Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Ситуация. Комиссия обследовала старый токарный станок и вынесла вердикт: восстановлению не подлежит, физический износ 100%. Вы садитесь оформлять «Списание ОС», доходите до поля «Причина списания» — а список пустой. Или там лежит одна строка «Причина 1», которую кто-то завёл наспех, и теперь в акте на списание печатается бессмысленный текст. Чтобы в акте (форма ОС-4) и в бухсправке стояла нормальная формулировка, причину нужно один раз внести в этот справочник. Разбираемся, как это сделать правильно.
1. Назначение
Справочник «Причины списания ОС» — это классификатор формулировок, по которым основное средство выбывает: физический износ, моральный износ, авария, стихийное бедствие, недостача. Значение из справочника подставляется в документ «Списание ОС» и печатается в акте на списание. Сам справочник проводок и электронных документов не формирует — он только хранит текст причины.
2. Где найти
Открыть список можно двумя путями.
Через документ (обычный путь): Раздел «ОС и НМА» → журнал «Выбытие ОС» → документ «Списание ОС» → поле «Причина списания» → кнопка «+» (создать) или «Показать всё» → откроется справочник.
Через меню функций напрямую: «Главное» → «Все функции» → «Справочники» → «Причины списания ОС» (пункт «Все функции» включается в «Сервис и настройки» → «Настройки» → «Параметры» → «Отображать команду Все функции»).
Быстрее всего — по навигационной ссылке. Скопируйте строку ниже, нажмите в 1С «Сервис» → «Показать URL» / «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.ПричиныСписанияОС
Откроется список причин, где можно создавать, редактировать и удалять элементы.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок i в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Эта методичка написана под релиз 3.0.74.2. Если у вас цифры отличаются, расположение полей может немного сдвинуться, но логика та же.
3. Как заполнить
Справочник простой — по сути одно значимое поле. Но именно оно печатается в документах, поэтому небрежность видна сразу.
| Поле | Обязательное | Зачем нужно и что будет, если ошибиться |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Текст причины, который вы увидите в списке и в печатном акте. Пишите так, как должно звучать в документе для комиссии и налоговой: «Физический износ», «Моральный износ», «Ликвидация в результате аварии», «Списание вследствие стихийного бедствия», «Недостача, выявленная при инвентаризации». Если оставить «Причина 1» или «ааа» — ровно это и напечатается в акте ОС-4, и документ придётся переделывать. |
| Код | Присваивается сам | Внутренний номер элемента. Программа выдаёт его автоматически по порядку. Руками трогать не нужно; на печать он не идёт. |
Порядок действий:
- Нажмите «Создать» (кнопка со звёздочкой/плюсом или Insert).
- В поле «Наименование» введите формулировку причины.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Совет: заведите сразу небольшой набор типовых причин (5–7 штук), чтобы бухгалтеры выбирали из готового списка, а не плодили дубли вроде «износ», «Износ физ.», «физический износ». Дубли потом мешают отбирать выбытия по причине.
4. Разобранный пример с проводками
Справочник сам ничего не проводит — цифры появляются в документе «Списание ОС», куда подставляется причина. Разберём на конкретном ОС.
Исходные данные. Списывается токарный станок (счёт учёта 2410 «Основные средства»):
- Первоначальная стоимость — 1 200 000 ₸
- Накопленная амортизация на дату списания — 900 000 ₸ (счёт 2420 «Амортизация ОС»)
- Остаточная стоимость — 300 000 ₸
- Причина списания — «Физический износ» (значение из нашего справочника)
- При разборке оприходован металлолом на 20 000 ₸
Что делает документ «Списание ОС» при проведении:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 2420 | 2410 | 900 000 | Списана накопленная амортизация станка |
| 7410 | 2410 | 300 000 | Списана остаточная стоимость в расходы по выбытию активов |
| 1310 | 6210 | 20 000 | Оприходован металлолом от разборки (прочий доход от выбытия) |
Итог: счёт 2410 по этому станку закрывается в ноль (1 200 000 = 900 000 + 300 000), в расходы периода уходит 300 000 ₸ остаточной стоимости, а причина «Физический износ» печатается в акте ОС-4 и хранится в проведённом документе.
Про НДС и ЭСФ. Это ликвидация, а не продажа. Реализации нет, доход по счёту 6010 не возникает, НДС по ставке 16% не начисляется, счёт 3130 не задействован, ЭСФ и СНТ не выписываются. Если бы станок вы не списывали, а продавали, — тогда работал бы документ «Реализация ОС» с доходом 6010, НДС 16% на 3130 и выпиской ЭСФ. Но справочник причин там уже ни при чём.
