Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Контрагент прислал акт сверки, а у вас другая сумма. Вы садитесь оформлять взаимозачёт: ваша дебиторка по одному договору гасится его кредиторкой по другому. Чтобы потом не искать «на чём основан зачёт», вы прикладываете прямо к документу скан акта сверки, соглашение о зачёте и переписку в PDF. Каждый такой файл 1С не хранит «внутри» документа — она кладёт его в отдельный служебный справочник «ВзаимозачётЗадолженностиПрисоединённыеФайлы». Эта методичка — про то, как этот справочник устроен, где он лежит и что будет, если заполнить карточку файла неверно.
1. Назначение
Справочник хранит файлы (сканы, PDF, фото, письма), прикреплённые к конкретному документу «Взаимозачёт задолженности». Это не самостоятельный документ и не проводки — это «папка с вложениями», привязанная к строке журнала взаимозачётов. Каждая запись справочника = один прикреплённый файл со своими реквизитами (имя, автор, дата, версия).
2. Где найти
Обычный путь — через сам документ, а не через справочник:
- Раздел «Финансы» (или «Продажи» → «Расчёты с клиентами», в зависимости от настройки интерфейса) → журнал «Взаимозачёты задолженности».
- Откройте нужный документ «Взаимозачёт задолженности».
- На верхней командной панели нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) или Ещё → Присоединённые файлы.
- В открывшейся форме — кнопки «Добавить» → «Добавить файл с диска» / «Создать по шаблону» / «Сканировать».
Открыть список записей справочника напрямую (для администрирования, поиска «где лежит файл»):
- Меню «Сервис» → «Все функции» → Справочники → ВзаимозачётЗадолженностиПрисоединённыеФайлы, либо
- Навигационная ссылка 1С:
e1cib/list/Справочник.ВзаимозачётЗадолженностиПрисоединённыеФайлыВставьте её через «Главное меню (▼) → Файл → Открыть» → нет; правильнее: Главное меню → «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте строку, нажмите «Перейти».
2а. Как узнать свой релиз
«Главное меню (▼ в левом верхнем углу) → Справка → О программе». В окне — версия платформы (например, 8.3.24) и строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Именно последняя цифра (релиз конфигурации) определяет, совпадает ли ваша программа с этой инструкцией.
3. Как заполнить
Карточку файла вы почти никогда не заполняете руками целиком — большинство реквизитов 1С проставляет сама при загрузке. Но понимать их нужно.
| Реквизит | Обязательный | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Имя файла в списке. По умолчанию берётся из имени файла на диске. Если оставить «Документ1» — потом не найдёте нужный скан среди десятка вложений. Пишите по сути: «Акт сверки на 01.09.2026». |
| Файл (сам двоичный объект) | Да | Собственно содержимое. Пустая запись без файла бессмысленна — открыть будет нечего. |
| Расширение | Да (авто) | Определяет, какой программой откроется файл (pdf, jpg, xlsx). Проставляется автоматически из имени. Если подменить вручную — файл не откроется. |
| Автор | Да (авто) | Пользователь, загрузивший файл. Ставится текущий. Нужен для отбора «кто приложил» и разбора спорных ситуаций. |
| Дата создания / Дата изменения | Да (авто) | Служебные даты. По ним сортируют версии. Руками не трогают. |
| Владелец (документ-основание) | Да | Ссылка на конкретный «Взаимозачёт задолженности». Проставляется автоматически из формы, откуда вы добавляли файл. Если создавать запись «в лоб» через список справочника — придётся указать владельца вручную, иначе файл «повиснет» и не будет виден из документа. |
| Хранить версии | Нет | Флажок версионирования. Включите, если файл будут править (например, черновик соглашения) и нужна история. |
| Подписан ЭЦП | Нет (авто) | Появляется, если файл подписали электронной подписью прямо в 1С. |
| Комментарий | Нет | Свободный текст: «оригинал у Ивановой», «подписан обеими сторонами». |
Порядок на практике:
- Из документа «Взаимозачёт задолженности» → «Присоединённые файлы» → «Добавить файл с диска».
