3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Бухгалтер қызметкерді қабылдауды рәсімдейді. Кадровик сұрайды: «Жеке куәліктің сканерін және салықтық шегерімге өтінішті базаға қос, қағазды папкалардан іздемейік». Сіз жеке тұлғаның карточкасын ашасыз — файлды қайда қою керектігін түсінбейсіз. Міне, осында қою керек: қосылған файлдар. Бұл нақты адамға байланысты жеке сақтау орны. Скан 1С ішінде сақталады, бір рет басу арқылы ашылады, резервтік көшірмемен бірге жүреді және қағаз түпнұсқасы архивке кеткенде жоғалмайды.
1. Тағайындау
Справочник «Жеке тұлғалар» элементіне қосылған файлдарды (скан, PDF, фото, Word/Excel құжаттары) сақтайды. Әр жазба — бұл бір файл және оның иесі-жеке тұлға. Бұл объект бухгалтерлік жазбалар, салықтар және электрондық құжаттар жасамайды: ол қызметтік, көмекші. Оның міндеті — адамның құжаттарын оның карточкасымен бірге ұстау.
2. Қайдан табуға болады
Справочник тізімі тікелей ашылмайды — файлдарды иесінің карточкасынан көреді. Жол мынадай:
- Жалақы және кадрлар → Жеке тұлғалар (немесе Справочники → Жеке тұлғалар) → қажетті адамды ашу.
- Жеке тұлғаның карточкасында навигациялық панельдегі қағаз қыстырғыш белгішесін немесе Тағы → Қосылған файлдар батырмасын басыңыз.
- Бұл адамның файлдар тізімі ашылады — мұнда Қосу, Сканерлеу, Көру батырмалары бар.
Справочниктың толық тізімін (барлық жеке тұлғалардың барлық файлдары) навигациялық сілтеме арқылы ашуға болады. Оны көшіріп, Сервис → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе қалың клиентте Ctrl+F11) бөліміне қойыңыз:
e1cib/list/Справочник.ЖекеТұлғаларҚосылғанФайлдар
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Справка → Бағдарлама туралы мәзірі (немесе жоғарғы оң жақтағы «?» белгішесі). Ашылған терезеде сіз платформаның нұсқасын (мысалы, 8.3.24) және конфигурацияның релизін — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» түріндегі жолды көресіз. Егер сіздің нөміріңіз шапкада көрсетілгеннен өзгеше болса, кейбір батырмалардың жазулары басқаша естілетін болады, бірақ қосылған файлдардың логикасы өзгермейді.
3. Қалай толтыру керек
Файл формасы қарапайым, бірақ әр өріс құжатты кейін таба алуыңызға әсер етеді.
| Өріс | Неге қажет | Қате болған жағдайда не болады |
|---|---|---|
| Иесі (міндетті) | Файлға байланысты жеке тұлға. Карточкадан қосқанда автоматты түрде толтырылады. | Егер файлды жалпы тізімнен қосып, иесін көрсетпесеңіз — скан «адамсыз» «тұрып» қалады, карточкадан оны көрмейді. |
| Атауы (міндетті) | Түсінікті атау: «Жеке куәлік», «2026 жылға салықтық шегерімге өтініш». Бұл сіз тізімде көретін нәрсе. | Файл атауын «IMG_0043» қалдырсаңыз — бір айдан кейін ішіндегі не екенін түсінбейсіз. |
| Кеңейту | Файлдың түрі (pdf, jpg, docx). Жүктеу кезінде автоматты түрде қойылады. | Қолмен өзгертуге болмайды — әйтпесе файл қажетті бағдарламада ашылмайды. |
| Автор | Кім жүктеген. Ағымдағы пайдаланушы бойынша автоматты түрде қойылады. | — |
| Жасалған күн / Өзгертілген күн | Файл қашан қосылған және қашан өзгертілген. Бағдарлама бойынша толтырылады. | — |
| Файлдың көлемі | Салмағын көрсетеді. База «ісін» көтергенде пайдалы. | — |
| Пікір | Кез келген белгі: құжаттың жарамдылық мерзімі, кім берген. | — |
| ЭЦП-мен қол қойылған / Шифрланған | Файлға электрондық қолтаңба немесе шифрлау қойылғанын білдіретін белгілер. | 1С арқылы қол қойылған кезде автоматты түрде қойылады. |
Файлды қосу — үш тәсіл:
- «Қосу» батырмасы → Дисктен файл — дайын скан/PDF таңдаңыз. Файл 1С сақтау орнына көшіріледі.
