Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Ситуация знакомая. Вы сдаёте форму 200.00, программа проверяет реквизиты сотрудников — и по одному человеку выходит предупреждение: не заполнен документ, удостоверяющий личность. Или сотрудник принёс новое удостоверение (старому вышел срок, поменял по возрасту), а в базе висит просроченный номер, который тянется во все справки и электронные документы. Открываете вы именно этот объект — «Документы, удостоверяющие личность». Здесь хранится вся история паспортов и удостоверений физлица: серия, номер, кем и когда выдан, до какой даты действует.
1. Назначение
Документ регистрирует данные документа, удостоверяющего личность физического лица (удостоверение личности РК, паспорт, вид на жительство и т. д.). Он ведёт историю таких документов по каждому человеку и подставляет актуальные данные в кадровые отчёты, налоговые формы (200.00, 910.00), справки и печатные формы, где требуется идентификация физлица.
Бухгалтерских проводок этот документ не делает — это учётно-кадровый регистратор, а не расчётный документ. Ниже об этом подробно.
2. Где найти
Открыть можно двумя путями:
- Из карточки физлица (основной путь): раздел «Зарплата и кадры» → «Физические лица» → откройте нужного человека → в карточке ссылка/команда «Документы, удостоверяющие личность». Кнопка «Создать» заводит новую запись.
- Списком всех записей — через навигационную ссылку 1С. Скопируйте её, затем в 1С: главное меню → «Сервис» → «Ссылки» → «Перейти по навигационной ссылке» (либо Ctrl+F11 в зависимости от платформы) и вставьте:
e1cib/list/Документ.ДокументыУдостоверяющиеЛичность
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (либо иконка «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.x) и строку «Конфигурация: Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если у вас релиз выше — интерфейс совпадает, отличия минимальны.
3. Как заполнить
Заполнение занимает минуту. Разберём каждое поле — зачем оно и что будет при ошибке.
| Поле | Обязательное | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Дата | Да | Дата регистрации записи в базе (не путать с датой выдачи документа). По ней строится хронология: программа определяет, какой документ актуален на нужный период. Поставите дату задним числом раньше старого документа — актуальным «станет» старый. |
| Физическое лицо | Да | Владелец документа. Пустое поле — запись ни к кому не привязана и никуда не подтянется. Ошиблись человеком — чужие паспортные данные уедут в отчёты и справки. |
| Вид документа | Да | Выбор из классификатора (Удостоверение личности РК, Паспорт гражданина РК, Вид на жительство иностранца, Удостоверение лица без гражданства, Свидетельство о рождении, Паспорт иностранного гражданина и др.). Неверный вид — ошибочный код документа в форме 200.00 и в ЭСФ на физлицо. |
| Серия | Нет | У удостоверений личности РК серии нет — поле оставляют пустым, заполняют только номер. Для иностранных паспортов серию указывают. Не выдумывайте серию для казахстанского удостоверения. |
| Номер | Да | Ключевой идентификатор. Опечатка в номере — расхождение с базой ГБД ФЛ, отклонение отчётности, отказ в приёме СЗВ/деклараций. Проверяйте цифра в цифру. |
| Дата выдачи | Да | Дата, когда документ выдан органом. Влияет на определение актуальности и на печатные формы. Дата выдачи позже даты документа-регистратора — программа предупредит. |
| Кем выдан | Рекомендуется | Орган выдачи (для РК — «МВД РК» / «Министерство внутренних дел Республики Казахстан»). Нужен в справках и кадровых формах. Пусто — форма выйдет с прочерком. |
| Действителен до (срок действия) | Рекомендуется | Дата окончания срока. По ней вы отслеживаете просроченные документы. Оставите пусто — не будет напоминания о замене. |
| Код подразделения | Нет | Заполняется для документов, где он есть (актуально для ряда паспортов). Для удостоверений РК обычно не требуется. |
Порядок действий: выбрать физлицо → указать вид документа → ввести серию (если есть) и номер → дату выдачи и кем выдан → срок действия → провести («Провести и закрыть»).
Важно про историю. Когда человек меняет документ, не редактируйте старую запись и не удаляйте её. Заведите новую запись с более поздней датой. Так сохранится история: за прошлые периоды отчёты возьмут старый документ, за новые — новый.