- Выберите файл — 1С сама заполнит Наименование, Расширение, Автора, Владельца.
- При необходимости поправьте Наименование и добавьте Комментарий.
- «Записать и закрыть».
4. Разобранный пример
Ситуация. ТОО «Асар» оформляет взаимозачёт с ТОО «Береке» на 1 160 000 ₸ (в т.ч. НДС 16%). У «Асар» была дебиторка (Дт 1210) по продаже товара, у «Береке» — встречная кредиторка «Асар» (Кт 3310) по закупу. К документу вы прикладываете скан акта сверки.
Что делаете:
- Провели документ «Взаимозачёт задолженности» на 1 160 000 ₸.
- Открыли «Присоединённые файлы», добавили
Акт_сверки_Береке_01092026.pdf(размер ~450 КБ).
Что попадает в справочник — одна запись:
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Наименование | Акт сверки Береке 01.09.2026 |
| Расширение | |
| Владелец | Взаимозачёт задолженности № 5 от 01.09.2026 |
| Автор | Сапарова А. |
| Дата создания | 01.09.2026 14:20 |
Важно: сам справочник присоединённых файлов проводок не делает — файл только «висит» на документе. Проводки формирует документ-владелец. Для контекста приведём их (сумма зачёта 1 160 000 ₸, из них НДС 16% = 160 000 ₸, себестоимость товара условно 700 000 ₸ — эти движения возникли раньше, при реализации/закупе, а сам взаимозачёт лишь схлопывает расчёты):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 3310 | 1210 | 1 160 000 | Кредиторка перед «Береке» закрыта дебиторкой «Береке» — взаимозачёт |
То есть один файл в справочнике «привязан» к проводке 3310/1210 на 1 160 000 ₸. Если позже налоговая или аудитор спросит основание — вы открываете документ, жмёте скрепку и показываете акт сверки, не роясь в почте.
5. Виды операции
У справочника присоединённых файлов нет «видов операции» в бухгалтерском смысле — это хранилище. Но у карточки файла есть режимы работы, которые выбираете при добавлении:
- Добавить файл с диска — загрузить готовый скан/PDF.
- Создать по шаблону — сгенерировать новый документ (Word/Excel) из шаблона и сразу приложить.
- Создать из буфера обмена — вставить скопированное изображение (например, скрин переписки).
- Сканировать — если подключён сканер, получить образ напрямую.
- Хранить версии / Открыть предыдущую версию — работа с историей правок.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись — электронная подпись файла внутри 1С.
6. Что формируется при добавлении
Это ключевой момент, где справочник отличается от документа:
- Проводок нет. Присоединённый файл не движет ни по одному бухгалтерскому регистру. Все проводки (в т.ч. 3310/1210) делает документ «Взаимозачёт задолженности».
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ) не формируются. Взаимозачёт сам по себе не является реализацией, поэтому ЭСФ по нему в общем случае не выписывается; присоединённый файл — тем более. ЭСФ/СНТ уходят в ИС ЭСФ при первичной отгрузке/закупе, а не при зачёте.
- Что реально происходит: создаётся запись справочника, файл сохраняется в томе хранения файлов (или в базе — зависит от настройки «Присоединённые файлы» в разделе «Администрирование»). Заполняются служебные реквизиты (автор, даты, размер, хэш). При включённом версионировании — создаётся версия.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у карточки файла нет — печатается сам приложенный файл средствами той программы, которой он открывается (PDF-ридер, Excel и т.д.). Из формы «Присоединённые файлы» доступны команды:
- Открыть — просмотр в ассоциированной программе.
- Печать — печать открытого файла.
- Сохранить как — выгрузка обратно на диск.
- Отправить (по почте) — вложить файл в письмо прямо из 1С.