- Қосу → Сканерден — егер жұмыс орнына сканер қосылған болса және TWAIN параметрлері орнатылған болса, құжат бірден карточкаға сканерленеді.
- Тасымалдау — файлды тізімдегі қосылған файлдар аймағына тінтуірмен тастай салыңыз.
Қосылғаннан кейін жазба автоматты түрде жасалады, оны бөлек «жүргізу» қажет емес — бұл справочник, құжат емес.
4. Түсіндірілген мысал
Сіз Ахметова Асель Бекеновнаны жұмысқа қабылдайсыз. Қолда: жеке куәліктің сканері (JPG, 1,8 МБ) және 30 МРП мөлшерінде салықтық шегерімге өтініш (PDF, 240 КБ). Еске салайық, 2026 жылға МРП = 4 325 ₸, яғни базалық шегерім — 30 × 4 325 = 129 750 ₸ айына. Шегерімнің есептеуі жалақыны есептеу құжаты арқылы жүзеге асырылады, ал мұнда сіз тек растайтын сканерлерді қосасыз.
Қадамдар:
- Жалақы және кадрлар → Жеке тұлғалар → «Ахметова Асель Бекеновнаны» ашыңыз.
- Навигациялық панель → қағаз қыстырғыш (Қосылған файлдар).
- Қосу → Дисктен файл →
udostoverenie.jpgтаңдаңыз. - Атауды «Жеке куәлік, 12.2031 дейін» деп өзгертіңіз.
- Тағы бір рет Қосу →
zayavlenie_vychet.pdfтаңдаңыз → «30 МРП, 01.2026 бастап шегерімге өтініш» деп атаңыз.
Нәтиже: тізімде екі файл түсінікті атаулармен, екеуі де Ахметоваға байланысты. Кез келгенін екі рет шерту арқылы ашуға болады.
Жазбалар: қосылған файл — қызметтік жазба, бухгалтерлік жазбаларды Дт/Кт ол жасамайды. Мұнда дебет-кредит жоқ және болуы тиіс емес: 1210, 3310, 6010 және басқа шоттар бұл объектіге қатысы жоқ. Файлды қосу кезінде «қозғалатын» барлық нәрсе — файлдың өзі туралы техникалық жазба (қараңыз 6-бөлім).
5. Операция түрлері
Справочникта құжаттар сияқты «операция түрлері» жоқ. Бірақ файлмен әрекеттер жиынтығы тұрақты:
- Қосу / Сканерлеу — жаңа файл жасау.
- Ашу (қарау) — өзгеріссіз қарау.
- Өзгерту — өзгерту үшін ашу; файл «Бос емес» деп белгіленеді, сіз оны жапқанша (Өзгерту аяқтау).
- Босату / Өзгерту күшін жою — блокты алып тастау.
- Сақтау ретінде — дискке көшірме шығару.
- ЭЦП-мен қол қою және Шифрлау — сертификаттар орнатылған кезде.
- Жоюға белгілеу.
6. Қосылған кезде не қалыптасады
- Жазба жоқ. ЭСФ, СНТ және басқа электрондық құжаттар жасалмайды — бұл салық объектісі емес.
- Справочник элементі реквизиттермен (иесі, атауы, автор, даталар, көлем) жасалады.
- Файлдың екілік деректері ақпараттық регистрге (әдепкі бойынша) немесе дискіндегі файлдар сақтау томына жазылады — егер әкімші файлдармен жұмыс параметрлерін Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері бөлімінде орнатса.
- Мәтіндік мазмұн (PDF/Word/Excel үшін) алынып, қызметтік сақтау орнына жинақталады — осының арқасында файлдың мазмұны бойынша іздеу жұмыс істейді.
