Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Ваша база разрослась до неприличия. Бэкап, который год назад делался за 15 минут, теперь идёт полтора часа, а файл выгрузки перестал влезать на флешку. Открываете администрирование — и видите, что «весит» не учёт, а гигабайты прикреплённых сканов: акты, договоры, PDF-версии ЭСФ, фото первички из мобильного. Каждый документ тянет за собой вложение прямо внутрь базы данных. Именно в этот момент вы приходите в справочник «Тома хранения файлов» — чтобы вынести все эти файлы из базы на диск сервера, а в базе оставить только ссылки.
Сразу честно, чтобы не искали лишнего: это технический (административный) справочник. Он не про учёт. Здесь нет проводок Дт/Кт, нет НДС и ИПН, не формируются ЭСФ или СНТ, нет печатных форм. Он отвечает на один вопрос — где физически лежат байты ваших прикреплённых файлов. Поэтому разделы про проводки и налоги ниже присутствуют только для того, чтобы прямо сказать: их тут нет и почему.
1. Назначение
Справочник «Тома хранения файлов» описывает тома — папки на диске сервера, куда 1С складывает содержимое прикреплённых файлов, когда включён режим «Хранить файлы в томах на диске». Один том = один каталог + лимит по размеру + приоритет заполнения. Так база данных остаётся лёгкой, а файлы лежат отдельно и бэкапятся отдельно.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
- Администрирование → раздел «Настройки работы с файлами» (в некоторых релизах — «Общие настройки» → блок работы с файлами).
- Включите флажок «Хранить файлы в томах на диске». Пока он снят, справочник томов бесполезен — файлы всё равно ложатся в базу.
- Рядом появляется ссылка «Тома хранения файлов» — она открывает этот справочник.
Прямой переход по навигационной ссылке (меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», либо поле адреса):
e1cib/list/Справочник.ТомаХраненияФайлов
Права на справочник есть только у пользователя с профилем «Администратор». Обычный бухгалтер тома не увидит и не изменит — это правильно.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне:
- Версия платформы — например,
8.3.24.xxxx; - Конфигурация — «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.
Пути настроек к томам от версии к версии почти не меняются, но название раздела настроек в старых релизах может отличаться — на это ориентируйтесь по своему номеру релиза.
3. Как заполнить
Создаёте элемент кнопкой «Создать». Полей немного, но каждое решает свою задачу.
| Поле | Обязательное | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Понятное имя тома для вас: «Том 1 — основной», «Архив 2025». В путь на диске не влияет. Оставите пустым — не запишется. |
| Порядок (заполнения) | Да | Число очерёдности. Файлы всегда пишутся в том с наименьшим порядком; когда он заполнен — в следующий. Два тома с одинаковым порядком дадут непредсказуемую очередь. Ставьте 1, 2, 3… |
| Полный путь (Windows) | Да, если сервер на Windows | UNC-путь к папке, например \\SRV-1C\Files\Vol1. Указывайте именно сетевой путь, а не C:\..., иначе кластер серверов его не найдёт. Папка должна существовать заранее. |
| Полный путь (Linux) | Да, если сервер на Linux | Путь вида /mnt/1c-files/vol1. Регистр букв важен. |
| Максимальный размер, МБ | Нет (0 = без лимита) | Порог, после которого том считается заполненным и файлы уходят в следующий по порядку. Поставите слишком маленький — файлы быстро «перельются» в следующий том; поставите 0 — том растёт, пока не кончится место на диске. |
| Комментарий | Нет | Для заметок: кто и когда создал, на каком дисковом массиве лежит. |
Порядок действий по-человечески:
- Сисадмин создаёт на сервере папку и открывает к ней доступ на запись для пользователя, под которым работает сервер 1С (служба
USR1CV8в Windows илиusr1cv8в Linux). Это ключевой момент: если у сервиса нет прав на запись — файлы писаться не будут. - Вы создаёте элемент справочника, вписываете путь ровно так, как он виден с сервера, а не с вашего рабочего места.
- Указываете порядок и (при желании) максимальный размер.
