Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы закрыли месяц, сформировали акт сверки с ТОО «Астана-Снаб» — и в нём расхождение: у вас долг покупателя 1 250 000 ₸, а бухгалтер контрагента говорит про 1 100 000 ₸. Раньше вы бы выгрузили акт в PDF, открыли почтовый клиент, приложили файл, скопировали адрес из карточки… Теперь всё это делается прямо из 1С: нажимаете «Отправить», и создаётся документ «Электронное письмо исходящее» с уже подколотым актом, привязкой к контрагенту и записью в историю переписки. Ничего не теряется, всё видно из карточки договора.
1. Назначение
«Электронное письмо исходящее» — это документ подсистемы «Взаимодействия». Он хранит письмо, которое вы отправляете из 1С: адресатов, тему, текст и вложения. Через него удобно рассылать печатные формы (акты, счета, счета‑фактуры, акты сверки), а вся переписка привязывается к контрагенту, договору или конкретному документу.
Важно сразу понимать: это не учётный документ. Он не делает бухгалтерских проводок, не считает НДС и не формирует ЭСФ/СНТ. Он работает с регистрами почты и взаимодействий. Ниже это разобрано честно.
2. Где найти
Открыть документ можно несколькими путями:
- Из почтового клиента: раздел «Главное» → значок конверта («Почта») → кнопка «Написать». Это самый частый способ — письмо создаётся с нуля.
- Из любого документа или печатной формы: кнопка «Отправить по почте» (значок конверта) на форме документа или над печатной формой. Тогда письмо создаётся сразу с вложением‑PDF.
- Из карточки контрагента/договора: панель «Взаимодействия» → «Написать письмо».
- Списком всех исходящих писем: через навигационную ссылку.
Навигационная ссылка 1С (Сервис → «Перейти по навигационной ссылке», либо вставьте в адресную строку):
e1cib/list/Документ.ЭлектронноеПисьмоИсходящее
Она открывает полный список исходящих писем — удобно для поиска «а отправляли ли мы этот акт».
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите:
- версию платформы (например, 8.3.24.xxxx);
- релиз конфигурации — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)».
Если у вас релиз старше — расположение кнопок и состав полей могут немного отличаться. Эта инструкция написана под 3.0.74.2.
3. Как заполнить
Разберём каждое поле и что будет, если ошибиться.
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если заполнить неверно |
|---|---|---|
| Учётная запись (обязательно) | Ящик, с которого уходит письмо (ваш корпоративный e‑mail). Настраивается в «Администрирование → Органайзер → Почта». | Если запись не выбрана или не настроена (нет пароля/SMTP) — письмо не уйдёт, останется в статусе «Черновик» или упадёт с ошибкой отправки. |
| Кому (Получатели) (обязательно) | Адрес(а) получателя. Можно подставить из карточки контрагента или вписать вручную; несколько адресов — через «;». | Опечатка в адресе → письмо вернётся с отбивкой «Delivery failed», вы этого можете не заметить. Проверяйте домен. |
| Копии (Cc) | Кому отправить копию, все получатели её видят. | Лишний адрес в копии = утечка переписки третьему лицу. |
| Скрытые копии (Bcc) | Копия, которую другие получатели не видят (например, себе или руководителю). | Если поставить адрес в «Копии» вместо «Скрытые» — раскроете, кому ещё ушло письмо. |
| Тема (практически обязательно) | Заголовок письма. По ней контрагент найдёт письмо и по ней же вы ищете в списке. | Пустая тема → письмо часто уходит в спам у получателя. |
| Текст письма | Тело письма. Поддерживает форматирование (HTML): жирный, списки, ссылки, вставка подписи. | Пустое тело + вложение без пояснений — получатель может не понять, что за файл и от кого. |
| Вложения | Файлы: PDF печатных форм, Excel, сканы. Добавляются кнопкой «Добавить» или перетаскиванием. | Забыли приложить файл — уйдёт «пустое» письмо. Слишком тяжёлое вложение (десятки МБ) сервер получателя может отклонить. |
| Важность | Обычная / Высокая / Низкая — метка приоритета у получателя. | На доставку не влияет, только на пометку. |
| Дата | Дата и время письма (по умолчанию — текущее). | Обычно не трогают. |
| Предмет взаимодействия | Привязка письма к объекту: контрагент, договор, документ реализации, акт сверки. Именно она подшивает письмо в историю. | Не заполните — письмо «повиснет» без связи, и в карточке контрагента вы его не увидите. |
| Участники | Список контактов взаимодействия (заполняется автоматически из адресов). | Если контакт не сопоставлен с контрагентом — история переписки не соберётся по контрагенту. |
| Ответственный / Автор | Кто отправил письмо. Подставляется автоматически из текущего пользователя. | Влияет на отбор «мои письма» и права. |
Порядок действий:
- Нажмите «Написать» (или «Отправить по почте» из документа).