- Қол қою кезінде — ЭЦП мөрі және «Қол қойылған» белгісі сақталады.
7. Баспа формалары
Файлдың өз «баспа формасы» жоқ — тек қосылған құжат басылады. Қол жетімді командалар:
- Ашу — сыртқы бағдарламада (PDF, графика көруші және т. б.) іске қосу, одан басып шығарасыз.
- Көру — 1С құралдарымен жылдам алдын ала қарау.
- Сақтау ретінде… — файлды басып шығару немесе жіберу үшін дискке шығару.
- Барлық файлдарды сақтау (тізімнен) — топтап папкаға шығару.
- Қол қойылған файлдар үшін — Электрондық қолтаңбамен бірге сақтау.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файлды … пайдаланушы редактирлеу үшін ашты» Кімде-кім (мүмкін, сіз басқа сеанс арқылы) файлды өзгерту үшін ашып, жаппаған. Шешім: осы пайдаланушыдан Өзгерту аяқтау батырмасын басуды сұраңыз, немесе әкімші файлдар тізіміндегі Босату командасымен блокты алып тастайды.
«Файлдың максималды рұқсат етілген көлемі асып кетті» Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері → Файлдың максималды көлемі шектеуі іске қосылды. Немесе сканды кішірейтіңіз (PDF/JPG сығыңыз), немесе әкімші лимитті көтереді.
«Файлды ашу мүмкін болмады … бағдарлама табылмады» Компьютерде бұл кеңейтуді ашатын бағдарлама жоқ (мысалы, PDF көруші жоқ). Қажетті бағдарламаны орнатыңыз немесе файлды дискке сақтап, қолмен ашыңыз.
«Мұндай атпен файл бар» жүктеу кезінде Сіз бірдей атпен файл бар папкаға сақтап жатырсыз. Басқа папканы таңдаңыз немесе атауын өзгертіңіз.
Файл жеке тұлғаның карточкасынан көрінбейді Жиі себеп — файл жалпы тізімнен қосылған және иесін көрсетпеген, немесе дұрыс адамды көрсетпеген. Жазбаны ашып, Иесі өрісін тексеріңіз.
База сканерлерді жүктегеннен кейін «күрт ұлғайды» Файлдар база ішінде сақталады. Егер көлемі үлкен болса — әкімшіден диск томдарында сақтау параметрін қосуын сұраңыз: файлдар файлдық серверге көшеді, ал база жеңіл болып қалады.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Бір жеке тұлғаға бірнеше файлды қосуға бола ма? Иә, қалағанынша — куәлік, өтініштер, дипломдар, анықтамалар. Әр файл — бір иесі бар жеке жазба.
Қосылған файлдар физикалық түрде қайда сақталады? Әдепкі бойынша — ақпараттық базаның ішінде. Әкімші диск томдарында сақтау параметрін орната алады (Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері), онда файлдар серверде сақталады, ал базада тек сілтеме қалады.
Көлем бойынша шектеу бар ма? Иә, файлдармен жұмыс параметрлерінде орнатылады. Әдепкі бойынша, бір файлға лимит бар; үлкен сканерлерді сығу немесе әкімші арқылы лимитті көтеру жақсы.
Құжатты бірден карточкаға қалай сканерлеуге болады? Қосу → Сканерден батырмасы. TWAIN қолдайтын қосылған сканер және параметрлерде көрсетілген сканер қажет. Құжат қосылған файлдарға аралық сақтаусыз түседі.
Файлды электрондық қолтаңбамен қол қоюға бола ма? Иә. Егер базада ЭЦП сертификаттары орнатылса (Әкімшілік → Электрондық құжаттармен алмасу), файлдар тізімінде Қол қою командасы пайда болады. Файлға «ЭЦП-мен қол қойылған» белгісі қойылады.
Неліктен қосылған файл ашылмайды? Немесе компьютерде осы файл түрін ашатын бағдарлама жоқ, немесе файл басқа пайдаланушыға редактирлеу үшін «тұрып» тұр. Қажетті бағдарламаны орнатыңыз немесе Босату командасымен блок