5. Виды операции
У самого справочника видов операции нет — это классификатор. «Виды операции» относятся к документу «Списание ОС», где причина используется. Типовые сценарии, под которые вы заводите формулировки:
- Физический износ — оборудование выработало ресурс.
- Моральный износ — техника устарела, замена целесообразнее ремонта.
- Авария / поломка — внезапный выход из строя.
- Стихийное бедствие, пожар — уничтожение объекта.
- Недостача / хищение — выявлено при инвентаризации.
- Ликвидация части объекта — частичное списание.
Каждая такая формулировка — отдельный элемент справочника.
6. Что формируется при проведении
Запись элемента справочника движений не создаёт — это не документ. Всё «интересное» происходит в документе «Списание ОС», который на причину ссылается:
- Бухгалтерские проводки по счетам 2410, 2420, 7410, 1310/1330, 6210 (см. пример выше).
- Движения по регистрам учёта ОС: «Состояние ОС» (объект переходит в «Списано»), «Первоначальные сведения ОС», регистры амортизации — амортизация после месяца списания больше не начисляется.
- Налоговый учёт по КПН: выбытие фиксированного актива отражается в стоимостном балансе группы (форма 100.02) — уменьшение на выбытие.
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ) при списании-ликвидации не формируются — реализации нет.
Причина из справочника при этом просто «прописывается» в реквизит документа и попадает в печать.
7. Печатные формы
У самого справочника печатных форм нет. Формулировка причины выводится в печатных формах документа «Списание ОС»:
- Акт на списание основных средств (форма ОС-4) — здесь причина печатается в шапке/основании.
- Акт на списание автотранспортных средств (форма ОС-4а) — если списывается транспорт.
- Бухгалтерская справка по проводкам списания.
Из списка самого справочника доступны стандартные команды «Вывести список» (для печати перечня причин) через меню «Ещё» → «Вывести список».
8. Частые ошибки
«Поле "Причина списания" не заполнено» (или документ не проводится с указанием на этот реквизит). Причина обязательна в документе «Списание ОС». Откройте поле «Причина списания», нажмите «+», заведите формулировку — и повторите проведение.
«Запись с такими данными уже существует» — при попытке создать причину, которая уже есть.
Не плодите дубли. Откройте список по ссылке e1cib/list/Справочник.ПричиныСписанияОС, найдите нужную строку и выберите её, а не создавайте вторую.
«Не удалось удалить: на объект ссылаются другие объекты (документ Списание ОС №…)». Причину, уже использованную в проведённых актах, удалить нельзя — иначе в старых документах «повиснет» битая ссылка. Если формулировка неудачная — не удаляйте, а переименуйте (текст подтянется во все документы) либо пометьте на удаление и заведите правильную для новых списаний.
В акте ОС-4 печатается «Причина 1» вместо нормального текста. Значит, элемент назвали технической заглушкой. Откройте причину, исправьте «Наименование» на человеческую формулировку, перепроведите/перепечатайте документ.
Амортизация продолжает начисляться после списания. Это ошибка не справочника, а даты в документе «Списание ОС»: проверьте, что дата списания стоит верно и документ проведён — тогда со следующего месяца амортизация прекратится.
9. FAQ
Раздел собран из реальных вопросов пользователей — те же пары продублированы в структурированном виде.
10. Смежные документы
На основании чего появляется потребность в причине:
- «Списание ОС» (журнал «Выбытие ОС», раздел «ОС и НМА») — основной документ-потребитель. Причина — его обязательный реквизит.
- Инвентаризация ОС — по её итогам комиссия решает, что списать, и формулирует причину.
Что вводится дальше / связанные объекты:
- «Реализация ОС» — если объект не ликвидируется, а продаётся (там уже доход 6010, НДС 16%, ЭСФ) — справочник причин не участвует.
- «Начисление амортизации» — закрывает амортизацию до момента списания.
- Оприходование ТМЗ (металлолом, запчасти от разборки) — на счета 1310/1330.
Справочники-соседи: «Основные средства», «Способы отражения расходов по амортизации», «Группы ОС».
Как узнать свой релиз (напоминание)
«Справка» → «О программе» — верхние строки покажут версию платформы и релиз конфигурации. Все примеры и пути в этой методичке актуальны для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. При обновлении конфигурации сверьтесь: расположение полей может незначительно измениться, но справочник «Причины списания ОС» и логика его применения остаются прежними.
Подготовлено для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (ред. 3.0).