Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы отгрузили партию подконтрольного товара, выписали СНТ, а через день заходите в кабинет КГД и видите: остаток по виртуальному складу не сошёлся. В системе «висит» лишних 40 штук, которые вы вроде бы уже продали. Или наоборот — поставщик прислал вам приход по виртуальному складу, товар в кабинете есть, а в 1С его нет, и оприходовать реализацию не даёт. Именно здесь вам нужен «Электронный документ ВС» — это отражение в 1С движения товара по вашему виртуальному складу в ИС ЭСФ, чтобы данные учёта и данные КГД совпадали.
1. Назначение
«Электронный документ ВС» фиксирует приход, расход и внутренние перемещения товаров по виртуальному складу (ВС) — модулю ИС ЭСФ, где государство отслеживает движение подконтрольных товаров (изъятия ЕАЭС, прослеживаемые и импортируемые товары). Документ синхронизирует остатки виртуального склада с учётом в 1С и увязывается с СНТ и ЭСФ.
2. Где найти
Меню: раздел «Покупки» или «Продажи» → группа «Электронные документы» → журнал «Виртуальный склад» (или «Электронные документы ВС»). Кнопка «Создать» открывает новый документ.
Если пункта нет в панели — включите функциональную опцию «Использовать виртуальный склад» в разделе «Администрирование» → «Функциональность» → «Запасы».
Навигационная ссылка 1С (меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», либо Ctrl+клик в поле ввода ссылки):
e1cib/list/Документ.ЭлектронныйДокументВС
Вставьте её и нажмите «Перейти» — откроется полный список документов ВС.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне: строка «Конфигурация» — там указан релиз (например, Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)), строкой ниже — версия платформы (1С:Предприятие 8.3.х). Если ваш релиз старше — часть полей и правила виртуального склада могут отличаться; ориентируйтесь на 3.0.74.2.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — часть полей подтягивается автоматически из связанной СНТ или из выгрузки кабинета.
| Поле | Зачем нужно / что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательно) | Чей виртуальный склад. Если организаций несколько — ошибётесь, и документ уйдёт не под тем ИИН/БИН, КГД его не примет. |
| Вид документа (операция) (обязательно) | Определяет направление движения: приход, расход, перемещение, возврат, инвентаризация. От него зависят проводки и знак в регистре ВС. |
| Дата (обязательно) | Дата движения по складу. Должна попадать в тот же период, что и связанная СНТ/реализация, иначе остатки разъедутся по датам. |
| Номер документа ВС | Регистрационный номер в ИС ЭСФ. Заполняется при загрузке/выгрузке. Пустой — документ ещё не отправлен в КГД. |
| Контрагент | Поставщик (для прихода) или покупатель (для расхода). Для оприходования/списания без контрагента поле пустое. |
| Договор | Подтягивается по контрагенту; влияет на взаиморасчёты в связанном документе поступления/реализации. |
| Склад (обязательно для движения запасов) | Физический склад учёта в 1С, на который/с которого идёт товар. Неверный склад — товар «зависнет» не там, реализация не найдёт остаток. |
| Основание / документ-связка | Ссылка на СНТ, ЭСФ, поступление или реализацию. Через неё документ ВС «прицепляется» к бухгалтерскому движению. |
| Табличная часть «Товары» | По строкам: Номенклатура, Код ТН ВЭД, № декларации на товары (ГТД), признак происхождения, количество, единица измерения, при необходимости — партия. |
| Статус | Черновик → Отправлен → Принят / Отклонён / Аннулирован. Пока статус «Черновик», в КГД документа нет. |
Ключевое правило: количество, код ТН ВЭД и номер ГТД в строках товара должны совпадать с данными связанной СНТ. Разошлись — виртуальный склад не примет расход.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Стройбаза» (плательщик НДС) продаёт покупателю ТОО «Гамма» 100 упаковок прослеживаемого товара по 5 000 ₸ за упаковку. Себестоимость партии — 300 000 ₸. Товар числится на виртуальном складе, значит на реализацию нужно оформить расход по ВС и выписать СНТ + ЭСФ.
