3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Қызметкер командировкадан оралып, сізге чек пакетін әкелді: қонақ үй, такси, офиске канцелярия, клиентпен түскі ас. Сапарға шықпас бұрын, оған кассадан 150 000 ₸ берілді. Енді ақшаның қайда кеткенін, қалдықтың сәйкес келетінін, кімнің кімге қарыз екенін түсіну керек — және есепті жабу керек, сондықтан ол 1250 шотында шексіз «ілініп» қалмасын. Мұның бәрін сіз «Аванстық есеп» құжаты арқылы жасайсыз.
1. Мақсаты
«Аванстық есеп» қызметкерге есеп беру үшін берілген ақшаны (командировкаға, шаруашылық қажеттіліктеріне, ТМЗ немесе қызметтер сатып алуға) жазады және ол сатып алған нәрсені кірістейді. Құжат есеп берушінің қарызын жабады және ТМЗ, қызметтер, НҚ-ны кірістейді немесе шығындарды шығындарға жібереді. Сонымен қатар, ол сатып алулар бойынша кіріс ПДВ-ны көрсетеді.
2. Қайдан табуға болады
«Банк және касса» → «Касса» → «Аванстық есептер». Сондай-ақ, құжат «Сатып алулар» бөлімінен қолжетімді.
«Жасау» түймесі жаңа құжатты ашады.
1С-те тізімді бірден ашу үшін навигациялық сілтемені көшіріп, «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» арқылы қойыңыз (немесе Ctrl+F11 / «Тағы» мәзірі):
e1cib/list/Документ.АванстықЕсеп
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Ақпарат» → «Бағдарлама туралы» (немесе жоғарғы оң жақ бұрыштағы белгіше). Ашылған терезеде платформа нұсқасы (мысалы, 8.3.24.xxxx) және конфигурация нұсқасы — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» көрсетіледі. Нұсқаны әрдайым тексеріңіз: нұсқалар арасындағы өрістер мен басып шығару формалары өзгереді.
3. Қалай толтыру керек
Басқы
| Өріс | Неге және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Ұйым (міндетті) | Оған шот жоспары мен есеп саясаты байланысты. Егер бірнеше ұйым болса және дұрыс емесін таңдасаңыз — шығындар дұрыс есепке алынбайды. |
| Нөмір, Дата (міндетті) | Дата операциялар кезеңін және валюта курсын анықтайды. Болашақ датаны қойсаңыз — есеп ағымдағы айдың жабылуына кірмейді. |
| Жеке тұлға (міндетті) | Сол есеп беруші. Оның негізінде 1250 шотындағы қарыз жабылады. Қате жіберсеңіз — ақша басқа есеп берушінің шотынан алынады, және екі қалдық «жүреді». |
| Склад | Сатып алынған ТМЗ кірістелетін жер. «Тауарлар» қойындысын толтырсаңыз қажет. |
| Аванстың мақсаты | Мәтіндік сипаттама («Астанаға командировка»). Басып шығару формасына түседі. |
Кестелік бөлік — бес қойынды
«Аванстар» — мұнда қызметкерге ақша берілгенін көрсетесіз. Бұрын өткізілген құжаттарды таңдайсыз: «Шығыс кассалық ордер», «Банктік шоттан шығару» (картаға аудару), «Ақша құжаттарын беру». Бұл негіз: осы қойындыда жолсыз есептеу бағдарламасында қарызды жоюға ештеңе болмайды, және бүкіл есеп артық шығынға айналады. Сіз беру құжатын және осы есепте есептелген соманы көрсетесіз.
«Тауарлар» (міндетті, егер ТМЗ сатып алынса) — сатып алынған тауарлар, материалдар, қорлар. Әр жол бойынша:
- Номенклатура — не сатып алынды;
- Саны, Баға, Сома;
- % ПДВ — Қазақстан үшін 2026 жылы 16% (егер жеткізуші — ПДВ төлеуші) немесе «ПДВ-сыз»;
- Есеп шоты — әдетте 1330 «Тауарлар» немесе материалдар шоты;
- Жеткізуші, Құжат (СФ) — контрагент және оның шот-фактурасының/ЭСФ реквизиттері. Жеткізушісіз ПДВ-ны есептей алмайсыз және ЭСФ есеп журналында жазба жасай алмайсыз.
«Төлем» — егер қызметкер өз авансымен жеткізуші алдындағы қарызды жапса (бұрын алынған тауар/қызмет үшін төледі). 3310 шоты бойынша кредиторлық қарызды жабады.
«Басқа» — ТМЗ ретінде кірістелмейтін қызметтер мен шығындар: қонақ үй, чек бойынша ГСМ, жол ақысы, байланыс қызметтері, тәуліктік, мемлекеттік баждар. Жол бойынша Мазмұн, Сома, % ПДВ, Шығын шоты (7110, 7210, 8410 және т. б.) және аналитика (шығын бабы, бөлімше) көрсетіледі. Негізінен командировкалар осында кіреді.
«Қайтарылатын тара» — сирек қолданылады, жеткізушіден тара үшін.
Нәтижелік логика: «Тауарлар» + «Төлем» + «Басқа» қойындылары бойынша сома «Аванстар» сомасымен салыстырылады. Айырма — бұл артық шығын (қызметкерге қосымша төлем жасаңыз) немесе қалдық (қызметкер кассаға қайтарады).