- Записываете. Проверяете: прикрепите к любому документу тестовый файл — он должен появиться в папке тома, а не в базе.
Обязательный минимум, без которого том не работает: Наименование, Порядок и путь под ту ОС, на которой стоит сервер.
4. Разобранный пример (с конкретными цифрами)
Проводок здесь нет — считаем не деньги, а гигабайты и распределение файлов. Это и есть «магнит» для данного объекта.
Ситуация. База весит 40 ГБ, из них ~28 ГБ — прикреплённые файлы. Дисковый массив на сервере — два раздела по 100 ГБ. Хотите: свежие файлы на быстром диске, лимит 50 ГБ; архив — на втором.
Создаёте два тома:
| Том | Порядок | Путь (Windows) | Макс. размер, МБ |
|---|---|---|---|
| Том 1 — основной | 1 | \\SRV-1C\Files\Vol1 |
51 200 (50 ГБ) |
| Том 2 — архив | 2 | \\SRV-1C\Files\Vol2 |
0 (без лимита) |
Как это работает по шагам:
- Включаете «Хранить файлы в томах на диске». Все новые вложения теперь идут на диск.
- Прикрепляете скан акта на 3 МБ. 1С берёт том с наименьшим порядком — Том 1 (занято 0 из 51 200 МБ), пишет туда файл, в базе остаётся запись «файл лежит в Томе 1, путь такой-то».
- Проходит время, в Томе 1 накопилось 51 190 МБ. Прикрепляете договор на 20 МБ. 51 190 + 20 = 51 210 > 51 200 — Том 1 переполнен. 1С автоматически переходит к следующему по порядку — Тому 2 — и пишет файл туда. Вручную ничего переключать не надо.
- Старые 28 ГБ, которые уже лежат внутри базы, сами не переедут. Их переносит фоновая операция «Перенос файлов в тома» (см. раздел 10): она вычитывает файлы из базы, раскладывает по томам согласно порядку и лимитам, а в базе оставляет ссылки. После переноса и обслуживания (сжатия таблиц) базы данных её размер падает с 40 ГБ примерно до 12 ГБ — и бэкап снова делается за минуты.
Итог примера: файлы физически распределены Vol1 = 50 ГБ, остальное Vol2, база «похудела» на ~28 ГБ. Никаких сумм, налогов и счетов учёта эта операция не затрагивает.
5. Виды операции
Отдельного поля «Вид операции», как у документов, у справочника нет. Но по сути том обеспечивает три сценария:
- Хранение новых файлов на диске — все вложения после включения режима идут в тома.
- Распределение по приоритету — заполнение строго по полю «Порядок», перелив в следующий том при достижении лимита.
- Многотомное хранение — можно завести хоть десяток томов на разных дисках и наращивать место, просто добавляя элементы справочника.
6. Что формируется при записи
Коротко и прямо:
- Проводок Дт/Кт — нет. Справочник не проводится и на счета (1210, 1330, 3310, 6010 и т. д.) не влияет.
- Электронных документов (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) — нет. Тома не связаны с налоговым и электронным документооборотом; они лишь хранят файлы, которые к документам прикреплены.
- Движений по регистрам бухгалтерии/накопления — нет.
- Что реально происходит: при записи элемента 1С запоминает описание тома. При прикреплении файла к любому объекту содержимое кладётся в каталог тома, а в служебных данных базы фиксируется ссылка «файл → том → относительный путь». Именно эта связь позволяет потом открыть файл.
7. Печатные формы
Печатных форм у справочника нет — печатать физически нечего. Для контроля используйте не печать, а сервисные обработки: «Проверка целостности хранилищ файлов» и отчёт по объёму файлов (см. раздел 10).
8. Частые ошибки
«Ошибка при записи файла в том <Наименование>. Недостаточно прав…» / «Отказано в доступе».
У службы сервера 1С нет прав на запись в папку. Дайте пользователю службы (USR1CV8/usr1cv8) полный доступ на каталог тома.
«Путь к тому недоступен» / «Каталог не существует».
Папку не создали заранее, или путь указан с рабочей станции, а не с сервера (например, C:\Files вместо \\SRV-1C\Files). Создайте каталог и впишите путь так, как его видит сервер.