Цифры:
- Стоимость реализации без НДС: 100 × 5 000 = 500 000 ₸
- НДС 16%: 500 000 × 16% = 80 000 ₸
- Итого к оплате: 580 000 ₸
- Себестоимость: 300 000 ₸
Проводки по реализации (связанный документ, к которому привязан «Электронный документ ВС»):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 500 000 | Доход от реализации |
| 1210 | 3130 | 80 000 | Начислен НДС 16% к уплате |
| 7010 | 1330 | 300 000 | Списана себестоимость 100 упаковок |
Движение по регистру виртуального склада (формирует сам «Электронный документ ВС», вид операции «Расход»):
- Расход ВС: −100 упаковок, код ТН ВЭД и № ГТД из строки — остаток на виртуальном складе уменьшается со 100 до 0.
Итог. В бухучёте — выручка, НДС и себестоимость. В виртуальном складе КГД — минус 100 штук, ровно столько, сколько ушло по СНТ. Остатки в кабинете и в 1С совпадают.
Для прихода (импорт/поступление подконтрольного товара) картина зеркальная: связанное поступление даёт Дт 1330 Кт 3310 — 500 000 ₸ (товар) и Дт 1420 Кт 3310 — 80 000 ₸ (НДС к возмещению по импорту/приобретению), а «Электронный документ ВС» проводит +100 по регистру виртуального склада.
5. Виды операции
Один документ закрывает все движения по виртуальному складу:
- Приход — ввоз (импорт), поступление от поставщика, оприходование, производство. Товар встаёт на виртуальный склад.
- Расход — реализация, экспорт, передача, списание. Товар уходит с виртуального склада.
- Перемещение — между собственными складами/подразделениями внутри одного БИН.
- Возврат — покупателю или поставщику, с корректировкой ранее проведённого движения.
- Инвентаризация / корректировка остатков — приведение остатков 1С к данным кабинета КГД (выравнивание расхождений).
6. Что формируется при проведении
- Движения по регистру «Товары на виртуальном складе» — приход или расход в разрезе номенклатуры, кода ТН ВЭД и номера ГТД.
- Обмен с ИС ЭСФ — при отправке документ получает регистрационный номер и статус («Принят» / «Отклонён»). Пока не отправлен — статус «Черновик».
- Связь с СНТ — расход/приход по ВС увязывается с сопроводительной накладной на товары; на основании документа можно создать СНТ.
- Связь с ЭСФ — при реализации к движению ВС прикрепляется электронная счёт-фактура (НДС 16%).
- Бухгалтерские проводки формирует не сам документ ВС, а связанные с ним «Реализация товаров и услуг» / «Поступление товаров и услуг» (см. пример в разделе 4). Документ ВС отвечает за количественный учёт по виртуальному складу и обмен с КГД.
7. Печатные формы
- Сведения по виртуальному складу (карточка движения товара) — приход/расход с кодами ТН ВЭД и ГТД.
- Реестр документов ВС за период.
- Из связанных документов доступны: СНТ (сопроводительная накладная на товары) и ЭСФ (счёт-фактура) в форме, утверждённой для ИС ЭСФ.
Печать — кнопка «Печать» в шапке документа или в форме списка.
8. Частые ошибки
«Недостаточно товара на виртуальном складе. Остаток: 60, требуется: 100» На виртуальном складе меньше, чем вы отгружаете. Проверьте, оприходован ли весь приход (импорт/поступление), и нет ли непроведённого документа ВС. Догрузите приход или уменьшите количество в расходе.
«Код ТН ВЭД не указан для номенклатуры "…"» Для товара, попадающего под виртуальный склад, обязателен код ТН ВЭД. Откройте карточку номенклатуры → заполните «Код ТН ВЭД» и «Признак происхождения», перепроведите документ.
«Не заполнен номер декларации на товары (ГТД)» Для импортных прослеживаемых товаров номер ГТД обязателен. Внесите его в строку табличной части (тот же номер, что был при ввозе).