- Проверьте Учётную запись — с какого ящика уходит.
- Заполните Кому, при необходимости Копии/Скрытые копии.
- Впишите Тему и Текст.
- Добавьте Вложения (если создавали из печатной формы — PDF уже прикреплён).
- Свяжите с контрагентом через Предмет (часто заполняется само).
- Нажмите «Отправить». Письмо уходит и записывается в базу.
4. Разобранный пример
Ситуация. Расхождение по акту сверки с покупателем ТОО «Астана‑Снаб».
- По вашим данным сальдо на счёте 1210 (краткосрочная дебиторская задолженность покупателей) = 1 250 000 ₸.
- По данным контрагента — 1 100 000 ₸.
- Разница 150 000 ₸ — это реализация, оформленная вами в конце месяца: товар на 129 310,34 ₸ + НДС 16% = 20 689,66 ₸ = 150 000 ₸. Контрагент этот ЭСФ ещё не получил в ИС ЭСФ.
Что делаете:
- Формируете «Акт сверки взаиморасчётов» на 1 250 000 ₸.
- Над печатной формой акта жмёте «Отправить по почте» → создаётся «Электронное письмо исходящее».
- Заполняете:
- Учётная запись: buh@vashafirma.kz
- Кому: buhgalter@astana-snab.kz
- Тема: Акт сверки за август 2026, расхождение 150 000 ₸
- Текст: «Добрый день! Направляю акт сверки. Расхождение 150 000 ₸ — это наша реализация от 29.08.2026 (товар 129 310,34 ₸ + НДС 16% 20 689,66 ₸). ЭСФ выписан в ИС ЭСФ, проверьте, пожалуйста, входящие. Прошу подписать акт.»
- Вложение: Акт_сверки_Астана-Снаб_август2026.pdf (прикрепился сам)
- Предмет: договор с ТОО «Астана‑Снаб»
- Жмёте «Отправить».
Проводки по этому письму:
| Дт | Кт | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| — | — | — | Документ «Электронное письмо исходящее» бухгалтерских проводок не формирует. |
Проводки в этом сценарии дала реализация, а не письмо. Для справки — та реализация на 150 000 ₸ выглядела так:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Что отражает |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 150 000,00 | Выручка от реализации покупателю |
| 6010 | 3130 | 20 689,66 | Выделен НДС к уплате (16%) |
| 7010 | 1330 | (себест.) | Списана себестоимость проданного товара |
А письмо лишь доставило акт контрагенту и осталось в истории переписки по договору.
5. Виды операции
У документа нет «видов операции» в бухгалтерском смысле (как у Реализации или Поступления). Его вариативность — это способы создания и содержание:
- Новое письмо «с нуля» — из почтового клиента.
- Письмо с вложением‑печатной формой — из документа кнопкой «Отправить по почте» (акт, счёт, накладная, счёт‑фактура, акт сверки).
- Ответ на входящее / Переслать — на основании «Электронного письма входящего».
- Рассылка — одно письмо нескольким получателям (например, всем покупателям — уведомление).
- Черновик — сохранённое, но ещё не отправленное письмо (статус «Не отправлено»).
6. Что формируется при проведении
Ещё раз, по‑честному: бухгалтерских (Дт/Кт) движений документ не создаёт, ЭСФ и СНТ не выписывает. Он работает в подсистеме взаимодействий и почты. При записи и отправке происходит:
- Отправка по SMTP через выбранную учётную запись; письмо уходит адресату.
- Запись в регистры почты и взаимодействий (состояние письма: отправлено/не отправлено, дата отправки, связь с предметом взаимодействия и участниками).
- Привязка к предмету — письмо появляется в панели «Взаимодействия» карточки контрагента, договора или документа‑основания.
- Обновление статуса («Отправлено», «Ошибка отправки»).
Если вам нужны ЭСФ/СНТ — их выписывают отдельные объекты (Электронный счёт‑фактура, документ СНТ). Письмом их только пересылают файлом при желании, но юридически электронный документооборот идёт через ИС ЭСФ, а не через это письмо.
7. Печатные формы
Документ по своей природе почти не имеет «печаток» — он сам является средством доставки. Что доступно:
- Печать письма — вывод текста письма с шапкой (Кому/Тема/Дата) на печать или в PDF, для архива/подшивки.