Файлы по-прежнему растят базу. Не включён флажок «Хранить файлы в томах на диске». Пока он снят, тома простаивают, и всё пишется в базу.
«Не найден том для хранения файла». Все тома заполнены (сумма лимитов исчерпана) либо ни у одного нет корректного пути под текущую ОС. Увеличьте «Максимальный размер», поставьте 0 у последнего тома или добавьте новый том с бóльшим порядком.
Файл не открывается после переезда: «Файл не обнаружен по указанному пути». Кто-то вручную переместил/удалил файлы в папке тома или изменил путь. Никогда не трогайте содержимое каталогов томов руками; для проверки запускайте «Проверку целостности хранилищ файлов».
Windows-путь заполнили, а сервер на Linux (или наоборот). Заполняйте поле пути под ту ОС, где реально работает сервер 1С; для смешанного/переносимого сценария лучше заполнить оба пути.
9. FAQ
1. Обязательно ли использовать тома — можно ли просто хранить файлы в базе? Можно, это режим по умолчанию. Тома нужны, когда база из-за вложений стала слишком большой и тяжело обслуживается. Для маленькой базы можно не заморачиваться.
2. Файлы попадут в бэкап конфигуратора (.dt)?
Нет. При хранении в томах в выгрузку .dt попадают только ссылки, а сами файлы — нет. Тома нужно бэкапить отдельно, средствами ОС. Это плата за лёгкость базы — учтите в регламенте резервного копирования.
3. Работают ли тома в файловой (не серверной) базе? Штатно тома рассчитаны на клиент-серверный вариант, где путь виден серверу 1С. В чистой файловой базе без сервера механизм полноценно не работает — держите файлы в базе или переходите на серверный вариант.
4. Как перенести уже накопленные в базе файлы в тома? Обработкой «Перенос файлов в тома» (Администрирование → работа с файлами). Она переложит существующие вложения на диск. После этого сделайте регламентное обслуживание СУБД, чтобы база физически уменьшилась.
5. Что будет, если том заполнится? При достижении «Максимального размера» новые файлы автоматически пойдут в следующий том по возрастанию поля «Порядок». Если следующего нет — получите ошибку «Не найден том». Держите последний том с размером 0 (без лимита) или следите за местом.
6. Можно ли удалить том? Только если в нём нет ни одного файла. Иначе ссылки в базе «повиснут» и файлы перестанут открываться. Сначала перенесите файлы в другой том, потом помечайте на удаление.
7. Влияют ли тома на суммы, НДС (16%) или ЭСФ? Нет, никак. Это чисто техническое хранилище байтов. На учёт, налоги и электронные документы оно не влияет.
8. Можно ли положить тома на сетевой NAS?
Да, укажите UNC-путь к сетевой шаре (\\NAS\1c-files\vol1) и дайте службе сервера права на запись. Учтите: скорость открытия файлов будет зависеть от сети.
9. Как проверить, что файлы действительно лежат на диске, а не в базе? Прикрепите тестовый файл и загляните в папку тома — он должен там появиться. Плюс запустите «Проверку целостности хранилищ файлов»: она сверит ссылки в базе с реальными файлами на диске.
10. Сколько томов можно завести? Сколько нужно. Каждый новый диск/массив — новый элемент справочника с очередным порядком. Так место наращивается без ограничений со стороны конфигурации.
10. Смежные объекты
- Настройки работы с файлами (Администрирование) — «включатель» механизма (флажок «Хранить файлы в томах на диске»). Без него справочник не работает.
- Обработка «Перенос файлов в тома» — переносит уже накопленные в базе вложения на диск согласно томам.
- Обработка «Проверка целостности хранилищ файлов» — сверяет ссылки в базе и файлы в томах, находит «потерянные» и «лишние».
- Прикреплённые файлы объектов (акты, договоры, сканы первички, PDF ЭСФ у документов реализации/поступления) — это и есть то, что физически хранится в томах. Сам файл создаётся из карточки любого документа кнопкой присоединения файла.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там версия платформы и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерии для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.