«Документ отклонён ИС ЭСФ: расхождение количества со СНТ» Количество в документе ВС не совпало со связанной СНТ. Сверьте строки, приведите к одному значению и отправьте повторно.
«Организация не зарегистрирована в ИС ЭСФ / нет действующего сертификата» Не настроен обмен или истёк ключ ЭЦП. Проверьте «Администрирование» → «Обмен с ИС ЭСФ»: логин, сертификат, срок действия.
«Период закрыт для редактирования» Дата документа попала в закрытый период. Либо смените дату в рамках открытого периода, либо снимите дату запрета редактирования («Администрирование» → «Даты запрета изменения»).
9. FAQ
Что такое «ВС» в названии документа? ВС — это виртуальный склад, модуль ИС ЭСФ КГД, где отслеживается движение подконтрольных товаров (изъятия ЕАЭС, прослеживаемые и импортные товары). «Электронный документ ВС» отражает это движение в 1С.
Формирует ли «Электронный документ ВС» бухгалтерские проводки? Нет. Он двигает количественный регистр виртуального склада и обменивается данными с КГД. Проводки (Дт 1330/1210/7010, Кт 3310/6010/3130) делают связанные «Поступление» и «Реализация».
Какая ставка НДС применяется в примерах? С 2026 года в Казахстане стандартная ставка НДС — 16%. Для оборота 500 000 ₸ НДС составит 80 000 ₸ (Дт 1210 Кт 3130).
Все ли товары нужно проводить через виртуальный склад? Нет, только те, что входят в перечень подконтрольных (изъятия ЕАЭС, прослеживаемые, отдельные импортные). Конкретный состав перечня — версионно- и законодательно зависимая величина и требует проверки по актуальному приказу КГД на дату операции.
Почему при реализации не даёт провести — «недостаточно на виртуальном складе»? На виртуальном складе нет остатка, хотя в обычном учёте товар есть. Сначала оформите приход по ВС (импорт/поступление), затем расход.
Как связать документ ВС с СНТ? На основании документа ВС создайте СНТ (кнопка «Создать на основании») либо, наоборот, введите документ ВС на основании СНТ — количество, коды ТН ВЭД и ГТД подтянутся автоматически.
Что делать, если остатки в кабинете КГД и в 1С разошлись? Сформируйте документ ВС с видом «Инвентаризация / корректировка остатков» и выровняйте количество по данным кабинета. Причину расхождения ищите в непроведённых или отклонённых документах.
Обязателен ли код ТН ВЭД и номер ГТД? Для подконтрольных товаров — да. Без кода ТН ВЭД (а для импорта — и без номера ГТД) ИС ЭСФ документ отклонит.
Можно ли аннулировать отправленный документ ВС? Да, если он ещё не «отработан» встречной стороной. Меняете статус на «Аннулирован» и отправляете в ИС ЭСФ; после подтверждения движение по складу сторнируется.
Где посмотреть текущий остаток виртуального склада? Через печатную форму «Сведения по виртуальному складу» или отчёт по регистру «Товары на виртуальном складе» в разрезе номенклатуры, ТН ВЭД и ГТД.
10. Смежные документы
На основании чего вводится «Электронный документ ВС»:
- СНТ (сопроводительная накладная на товары) — входящая от поставщика или исходящая.
- Поступление товаров и услуг — при приходе подконтрольного товара.
- Реализация товаров и услуг — при расходе/отгрузке.
- Импорт / ГТД — при ввозе товара.
Что вводят на основании «Электронного документа ВС»:
- СНТ — сопроводительная накладная под движение.
- ЭСФ — счёт-фактура (НДС 16%) при реализации.
- Корректировка / возврат — при исправлении количества или возврате товара.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: строка «Конфигурация» показывает редакцию и номер релиза, ниже — версию платформы. Сверяйте с версией этой методички.
Методичка актуальна для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). Казахстан, 2026: НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.