- Сохранение вложений — выгрузка приложенных файлов на диск.
Печатные формы актов, счетов, накладных — это формы соответствующих учётных документов; письмо их лишь прикрепляет вложением.
8. Частые ошибки
1. «Не заполнена учётная запись почты» / «Не настроена ни одна учётная запись электронной почты». Причина: почта в 1С не настроена. Исправление: «Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи» (или «Почта»), укажите адрес, сервер SMTP/IMAP, порт, пароль. Проверьте кнопкой «Проверить настройки».
2. «Ошибка отправки письма: ошибка SMTP‑сервера / аутентификации». Причина: неверный пароль, порт, или у почтового сервиса включена защита. Исправление: перепроверьте порт (обычно 465/SSL или 587/TLS) и включите пароль приложения, если провайдер требует (Gmail, mail.ru).
3. «Не указан получатель». Причина: пустое поле «Кому». Исправление: впишите e‑mail или выберите контакт контрагента.
4. Письмо ушло, но контрагент не получил (нет в статусе ошибок). Причина: попало в спам из‑за пустой темы или тяжёлого вложения. Исправление: заполняйте тему, сжимайте вложения, при необходимости отправьте ссылку вместо файла.
5. Письмо не видно в истории по контрагенту. Причина: не заполнен «Предмет взаимодействия» / участник не сопоставлен с контрагентом. Исправление: откройте письмо, укажите предмет (договор/контрагент), сопоставьте контакт.
6. «Превышен размер вложения». Причина: файл слишком большой для сервера получателя. Исправление: заархивируйте или уменьшите PDF (без сканов в высоком разрешении).
9. FAQ
Делает ли это письмо бухгалтерские проводки? Нет. «Электронное письмо исходящее» не формирует проводок и не влияет на счета учёта. Оно только отправляет и хранит письмо с вложениями.
Можно ли отправить письмом ЭСФ или СНТ? Файл — да, можно приложить. Но юридически ЭСФ и СНТ передаются через ИС ЭСФ, а не почтой. Письмо — это дополнительный, неофициальный канал доставки копии.
Как отправить акт или счёт контрагенту прямо из 1С? Откройте документ (или его печатную форму) и нажмите «Отправить по почте» — 1С создаст письмо с готовым PDF‑вложением, останется указать адрес и нажать «Отправить».
Куда попадают отправленные письма?
В список по ссылке e1cib/list/Документ.ЭлектронноеПисьмоИсходящее и в панель «Взаимодействия» карточки контрагента/договора, если заполнен предмет.
Почему письмо не уходит и висит в черновиках? Скорее всего не настроена или не выбрана учётная запись почты, либо ошибка SMTP. Проверьте настройки в «Администрирование → Органайзер → Почта».
Можно ли отправить одно письмо нескольким получателям? Да. Вписывайте адреса через «;» в поле «Кому» либо используйте «Копии»/«Скрытые копии».
Можно ли настроить подпись, чтобы не набирать её каждый раз? Да, в настройках учётной записи почты задаётся автоматическая подпись, которая подставляется в текст нового письма.
Как понять, что письмо реально доставлено? 1С фиксирует факт отправки (статус «Отправлено»). Гарантию доставки даёт отбивка почтового сервера получателя; если адрес неверный, придёт письмо о недоставке.
Чем «Электронное письмо исходящее» отличается от ЭСФ? ЭСФ — это налоговый электронный счёт‑фактура в ИС ЭСФ с НДС 16% и юридической силой. Письмо — просто средство переписки и пересылки файлов, без налоговых последствий.
Можно ли ответить этим документом на входящее письмо? Да. Откройте «Электронное письмо входящее» и нажмите «Ответить» или «Переслать» — создастся исходящее письмо со связью в цепочку переписки.
10. Смежные документы
На основании чего создаётся исходящее письмо:
- «Электронное письмо входящее» — командами «Ответить» / «Переслать».
- Любой учётный документ (Реализация, Счёт на оплату, Акт выполненных работ, Акт сверки, Поступление) — кнопкой «Отправить по почте» (письмо с вложением‑PDF).
- Карточка контрагента / договора — командой «Написать письмо».
Смежные объекты подсистемы «Взаимодействия»:
- «Электронное письмо входящее»,
- «Телефонный звонок»,
- «Встреча»,
- «Запланированное взаимодействие»,
- «Сообщение SMS».
Все они собираются в единую историю общения с контрагентом.
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Если он отличается от указанного ниже, отдельные пункты меню могут располагаться иначе.
Методичка подготовлена для 1С:Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. Числовые параметры приведены по нормам РК на 2026 год: НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.