4. Разобранный пример
Ситуация. Сотрудник Ахметов А. А. (ИИН 850312300123) получил новое удостоверение личности РК взамен просроченного. Старое в базе: № 025554321, выдано 10.01.2016, срок до 10.01.2026. Новое удостоверение: № 041234567, выдано 15.01.2026 МВД РК, действительно до 15.01.2036.
Что вы делаете. Открываете физлицо Ахметов → «Документы, удостоверяющие личность» → «Создать» и заполняете:
- Дата: 20.01.2026
- Физическое лицо: Ахметов А. А.
- Вид документа: Удостоверение личности РК
- Серия: (пусто)
- Номер: 041234567
- Дата выдачи: 15.01.2026
- Кем выдан: МВД РК
- Действителен до: 15.01.2036
Проводите. Старую запись (№ 025554321) оставляете — она останется актуальной для периодов до 20.01.2026.
Бухгалтерские проводки Дт/Кт при этом НЕ формируются. Документ не затрагивает счета учёта (ни 1210, ни 3350, ни 3120 — никакие). Он влияет только на кадрово-справочные данные. Поэтому суммы, НДС (16 %), ИПН и т. п. здесь ни при чём — это не расчётный документ.
Что реально меняется: в информационном регистре появляется актуальная запись — при формировании формы 200.00 за I квартал 2026, справок и ЭСФ на физлицо программа возьмёт новый номер 041234567, а не просроченный.
5. Виды операции
У документа нет переключателя видов операции. Тип регистрируемого документа задаётся полем «Вид документа» (удостоверение личности, паспорт, вид на жительство и пр.). Один документ-регистратор = один документ конкретного физлица.
6. Что формируется при проведении
- Проводки (Дт/Кт): нет. Документ не бухгалтерский.
- Движения по регистру сведений с паспортными данными физлица: записывается набор «физлицо + вид документа + серия + номер + дата выдачи + кем выдан + срок». Эти данные — источник для отчётов и печатных форм.
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ): сам документ их не выписывает. Но данные удостоверения используются при выписке ЭСФ на физическое лицо (реквизит получателя-физлица) и в налоговых формах.
Проверить движения: в проведённом документе → кнопка «Дт/Кт» / «Движения документа» — вы увидите запись регистра сведений (проводок в закладке учёта не будет — это нормально).
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у документа-регистратора, как правило, нет — печатать «удостоверение личности» незачем. Данные документа отображаются:
- в личной карточке работника (кадровые печатные формы);
- в справках с реквизитами физлица (справка о доходах и т. п.);
- в налоговой отчётности — форма 200.00 (ИПН и соцплатежи), форма 910.00 — в части идентификации физлица;
- в ЭСФ, если получатель — физлицо.
8. Частые ошибки
«Поле "Физическое лицо" не заполнено» Не выбран владелец. Укажите физлицо — без него запись бессмысленна.
«Поле "Номер" не заполнено» Пустой номер. Введите номер документа точно как в оригинале.
Актуальным остаётся старый (просроченный) документ Причина — новая запись создана с датой раньше старой, либо старую отредактировали неверно. Проверьте поле «Дата»: у нового документа она должна быть позже предыдущего. Не правьте старую запись — создавайте новую.
В форме 200.00 / справке пустой или неверный номер документа Либо запись не проведена, либо дата записи позже отчётного периода, либо опечатка в номере. Откройте историю документов физлица, проверьте дату и цифры.
Дублирование записей Один и тот же документ заведён дважды. Пометьте лишний на удаление («Ещё» → «Пометить на удаление»), оставьте одну корректную запись.
Дата выдачи позже даты регистрации — программа предупредит о нелогичности. Исправьте одну из дат.
9. FAQ
(см. блок faq)
10. Смежные документы
- Физические лица (справочник) — «родитель» этого документа: запись всегда привязана к конкретному физлицу и создаётся из его карточки.
- Сотрудники / приём на работу — при оформлении сотрудника данные удостоверения берутся отсюда; удобно завести документ до/во время приёма.
- Налоговая отчётность (формы 200.00, 910.00), справки о доходах, ЭСФ на физлицо — потребители данных: они подтягивают актуальный документ на дату формирования.
Как узнать свой релиз: меню «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.