Печатные формы (акт взаимозачёта, акт сверки) относятся к документу-владельцу «Взаимозачёт задолженности», а не к этому справочнику.
8. Частые ошибки
«Файл не найден в информационной базе / томе» — том хранения недоступен или файл перенесли/удалили на диске при внешнем хранении. Проверьте «Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения файлов», доступность сетевого пути.
«Размер файла превышает максимально допустимый» — сработало ограничение из настроек файлов. Увеличьте лимит в «Администрирование → Настройки работы с файлами» или уменьшите/сожмите скан.
«Не указан владелец» — вы создали запись напрямую через список справочника, а не из документа. Откройте карточку и в реквизите Владелец выберите нужный «Взаимозачёт задолженности», иначе файл не будет виден со стороны документа.
«Файл занят другим пользователем (редактируется)» — кто-то открыл файл на редактирование и не закрыл (не освободил). Попросите освободить через «Закончить редактирование» либо администратор снимает блокировку.
«Недопустимое расширение файла» — в настройках задан список разрешённых расширений, а вашего в нём нет. Добавьте расширение в настройки работы с файлами или сохраните файл в разрешённом формате (PDF).
9. FAQ
Проводит ли этот справочник взаимозачёт и делает ли проводки? Нет. Он только хранит файлы. Проводку 3310/1210 и все движения делает документ «Взаимозачёт задолженности», к которому файл привязан.
Нужно ли выписывать ЭСФ на присоединённый файл? Нет. ЭСФ в ИС ЭСФ выписывается при реализации, а не при зачёте и не при добавлении файла. Присоединённый файл к электронным документам отношения не имеет.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки в «Администрирование → Настройки работы с файлами». Может быть хранение в самой ИБ либо в томах на диске/сервере. От этого зависит размер базы и скорость резервного копирования.
Как посмотреть, кто и когда приложил файл? В карточке файла — реквизиты Автор и Дата создания. В списке присоединённых файлов их можно вывести колонками и отсортировать.
Можно ли хранить несколько версий одного акта? Да. Включите флаг «Хранить версии» — при каждой правке 1С сохранит предыдущую редакцию, её можно открыть через «Открыть предыдущую версию».
Файл удалили с диска — что делать? При внешнем хранении запись в 1С останется, но откроется с ошибкой «файл не найден». Загрузите файл заново через «Обновить из файла на диске» или добавьте новый и удалите битую запись.
Можно ли подписать приложенный акт ЭЦП прямо в 1С? Да, командой «Подписать» в форме присоединённых файлов, если настроена работа с электронной подписью. Реквизит «Подписан ЭЦП» после этого станет истинным.
Почему файл не виден из документа, хотя запись в справочнике есть? Не заполнен реквизит Владелец либо указан не тот документ. Файл виден из документа только тогда, когда его владелец = этот документ.
Влияет ли количество и размер файлов на сумму НДС или расчёт налогов? Нет. Вложения на суммы, ставку НДС 16%, ИПН, ОПВ и прочие расчёты не влияют — это справочные материалы к документу.
Можно ли массово выгрузить все приложенные акты? Да, выделите записи в форме присоединённых файлов и используйте «Сохранить как» для выгрузки на диск либо «Отправить» — во вложении письма.
10. Смежные документы
- На основании чего появляется: запись всегда создаётся из документа-владельца «Взаимозачёт задолженности» (реквизит Владелец). Без него запись «сирота».
- Документ-владелец связан с: реализацией товаров/услуг (формирует Дт 1210), поступлением товаров (формирует Кт 3310), актами сверки взаиморасчётов, соглашениями о зачёте.
- Что кладут в этот справочник: сканы актов сверки, подписанных соглашений о взаимозачёте, доверенностей, деловой переписки, платёжных документов — всё, что обосновывает суммы и сам факт зачёта.
Как узнать свой релиз: «Главное меню → Справка → О программе» — там платформа и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. Значения (НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸) действуют на 2026 год; при обновлении релиза сверяйтесь с изменившимися формами.