін көрсетуге жол беріледі (ҚР СК 209-бабы).
- Ұйым қызметкерлері ЭШФ АЖ-да өздеріне берілген өкілеттіктер мен бапталған қол жеткізу құқықтары шегінде әрекеттер орындайды.
Іс жүзінде ұйым шығыс шот-фактураларды кім ресімдеп, қол қоятынын, кіріс құжаттарды кім бақылайтынын және жауапты қызметкер болмаған кезде оны кім алмастыратынын бекіткені жөн. Бұл шот-фактураларды жазып беру тәртібін және қағаз құжаттарды ЭШФ АЖ-ға енгізу мерзімдерін сақтауға көмектеседі.
ESF және ҚҚС: неліктен электрондық құжат маңызды
ҚҚС төлеуші үшін электрондық нысан жалпы қағида болып табылады. Шот-фактураны төлеушінің орналасқан жерінде жалпыға ортақ телекоммуникациялар желісі болмаған кезде, уәкілетті орган растаған ЭШФ АЖ-да жұмыс істеудің техникалық мүмкін еместігі кезінде, жүйеде шот-фактураларды жазып беру тоқтатыла тұрған кезде, сондай-ақ төтенше жағдай немесе төтенше ахуал кезеңінде қағаз түрінде ресімдеуге болады (ҚР СК 492-бабы).
ҚҚС төлемейтіндер үшін де осындай жалпы тәсіл қолданылады: қағаз жеткізгішке рұқсат етілетін тікелей көрсетілген жағдайларды қоспағанда, шот-фактура ЭШФ АЖ-да электрондық нысанда жазып беріледі. Мұндай шот-фактурадағы құндық және сомалық мәндер Қазақстан Республикасының ұлттық валютасымен көрсетіледі (ҚР СК 209-бабы).
Егер қағаз шот-фактура расталған техникалық қателерге байланысты ресімделсе, ол қателер жойылған күннен бастап 15 күнтізбелік күн ішінде ЭШФ АЖ-ға енгізіледі. Жүйеде шот-фактураларды жазып беру тоқтатыла тұрған кезде мерзім тоқтата тұрудың күші жойылған күннен бастап 15 күнтізбелік күнді құрайды. Төтенше жағдай немесе төтенше ахуал кезінде ресімделген құжат тиісті кезең аяқталғаннан кейін 30 күнтізбелік күн ішінде жүйеге енгізіледі (ҚР СК 209, 492-баптары).
Бухгалтер шот-фактурадағы мәліметтерді операция деректерімен: мәміле тараптарымен, күнімен, номенклатурасымен, құнымен және ҚҚС сомаларымен салыстыруы керек. Егер құжат бастапқыда қағаз түрінде ресімделсе, мұндай нысанды қолдану негізі мен ЭШФ АЖ-ға енгізудің белгіленген мерзімінің сақталуы бөлек бақыланады.
«Виртуалды қойма» модулі және тізбедегі тауарлар
ЭШФ АЖ-да тауар позицияларымен жұмыс істеу «Виртуалды қойма» модулін пайдалануды қамтуы мүмкін. Құжаттарды ресімдеу кезінде операция туралы мәліметтер тауардың номенклатурасы мен санынан алшақ болмауы үшін бухгалтерге тауарды оның нақты сипаттамалары мен есепке алу деректері бойынша таңдау маңызды.
ҚР СК 207, 209 және 492-баптары шот-фактураларды жазып беру міндеті мен нысанын айқындайды, бірақ «Виртуалды қойма» модуліне арналған тауарлар тізбесін қамтымайды. Сондықтан компанияның есеп саясатында және жұмыс нұсқаулықтарында тізбені уәкілетті органның қолданыстағы нормативтік актісіне сілтемесіз қайталамаған жөн.
Өткізуді көрсету кезінде атауын, өлшем бірлігін, санын және тауар туралы өзге де мәліметтерді бастапқы құжаттармен және есепке алу жүйесінің деректерімен салыстырыңыз. Мұндай салыстыру ЭШФ ресімдеу және операцияны кейіннен тексеру кезіндегі алшақтықтар тәуекелін азайтады.
Қолданыстағы қағидалар бойынша ЭШФ сақтау
Салық кодексі шот-фактураларды есепке алу құжаттамасына жатқызады. Салық төлеуші салық салу объектілеріне байланысты құжаттарды тиісті салық немесе төлем бойынша талап қою мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтайды. Мерзімді есептеу құжат негізінде салық міндеттемесі есептелген кезеңнен кейінгі салық кезеңінен басталады (ҚР СК 206-бабы).
- есепке алу құжаттамасын қағаз және (немесе) электрондық жеткізгіште қазақ және (немесе) орыс тілдерінде жасауға болады;
- шет тіліндегі құжаттар болған кезде салық органы олардың қазақ немесе орыс тіліне аудармасын талап етуге құқылы;
- салықтық тексеру кезінде электрондық құжаттама жалпы қағида бойынша салық органының талап етуімен қағаз түрінде ұсынылады;
- ЭШФ АЖ-да тіркелген шот-фактуралар, бухгалтерлік құжаттама және бастапқы құжаттар үшін ерекшелік көзделген: олардың қағаз көшірмелерін ұсыну туралы талап қолданылмайды (ҚР СК 206-бабы).