4. Жазбалармен мысал
Шарт. ТОО «Каспий» (ПДВ төлеуші) менеджер Ахметов А.ға кассадан 150 000 ₸ берді. Ол есеп берді:
- Астанадағы қонақ үй — 56 000 ₸, оның ішінде ПДВ 16% = 7 724,14 ₸ (жеткізуші — ПДВ төлеуші, ЭСФ бар);
- жол ақысы (билеттер) — 20 000 ₸, ПДВ-сыз;
- складқа канцелярия — 11 600 ₸, оның ішінде ПДВ 16% = 1 600 ₸;
- 4 күндік тәуліктік — 34 600 ₸ (норма шегінде, ПДВ-сыз).
Барлығы жұмсалды: 56 000 + 20 000 + 11 600 + 34 600 = 122 200 ₸. Кассаға қайтарылатын қалдық: 150 000 − 122 200 = 27 800 ₸.
Жазбалар жүргізу кезінде:
| Операция | Дт | Кт | Сома, ₸ |
|---|---|---|---|
| Қонақ үй (ПДВ-сыз) шығындарға | 7210 | 1250 | 48 275,86 |
| Қонақ үй бойынша кіріс ПДВ | 1420 | 1250 | 7 724,14 |
| Жол ақысы | 7210 | 1250 | 20 000,00 |
| Канцелярия складқа кірістелді | 1330 | 1250 | 10 000,00 |
| Канцелярия бойынша кіріс ПДВ | 1420 | 1250 | 1 600,00 |
| Тәуліктік | 7210 | 1250 | 34 600,00 |
Ахметовтың 1250 шотындағы қарызы 122 200 ₸-ға азайды. Қалдық 27 800 ₸-ды қайтару үшін сіз Кассаға кіріс ордері арқылы бөлек рәсімдейсіз, ол 1250-ні толық жабады.
Егер қызметкер берілген сомадан көп жұмсаса (артық шығын), айырма 1250 шотында сіздің оған қарызыңыз ретінде «ілініп» қалады — сіз оны РКО арқылы қайтарасыз.
5. Операция түрлері (құжат не береді)
- ТМЗ сатып алу — «Тауарлар» қойындысы (Дт 1330 және т. б.);
- Қызметтер мен командировкалық шығындар — «Басқа» қойындысы (7-ші/8-ші сынып шоттары Дт);
- Жеткізушіге төлем есеп беруші арқылы — «Төлем» қойындысы (Дт 3310);
- НҚ/НМА сатып алу — «Тауарлар» қойындысы арқылы тиісті шотпен (немесе бөлек есепке алу).
Бір аванстық есеп барлық түрлерді бір уақытта біріктіре алады.
6. Жүргізу кезінде не қалыптасады
- Бухгалтерлік жазбалар — 1250 шотынан шығындар, ТМЗ, НҚ, кредиторлық қарыздарға жазу; ПДВ-ны 1420 бойынша бөлу.
- ПДВ регистрлері бойынша қозғалыстар — «Зачетке ПДВ» (ПДВ төлеуші жеткізуші мен дұрыс құжат негізінде).
- Есеп берушімен өзара есеп айырысу регистрлері (1250 бойынша қарызды жабу/арттыру).
- ЭСФ есеп журналына арналған деректер — сатып алулар бойынша жеткізушілерден алынған ЭСФ-ны көрсетесіз; «Аванстық есеп» құжаты ЭСФ және СНТ шығармайды (бұл сату/тасымалдау құжаттары), бірақ жеткізушілердің кіріс ЭСФ-лары ПДВ-ны есептеу үшін көрсетілуі керек.
7. Басып шығару формалары
«Басып шығару» түймесі арқылы қолжетімді:
- «Аванстық есеп» (есеп беруші тұлғаның есеп формасы);
- «Шығындар есебі» / жолдар бойынша түсініктеме (нұсқаға байланысты).
Басып шығару формасын есеп беруші қол қойып, жетекші бекітеді — бұл шығындар үшін растайтын құжат.
8. Жиі кездесетін қателер
«"Жеке тұлға" реквизитінің мәні толтырылмаған» Басқыда есеп беруші таңдалмаған. Бағдарламада 1250-ден не жазу керек. Қызметкерді көрсетіңіз.
«Құжат бойынша сома берілген аванстар сомасына сәйкес келмейді» (артық шығын/қалдық) Бұл жүргізу қатесі емес, ақпараттық айырмашылық. «Аванстар» қойындысын тексеріңіз: мүмкін, беру құжаты таңдалмаған немесе сома толық есептелмеген.
«ПДВ есепке алынбайды: жеткізуші (құжат) көрсетілмеген» «Тауарлар»/«Басқа» қойындыларында 16% ставкасы бар, бірақ жеткізуші мен оның ЭСФ/шот-фактурасының реквизиттері толтырылмаған. Контрагентті және құжатты толтырыңыз, әйтпесе ПДВ 1420-да есептелмейді.
«Беру құжаты өткізілмеген» «Аванстар» қойындысында РКО немесе әлі черновик статусындағы шығару таңдалған. Алдымен беру құжатын өткізуді аяқтаңыз.
«ТМЗ есеп шоты толтырылмаған» Тауар жолында шот бос. 1330 (немесе материалдар шотын) көрсетіңіз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
10. Қосымша құжаттар
Негізінде не енгізіледі / не таңдалады:
- Шығыс кассалық ордер (есеп беру үшін қолма-қол ақша беру);
- Банктік шоттан шығару (қызметкер картасына аудару);
- Ақша құжаттарын беру (билеттер, талондар).
Не рәсімделеді / негізінде:
- Кассаға кіріс ордері («Есеп берушіден қайтару») — қалдық үшін;
- Шығыс кассалық ордер — артық шығын үшін (қызметкерге қосымша төлем