Осылайша, бухгалтер салық салуға қатысты құжаттаманың кемінде бес жыл, ал талап қою мерзімі ұзағырақ болса, ол аяқталғанға дейін сақталуын қамтамасыз етуі қажет. Құжаттың ЭШФ АЖ-да болуы салықтық тексеру кезінде құжаттаманы ұсынғанда ескеріледі, бірақ ұйым бәрібір өзінің салықтық және бухгалтерлік есебінің толықтығын қамтамасыз етуге тиіс.
Бухгалтер не істеуі керек: практикалық тексеру парағы
- Жазып беру негізін анықтаңыз. Өнім берушінің ҚҚС төлеуші немесе төлемейтін тұлға ретіндегі мәртебесін тексеріп, ҚР СК 209 немесе 492-баптарының тиісті талаптарын қолданыңыз.
- Электрондық нысанды пайдаланыңыз. Қағаз шот-фактураны Салық кодексінде тікелей көзделген жағдайларда ғана ресімдеңіз.
- Өкілеттіктерді бөліңіз. Шот-фактураларды жазып беруге, оларға қол қоюға, қабылдауға және бақылауға жауапты тұлғаларды, сондай-ақ алмастыру тәртібін бекітіңіз.
- Қағаз құжаттардың енгізілуін бақылаңыз. Техникалық қателер мен тоқтата тұрудың күшін жою үшін 15 күнтізбелік күн, ал аяқталған төтенше жағдай немесе төтенше ахуал үшін 30 күнтізбелік күн мерзімі қолданылады (ҚР СК 209, 492-баптары).
- Тауар деректерін салыстырыңыз. ЭШФ, бастапқы құжаттар, есепке алу жүйесі және пайдаланылатын тауар модульдерінің мәліметтерін салыстырыңыз.
- Сақтауды ұйымдастырыңыз. Есепке алу құжаттамасын қолданылатын талап қою мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтаңыз (ҚР СК 206-бабы).
- Арнайы мерзімдерді ескеріңіз. Мысалы, тауарды ЕАЭО-ға мүше басқа мемлекетке экспорттау кезінде шот-фактура өткізу бойынша айналым жасалған күннен кейін 20 күнтізбелік күннен кешіктірілмей жазып беріледі (ҚР СК 527-бабы).
Жиі қойылатын сұрақтар
Электрондық шот-фактуралардың ақпараттық жүйесі дегеніміз не? — Бұл электрондық шот-фактуралар жазып берілетін мемлекеттік ақпараттық жүйе. Электрондық нысан ҚҚС төлеушілер үшін де, шот-фактураларды жазып беруге міндетті ҚҚС төлемейтіндер үшін де жалпы қағида болып табылады (ҚР СК 209, 492-баптары).
ESF және ЭШФ АЖ әртүрлі жүйелер ме? — Жоқ. ESF латынша қысқарту ретінде пайдаланылады, ал Салық кодексінде «электрондық шот-фактуралардың ақпараттық жүйесі» атауы қолданылады.
Қағаз шот-фактураға қашан рұқсат етіледі? — Салық төлеушінің орналасқан жерінде жалпыға ортақ телекоммуникациялар желісі болмаған кезде, ЭШФ АЖ-ның расталған техникалық қателері кезінде, жүйеде шот-фактураларды жазып беру тоқтатыла тұрған кезде, сондай-ақ төтенше жағдай немесе төтенше ахуал кезінде (ҚР СК 209, 492-баптары).
Қағаз шот-фактураны ЭШФ АЖ-ға енгізу керек пе? — Техникалық қателер кезінде құжат олар жойылғаннан кейін 15 күнтізбелік күн ішінде, тоқтата тұрудың күші жойылған кезде күші жойылғаннан кейін 15 күнтізбелік күн ішінде, ал төтенше жағдай немесе төтенше ахуалдан кейін тиісті кезең аяқталғаннан кейін 30 күнтізбелік күн ішінде жүйеге енгізіледі (ҚР СК 209, 492-баптары).
Шот-фактурада құрылымдық бөлімшені көрсетуге бола ма? — Иә. Егер бөлімше заңды тұлғаның шешімі бойынша оның атынан өнім беруші немесе алушы ретінде әрекет етсе, бөлімшенің деректемелерін көрсетуге жол беріледі (ҚР СК 209-бабы).
ЭШФ пен оған байланысты есепке алу құжаттамасын қанша уақыт сақтау керек? — Тиісті салық немесе төлем үшін белгіленген талап қою мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл. Мерзім осы құжат бойынша міндеттеме есептелген кезеңнен кейінгі салық кезеңінен басталады (ҚР СК 206-бабы).